MANUEL DE LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS PDF

connaissances de base en gestion des RH. Pas de prérequis. Contenu et outils pédagogiques. Logistique et supports. • Salle de cours équipée. • Powerpoint.

Paie et administration du personnel

Les Tableaux de bord de la gestion sociale Dunod

LORGANISATION DU TRAVAIL ET LA GESTION DU PERSONNEL

Mais il peut arriver que l'on vous envoie à un cours élémentaire de gestion. nel (le gérant le conseil d'administration

LADMINISTRATION DU PERSONNEL

fluctués au cours des dernières décennies surement on ne manquera L'administration du personnel est une gestion de la situation administrative du personnel.

ADMINISTRATION DU PERSONNEL DANS UNE PME

La gestion administrative du personnel est certainement une des tâches les plus complexes au sein de Observer finement les processus en cours en listant les ...

Guide dévaluation et de description de tâches pour le personnel

Vallières Réjean. Formation sur la Gestion du personnel

Gestion

Le contrôle en cours de formation est organisé à administrative des relations externes gestion administrative des relations avec le personnel

GESTION DU PERSONNEL par Malcolm Harper

Ce programme de formation fait partie d'une série de cours élaborés par le projet BIT-MATCOM destininé à aider les personnes qui veulent entreprendre des

Exercices avec corrigés détaillés Gestion des Ressources Humaines

la bonne gestion administrative et financière de l'entreprise. Il peut éventuellement se voir confier des tâches d'administration du personnel ;. – l

GENERALITES SUR LA GESTION ADMINISTRATIVE DU

une généralité sur la gestion administrative du personnel ensuite Historiquement

LADMINISTRATION DU PERSONNEL

fluctués au cours des dernières décennies surement on ne manquera pas de les La gestion administrative du personnel assure également la collecte

MANUEL DE LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Formation sur l'utilisation du logiciel Gestion VirtuelleErreur ! former et conseiller le personnel dans les unités administratives sur toute question.

Guide dévaluation et de description de tâches pour le personnel

Suite à la formation sur la gestion du personnel donnée en janvier 2007 plusieurs organismes Adjoint administratif / Adjointe administrative.

GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

gestion des ressources humaines assure non seulement un climat de travail motivant et stimulant mais mobilise le personnel dans l'atteinte des objectifs de.

GESTION DU PERSONNEL par Malcolm Harper

La décision dépendra des besoins de formation des parti- cipants du temps et des moyens dont vous disposerez. Le formateur lira en détail les cours qu'il aura

Programme de gestion du personnel professionnel

administrative l'appréciation du personnel et le perfectionnement

Rapport annuel de gestion 2019-2020

Conseil de la justice administrative à l'adresse suivante : www.cja.gouv.qc.ca. ISSN 1705-1347 (version imprimée). ISSN 1715-5274 (PDF – en ligne).

LA GESTION DES CARRIERES ADMINISTRATIVES DANS LA

Les écoles spécialisées de l'administration congolaise assurent la formation professionnelle initiale et la formation en cours de carrière des fonctionnaires. L

Guide concernant la classification et la rémunération du personnel

Mar 31 2013 Personnel de soutien administratif . ... considérer ce modèle de classification comme un outil de gestion qu'il ... formation reconnues.

MANUEL DE LA GESTION

DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Septembre 2010

Édition produite par :

Le Service de l'accès à l'information et des ressources documentaires du ministère de la

Santé et des Services sociaux

Le genre masculin utilisé dans ce document désigne aussi les femmes que les hommes. 3

TABLE DES MATIÈRES

PAGE

TABLE DES MATIÈRES ............................................................................................................. 3

INTRODUCTION .......................................................................................................................... 9

PARTIE 1 :

PRÉSENTATION DE LA GESTION DES DOCUMENTS .. Erreur ! Signet non défini.

1.1 Définition de la gestion des documents ................ Erreur ! Signet non défini.

1.2 Objectifs de la gestion des documents ................. Erreur ! Signet non défini.

1.3 Obligations légales et administratives de la gestion des documentsErreur ! Signet non défi

PARTIE 2 :

POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS DU MSSS Erreur ! Signet non défini.

2.1 Rôles et responsabilités des intervenants ............ Erreur ! Signet non défini.

2.1.1 Service de l'accès à l'information et des ressources documentairesErreur ! Signet non défi

2.1.2 Unités administratives .......................................... Erreur ! Signet non défini.

PARTIE 3 :

SERVICES OFFERTS EN GESTION DOCUMENTAIRE ... Erreur ! Signet non défini.

3.1 Formation des responsables de postes de classementErreur ! Signet non défini.

3.2 Formation sur les opérations de la gestion des documentsErreur ! Signet non défini.

3.3 Formation sur l'utilisation du logiciel Gestion VirtuelleErreur ! Signet non défini.

3.4 Formation sur l'utilisation du logiciel GED ExpressErreur ! Signet non défini. 3.5 Support technique et conseil aux unités administrativesErreur ! Signet non défini.

3.6 Suivi et mise à jour du programme de gestion des documentsErreur ! Signet non défini.

PARTIE 4 :

DOCUMENT ET SES PARTICULARITÉS ......................... Erreur ! Signet non défini.

4.1 Définition .............................................................. Erreur ! Signet non défini.

4.2 Valeurs des documents ........................................ Erreur ! Signet non défini.

4.3 Phases de vie des documents ............................. Erreur ! Signet non défini.

PARTIE 5 :

OUTILS DE LA GESTION DES DOCUMENTS ................. Erreur ! Signet non défini. 5.1 Le plan de classification uniforme ........................ Erreur ! Signet non défini.

5.1.1 Définition .............................................................. Erreur ! Signet non défini.

5.1.2 Objectifs ............................................................... Erreur ! Signet non défini.

5.1.3 Obligations légales et administratives .................. Erreur ! Signet non défini.

45.2
Le calendrier de conservation .............................. Erreur ! Signet non défini.

5.2.1 Définition .............................................................. Erreur ! Signet non défini.

5.2.2 Objectifs ............................................................... Erreur ! Signet non défini.

5.2.3 Obligations légales et administratives .................. Erreur ! Signet non défini.

5.3 Le logiciel Gestion Virtuelle .................................. Erreur ! Signet non défini.

5.3.1

Définition .............................................................. Erreur ! Signet non défini.

5.3.2 Objectifs ............................................................... Erreur ! Signet non défini.

5.4

Le logiciel GED Express ............................................................................... 21

5.4.1

Définition ...................................................................................................... 21

5.4.2 Objectifs ....................................................................................................... 21

PARTIE 6 :

MISE EN OEUVRE DE LA GESTION DES DOCUMENTS .................................... 22

6.1 Traitement des documents actifs ......................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.1 Classification des documents actifs ..................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.1.1 Codification ........................................................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.1.2 Attribution d'un délai de conservation .................. Erreur ! Signet non défini.

6.1.1.3 Description et indexation ...................................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.2 Classement des documents actifs ........................ Erreur ! Signet non défini.

6.1.2.1 Identification des documents actifs ...................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.2.2 Rangement des documents actifs ........................ Erreur ! Signet non défini.

6.1.3 Repérage des documents actifs ........................... Erreur ! Signet non défini.

6.1.4 Circulation des documents actifs .......................... Erreur ! Signet non défini.

6.2 Déclassement des documents semi-actifs ................................................... 26

6.2.1 Critères de déclassement des documents semi-actifsErreur ! Signet non défini.

6.2.2 Déclassement des dossiers principaux ................ Erreur ! Signet non défini.

6.2.3 Déclassement des dossiers secondaires ............. Erreur ! Signet non défini.

6.2.4 Transfert des documents au CDSA ...................... Erreur ! Signet non défini.

6.2.5 Emprunt ou réactivation des documents semi-actifsErreur ! Signet non défini.

6.3 Disposition des documents inactifs ...................... Erreur ! Signet non défini.

6.3.1 Destruction des documents inactifs ...................... Erreur ! Signet non défini.

6.3.2 Échantillonnage des documents inactifs .............. Erreur ! Signet non défini.

6.3.3 Versement des documents inactifs à la BAnQ ..... Erreur ! Signet non défini.

6.4 Fournitures et équipement ................................... Erreur ! Signet non défini.

5PARTIE 7 :

GUIDE D'UTILISATION DU LOGICIEL GESTION VIRTUELLEErreur ! Signet non défini.

7.1 Accès à Gestion Virtuelle ..................................... Erreur ! Signet non défini.

7.1.1 Identification de l'usager ....................................... Erreur ! Signet non défini.

7.2 Menu principal ...................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.3 Fonctionnement de Gestion Virtuelle ................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.1 Barre d'outils ........................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.1 Barre d'outils : section Aide .................................. Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.2 Barre d'outils : section Recherche ........................ Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.3 Barre d'outils : section Confirmation des actions . Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.4 Barre d'outils : section Saisie ............................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.5 Barre d'outils : section Rapports .......................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.6 Barre d'outils : section Navigation ........................ Erreur ! Signet non défini.

7.3.1.7 Barre d'outils : section Mode en cours ................. Erreur ! Signet non défini.

7.3.2 Autres boutons et icônes ...................................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.3 Types de rubriques ............................................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.3.1 Rubrique obligatoire ............................................. Erreur ! Signet non défini.

7.3.3.2 Rubrique blanche simple ...................................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.3.3 Rubrique blanche avec une flèche ....................... Erreur ! Signet non défini.

7.3.3.4 Rubrique à entrée automatique ............................ Erreur ! Signet non défini.

7.4 Actions .................................................................. Erreur ! Signet non défini.

7.4.1 Recherche ............................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.4.2 Recherche avancée ............................................. Erreur ! Signet non défini.

7.4.3 Création ................................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.4.4 Duplication ............................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.4.5 Modification .......................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.4.6 Modification en lot ................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.4.7 Suppression ......................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.4.8 Suppression en lot ................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.5 Modules ................................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.5.1 Module Dossiers ................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.1.1 Rubriques ............................................................. Erreur ! Signet non défini.

7.5.1.2 Boutons bleus ....................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.1.3 Boutons gris ......................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.2 Module Documents .............................................. Erreur ! Signet non défini.

7.5.2.1 Rubriques ............................................................. Erreur ! Signet non défini.

67.5.2.2 Boutons bleus ....................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.2.3 Boutons gris ......................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.3 Module Plan de classification ............................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.3.1 Rubriques ............................................................. Erreur ! Signet non défini.

7.5.3.2 Boutons bleus ....................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.4 Module Calendrier de conservation ...................... Erreur ! Signet non défini.

7.5.4.1 Rubriques ............................................................. Erreur ! Signet non défini.

7.5.4.2 Boutons bleus ....................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.6 Rapports ............................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.1 Impression des rapports ....................................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2 Module Dossiers ................................................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.1 Étiquettes de dossiers par code - MSSS .............. Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.2 Étiquettes de dossiers par titre - MSSS ............... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.3 Étiquettes Onglets Titre ........................................ Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.4 Étiquettes Onglets Code de classification - MSSSErreur ! Signet non défini.

7.6.2.5 Liste des dossiers et responsable - MSSS .......... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.6 Liste des dossiers par poste de classement triée par codeErreur ! Signet non défini.

7.6.2.7 Liste des dossiers par poste de classement triée par titreErreur ! Signet non défini.

7.6.2.8 Liste des dossiers par mot-clé - MSSS ............... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.9 Liste des dossiers semi-actifs - MSSS ................ Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.10 Liste des documents par dossier .......................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.11 Liste des répétitifs ................................................ Erreur ! Signet non défini.

7.6.2.12 Listes de dossiers en relation avec le calendrier de conservationErreur ! Signet non défini.

7.6.3 Module Documents .............................................. Erreur ! Signet non défini.

7.6.3.1 Liste des documents ............................................ Erreur ! Signet non défini.

7.6.3.2 Liste des documents par dossier .......................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.4 Module Plan de classification ............................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.4.1 Codes de classification par règle du calendrier de conservationErreur ! Signet non défini.

7.6.4.2 Étiquettes Onglets Code de classification - MSSSErreur ! Signet non défini.

7.6.4.3 Étiquettes Onglets Titre du plan - MSSS ............. Erreur ! Signet non défini.

7.6.4.4 Index des mots-clés du plan de classification ...... Erreur ! Signet non défini.

7.6.4.5 Plan de classification (hiérarchique avec description modèle 2)Erreur ! Signet non défini.

7.6.4.6 Plan de classification (hiérarchique) ..................... Erreur ! Signet non défini.

7.6.4.7 Règles du calendrier de conservation par code de classificationErreur ! Signet non défini.

7.6.5 Module Calendrier de conservation ...................... Erreur ! Signet non défini.

77.6.5.1 Codes de classification par règle du calendrier de conservationErreur ! Signet non défini.

7.6.5.2 Index des mots-clés du calendrier de conservationErreur ! Signet non défini.

7.6.5.3 Règles du calendrier de conservation .................. Erreur ! Signet non défini.

7.6.5.4 Règles du calendrier de conservation avec descriptionErreur ! Signet non défini.

7.6.5.5 Règles du calendrier de conservation par détenteurErreur ! Signet non défini.

7.6.5.6 Règles du calendrier de conservation par code de classificationErreur ! Signet non défini.

PARTIE 8 : GUIDE D'UTILISATION DU LOGICIEL GED EXPRESS ....................................... 96

8.1 Accès à GED Express .................................................................................. 96

8.1.1 Installation de GED Express ........................................................................ 96

8.1.2 Identification de l'usager

................................................................................ 97

8.2 Navigation .................................................................................................... 98

8.2.1 Interface "Explorateur de GED Express» .................................................... 98

8.2.1.1 Description des colonnes de la section "liste des documents» du poste .... 99

8.2.1.2 Description des colonnes de la section "liste des doc.» Gestion Virtuelle ... 99

8.2.1.3 Boutons icônes ............................................................................................. 99

8.2.2 Fonction bouton de "droite» dans Windows ............................................. 100

8.2.3 Application Gestion Virtuelle ...................................................................... 101

8.2.4 Fonction "Agent d'archivage de courriels Notes» ...................................... 102

8.3 Assistant de liaison ..................................................................................... 103

8.3.1 Onglet document ........................................................................................ 103

8.3.1.1 Définition des rubriques .............................................................................. 103

8.3.2 Onglet dossier ............................................................................................ 104

8.3.2.1 Définition des rubriques .............................................................................. 104

8.3.3 Recherche de dossier ................................................................................ 105

8.3.3.1 Définition des rubriques .............................................................................. 105

8LEXIQUE ................................................................................................................................. 106

BIBLIOGRAPHIE ..................................................................................................................... 108

ANNEXES ................................................................................................................................ 110

ANNEXE 1 : Dir. sur la destruction des documents renfermant des rens. personnels .. 111

ANNEXE 2 : Politique de gestion des documents du MSSS .............................................. 116

ANNEXE 3 : Fiche de circulation ......................................................................................... 127

ANNEXE 4 : Montage d'une boîte de transfert de documents .......................................... 129

ANNEXE 5 : Formulaire de transfert de documents semi-actifs ....................................... 131

ANNEXE 6 : Formulaire de contrôle de sortie des documents ......................................... 133

ANNEXE 7 : Formulaire de déclassement des documents semi-actifs ............................ 135 9

INTRODUCTION

Le Service de l'accès à l'information et des ressources documentaires, conformément à la Politique de gestion des documents du MSSS, est le maître d'oeuvre du développement et de la mise en application du programme ministériel de gestion des documents. Le Service a pour mandat de : appliquer les lois (Loi sur les archives, Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels) et politiques gouvernementales relatives à la gestion des documents; développer et mettre à jour les diverses composantes du système de gestion des documents; coordonner l'implantation et le suivi du système de gestion des documents dans les unités administratives; former et conseiller le personnel dans les unités administratives sur toute question relative à la gestion des documents; appliquer le calendrier de conservation des documents par l'exécution des opérations annuelles d'épuration et de déclassement; agir comme interlocuteur auprès de la Bibliothèque et Archives nationales du

Québec (BAnQ).

C'est dans le cadre de ce mandat que le Service de l'accès à l'information et des ressources documentaires a élaboré le Manuel de la gestion des documents administratifs. Cet ouvrage, conçu pour que le système de gestion des documents soit appliqué de façon uniforme,

présente les rôles et responsabilités des divers intervenants, les services offerts, les outils

documentaires, les étapes de mise en oeuvre du programme de gestion des documents et le guide d'utilisation du logiciel Gestion Virtuelle. Il constitue un manuel de référence pour tous ceux (gestionnaires, professionnels, personnel

de soutien) qui ont à implanter et/ou à utiliser le système ministériel de gestion des documents.

10 PARTIE 1 : PRÉSENTATION DE LA GESTION DES DOCUMENTS

1.1 Définition de la gestion des documents

La gestion des documents est l'ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la

conception, au développement, à l'implantation et à l'évaluation des systèmes administratifs

requis pour gérer les documents depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur élimination

quotesdbs_dbs9.pdfusesText_15

[PDF] gestion administrative et financière d'une association

[PDF] gestion admission post bac

[PDF] gestion admission post bac prof

[PDF] gestion axée sur les résultats (gar)

[PDF] gestion axée sur les résultats de développement

[PDF] gestion axée sur les résultats et indicateurs de performance

[PDF] gestion axee sur les resultats et planification strategique

[PDF] gestion axée sur les résultats maroc

[PDF] gestion budgetaire cours gratuit

[PDF] gestion budgétaire cours ofppt pdf

[PDF] gestion budgétaire et prévisionnelle

[PDF] gestion budgetaire exercices corrigés

[PDF] gestion budgétaire exercices corrigés ofppt

[PDF] gestion budgétaire ofppt pdf

[PDF] gestion commerciale définition pdf

[PDF] MANUEL DE LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS