[PDF] Archivística General Teoría y Práctica

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ARCHIVíSTICA GENERAL.

TEORíA Y PRACTICA

ANTONIA HEREDIA HERRERA

ARCHIVÍSTICA GENERAL.

TEORÍA Y PRACTICA

Actualizada y aumentada

(5.8 EDICI~N)

SEVILLA, 199 1

Publicaciones de la

Jefe de Publicaciones: ANTONIA HEREDIA HERRERA EXCMA. DIPUTACI~N

PROVINCIAL DE SEVILLA

0 Antonia Heredia Herrera. 199 1.

Pnmera edición: 1986.

Segunda edición: 1987.

Tercera edición: 1988.

Cuarta edición: 1989.

Edita: Diputación Provincial de Sevilla.

Imprime: Gráficas del Sur. Becas, 10. Sevilla, 199 1.

Dep. Leg. SE - 690 - 199 1

Pnnted in Spain. I.S.B.N.

84 - 7798 - 056 - X

INDICE GENERAL

P d,r.

17 INTRODUCCIÓN CON NUEVOS AIRES.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

I ARCHIVISTICA: CIENCIA O TÉCNICA. DELIMITACIÓN Y PRINCI- PIOS

Capítulo 1

ARCHIVíSTICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. El término "Archivística».

2. Nacimiento de la Arch

3. Concepto y definición

4. Campo de acción de la

5. Objeto. fin y método . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Principios y normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al "orden natu- ral»

6.2. Necesidad de unas normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Evolución de la práctica archivística hasta el S. XIX.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8. De la Archivología a la Archivística (S. XIX - S. XX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9. Ciencia o Técnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 O. Divisiones de la Archivística. Archivística General y Archivística Técnica .

11. Bibliografia General.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12. Bibliografia de este capítulo . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 2

CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIV~STICA . . .

1. Ciencias Auxiliares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Diplomática y Archivística. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. LaPaleografia ......................................................

4. Cronología.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Historia de las Instituciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . .

7. La normalización. Su aplicación a los archivos . . . ................

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Pág.

11 OBJETO DE LA ARCHIVÍSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E IN- FORMACION .... . . ... . . .... . . . ... . . ... . . . ... . . .... . . . ... . . .... . .... . . 83

Capítulo 3

EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVíSTlCA . 85

1. Ideas y conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2.

Definición de archivo..

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

3. Otras definiciones

.............................. 91

4. Funciones de

los archivos .............................. 95

5. Archivos Históricos y Archivos Administrati 95

6. Origen

y formación de los archivos: dualidad 98

7. Clasificación de

los archivos (clase, categoría 101

7.1. Clasificación de los archivos españoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

8. Historia de

los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

9. Historia de los archivos españoles.. . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Capítulo 4

DOCUMENTOS E INFORMACIÓN. 119

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1. Conceptos y diferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1. Documentos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2. La información en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.1. Información bruta, información elaborada . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Los soportes documentales (antes y después del papel). . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. Transmisión de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Caracteres externos e internos de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Tipologia documenta

6. Clasificación de

los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Valor del documento

8. Agrupaciones documentales

8.1. Agrupaciones naturales

8.1.1.

El fondo documental í fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1.2. SecciÓnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgánicas. . . . . .

8.1.2.2. Secciones de fondo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1.2.3. Secciones históricas de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1.3. Las series. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1.4. La unidad archivística. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2. Agrupaciones documentales artificiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias . . . . . . . . .

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9 . Los "nuevos documentos» o documentos con nuevo soporte .............

I O . Bibliografia ..................

9.1. Los "nuevos archivos» . .

Capítulo 5

CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN: AN Y DIFERENCIAS .............................................

1 . Archivística. Biblioteconomía y Documentación ........................

2 . Funciones ..........................................................

2.1. Recoger .......................................................

2.2. Almacenar/conservar ....... ...

2.3. Transmitir/difundir/servir .....................

4 . Archivos. Bibliotecas y Centros de Documentación .....................

5 . Metodología y tratamiento ...............................

6 . ¿Integración o creación de instituciones específicas? ...

7 . Bibliografia ...................................

................. 3 . Documentos de archivo. libros y documentos cientificos

Capítulo 6

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ............ ......................

1 . Las tres edades de los documentos y los A

2 . Gestión de documentos ....................................

3 . Transferencias ........................................

3.1. Plazos y regulación ...............

4 . Valoración, Selección y Expurgo: diversid

4.1. Valoración y selección ............

4.2. Expurgos ................................. .............

4.2.1. Razones y justificación del expurgo .........................

4.2.2. Cómo y quiénes determinan el expurgo ......................

4.2.3. ¿Dónde y cuándo se hace el expurgo? .......................

4.2.4. Legislación sobre el expurgo ...............................

4.3. Conservación por muestre0 ............... ..............

5 . Bibliografia ............................. ...................

Capítulo 7

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ....................................

1 . Planteamiento ......................................................

2 . Esquema de un programa archivístico a partir de las funciones del archivo .

3 . Elementos de una Administración de Archivos .........................

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3.1. Sistema de archivos. . ..........

3.2.1. Disposiciones generales. . . . . . . . . . . . . .

3.2.2. Reglamentos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2..3. Normas ...........................................

3.4.2. Centros de formación y enseñanazas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4.3. Titulación. formación y enseñanza en España. . . . . . . .

4. Niveles de programaciones archivisticas

5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos

6. Bibliografia . . . . . . . . . . . . .

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METODOLOGíA ARCHiYíSTIC.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 8

VOCABULARIO Y TERMlNOLOGiA ARCHIVíSTlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . .

l. Problemática general , , , . , . . . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Trabajos de unificación terniiiiológica , . , , . . , , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. DiLersidad de uso de términos iiias frecuentes , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 9

ORGANIZACI~N 1: CLASIFICACI~N DE FONDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. La organización en los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Clasificación y ordenación: ambigüedad de signific

3. Diversidad de teorías . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Anterioridad de la clasificación a la ordenación.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Diferencias entre ambas operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Clasificación "a priori)) y "a posterioriw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Clasificación de un fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8. Materialización de la clasificación en cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9. Elementos de clasificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10. Sistemas de c ............ ......................

11. Elección de la clasificación.. . . . . . . . . . . .

12. Principios de clasificación. ............. ....

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Capítulo 10 Pág .

ORGANIZACIÓN 11: ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES .................................................... 283 1 . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 . Tipos de ordenación ................................................. Ordenación cronológica .............................................

2.1. De piezas singulares . .

2.2. De expedientes ......

Ordenación alfabética ...................

Ordenación numérica para

Elección del tipo de ordenación

Operaciones relacionadas c

6.1. Desdoble o despliegue .

6.2. Signaturatión y sellado ..........................................

6.3. Datación ......................................................

6.4. Foliación y numeración .........................................

6.5. Agregación ....................................................

Capítulo 11

LA DESCRIPCIÓN ....................... ....

I . Conceptos generales: analisis y descripción archivística . Instrumentos de descripción

2 . Planificación descriptiva .............................................

2.1. Desproporción entre demanda y servicio de la información ..........

2.2. Niveles de descripción y paralelismo con las agrupaciones documen- tales

y los instrumentos de descripción ............................

2.3. Plan de descripción .............................................

2.4. Estadios o etapas en un plan de descñpción ........................

2.5. Difusión y publicación ..........................................

3 . Problemas terminológicos de los instrumentos de descripción .............

4 . "Descripción automatizada)) .........................................

5 . La normalización de la descripción ....................................

Capítulo 12

LAS GUíAS

I . Características y definición ..................

2 . Guía general y Guía especial .............

3 . Guías Generales de Archivos

3 . I . Capítulos introductorios . ...................

3 . I . 1 . Datos prácticos y reglamentarios ...........................

3.1.2. Datos históricos relacionados con el archivo y sus documentos .

3 . I . 3. Bibliografia ...................................

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3.1. Descripción de los fondos > colecciones . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3. Apéndices ..... ..... ......... ..................................

Capítulo 13

INVENTARIOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Inventariar y catalogar ........................................

2. Definición y elementos del inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1. Recomendaciones pricticas .............................

1.1. Foriiiacioii 1 foriiiato de los iii\ eiitarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. La clasificacióii coiiio tarea pre\ ia a la iincntariacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Crítica sobre la di\ersidad teriiiinológica aplicada a los inbentarios.. . . . . . .

5. Importancia y revaloración del inventario como instrumento de descrip-

6. Normalización de inventarios ...........................

CATÁLOGOS ............................................... cion.. .....................

Capítulo 14

1. Puntualizaciones y definición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Elementos esenciales y normas de catalogación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1. Datos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.1. La fecha.. . . . . . . .. . . .. . .. . . .. . . .. . . .. . . ... . .. . . .. . ... ... .

2.1.2. Tipología documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.3. Tradición documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.4. Autor y destinatario. . . . . .

2.1.5. Asunto o materia . . . .

2.2. Datos externos . . . . . , , , , , , , . . .

1.3. Signatura.. . . . . , . . , , , . .

..... <............_.....

3. Otros datos: los anejos

4. Clases de catálogos.

4.1. Catálogo cronologico

4.2. Catálogo alfabético . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Ordenación y catalogación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Diferencias elementales entre inventarios y catálogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Catalogación de Secciones Facticias (mapas, sellos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8. La normalización en la catalogación.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9. La normalización en la catalogación de dxumentos gráficos . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 15

OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIFCI!ÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Instrumentos auxiliares de descripción.

2. Los lenguajes documentales . .

2.1. índices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2.1 . 1. Descriptores .............................................

2.1.2. Códigos de localización ....................................

2.1.3. Recomendaciones ........................................

2 . 1 . 4. La indización automática ..................................

2.2. Tesauros ...............................................

2.3. Índices y t

3 . Otros instrurne 3 . 1 . Listas alfabéticas y relaciquotesdbs_dbs23.pdfusesText_29

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