[PDF] NOTE DE SERVICE DGER/SDPOFE/N2010-2060 Date: 29 avril 2010

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MINISTERE DE L'ALIMENTATION, DE L'AGRICULTURE ET DE LA PECHE Direction générale de l'enseignement et de la recherche

Service de l'enseignement technique

Sous-direction des politiques de formation et d'éducation

Mission des examens

Adresse : 1 ter avenue de Lowendal - 75700 PARIS 07 SP

Suivi par : Claudine LEVY

Tél : 01 49 55 52 79

NOTE DE SERVICE

DGER/SDPOFE/N2010-2060

Date:

29 avril

2010

Date de mise en application : Immédiate

Nombre d'annexes : 4Le Ministre de l'alimentation, de l'agriculture et de la pêche

Mesdames et Messieurs

les Directeurs Régionaux de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Forêt

Objet : Instructions générales relatives à l'organisation des examens de l'enseignement technique

agricole

Bases juridiques :

Arrêté du 1

er octobre 1990 - Annule et remplace la note de service

DGER/POFEGTP/N97/N°2029 du 11 mars 1997

Résumé : Cette note a pour objet de déterminer et de faire connaître les dispositions à mettre

en oeuvre par les différents échelons et acteurs responsables pour le déroulement des

épreuves d'une session d'examen, les délibérations, la diffusion et l'archivage des résultats

des examens.

MOTS-CLES : EXAMEN - ORGANISATION

Destinataires

Pour exécution :

Administration centrale

Directions régionales de l'alimentation, de

l'agriculture et de la forêt Directions de l'agriculture et de la forêt des D.O.M. et des Hauts commissariats de la République des

C.O.M.

Conseil général de l'agriculture, de l'alimentation et des espaces ruraux

Inspection de l'enseignement agricole

Etablissements publics nationaux et locaux

d'enseignement agricole Unions nationales fédératives d'établissements privés sous contratPour information : Organisations syndicales de l'enseignement agricole Fédérations d'associations de parents d'élèves de l'enseignement agricole

SOMMAIRE

Introduction3

2.1 Les services responsables des examens

3 Mise en place d'une session

3.1 Rôle de la DRAAF

4 Déroulement des épreuves

4.1 Les épreuves écrites : centres de composition

5 Délibérations

5.1 Rôle de l'autorité académique responsable de l'organisation (RO)

6 Rapport du président

7.1 Diffusion des résultats

Annexes :20

- fiches à disposition des différents acteurs 3

Introduction

Cette note de service annule et remplace la note de service DGER/POFEGTP/N97/N°2029 du 11 mars 1997, relative à l'organisation des examens de l'enseignement technique agricole.

Elle a pour a pour objet de déterminer et de faire connaître les dispositions à mettre en oeuvre par

les différents échelons et acteurs responsables pour le déroulement des épreuves d'une session

d'examen, le déroulement des délibérations la diffusion et l'archivage des résultats des examens.

A ce titre, elle complète :

les notes de service annuelles relatives aux inscriptions aux nominations des autorités académiques responsables de l'organisation à la nomination des présidents de jury de BTSA au contrôle en cours de formation (remontée des notes de CCF) les indications de procédure qui se trouvent sur le site intranet " Gestion des examens » à l'intention des responsables d'examens dans les services déconcentrés.

Elle s'attache, en particulier, à donner des instructions précises à tous les acteurs sollicités pendant

le déroulement d'une session d'examens. L'organisation d'une session d'examen ne souffre pas de

défaut. Il est important que chacun des acteurs veille particulièrement à l'accomplissement des

fonctions et tâches qui lui reviennent et qui sont décrites en détail dans cette note de service.

Les modalités de délivrance des diplômes par la voie de la validation des acquis de l'expérience

(VAE) ou des diplômes en unités capitalisables (UC) font l'objet d'autres textes réglementaires.

Chronologie de l'organisation et du déroulement d'une session d'examens L'organisation d'une session d'examens est une opération complexe qui mobilise un très grand nombre de personnes pendant les mois de mai, juin et juillet de chaque année sur des tâches et

des lieux précis. Cette opération se déroule en plusieurs étapes selon une chronologie bien

établie et des échéances précises :

1- lancement des opérations et " paramétrage » de la session : en juillet de l'année précédant

la session, la DGER décide des dates des épreuves écrites, le compte à rebours peut commencer. La session est paramétrée dans l'application de gestion des examens " Indexa2 » : établissement des dates-clés, ouvertures d'examens, choix des régions responsables de l'organisation. Les autorités académiques vérifient et contrôlent les

ouvertures d'examens par établissement et les modalités d'évaluation. Les avis sont publiés

au JORF.

2- inscriptions : étape fondamentale de la session, l'inscription des candidats est l'acte

fondateur d'une session. Pour qu'un candidat se présente à un examen en vue de

l'obtention d'un diplôme, il est obligé de s'inscrire. Son inscription oblige l'administration à

organiser les examens. La candidature incombe au candidat si celui-ci est majeur au 31 décembre de l'année de l'examen. Si le candidat est mineur, la responsabilité de la candidature incombe au candidat et à ses parents ou tuteurs légaux. Il est de la responsabilité des chefs d'établissement d'organiser aux dates prescrites l'inscription à l'examen des candidats en formation ou des candidats scolarisés dont ils sont responsables. Les chefs d'établissement vérifient, au moment de leur entrée en formation, que les candidats répondent bien, preuves à l'appui, aux conditions de présentation de l'examen. 4 Pour les candidats hors formation, l'inscription est un acte personnel auprès des autorités

académiques de leur lieu de résidence. Les autorités académiques contrôlent la légalité et

enregistrent la totalité des inscriptions avant fin décembre. Une note de service annuelle

précise les procédures et les échéanciers. Cette étape est obligatoirement close au 31

décembre de l'année précédant la session.

3- préparation et mise en place de l'organisation :

entre septembre et mars, les autorités académiques, avec l'appui des CIRSE, mettent en place l'ensemble des éléments nécessaires à la session : choix des lieux et centres d'épreuves, enquêtes relatives aux acteurs, nominations des présidents et présidents-adjoints de jurys, repérage des candidats à situation particulière. entre janvier et mars, l'organisation est saisie dans Indexa2 dans le détail. Cela permet de diffuser, aux établissements centres d'examens et aux examinateurs, à la mi-mars, le planning prévisionnel du déroulement des épreuves et des convocations des examinateurs. entre la mi-mars et la fin des congés de printemps s'opèrent tous les ajustements nécessaires. les autorités académiques disposent également des renseignements nécessaires pour procéder au routage des rapports de stage.

4- remontée des notes de CCF : dès le début mai, les établissements peuvent procéder à la

remontée ou à la saisie des notes de CCF (via les procédures logicielles ad hoc, libellule,

indexa2,...). Cette étape marque, pour les établissements la fin de leur responsabilité dans

la délivrance des diplômes en CCF. Une note de service annuelle précise les modalités de cette remontée de notes.

A partir du mois de mai et jusqu'à la fin des opérations de jury se déroule la session proprement

dite : les épreuves terminales, écrites, orales ou pratiques sont suivies par les ateliers de correction

des épreuves écrites et les délibérations. Puis les résultats sont diffusés de telle sorte que la session

soit close à la date fixée par avis publié au JO à l'étape n°1.

Les acteurs

2.1 Les services responsables des examens

En application de l'article 1 de l'arrêté du 25 juillet 1995, l'organisation des examens est confiée aux

DRAAF, autorités académiques qui exercent, par délégation, les prérogatives du ministre chargé de

l'agriculture en matière de délivrance des diplômes. Une note de service annuelle précise la liste des

examens dont l'organisation est confiée à chaque DRAAF. De ce fait, chaque DRAAF est à la fois

autorité académique (AA) et autorité responsable de l'organisation (RO) de certains examens.

L'administration centrale a autorité en matière de : production réglementaire contrôle financement

La DRAAF autorité académique géographiquement compétente a autorité en matière de gestion :

des candidats isolés qui résident dans la région des candidats scolarisés dans la région, notamment pour ce qui est des épreuves

écrites

des examinateurs qui ont une affectation administrative dans la région des établissements et de leurs personnels situés dans la région 5

La DRAAF autorité académique responsable de l'organisation de l'examen a autorité en matière

d'organisation des examens sur : les examinateurs qu'elle nomme dans les jurys les présidents et présidents-adjoints qu'elle nomme sur un examen (à l'exception des présidents de jurys BTSA qui sont nommés au plan national par le ministre chargé de l'agriculture) les centres d'examens qu'elle choisit et leurs personnels la diffusion et la publication des résultats en ligne (opération déléguée au CIRSE) la délivrance des diplômes

Les chefs d'établissement ont autorité en matière d'inscription des élèves, apprentis ou stagiaires

qu'ils présentent aux examens. Ils garantissent : le respect des conditions réglementaires d'entrée en formation et d'inscription aux examens la complétude de la formation le respect des échéances dans le traitement administratif des dossiers l'information des candidats sur toutes les opérations et procédures relatives aux examens. l'exactitude des données transmises lors des différentes enquêtes

Les chefs d'établissement ont également autorité en matière d'organisation de la mise en oeuvre du

contrôle en cours de formation et de collecte, d'enregistrement et de remontée des notes de CCF. Ils

garantissent : le respect des contrats d'évaluation signés avec les présidents et présidents- adjoints le respect de la réglementation des examens l'impartialité dans le traitement des épreuves en CCF l'exactitude des notes délivrées le respect des échéances pour les remontées des notes ou les saisies directes sur le site web. L'autorité du DRAAF s'exerce à différents moments-clés de la session : les inscriptions la mise en place de l'organisation le déroulement des épreuves les délibérations les publications des résultats et leur archivage le suivi et la gestion des contentieux la gestion financière. Les Centres interrégionaux de service aux examens (CIRSE) mutualisent les outils et les moyens : ils assistent les DRAAF dans les tâches qui leur incombent ils assurent la coordination et la logistique des opérations ils assurent le traitement financier. Sous la coordination des responsables régionaux de l'organisation et avec l'assistance des CIRSE, participent au déroulement des opérations : les chefs d'établissement les présidents et présidents-adjoints de jurys les chefs de centre les surveillants les examinateurs et correcteurs, membres de jurys.

Chacun en ce qui le concerne, a un rôle essentiel à jouer dans le déroulement des opérations. Il doit

prendre connaissance de ses responsabilités, de ses marges de manoeuvre et doit respecter

scrupuleusement son rôle et son périmètre d'action tel qu'indiqué dans cette note de service.

Cette note de service propose également en annexe une série de fiches techniques à l'usage des

différents acteurs aux différents moments de la session. 6

2.2 Le jury

La composition et la nomination des jurys sont réglementées par le Code rural. Le jury est désigné

par le ministre chargé de l'agriculture ou, par délégation, par l'autorité académique responsable de

l'organisation de l'examen selon les dispositions prévues par les textes réglementaires régissant

l'examen : tout agent de droit public et tout enseignant d'établissement sous contrat ou

habilité, en service, doit se tenir à la disposition de l'autorité académique pendant toute la

durée de la session d'examens même si celle-ci s'étend sur une période de congé scolaire

des élèves (arrêté du 1 er octobre 1990).

Le jury comprend :

un président éventuellement un vice-président qui le supplée en cas d'indisponibilité un ou plusieurs présidents adjoints pour l'assister dans ses tâches ou suppléer le président en cas d'indisponibilité des membres : enseignants, formateurs ou professionnels Le jury est assisté d'un ou plusieurs secrétaires chargés des tâches administratives

Il peut être fait appel, en accord avec les services du rectorat, à des professeurs relevant du

Ministère de l'éducation nationale.

Le jury, sous l'autorité de son président ou président adjoint, arrête les notes d'examen et, de façon

souveraine, propose l'admission, l'admission après rachat ou l'ajournement des candidats. Il arrête

la liste des candidats ayant satisfait aux conditions de délivrance du diplôme. Seul le procès verbal

dressé par le jury lors des délibérations fait foi des résultats de l'examen.

Le jury est souverain dans ses évaluations et ses délibérations, dans le cadre de la réglementation

en vigueur.

Il est indépendant de l'autorité académique. Celle-ci ne peut exercer qu'un contrôle de conformité et

de légalité sur les opérations de déroulement de l'examen. Le président et les présidents adjoints de jury :

Le président et les présidents-adjoints de jury, une fois nommés, assurent trois rôles différents et

complémentaires : ils contrôlent et régulent la mise en oeuvre du contrôle en cours de formation (CCF), partie intégrante de la délivrance des diplômes : cette fonction et ces tâches font l'objet de plusieurs autres textes réglementaires. ils assurent la " police de l'examen» : ils s'assurent du déroulement des épreuves en application stricte de la réglementation. A ce titre, les présidents ou présidents- adjoints sont présents sur les centres d'épreuves orales et pratiques et sur les centres de correction. Ils peuvent et doivent intervenir, aussi bien auprès d'un examinateur que d'un candidat ou de tout autre acteur, afin de faire respecter les

principes décrits à l'article 9 de l'arrêté du 1er octobre 1990 et la réglementation de

chaque examen. Ils mettent en place tout type d'actions qu'ils jugent nécessaires dans ce but. Ils inscrivent aux procès verbaux des centres et des épreuves leurs interventions et décisions. ils président les délibérations du jury, qu'il soit réuni en formation restreinte ou plénière qui arrête les notes et propose l'admission, l'admission après rachat ou l'ajournement des candidats. Le président ou le président-adjoint de jury veille à la stricte application de la réglementation d'examen. A ce sujet il est l'interlocuteur privilégié de l'administration centrale ou de l'autorité académique. fait respecter l'égalité de traitement et l'impartialité auxquelles les candidats ont droit. s'assure que l'esprit des épreuves et les modalités de leur déroulement sont connus de tous, candidats et membres de jury. 7 édicte les consignes nécessaires à la mise en place des jurys ainsi qu'à l'organisation des ateliers de correction et des centres d'épreuves pratiques et orales et il vérifie leur application. rappelle à tous les membres que la souveraineté du jury s'exerce dans le cadre de la réglementation.

Chaque président de jury s'assure que les présidents-adjoints et les membres du jury connaissent

les modalités et les contraintes de l'examen.

Le DRAAF responsable de l'organisation de l'examen lui fait parvenir, à l'issue de chaque phase, les

éléments indispensables lui permettant d'apprécier les conditions de mise en place de l'examen.

Attention : la police de l'établissement reste toujours de la responsabilité du chef de

l'établissement centre d'accueil des épreuves, tel qu'indiqué dans le Décret n° 2001-47 du 16 janvier

2001 et précisé dans la note de service DGER/SDEPC/N2005-2087 du 29 novembre 2005.

Les membres de jury : examinateurs ou correcteurs

Dès leur désignation, les membres de jury doivent se conformer aux obligations de leur fonction.

Tout enseignant peut être désigné pour participer au jury. Les enseignants doivent répondre à toute demande de participation qui leur est transmise pour

l'élaboration de questions ou de sujets d'épreuves, la détermination des modalités d'évaluation,

l'harmonisation des critères d'évaluation et des niveaux d'exigence.

Un membre de jury ne doit pas avoir été en relation pédagogique ou éducative directe avec un

candidat qu'il est amené à évaluer. Lorsqu'un membre de jury est directeur, professeur ou maître de

stage d'un candidat évalué par le jury, il doit refuser d'évaluer ce candidat ou de procéder aux

validations le concernant et s'abstenir de toute intervention lors de la délibération sur ce candidat.

Tout membre de jury a pouvoir et devoir d'évaluation, qu'il soit enseignant de l'enseignement public, de l'enseignement privé ou qu'il soit professionnel du secteur. Tout membre de jury, relevant du droit public ou du droit privé, enseignant ou professionnel du

secteur, peut avoir la responsabilité d'un poste d'évaluation s'il en a été jugé apte par l'autorité

académique qui le nomme.

Sauf si le règlement l'impose, un poste d'évaluation peut ne comporter qu'un seul membre, même si

l'épreuve regroupe plusieurs disciplines. En cas d'absence d'un de ses membres, un poste d'évaluation peut fonctionner valablement.

Toute évaluation doit être accompagnée d'appréciations écrites selon les consignes données par

l'administration ou le président de jury. A chaque étape de l'examen (écrit, oral, pratique, correction,

délibération) un procès verbal est rédigé.

Les formations restreintes du jury

Un jury peut être fractionné en formations restreintes présidées, en l'absence du président, par des

présidents-adjoints. Elles peuvent être organisées chaque fois que la structure de l'examen, le

nombre et la nature des candidats ou leur répartition géographique imposent des contraintes

importantes aux candidats, au jury ou à l'administration. Elles ont capacité de délibération dans la

limite des missions qui leur sont attribuées. Elles ont la possibilité de subordonner leurs décisions à

celles du jury plénier.

Mise en place d'une session

3.1 Rôle de la DRAAF

Qu'elle soit responsable d'organisation de centres de composition ou de tout autre type de centre

d'épreuves ou de délibérations, la DRAAF, autorité académique, installe les bases de l'organisation :

8

Elle désigne, en concertation avec les chefs d'établissement, les centres d'épreuves. Elle nomme et

convoque les acteurs y participant : chefs de centre : personnels titulaires de catégorie A, chargés de direction, d'enseignement ou d'éducation. personnels de surveillance : personnels titulaires, contractuels, ou retraités d'enseignement, d'éducation, de surveillance ou d'administration. Elle veille à ce que le personnel soit en nombre suffisant pour que la surveillance soit assurée dans de bonnes conditions. examinateurs et correcteurs : elle arrête la composition des jurys selon les dispositions réglementaires, tout en s'assurant que les enseignants chargés de l'évaluation ne soient pas ou n'aient pas été en relation pédagogique avec les

candidats. Ils sont choisis selon leurs compétences telles qu'elles ont été déclarées lors

de l'enquête de compétence par les chefs d'établissement.

Elle répartit les candidats dans les centres (soit par critère géographique, soit par examen) et

transmet l'information aux CIRSE et aux chefs de centre. Elle transmet également aux chefs de

centre et aux chefs d'établissement d'accueil d'épreuves toute information relative aux candidats

bénéficiant de mesures particulières.

Elle pourvoit à l'appui technique et administratif aux chefs de centre pendant toute la durée des

opérations : elle assure la diffusion de l'information auprès des candidats et veille à l'exécution des consignes. elle assure le routage des rapports de stage des candidats isolés.

3.2 Rôle du CIRSE

À la demande des autorités académiques responsables de l'organisation des épreuves, le CIRSE

assure l'informatisation de l'organisation dans INDEXA2. Pour ce faire, il met en place les

procédures et les échéanciers nécessaires et coordonne les différentes opérations à mener entre les

régions. Le CIRSE a un rôle clef en matière de diffusion des sujets d'épreuves écrites : il réceptionne les sujets, les conditionne et procède à leur envoi sécurisé, il contribue à la vigie, à l'issue des épreuves, il répertorie les sujets non utilisés et rend compte à la DGER.

En sa qualité de centre de services pour les DRAAF, une fois l'organisation saisie dans Indexa2, il

assure la logistique de la session ; il édite, conditionne et envoie : les enquêtes administratives et de compétence, les convocations aux candidats, les convocations aux chefs de centre, aux examinateurs et correcteurs,

éventuellement, au personnel de surveillance,

les dossiers de centres, les listes de routage des rapports de stage.

3.3 Rôle du chef d'établissement

A la demande des autorités académiques organisatrices les chefs d'établissement assurent la collecte de toutes les informations nécessaires à la mise en place de la session, en particulier le recensement des compétences des enseignants et des formateurs transmettent aux personnels placés sous leur autorité toutes les informations relatives à leurs éventuels rôles et participation à la réalisation de la session d'examen Alertent les autorités académiques sur les difficultés rencontrées afin qu'il y soit porté remède. 9

Déroulement des épreuves

Les DRAAF, et les services chargés des examens sous leur autorité, interviennent pendant le

déroulement des épreuves au titre de la responsabilité globale et de la vigie : ils apportent des

réponses à tout incident, à tout dysfonctionnement, en prenant l'attache, le cas échéant, de la

DGER. Il appartient au chef d'établissement responsable de la police de son établissement de prendre

les mesures nécessaires afin d'assurer que les épreuves, corrections ou délibérations puissent

se dérouler dans son établissement en toute sérénité et conformément à la réglementation.

Il appartient au président de jury, responsable de la police de l'examen de prendre les mesures

nécessaires afin d'assurer que les épreuves, corrections ou délibérations se déroulent

conformément à la réglementation.

Sur les centres de composition (épreuves écrites), la police de l'examen est assurée par le chef

de centre.

4.1 Les épreuves écrites : centres de composition

Rôle du chef d'établissement d'accueil des épreuves : Le chef d'établissement d'accueil des épreuves écrites est responsable : de la préparation des salles pour les épreuves et de la bonne répartition des candidats dans celles-ci de la réception des sujets et de leur mise au secret de la mise en place des aménagements particuliers pour les candidats en situation de handicap.

Tout au long des épreuves, il se met à disposition du chef de centre et met tout en oeuvre pour

lui faciliter sa mission. Dans ce cadre, il pourvoit rapidement au remplacement de surveillants ou de secrétaires absents. À la fin des épreuves, il est chargé de l'envoi des copies. Pendant toute la durée des épreuves, il reste responsable de la police de l'établissement.

Rôle du chef de centre de composition

Le chef de centre est responsable du bon déroulement des épreuves écrites conformément à la

réglementation. Il s'assure de son application et veille à ce que soient respectés l'anonymat des

candidats, l'égalité de traitement et l'impartialité auxquels chaque candidat a droit. Il est responsable, sur le centre de composition, de la police de l'examen. Il est responsable de la gestion de la surveillance : il décide la répartition des surveillants et désigne les responsables de salle, il précise aux surveillants leurs droits et devoirs, leur donne les consignes et veille à les faire respecter,quotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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