[PDF] RFQ consultant élaboration dun manuel des procédures

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NOTICE DE SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS

Ref. Dossier: RFQ consultant élaboration d'un manuel des procédures administrative, comptable et financière

Date: 25/09/2016

Pays: MALI

Description de la mission: Consultant international chargé de rédiger un manuel des procédures

administrative, comptable et financière

Nom du Projet: PNUD/FONDS MONDIAL

Durée du contrat : 30 JOURS OUVRABLES

Les soumissions doivent être envoyées à l'adresse suiǀante͗ Programme des Nations Unies pour le Développement/Fonds Mondial

ACI 2000 HAMDALLAYE BAMAKO MALI

Avec la mention " RFQ BASE DE DONNEES DE SUIVI DES INDICATEUR VIH SIDA » ou par Email à : achat.reception@undp.org au plus tard 07/10/2016

Toute demande de clarification doit être envoyée par écrit à l'adresse mali.procurement@undp.org ;

l'Unité des achats répondra par écrit à toutes les demandes de clarification qui lui parviendront au plus

tard le 04/10/2016 et partagera la demande de clarification et la réponse avec tous les candidats qui

auront exprimé leur intention de soumissionner sans révéler toutefois l'origine de la demande de

clarification.

1 . Contexte

travers un Plan à Court Terme (PCT 1987-1988), deux Plans à Moyen Terme (PMT1 1989-1993 et PMT2 1994-(Plan Stratégique National PNS 2001-

2005 et les Cadres Stratégiques Nationaux 2006-2010 et 2013-2017).

revue en mars 2004 dans sa composition et dans sa structuration par le Décret n° n°04-106/P-RM du

contre le VIH/sida. , de

ressources financières et matérielles appropriées afin de pouvoir jouer son rôle de responsable de la

mettre en place en son sein des capacités suffisa financièr de référence conçus. lutte contre le VIH/sida et de veiller à l A ce titre, il est chargé de : - coordonner la mobilisation et la budgétisation des ressources nécessaires à la du cadre stratégique national de lutte contre le VIH/SIDA ;

- veiller à la transparence du processus de passation des contrats, à la réalisation des audits et

autres contrôles ; - collecter et diffuser les informations stratégiques relatives à la pandémie ;

- assurer la coordination de la gestion technique et financière des différentes contributions au

programme National Multisectoriel de Lutte contre le VIH/SIDA ; - tenir le secrétariat technique du HCNLS.

Mondiale , la Banque Africaine pour le Développement (BAD) et le Fonds Mondial dans le cadre de la

gestion du projet Multisectoriel de lutte contre le sida. Il doit reprendre la description institutionnelle

2. ETENDUE, RESPONSABILITES ET DESCRIPTION DES OBJECTIFS DE LA MISSION.

1.1. Objectif principal :

ce qui a trait aux procédures des différents partenaires financiers du SEHCNLS. unique et consensuel.

1.2. Objectifs spécifiques :

Le manuel de procédures visera les objectifs spécifiques suivants : - du SE-

niveau de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans le fonctionnement des

procédures ;

- fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et

le traitement des documents administratifs et comptables ;

- décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion

mis en place pour le SE-HCNLS; engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts, - ns administrative, comptable et financière.

1.3 Etendu de la mission

La mission sera réalisée en deux phases :

contrôle existant - Rédaction du manuel des procédures administrative, comptable et financière, aspects institutionnels : précision du cadre institutionnel global du SEHCNLS en rapport avec

toutes les structures devant jouer un rôle dans le cadre du programme. Détail des attributions de

chaque acteur avec niveau de rattachement levant toute équivoque sur le rôle de chacun. Pour le

SEHCNLS rédiger la fiche de description des postes de chaque agent,

description des procédures : cette partie doit être la plus détaillée possible et permettre

procédures à mettre en place sont les suivantes : o procédures budgétaires, o procédures de trésorerie, o gestion des immobilisations, o gestion du carburant, o o procédures de gestion du personnel, o

Le consultant jouera le rôle de conseil auprès de SEHCNLS. Il formera les acteurs impliqués dans la

gestion du SEHCNLS. Il interviendra ensuite, selon un plan de travail convenu avec le SEHCNLS, pour faiblesses identifiées.

1.4 Les délivrables

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable finalisé approuvé par le SEHCNLS et

ses partenaires technique et financier est disponible.

2.1 Un manuel de procédures administrative, comptable et financière intégrant différents modules

de gestion ci- référer dans permettre à chacun des intervenants de rendre compte de ses propres act physique et financière du programme,

2.2 Un système intégré et informatisé de gestion comptable, budgétaire et analytique supporté

par un guide clair et capable de prendre en charge : - la gestion comptable, - la gestion financière et de trésorerie, - la gestion budgétaire, - la gestion des marchés et contrats, - la gestion des immobilisations, - la gestion des consommables, - n et de gestion des biens, - les procédures de gestion du personnel, - les procédures de contrôle (audit interne et externe),

Le manuel sera élaboré et fourni en trois (03) exemplaires originaux en copies dures et une (01)

version électronique

1.5 La méthodologie

la Banque Mondiale , la Banque Africaine pour le Développement (BAD) et le Fonds Mondial dans le

cadre de la gestion du projet Multisectoriel de lutte contre le sida (MAP) Il doit toutefois, reprendre la

en vigueur dans le cadre

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable du SE HCNLS sera élaboré selon la

méthode participative et comprendra les étapes suivantes - le recr - la validation finale du projet de manuel à travers un atelier national, - de validation par le consultant, - la finalisation du manuel par le consultant,

1.6 Le contenu du Manuel

Le manuel de procédures doit préciser pour le compte du Secrétariat Exécutif du Haut Conseil National

procédures à appliquer. Les normes et procédur

SEHCNLS.

Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes fonctions. A

érations successives à exécuter

ns le manuel sont les suivants - les aspects institutionnels, - la planification des activités, - la passation des marchés, - le suivi des activités, - les procédures financières, - les procédures comptables, - les procédures administratives, - Les annexes

3. EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Qualification et Expérience

- Un expert-comptable n équivalent ayant au moins dix(10) programmes, - un expert-comptable diplômé - un spécialiste en informatique pratiquant du logiciel TOMPRO WINDOWS et ayant une bonne connaissance des produits de la société TOMATE pour suivre tous les aspects de mise

Langues

La parfaite maîtrise du Français est requise (langue officielle et de travail du Mali) ;

Compétence

L structures bénéficiant Le té et de gestion déléguée

de fonds publics. Le Consultant doit être disponible à travailler avec le SEHCNLS dans le cadre de son

mandat. Il doit démontrer une capacité à rendre compte promptement et efficacement de la gestion de

son mandat.

4. DOCUMENTS A SOUMETTRE

Les candidats intéressés doivent soumettre les documents suivants pour démontrer leur qualification

et compétence:

1. Une soumission:

(i) Expliquer pourquoi vous pensez que vous êtes le (la) meilleur(e) candidat(e) pour la mission. de la mission.

2. Une soumission financière ; ( voir point 5 le modèle de proposition financière)

3. CV détaillé comprenant les expériences pertinentes dans des projets similaires et au moins 3

références, ainsi que les diplômes obtenus.

4. Le formulaire P11 rempli

5. SOUMISSION FINANCIERE

TABLEAU DES COUTS

No Description Quantité/Nombre

des mois

Prix Unitaire Prix Total

1. Honoraires

2 Toutes Autres dépenses pertinentes,

si applicable, *Proposition financière à présenter tous frais compris Consultant de nous faire une offre forfaitaire pour la durée de la consultation.

6. EVALUATION

Evaluation technique : les candidats qui auront 70% et plus des points seront retenus pour l'Ġtape

suivante RĠcapitulatif des formulaires d'Ġǀaluation des Propositions techniques Note maximum

Consultant

A B C D E

1. Qualification et expérience 40

2. Plan de travail 20

3. Méthodologie proposée et approche pour exécuter le travail

selon les TDR 40

Total 100

Formulaire 1

Note maximum

A B C D E

Expertise / Qualification et expérience dans le domaine

1.1 Diplômes et références clés 20

1.2 Expertise avérée dans la gestion d'institution rĠgionale ou

international de développement 20

Total 40

2 Note maximum

Consultant

A B C D E

Plan de travail

maximum

Consultant

A B C D E

Méthodologie proposée et approche pour exécuter le travail selon les TDR

2.1 La proposition montre-elle une compréhension générale des

activités à mener ? 20

2.2 La proposition comprend-elle un cadre

méthodologique cohérent et une structure précise des résultats attendus ? 20

Total 40

7. RESULTATS ATTENDUS ET DELIVRABLES

Le paiement sera soumis aux délivrables ( Résultats) suivants :

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable finalisé approuvé par le SEHCNLS et

ses partenaires technique et financier est disponible. Le produit de cette consultation est un rapport écrit sur les points spécifiés dans les objectifs ci-dessus. Le consultant remettra au Secrétariat Exécutif du HCNLS et au PNUD un rapport de mission.

ANNEXES

ANNEXE 1- TERMES DE REFERENCES (TDR)

ANNEXE 2- CONDITIONS GENERALES DE CONTRAT POUR LES CONSULTANTS INDIVIDUELS

2.1 Le plan de travail est-il bien défini, bien détaillé et

correspond-il aux termes de référence ? 20

Total 20

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