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Ministère de la Culture

Département de l'innovation

numérique (SG/SCPCI)

182, rue Saint-Honoré

75001 Paris

Guide pratiqueGuide pratique Guide pratiqueDéploiement de projets de Gestion de la Relation Contacts (GRC) au sein des institutions culturelles

—20

Retour au sommaire | Introduction | Avant-propos | Phase 1 | Phase 2 | Phase 3 | Phase 4 | Phase 5 | Phase 6 | Synthèse | Contacts02

INTRODUCTION 04

AVANTPROPOS

Qu'est-ce qu'un outil de GRC ? 05

1.Les fonctions d'un outil de GRC 06

2.L es objectifs d"un outil de GRC 07

PHASE 1

Évaluer l'opportunité

et organiser le projet 09

1.1 Pr éciser sa stratégie

pour déterminer ses besoins 10 1 .2 E nvisager l"écosystème du projet 10 1 .3 I dentier les risques et les contraintes 11 1 .4 C ollecter l"information 12 1 .5 Est imer le budget 13 1 .6 S "assurer du portage par la hiérarchie et de l"adhésion interne 13 1 .7 Co nstruire un calendrier prudent 14

PHASE 2

Formaliser les besoins 15

2.1 Id entier les services concernés 16

2 .2 Q ualier le niveau d"engagement des services, identier les ux de données, évaluer les impacts 17 2 .3 C atégoriser et hiérarchiser les besoins 18

PHASE 3

Anticiper les étapes structurantes

19

3.1 Pr ivilégier une stratégie

de déploiement progressif 20 3 .2 T ravailler les nouvelles procédures 20 3 .3 A nticiper la stratégie de reprise des données 21
3 .4 P oser les principes d"intégration de l"outil de GRC au sein du système d"information 22
3 .5 D

énir une stratégie d"accompagnement

du changement 22

Sommaire

Retour au sommaire | Introduction | Avant-propos | Phase 1 | Phase 2 | Phase 3 | Phase 4 | Phase 5 | Phase 6 | Synthèse | Contacts03

PHASE 4

Choisir la solution 23

4.1 As socier les services métiers et informatiques

à la rédaction du cahier des charges

24
4 .2 I mposer ou non une méthode de développement 24
4 .3 S olliciter un expert juridique pour choisir la forme de la consultation 2 5 4.4 tre vigilant sur la rédaction des clauses sensibles 2 5 4.5 P révoir dans la procédure d"appel d"ores l"audition des candidats 29
4 .6 S

électionner le prestataire en fonction

de ses besoins 30

PHASE 5

Développer la solution 34

5.1 La ncer et cadrer la réalisation 35

5 .2 V eiller à la qualité de la documentation fonctionnelle et technique 35
5 .3 M aîtriser les paramétrages et limiter les développements spéciques 36
5 .4 R eprendre des données de qualité 37
5 .5 I nvestir sur la phase de recette pour sécuriser le déploiement 38

PHASE 6

Démarrer, ajuster, pérenniser 39

6.1 Pl anier les démonstrations et les formations 40

6 .2 P révoir une documentation pour les utilisateurs 40
6 .3 O rganiser le démarrage 41
6 .4 P réparer le passage entre le projet et le service 41
6 .5 A près le déploiement: réévaluer les besoins 42

SYNTHÈSE

DES RECOMMANDATIONS

4 3

CONTACTS

4 5

Annexe : Aperçu de marché

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La connaissance des publics représente un enjeu majeur pour l'ensemble des acteurs du secteur culturel. Elle constitue un pré-requis dans la mise en oeuvre des politiques de démocratisation culturelle et de diversification des publics. Elle est également au centre du modèle économique de ses opérateurs et des acteurs subventionnés en permettant de fidéliser et d'acquérir de nouveaux publics en ligne et in situ et de développer des ressources propres. Dans un contexte de transition numérique du secteur culturel, l'objectif de développement de la collecte et de l'exploitation des données visiteurs, au service d'une meilleure connaissance des publics, a été inscrit dans la stratégie numérique du ministère de la Culture.

Ce guide d'accompagnement des projets de

Gestion de la Relation

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