[PDF] Cahier des charges techniques particulières GHT CORSE SUD

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GROUPEMENT HOSPITALIER DE TERRITOIRE

Cahier des charges techniques particulières

CCTP

Service archives du GHT DE CORSE DU SUD

(AJACCIO/BONIFACIO/SARTENE)

1 GENERALITE

1.1 Description des archives

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits

ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (article

L211.1 du code du patrimoine).une distinction importante est faite entre les archives publiques et les archives privées.

Les établissements du GHT de CORSE DU SUD produisent et reçoivent des documents dans le cadre de sa gestion administrative ainsi

que dans celui de son fonctionnement courant. Ils conservent ces documents dans ses locaux durant la période où ils sont utilisés pour

la gestion des affaires courantes (DUC-Durée d'utilité courante).

Au-delàs de cette durée ces archives n'ayant plus le statut d'archives courantes sont cependant conservées en vertu de leur valeur

administrative et juridique, et ce, jusqu'à atteindre l'échéance des délais de prescription légaux, appelés aussi Durée d'Utilité

administrative(DUA).A cette échéance elles sont périmées et devrons être proposées à l'élimination.

Les établissements du GHT de CORSE DU SUD souhaitent périodiquement externaliser ses archives intermédiaires jusqu'au terme de

leur durée légale de conservation et faire procéder , à cette échéance, à leur destruction par broyage.

1.2 Statuts des archives

Les archives (telles que définie par l'art.L.211-1 du code du patrimoine) du client peuvent avoir un statut privé et/ou public qu'il

conviendra de préciser. LES ARCHIVES PUBLIQUES (art.L211-4 du code du patrimoine)

Ce sont les archives (documents produits et/ou reçus) qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des

établissements et entreprises publics, de personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d'un

service public, dans le cadre de leur mission de service public.

A l'issue de la durée de conservation dans les services administratifs, ces archives entrent aux archives départementales sous la forme

de versement.

Les archives communes et des hôpitaux sont transférés aux archives départementales sous la forme d'un depot. Il n'entraine aucun

transfert de propriété.

Elle impose d'autre part aux établissements hospitaliers de déposer aux archives départementales les archives n'ayant plus de cent ans

d'Age. Une dérogation de conservation in situ de ces documents peut être accordée par le Préfet à la demande de la commission

administrative. Quel qu'en soit le producteur, les archives publiques demeurent imprescriptibles.

1.3 Le prestataire

La société ou (prestataire) doit proposer un éventail de prestations pour répondre aux besoins en archivage de ses clients.

- Conseil en archivage.

- Archivage des documents produits ou reçus par le client, en gestion externalisée avec prise en charge totale ou partielle ou en

gestion sur site, comprenant :prise en charge ,identification, tri et classement ,rédaction de l'instrument de

recherche(inventaire),conservation et communication ,insertion de documents ,élimination ,sortie définitive,...

- Destruction d'archives (papiers ou informatiques) : prise en charge, destruction confidentielle certifiée, fourniture des

tableaux de bord... - Numérisation d'archives

1.4 Le prestataire doit répondre aux charges suivantes

- prise en charge des archives

° Manutention

° Fourniture du bordereau en charge(ou BPC) sous forme d'un bon de travail ;

° Transport routier.

- Archivage

° Classement des archives par service producteur ou selon un plan de classement défini par le client

° Tri des archives éliminables ;

° Rédaction de l'instrument de recherche (inventaire par saisie informatique), et du bordereau d'Elimination(BE) s'il y a lieu ;

° Conditionnement en conteneurs des boites archives enlevées ainsi que la mise en boites pour les archives non classées(les

Conteneurs et boites peuvent être fournis par le prestataire selon un prix défini) ;

° Mise à disposition de l'instrument de recherche (inventaire) et du bordereau d'Elimination (BE) s'il y a lieu.

- Conservation des archives pendant leur durée légale de conservation(DUA) ;

- Communication de documents par transmission d'une copie et / ou la mise à disposition d'un original sur demande ;

- Elimination périodique des archives au terme de leur durée légale de conservation ;

1.5 Documents applicables et de reference

Emetteur Référence date Titre

République française Code du patrimoine Code du patrimoine (version consolidée au../../....).

AFNOR certification Norme NF Z40-350 Prestations d'archivage et de gestion externalisée sur support

papier AFNOR certification Norme NF 342 La gestion des archives et leur conservation

2 Solution technique

Les établissements du GHT de CORSE DU SUD voudraient appliquer 2 modes d'intervention :

- a) Gestion externalisée avec prise en charge totale : le prestataire exécute le classement, la rédaction de l'inventaire et le

conditionnement des archives avant l'externalisation des archives. Entre la manutention de chargement du véhicule et le

transport vers le centre d'archivage du prestataire, la signature du bordereau de prise en charge (BPC) ne marque point de

départ du transfert au (prestataire) de la responsabilité juridique de la garde des archives du client.

- b) gestion externalisée avec prise en charge partielle : Les établissements du GHT de CORSE DU SUD exécutent eux-mêmes le

classement, la rédaction de l'inventaire et conditionnement avant l'externalisation des archives. La réalisation de tout ou

partie de ces travaux par le client demeure de son entière responsabilité. Entre la manutention de chargement du véhicule et

le transport vers le centre d'archivage du (prestataire), la signature du bordereau de prise en charge (ou BPC) marque point de

départ du transfert au (prestataire) de la responsabilité juridique de la garde des archives du client.

De manière à répondre aux besoins des établissements du GHT de CORSE DU SUD, le prestataire devra s'acquitter des deux modes

décrits ci-après.

2.1 Prise en charge des archives

Le prestataire procède à l'enlèvement des archives du client.

Les établissements du GHT de CORSE DU SUD indiquent au prestataire la quantité de conteneurs ou boites à externaliser.

Les unités d'archivage doivent êtres manutentionnées et conditionnées sur palettes filmées, et transportées depuis les locaux du client

jusqu'au centre d'archivage du prestataire.

Apres chargement et avant le départ, un bon de travail valant bordereau de prise en charge (ou BPC) est soumis au visa du client.

2.2 Conditionnement des archives

Suite à la prise en charge des archives, le prestataire, doit procéder à un inventaire informatique.

- Intégrer les documents dans les boites a archives si ce n'est pas déjà le cas ;

- Reconditionner les archives dans de nouvelles boites lorsque celles existantes sont trop abimées ou lorsque les archives ne

sont pas conditionnées ; - Identifier de manière unique chaque boite a archives (code-barres) ;

Les boites a archives et conteneurs utilisés dans le cadre de ce conditionnement sont facturés aux établissements du GHT de CORSE DU

SUD et en deviennent sa propriété, y compris après restitution éventuelle des archives.

Les travaux de conditionnement des archives peuvent être réalisés soit par le prestataire (gestion externalisée avec prise en charge

totale), soit par les établissements du GHT de CORSE DU SUD (gestion externalisée avec prise en charge partielle), dans ce cas le

conditionnement demeure sous son entière responsabilité.

2.3 REDACTION DE L'INSTRUMENT DE RECHERCHE : inventaire informatique

Après réception des archives, l'instrument de recherche (inventaire informatique) doit être établi par le prestataire conjointement à

leur conditionnement. Il donne la liste référencée de toutes les unités d'archives prises en charge pour en permettre l'accès. La forme et

le niveau de prescription peuvent être fixés contractuellement avec le client.

Les archives doivent être classées par service producteur ou selon un plan de classement défini par les établissements du GHT de CORSE

DU SUD, puis triées pour identifier des archives éliminables .S'il y a lieu, un bordereau d'élimination (B.E) est établi selon les mêmes

modalités que l'inventaire.

Ces travaux peuvent être réalisés soit par le prestataire (gestion externalisée avec prise en charge totale).soit par le client (gestion

externalisée avec prise en charges partielle), dans ce cas les travaux de tri et de classement demeurent de notre responsabilité.

Le prestataire rédige un inventaire par saisie informatique .L'unité de traitement étant la boite, il comporte pour chacune d'entre elles :

- Son identifiant unique (code barre) ; - La description(ou indexation) des documents contenus dans la boite ; - Ses dates extrêmes. - Une proposition de délai de conservation pour chaque boite. - Le sort final des archives et leur date d'application

Concernant l'indexation différentes catégories de saisie informatiques de l'inventaire sont proposées :

- Inventaire sommaire

L'indexation reprend les indications directement portées sur les unités d'archivage, sans ouverture ni contrôle du contenu.

Dans le cadre de l'inventaire sommaire, la proposition de délai de conservation est établie selon la nature des documents tels qu'il

ont été dénommés par le client (inventaire, inscriptions sur les classeurs, dossiers ou boites d'archives) ainsi que sur la connaissance

que possède le prestataire du délai de conservation légal de chaque types de documents.

A l'issue de l'opération d'inventaire, le prestataire doit intégrer le document définitif dans sa base de données (destinée à gérer les

mouvements d'entrée ou de sortie des archives, et permettant une exploitation statistique des fonds) et fournit aux établissements

du GHT de CORSE DU SUD un bordereau de versement (ou BV).

La rédaction de l'instrument de recherche (inventaire) peut être réalisée soit par le prestataire (gestion externalisée avec prise en

charge totale), soit par les établissements du GHT de CORSE DU SUD (gestion externalisée avec prise en charge partielle), dans ce

cas les travaux de rédaction demeurent sous son entière responsabilité. Dans ce cas le prestataire fournit un document numérique

que le client complète.

2.4 Conservation chez le prestataire

Une fois les documents pris en charge, conditionnés et inventorié, le prestataire doit procéder au rangement des conteneurs

dans ses magasins de conservation.

L'inventaire des archives conservées, réputé définitif jusqu'au prochain mouvement (versement ou élimination), donne lieu à

une mise à jour de la base de données du prestataire et à la fourniture au client d'un bordereau de versement(ou BV).

Les archives éliminables, identifiées lors du tri dans les établissements du GHT de CORSE DU SUD, font l'objet d'un bordereau

d'élimination (ou BE).

Ils identifieront les boites que le prestataire propose de détruire immédiatement si leur délai légal de conservation est expiré ou s'il n'y

a pas de nécessité légale de les conserver.

Le centre d'archivage

Le centre d'archivage doit être équipé de moyens techniques permettant de satisfaire aux normes de sécurité et aux

contraintes de conservation : - Caméra de surveillance - Systèmes d'alarme anti-intrusion relié à une centrale alarme ; - Systèmes de détection incendie relié à une centrale alarme ; - Extincteurs mobiles et portatifs ; - D'une télésurveillance 24h/24 7 jours sur 7.

De manière à garantir la plus grande confidentialité, le rangement des conteneurs est réalisé de manière aléatoire sur

rayonnage. Leur repérage dans le magasin doit être assuré par un logiciel de traitement spécifique.

Dans le cadre de cette activité de conservation le prestataire doit proposer annuellement au client une liste d'archives dont

le délai légal de conservation est échu et qui peuvent donc être éliminées.

Cette élimination doit permettre de réduire le volume des archives conservées chez le prestataire, et de limiter ainsi le cout

de l'externalisation.

2.5 COMMUNICATION DE DOCUMENTS

DEUX MODES DE COMMUNICATIONS :

Pour accéder à un document archivé, deux prestations différentes doivent être proposées :

- Communication en version " scannée » : transmission d'une copie numérisée du document papier (format A4) ;

- Communication en version " papier » : livraison ou mise à disposition des documents originaux(ou copies papier).

2.5.1 COMMUNICATION EN VERSION " SCANNEE »

Il n'est pas nécessaire de disposer de l'original du document, l'utilisation d'une copie du document souhaité est suffisante.

Dans ce cas le prestataire fournit une prestation de numérisation du document demandé.

Cette prestation consiste à extraire la boite à archive souhaitée des rayonnages, à sortir le document demandé de la boite à

archives, à le numériser et à le mettre à la disposition du client par voie électronique (le fichier numérisée doit être inférieur à

5Mo).

2.5.2 COMMUNICATION EN VERSION " PAPIER » (ORIGINAL OU COPIE PAPIER)

Il est parfois nécessaire de disposer de l'original d'un document, spécialement dans un cadre juridique.

Dans ce cas le prestataire fournit une prestation de mise à disposition du document.

Cette prestation consiste à extraire des rayonnages la boite à archives contenant le document souhaité, à identifier le

document demandé au sein de la boite à archives, insérer une fiche fantôme en remplacement à sa sortie(en place jusqu'à leur

réintégration), et à les mettre à la disposition des établissements du GHT de CORSE DU SUD.

Le document peut alors au choix :

- Etre consulté sur place dans les locaux du prestataire ;

Etre livré aux personnes habilitées par les établissements du GHT de CORSE DU SUD selon le mode de livraison de son choix.

Les frais de transport sont alors directement refacturés aux établissements du GHT de CORSE DU SUD. Dans ce cas le

document transmis sera extrait du fonds d'archives à la charge du prestataire moyennant la signature par les établissements

du GHT de CORSE DU SUD d'un bordereau de communication (BC) sous la forme d'un bon de travail.

Lors de mise à disposition d'archives par le prestataire, la responsabilité juridique de la garde de ces archives est transférée

au client jusqu'à leur réintégration.

Au besoin une copie papier du document peut également être réalisée par voie postale (courrier avec accusé de réception).

Les frais de photocopie et d'expédition seront facturés aux établissements du GHT de CORSE DU SUD.

2.6 Elimination d'archives sur support papier traditionnel

DESTRUCTION CONFIDENTIELLE DANS LE CADRE DE LA GESTION EXTERNALISEE

La plupart des archives ont une durée d'Utilité Administrative (DUA) à l'issue de laquelle ils peuvent être détruits.

Annuellement, le prestataire réalise les opérations suivantes : - Identification des archives pouvant être détruites.

- Transmission au client de la liste des archives proposées à la destruction (bordereau d'élimination).

- Après validation par le client : a. Extraction du fonds d'archives des documents validés. b. Destruction des archives identifiées. - Transmission au client d'un Certificat de destruction

- Mise à jour de la base de données informatique (Bordereau de versement récapitulatif à la date de l'Elimination).aucune

archive ne sera détruite sans le visa du client (bordereau d'élimination et bon de travail) et toute élimination d'archive fait

l'objet d'un certificat de destruction (BU).

Les établissements du GHT de CORSE DU SUD peuvent également commander des prestations de destruction, hors du cadre de

la gestion externalisée.

2.7 VERSEMENT PERIODIQUES DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES

Sur demande des établissements du GHT de CORSE DU SUD, à une fréquence qu'ils leur appartiennent de fixer, le

prestataire pourra prendre en charge les archives n'ayant plus d'utilité courante.

Ces archives seront enlevées, reconditionnées, et inventoriées conformément au processus décrit précédemment.

La base de données informatique du fonds externalisé est rééditée à chaque mouvement d'entrée d'archives générant une

évolution du linéaire (bordereau de versement récapitulatif à la date du mouvement de prise en charge).

2.8 SORTIE DEFINITIVE

En cas de notification de résiliation de l'offre de gestion externalisée, le prestataire procède à la restitution de l'intégralité

du fonds d'archives au client.

Le prestataire effectue l'extraction de l'intégralité du fonds d'archives de ses magasins de conservation ainsi que le

récolement.

Les fonds, conditionnés en conteneurs lors des prises en charges antérieures, sont ensuite conditionnés sur palettes

filmées et mises à disposition dans les locaux du prestataire en vue de leur transport.

La sortie définitive donne lieu à la fermeture définitive du compte des établissements du GHT de CORSE DU SUD par le

prestataire. Sont alors remis aux établissements du GHT de CORSE DU SUD: - Bordereau den restitution(ou BR), inventaire récapitulatif à la date de clôture. - Eventuellement, un état des communications en cours dans les locaux du client.

Après sortie définitive et signature d'un document de décharge par le client, toute autre document relatif aux fonds

d'archives jusque-là conservées par le prestataire (copies numériques ou papier de documents d'archives du client, ...) sera

détruit ou supprimé.

2.9 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE

PERSONNEL

Les personnels employés par le prestataire ou ses sous-traitants sont soumis au secret professionnel dans les

conditions définies par l'article 226-13 du code pénal.

Seuls les agents de la société prestataire sont détenteurs d'une habilitation permettant l'accès aux archives déposées

par les clients. TIERS

Le prestataire s'engage à ne pas communiquer à des tiers les documents qui lui ont été confié (sauf autorisation écrite

et signée des établissements du GHT de CORSE DU SUD ou réquisition de justice).

VISITEURS

Les accès aux locaux du prestataire sont contrôlés de sorte que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux

rayonnages d'archives.

Les conteneurs présents dans ce rayonnage sont anonymes, et sont disposés dans les emplacements aléatoires, de

sorte qu'une personne présente dans les locaux du prestataire n'est pas en mesure d'identifier les personnes ayant externalisés

leurs archives chez le prestataire ni l'emplacement de leurs documents.

DONNEES PERSONNELLES

Les données concernant les établissements du GHT de CORSE DU SUD et son personnel sont détruites à la rupture du

marché ou à la fin de l'habilitation du membre du personnel des établissements du GHT de CORSE DU SUD.

2.10 DISPOSITIONS A PRENDRE PAR LE CLIENT .

- communication d'un organisme de son établissement ou de sa structure ;

- prévoir un dégagement des accès afin de faciliter les opérations de conditionnement sur palette, d'enlèvement et de transport

des archives ; - désignation de correspondants archives en interne ;

- éventuellement fournir les plans de classement, inventaires ou tout document préexistant concernant la gestion des archives.

3 DETAIL DES PRESTATIONS

3.1 COMMUNICATION DE DOCUMENTS

Horaires et disponibilités souhaités :

Du lundi au vendredi :

- De 09h00 à 12h00quotesdbs_dbs8.pdfusesText_14

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