[PDF] ARCHIVES DETAT CHANCELLERIE : archives de la Chancellerie

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Rapport présenté au Conseil d'Etat de la République et Canton de Genève

ARCHIVES D'ETAT

2013

Première de couverture :

• Bol peint, de type indigène, avec un décor d'oiseaux sur un bandeau ocre.

Atelier régional, II

ème siècle apr. J.-C. (MAH, Inv. C 0040)

Quatrième de couverture :

• Affiche de l'exposition " Histoire de savoirs : 175 ans d'histoire et d'archéologie à Genève », qui s'est tenue aux Archives d'État du 31 mai

Genève).

Archives d'État de Genève, mars 2014

VPM

RAPPORT ANNUEL

PRÉSENTÉ AU CONSEIL D'ÉTAT

DE LA RÉPUBLIQUE ET

CANTON DE GENÈVE

APPLICATION DE LA LÉGISLATION

RELATIVE AUX ARCHIVES PUBLIQUES

ARCHIVES D'ÉTAT 2014

TABLE DES MATIÈRES

1. Généralités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 5

2. Bâtiments et sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6

3. Conseil aux services de l'administration en matière

de records management et d'archivage . . . . . . . . . . . . . . p. 8

4. Commission consultative en matière de protection des données,

de transparence et d'archives publiques (CCPDAT) . . . . . . . . p. 9

5. Expositions et publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9

6. Projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10

7. Archivage électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11

8. Numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12

9. Relations extérieures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12

10. Ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

11. Gestion des fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

12. Recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17

13. Bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18

14. Site internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19

15. Systèmes d'information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20

16. Production de microfilms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22

17. Conservation et restauration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22

Annexe 1 : Services visités et instructions données . . . . . . . . p. 26 Annexe 2 : Documents numérisés . . . . . . . . . . . . . p. 38 Annexe 3 : Statistiques de la consultation . . . . . . . . . . . . . p. 32 Annexe 4 : Versements administratifs . . . . . . . . . . . . . . . p. 36 Annexe 5 : Autorisations de destruction . . . . . . . . . . . . . . p. 39 Annexe 6 : Entrées de provenance privée . . . . . . . . . . . . . p. 43 Annexe 7 : Bibliothèque : versements et dons . . . . . . . . . . . p. 46 RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 4 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE RAPPORT ANNUEL 2013 5

RAPPORT ANNUEL 2013 DES ARCHIVES D'ÉTAT

1. GÉNÉRALITÉS

En 2013, les Archives d'État (AEG) ont franchi une étape importante dans la gestion des archives électroniques. En effet, la mise en production du projet pilote

nommé Gal@tae, qui était arrivé à son terme avec succès à la fin de l'année 2012,

a trouvé cette année un financement. En 2014, les AEG pourront déposer des archives électroniques sur la plate-forme de pérennisation construite par les Archives fédérales. Genève sera ainsi le premier canton à avoir développé ce type de partenariat avec la Confédération. La mutualisation des ressources publiques, dans ce genre d'entreprise onéreuse, est l'un des avantages d'une telle solution. Il convient de rappeler que l'archivage des données et des documents numériques répond à la même logique que la conservation des dossiers papier. La loi sur les archives publiques prévoit en effet que " tous les documents des institutions publiques qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle sont archivés »

1. Le document peut se présenter " sous forme écrite ou

numérisée, visuelle ou sonore »

2. Depuis plusieurs années maintenant,

l'administration travaille grâce à des systèmes d'information dans lesquels sont gérés des données, des documents numérisés ou nés numériques. Si le bureau sans papier n'est pas encore partout une réalité, une partie toujours plus importante des dossiers de l'administration n'est plus uniquement constituée de documents papier, mais aussi et surtout de documents numériques. Si dans le monde des archives cette problématique fait débat depuis une quinzaine d'années, elle exige aujourd'hui des réponses concrètes et stables. Grâce à Gal@tae, les AEG sont en mesure de proposer une solution qui ne saurait cependant être séparée des principes de gouvernance des documents dans l'administration. Il faut en effet rester conscient que ce n'est pas l'archivage d'une pièce qui lui confère, par exemple, sa valeur juridique. Cette dernière doit exister au moment de la création du document et/ou durant son cycle de vie dans l'administration. En collaboration avec la direction générale des systèmes d'information (DGSI) et avec celle de plusieurs archivistes de département, les AEG ont donc rédigé un concept de gouvernance des documents électroniques qui pose les principes. Il est complété par des recommandations concernant les formats des documents électroniques ou encore les métadonnées devant les accompagner. La question, épineuse, portant sur la valeur juridique des documents scannés et la possible destruction des versions papier sera l'objet d'une prochaine étude. Dans le domaine de la mise en valeur des fonds d'archives, également prévue par la loi, il faut citer le projet de numérisation et de restauration systématiques des registres de la Compagnie des pasteurs et de ceux du Consistoire, que l'Église protestante de Genève a déposés aux AEG au cours du XX e siècle. Grâce à un financement privé important, ce programme a pu débuter en 2013 et se poursuivra en principe jusqu'en 2016. L'intérêt de ce patrimoine, qui sera diffusé via internet,

1 LArch, B 2 15, art. 2, al. 2.

2 LArch, B 2 15, art. 3, al. 3.

RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 6 mais aussi conservé dans les meilleures conditions aux AEG, dépasse à l'évidence les frontières de la République, puisqu'il illustre un pan important de l'histoire de la

Réforme protestante du XVI

e au XIXe siècle. Ce partenariat privé-public au service de la recherche n'aurait pas été possible sans la confiance et la pleine collaboration des instances de l'Église vis-à-vis des AEG. Comme chaque année, les AEG ont proposé au public une nouvelle exposition visible dans les locaux de l'Ancien Arsenal. Celle de 2012 portant sur l'histoire du scoutisme genevois s'est terminée au mois d'avril 2013. La Société d'histoire et d'archéologie de Genève a fêté en 2013 son 175 e anniversaire. Entretenant depuis de longues années d'excellentes relations avec les AEG, la société a souhaité monter une exposition à l'Ancien Arsenal afin de présenter ses activités, son passé et la richesse de ses archives. Cette exposition intitulée " Histoire de savoirs » prendra fin dans le courant du mois d'avril 2014. Un colloque historique est venu

compléter l'exposition : intitulé " L'historien et l'archéologue dans la cité » et tenu

dans les murs des AEG au mois de novembre, cet événement a rencontré un plein succès. Le programme de numérisation suit son cours selon les prévisions. Les registres d'état civil de la Ville de Genève couvrant le XIX e siècle ont été mis en ligne. Ce programme répond à une demande importante, confirmée par une augmentation de la consultation des images. Dans le domaine des inventaires, celui des minutiers de notaires a grandement progressé, facilitant ainsi les recherches dans ces fonds essentiels.

Enfin, il convient de relever que les problèmes liés à l'état des locaux et des

machineries ne sont toujours pas résolus. Un accident supplémentaire est survenu au mois de juillet. Lors d'un orage, l'eau s'est infiltrée par le toit de l'Ancien Arsenal.

Après s'être accumulée sur le faux plafond des combles, elle a coulé sur des

minutiers de notaires du XVI e siècle. Heureusement, cette inondation a eu lieu durant les heures de travail des collaborateurs des AEG, qui ont su prendre rapidement les mesures adéquates. Cet incident, parmi d'autres, ne vient que confirmer encore une fois la nécessité de trouver une solution globale permettant de sauvegarder un patrimoine couvrant 1000 ans d'histoire et de le transmettre aux générations futures.

2. BÂTIMENTS ET SÉCURITÉ

De manière générale, les installations servant à maintenir les conditions d'humidité et de température dans nos différents dépôts sont de moins en moins fiables et tombent régulièrement en panne. Suite au dépôt, le 21 mars 2013, de la motion

2800B concernant la sécurité et l'état des locaux occupés par les AEG, le Conseil

d'État a répondu le 29 août 2013 par un rapport dans lequel il déclare " mettre en oeuvre sans tarder le processus qui devrait aboutir, à l'horizon 2021, à la construction ou à l'aménagement d'un bâtiment dédié aux AEG ».

2.1 ANCIEN ARSENAL

La climatisation n'a toujours pas été remplacée et commence à montrer de très sérieux signes de faiblesse. Les fluctuations de température et d'humidité ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE RAPPORT ANNUEL 2013 7 deviennent extrêmement préoccupantes et mettent en danger la conservation des fonds. Cette machinerie utilise en outre du gaz dont la vente sera prohibée. Une fuite d'eau due à un violent orage a partiellement endommagé des registres de notaires du XVI e siècle. Une intervention coordonnée et efficace du personnel

a permis de contrôler la situation et de réparer les dégâts. L'utilisation d'un

second déshumidificateur, nouvellement acquis, s'est avérée nécessaire. Par chance, la fuite a rapidement été constatée, puisqu'elle a eu lieu pendant que les collaborateurs étaient présents. Des couvreurs ont réparé la toiture en remplaçant les tuiles manquantes et cassées. Des rideaux obscurcissants ont été posés devant les fenêtres des combles, afin de protéger les documents de la lumière directe du soleil et de tenter d'isoler un minimum les fenêtres au simple vitrage. La pose d'une porte de séparation entre le dépôt et les espaces ouverts au public est soumise à l'étude des services compétents depuis une année. Sans cette séparation, le public peut déambuler sans obstacle dans le bâtiment où sont stockés les documents anciens, et même accéder aux étages du dépôt adjacent du

Soleil-Levant.

2.2 SOLEIL-LEVANT

Des rideaux obscurcissants ont été posés devant les fenêtres du 5e étage afin de protéger les registres de la lumière directe du soleil.

2.3 HÔTEL-DE-VILLE

Le saut-de-loup par lequel de l'eau coulait lors de fortes pluies a été réparé.

2.4 HENRI-FAZY

Une fuite mineure a été constatée sur l'installation de déshumidification de cette cave sur les murs de laquelle se développe du salpêtre.

2.5 TERRASSIÈRE

Au mois de février, des travaux ont été nécessaires pour isoler des plaques contenant de l'amiante découvertes dans deux locaux techniques. Le bâtiment a connu plusieurs incidents techniques liés à la vétusté des installations de climatisation. A plusieurs reprises, l'aspirateur à liquides s'est montré indispensable pour contenir les fuites d'eau.

2.6 MARAÎCHERS

Suite aux différentes pannes de l'installation de chauffage du dépôt, un rapport a conclu qu'il était indispensable de la remplacer. Ce rapport fait également état de la non-conformité des locaux en matière de protection et sécurité incendie. La pose de cloisonnements, la construction d'issues de secours et le remplacement de la machinerie pulsant l'air chaud étaient prévus. La seule mesure concrète a été le colmatage d'une fissure, lequel n'a cependant pas empêché l'eau de continuer à

s'infiltrer. Un nouveau sondage visant à évaluer l'état des fers à béton a été

effectué. Il permettra de calculer la charge que la dalle supérieure peut supporter pendant les travaux de surélévation d'un bâtiment adjacent. Cette dalle soutient en effet un parking qui sera utilisé lors des travaux. RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 8

2.7 ACACIAS

Les AEG n'ont toujours pas obtenu l'autorisation d'exploiter ces locaux d'archives,

qui leur ont été attribués en 2013. Les installations anti-incendie devraient être

remplacées et une issue de secours construite.

2.8 SÉCURITÉ

Une signalétique a été posée afin de faciliter l'identification des séries à sauver de

manière prioritaire en cas de sinistre.

3. CONSEIL AUX SERVICES DE L'ADMINISTRATION

EN MATIÈRE DE RECORDS MANAGEMENT ET

D'ARCHIVAGE

3.1 GROUPE DE COORDINATION DE L'ARCHIVAGE

Le groupe de coordination de l'archivage, composé de trente représentants d'institutions d'archives publiques tant cantonales que communales, ainsi que de deux représentants de la direction général des systèmes d'information (DGSI), s'est réuni à deux reprises. Le groupe a entre autres mis à jour le calendrier de conservation des documents de gestion, incluant les documents nés numériques, ainsi que son index alphabétique. Il a aussi suivi les travaux du groupe " Records management - archives définitives » (cf. ci-dessous), tout comme l'avancement du projet pilote d'archivage numérique mené par les AEG. Le groupe suit également les problématiques posées par le Règlement d'application (A 2 08.01) de la LIPAD, entré en vigueur le 29 novembre 2011. A. Dunant Gonzenbach a proposé au groupe une synthèse du colloque organisé par la Commission vie privée (Belgique) dans le cadre de la Journée européenne de la protection des données (Privacy Day), qui s'est tenu le 28 janvier à Bruxelles. M. Piguet lui a présenté plusieurs recommandations relatives à la bonne utilisation de l'application Traverse. A. Dunant Gonzenbach, E. Ducry et P. Droze lui ont exposé les points forts de la bonne gouvernance des documents électroniques, ainsi que la situation de l'archivage à valeur probante à la DGSI.

3.2 GROUPE RECORDS MANAGEMENT - ARCHIVES DÉFINITIVES

Le groupe de travail " Records management - archives définitives » est renommé " Groupe gouvernance e-doc ». Composé de représentants des AEG, des archivistes départementaux, de deux membres de la DGSI et présidé par l'archiviste d'Etat, il a été confirmé comme un groupe de travail permanent du collège spécialisé des systèmes d'information (CSSI). Le document Gouvernance des documents électroniques au sein de

l'administration a été validé par le CSSI le 27 février et est désormais en

application. Il a fait l'objet d'un communiqué du département de la sécurité le 21 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE RAPPORT ANNUEL 2013 9

mai. Découlant de ces réflexions, une évaluation de la dématérialisation et de

l'archivage probant à la DGSI a été effectuée par une société mandatée. Le rapport

a été rendu en septembre 2013. La problématique de la gouvernance des documents électroniques a été présentée lors d'une séance réunissant les cadres de la Chancellerie le 26 septembre. Le groupe de travail suit de près l'évolution de Livelink, les projets de dématérialisation en cours dans l'administration et l'adaptation du calendrier de conservation aux documents nés numériques.

3.3 SERVICES VISITÉS ET INSTRUCTIONS DONNÉES

Les AEG ont accompli leurs tâches de surveillance de la constitution des fonds d'archives auprès des services de l'administration, des institutions publiques et des archives communales, en collaborant notamment avec les archivistes départementaux. Elles ont validé des calendriers de conservation, autorisé des destructions d'archives et organisé des versements. Les services cités dans l'annexe 1 (p. 26-27) ont bénéficié de ces prestations. Les AEG ont d'autre part effectué du conseil en matière d'archivage électronique auprès du secrétariat général du département de l'urbanisme, de la direction des autorisations de construire (DU), de l'office des poursuites et faillites (DF) et des

Services industriels de Genève (SIG).

4. COMMISSION CONSULTATIVE EN MATIÈRE DE

PROTECTION DES DONNÉES, DE TRANSPARENCE

ET D'ARCHIVES PUBLIQUES (CCPDTA)

La commission s'est réunie une fois par mois, à l'exception des périodes de vacances. Parmi ses travaux, elle a pris position sur le rapport annuel 2012 des AEG. Sa composition sera renouvelée en 2014 dans le cadre de la nouvelle législature.

5. EXPOSITIONS ET PUBLICATIONS

5.1 EXPOSITIONS

L'exposition intitulée le " Le scoutisme au fil du temps », organisée dans le cadre du 100 e anniversaire de la branche genevoise de ce mouvement, a pris fin au mois d'avril. Une autre association, traditionnellement plus proche des AEG que la précédente, a commémoré en 2013 son 175 e anniversaire : la Société d'histoire et d'archéologie a souhaité le marquer en présentant ses activités passées et présentes à travers une exposition, intitulée " Histoire de savoirs ». Ce fut l'occasion de découvrir dans les vitrines de l'Ancien Arsenal les fonds d'archives de cette association et des pièces archéologiques lui ayant appartenu. Sous le titre

" Histoire de savoirs, 175 d'histoire et d'archéologie à Genève », un catalogue

richement illustré est venu accompagner cette exposition. RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 10

5.2 PUBLICATIONS

S. Coram-Mekkey, " Prison et incarcération au temps de l'Escalade », dans Recueil de l'Escalade 1602-2013, Genève, 2013, p. 47-63. E. Ducry, A. Dunant Gonzenbach, X. Ciana, " Métadonnées intégrées aux images numérisées » (3 articles), http://present-hieretdemain.tumblr.com, 2013. A. Dunant Gonzenbach, " La gouvernance des documents électroniques dans l'administration cantonale genevoise : genèse et mise en oeuvre », in Revue électronique suisse des sciences de l'information (RESSI), www.ressi.ch, 2013. A. Dunant Gonzenbach, " L'Etat de Genève se dote d'une politique de gouvernance des documents électroniques », http://present- hieretdemain.tumblr.com, 2013. A. Dunant Gonzenbach, " Archiviste : pourquoi j'aime ma profession », http://present-hieretdemain.tumblr.com, 2013.

6. PROJETS

L'édition des Registres du Conseil de Genève à l'époque de Calvin se poursuit avec le soutien du Fonds national suisse de la recherche scientifique, de la Fondation Hans Wilsdorf et de Rhone Trust and Fiduciary Services S.A., de même qu'avec le concours bénévole de C. Santschi, archiviste d'État honoraire et responsable du projet. La relecture de l'année 1541 et d 'une première série de pièces annexes y relative est achevée ; une seconde série de pièces annexes est en cours de collation. L'année 1542 l'est également. Les années 1543 et 1544, hormis quelques pièces annexes, sont transcrites et sont en cours d'annotation. La transcription de l'année 1545 est en cours. L'année 1546 est entièrement transcrite, de même que la plupart des pièces annexes ; l'annotation se poursuit. De nombreux documents, annexes aux Registres du Conseil, ont été photographiés aux Archives d'État de Berne. L'Association de restauration et numérisation des registres du Consistoire et de la Compagnie des pasteurs (ARRCC) a été fondée en novembre 2011 et a pour but de financer la restauration, la conservation et la numérisation des registres de l'Église protestante de Genève (1542-1924). Dépositaires de ces documents, les AEG organisent et coordonnent le projet. En 2013, 19 registres ont été restaurés et

134 registres numérisés. Les images sont en ligne sur Adhémar. Ce projet

d'envergure se poursuivra sur plusieurs années. L'exposition de l'année 2014 portera sur les 200 ans de l'entrée de Genève dans la

Confédération helvétique. Intitulée " Genève et les Suisses », elle s'inscrit dans le

programme GE200.CH. En 2014 et en 2015, pour la première fois, les AEG seront co-organisatrices des Journées des archives de l'Université catholique de Louvain-la-Neuve en Belgique. Ce colloque international a lieu chaque année au printemps depuis 2001. Lors de l'édition 2014, les AEG et l'université proposeront aux intervenants d'interroger ce que seront les archives dans une quinzaine d'années. En 2015, il s'agira de définir quelle sera la profession d'archiviste en fonction des réflexions menées en 2014. ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE RAPPORT ANNUEL 2013 11

7. ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

7.1 PROJET PILOTE GAL@TAE

Le projet pilote Gal@tae, qui a vu le jour en 2011, a pour but d'établir les procédures et processus de l'archivage électronique et d'en démontrer la faisabilité. De nombreuses étapes ont été réalisées en 2011 et 2012. En 2013, l'application réceptionnant le fichier XML de métadonnées descriptives pour l'intégrer à la base de données métier, développée par l'entreprise Domain SA, a été mise en production sur la base de données. Un onglet consacré aux champs de description

des archives numériques (voir 15.3.2) a été ajouté à la base métier. Plusieurs

séances de travail ont eu lieu avec les Archives fédérales suisses (AFS) au sujet de la plate-forme de transfert des paquets d'archives entre les AEG et les AFS ainsi que des processus de transfert. Plusieurs séances de travail avec les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) ont également été nécessaires pour tester le développement de l'archivage des dossiers patients dématérialisés. Une interface de test permettant d'automatiser la création de SIP (paquet

d'informations à archiver) à partir de la prestation 8 de l'administration en ligne

(AEL) (dépôt en ligne des autorisations de construire) a été développée par un prestataire externe à partir des spécifications des AFS et des AEG. Les SIP créés

ont été déposés sur la plate-forme de pérennisation des AFS et certifiés conformes.

Les AEG peuvent ainsi verser sur la plate-forme de pérennisation d'une part des SIP créés " à la main » avec l'application Package handler et d'autre part des SIP créés par une application automatisée. Le contrat-cadre ainsi que le service level agreement (SLA) entre les AEG et les AFS ont été rédigés et seront signés début 2014.

Grâce aux développements réalisés et à l'expérience acquise, les AEG sont

désormais à même de gérer de bout en bout la chaîne de l'archivage électronique à

long terme. Le pilote est donc un succès.

7.2 GOUVERNANCE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DANS L'ADMINISTRATION

Le développement du projet Gal@tae a permis de mettre en évidence l'importance de la gestion des documents électroniques dès leur création. Dans le cadre du groupe de travail " records management - archives définitives », présidé par l'archiviste d'État et composé de représentants des AEG, d'archivistes de départements et de collaborateurs de la DGSI, les AEG ont rédigé en collaboration avec la DGSI le document Gouvernance des documents électroniques au sein de l'administration, validé en février. Le travail se poursuit avec la problématique de l'authenticité des documents dématérialisés.

7.3 COLLABORATIONS ET EXPERTISE TECHNIQUE

Les AEG collaborent également avec la Haute École spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) dans le cadre du projet " Définition et mesure des qualités des archives et documents électroniques publics » (QUADEP), ainsi que pour le projet " RSD Glass Infonomics » visant à développer des méthodes et modules d'évaluation automatisés des risques et de la qualité du patrimoine informationnel présent au sein des systèmes d'information des institutions publiques et privées. RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 12

8. NUMÉRISATION

Le programme de numérisation des registres d'actes de naissances, mariages et décès à Genève de 1798 à 1880 touche à sa fin. Le programme se poursuivra avec la numérisation des registres de la commune de Plainpalais de 1798 à 1880. Une partie des registres de l'Église protestante de Genève (procès-verbaux de la Compagnie des pasteurs et du Consistoire) a été numérisée en externe par un prestataire. Un deuxième lot lui sera confié en 2014. Le Cadastre Dufour (Cadastre F) a également été numérisé en externe, la taille des registres ne permettant pas de les numériser sur le scanner des AEG.

Cette année, 62 645 prises de vue ont été réalisées et 554 documents mis en ligne (liste

complète des documents numérisés : cf. Annexe 2). La base de données Adhémar

compte actuellement 1971 documents numérisés, ce qui correspond à 341 107 images.

9. RELATIONS EXTÉRIEURES

9.1 ACTIVITÉS DES COLLABORATEURS

L'archiviste d'Etat a participé aux séances des différentes commissions dont il est membre : conférence suisse des directrices et des directeurs d'archives, commission culture, éducation et sport du comité régional franco-genevois (CRFG), collège spécialisé des systèmes d'information (CSSI), commission cantonale de la protection des biens culturels, commission du fonds de soutien à l'édition, commission consultative en matière de protection des données, de transparence et d'archives publiques. Il a également participé et présenté des communications à divers colloques universitaires ou internationaux. Des collaborateurs ont été actifs dans des groupes de travail liés à des projets genevois ou situés au niveau suisse. Les AEG étaient représentées en Belgique lors de la Conférence annuelle du conseil international des archives (ICA) et aux Journées des archives de l'Université catholique de Louvain-la-Neuve.

9.2 VISITES ET COURS

Les AEG ont organisé les 4 et

8 novembre un cours de deux

journées sur la gestion des archives destiné aux collaborateurs de l'adminis- tration cantonale. L'archiviste d'Etat et les archivistes du service ont dispensé un certain nombre de cours et ont présenté les AEG et/ou l'exposition à près de 550 personnes et étudiants. ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE RAPPORT ANNUEL 2013 13

10. RESSOURCES HUMAINES

10.1 EFFECTIFS

Les AEG bénéficient des prestations de 15,6 EPT, collaborateurs qui ont le statut de fonctionnaires. Quatre personnes auxiliaires, soit un civiliste et trois stagiaires,

ont travaillé aux AEG pour des durées de 2 à 6 mois, à des taux d'activité

variables.

10.2 FORMATION

Les collaborateurs du service ont suivi un certain nombre de formations continues et les conférences organisées dans le cadre du Forum des archivistes genevois.

11. GESTION DES FONDS

11.1 ARCHIVES ADMINISTRATIVES

I

NVENTAIRES ACHEVÉS

ARCHIVES D'ÉTAT

Inventaires des archives communales (Archives

A 4) Mandats des autorités genevoises (Finances P 8). C

ONSTITUANTE (2012 va 24)

G

RAND CONSEIL

Procès-verbaux et annexes des commissions du Grand Conseil et des commissions ad hoc (Chômage, TPG et R 370-OMC) ; correspondance du Grand Conseil, 1982-2001, 8 ml (2013va001) ; Commission interdépartementale d'informatique : procès-verbaux, correspondance, rapports, 1986-1993 (2001 va 26). P

OUVOIR JUDICIAIRE

Tribunal administratif - TA : rôles chronologiques du Tribunal administratif, 1971-

1978 (1994va038).

Tribunal de première instance - TPI : jugements civils du Tribunal de première instance, 1921-1947 (1979 va 17.1.1). D ÉPARTEMENT DES AFFAIRES RÉGIONALES, DE L'ÉCONOMIE ET DE LA SANTÉ Registre du commerce de Genève : dossiers des pièces justificatives des entreprises radiées, du n° 4593 de 2001 au n° 13384 de 2002 (2013 va 5). D

ÉPARTEMENT DE LA SÉCURITÉ

Service des passeports et de la nationalité : archives du service pour les XIX e et XX e siècles, comprenant des registres d'options, d'origine, de naturalisation, ainsi que des répertoires d'état civil, etc., 1789-1991 (2009va025). RAPPORT ANNUEL 2013 ARCHIVES D'ÉTAT DE GENÈVE 14 DÉPARTEMENT DE L'INTÉRIEUR, DE LA MOBILITÉ ET DE L'ENVIRONNEMENT Service de surveillance des communes : délibérations communales de 1993 à

2002 (2013 va 7).

D

ÉPARTEMENT DES TRAVAUX PUBLICS

Pièces annexes aux autorisations de construire pour 1911 (Travaux A 128,

1985 va 14).

N

OTAIRES

Notaire Philibert BABEL, 1607-1639 ; Notaire Paul BALLY, 1537-1547 ; Notaire Michel BARRILLIET, 1649-1676 ; Notaire Gabriel BINET, 1780-1835 ; Notaire Pierre BOIN, 1784-1814 ; Notaire Georges BORDIER, 1736-1781 ; Notaire Pierre BUCHEL, 1927-1947 ; Notaire Etienne BURDALLET, 1777-1808 ;

Notaire Jean-

Auguste BUSCARLET, 1898-1916 ; Notaire François CAVUSSIN, 1732-1780 ; Notaire Guillaume CAVUSSIN, 1806-1808 ; Notaire Jean Pierre CHARTON, 1692-

1724 ; Notaire Joseph Marie CHAULMONTET, 1783-1840 ; Notaire Henri

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