[PDF] GUIDE DU CAHIER DES CHARGES - UNIL Université de Lausanne

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GUIDE DU CAHIER

DES CHARGES

- EDITION 2010 -

Guide du cahier des charges / Etat de Vaud

Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 1

TABLE DES MATIERES

Introduction................................................................................................................................................. 2

I. Définitions......................................................................................................................................... 3

1. Cahier des charges et organisation.............................................................................................

2. Cahier des charges et entretien d'appréciation........................................................................... 3

3

3. Cahier des charges et fiche emploi-type..................................................................................... 3

II. Etablissement d'un cahier des charges............................................................................................ 4

III. Précisions techniques ...................................................................................................................... 9

Foire Aux Questions (FAQ)......................................................................................................................... 10

" Il [Le Conseil d'Etat] veille à ce que chaque poste soit décrit par un cahier des charges. » (LPers, art. 17 al. 2) " L'autorité d'engagement établit le cahier des charges. Elle adapte ce document à l'évolution du poste. » (RLPers, art. 30)

2 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010

INTRODUCTION

e cahier des charges permet de connaître de manière précise et concise la position occupée, les attentes

professionnelles et les responsabilités inhérentes au poste. Il décrit l'ensemble des activités exercées.

e formulaire édition 2010 s'inscrit dans une logique poste. Sur la base des missions et prestations du service,

l'autorité d'engagement définit les missions et activités des postes qui vont permettre de mener à bien les

prestations de son service. Ainsi, il s'agit avant tout de décrire de manière factuelle les activités du poste afin

d'identifier son contenu.

nscrit dans un ensemble d'outils de gestion des ressources humaines (GRH), le cahier des charges est à

utiliser en complémentarité avec les autres outils, en particulier le plan des postes, l'organigramme de l'entité,

l'entretien d'appréciation et la fiche emploi-type.

e cahier des charges constitue un outil indispensable à la GRH. Il intervient à plusieurs étapes de son

processus, à savoir :

L'organisation du service.

La détermination de la collocation du poste, et par conséquent, du niveau de classe salariale.

Le recrutement et la sélection.

L'appréciation.

La formation.

Schéma 1. Modèle de gestion intégrée des ressources humaines. L L I L

Guide du cahier des charges / Etat de Vaud

Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 3

I. DEFINITIONS

1. Cahier des charges et organisation

e cahier des charges décrit le poste qui s'inscrit dans une organisation formalisée par le plan des postes.

e plan des postes est un document officiel fixant la structure organisationnelle (organigramme), l'effectif total et

le niveau des postes d'une entité (en principe un service ou un office) en regard des missions qui lui sont

attribuées.

2. Cahier des charges et entretien d'appréciation

e cahier des charges est une description factuelle des missions, activités et exigences liées à un poste. Il

constitue un document de référence lors de l'entretien d'appréciation sur lequel il est possible de s'appuyer pour

clarifier les attentes réciproques entre le/la responsable hiérarchique et le/la collaborateur-trice.

n outre, l'entretien d'appréciation constitue l'occasion appropriée pour traiter de l'évolution du cahier des

charges d'un poste. Il peut s'agir d'une mise à jour des missions et/ou des activités du poste. Le/la

collaborateur-trice et le/la responsable dressent respectivement la liste de toutes les prestations et activités

supplémentaires de nature permanente et non formalisées dans le cahier des charges depuis sa dernière

révision, ainsi que les activités abandonnées.

3. Cahier des charges et fiche emploi-type

e cahier des charges et la fiche emploi-type sont deux outils distincts et complémentaires. La fiche emploi-type

est une description générique d'un métier. Elle décrit le contenu d'un emploi-type au travers de :

Sa mission.

Ses activités essentielles.

Ses compétences.

Son parcours professionnel.

Son contexte.

Ses tendances et facteurs d'évolution.

e cahier des charges et la fiche emploi-type ne peuvent pas se substituer l'un à l'autre. Leur objectif est

différent, le cahier des charges s'attachant à décrire non pas un métier mais un poste, soit une situation de

travail bien spécifique. L L L E L L

4 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010

II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES

e cahier des charges est défini par plusieurs rubriques :

Actualisation.

Identification du poste.

Mission générale du poste.

Conduite (ETP directement subordonné-s).

Mode de remplacement prévu, en cas d'absence du titulaire.

Missions et activités.

Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire.

Exigences requises.

Astreintes particulières.

Signatures.

Rubriques du formulaire Commentaires / Indications

1. Actualisation

Etabli le Date de création ou de mise à jour du document. Par Nom et prénom (ou fonction) de la personne qui a établi le cahier des charges. En principe, il s'agit du/de la supérieur-e direct-e, par délégation de l'autorité d'engagement. Il ou elle peut se faire appuyer par un-e CoRH ou un-e RRH. Remplace la version du Date de la version précédente, le cas échéant.

Motif d'actualisation Exemples :

Réorganisation de l'entité / du service

Evolution de la mission / des tâches

Création du poste

Suite à l'entretien d'appréciation

2. Identification du poste

Département Choisir dans la liste déroulante le département auquel est rattaché le poste.

Service Choisir dans la liste déroulante le service auquel est rattaché le poste. Entité Toute subdivision du service à laquelle est rattaché le poste.

N° de poste

(division, secteur, établissement, office...) Numéro du poste de référence figurant dans le plan des postes du service auquel est rattaché le poste.

Intitulé du poste dans

l'entité L'intitulé du poste peut être différent du libellé de l'emploi-type en fonction

notamment de l'organisation du service. L

Guide du cahier des charges / Etat de Vaud

Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 5

II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES

N° Emploi-type Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l'Etat de Vaud.

Libellé Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l'Etat de Vaud.

Chaîne

Niveau La grille des fonctions est accessible sur les sites Internet et Intranet de l'Etat de

Vaud, ainsi que sur Padoc (Lotus Notes).

3. Mission générale du poste

Elément de mission 1

Elément de mission 2

Elément de mission 3

Elément de mission 4

Elément de mission 5 Il s'agit de la raison d'être du poste à décliner en cinq éléments principaux

maximum. Chaque élément de mission est défini par : un verbe d'impact : - assurer, garantir, maintenir, veiller, ... lorsque le titulaire est seul responsable du résultat - contribuer, participer, concourir, ... lorsque le titulaire partage avec d'autres la responsabilité du résultat un résultat une ou des actions qui expriment comment le résultat est obtenu

Exemple : Responsable financier

Mission générale 1 : Coordonner et diriger l'ensemble des activités de l'unité financière.

Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers

de l'unité et à la recherche des irrégularités éventuelles. Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et financière. N.B. : Exemple à titre indicatif et non exhaustif Ces éléments de mission doivent permettre de répondre à la question : " Pourquoi ce poste a-t-il été créé ?». L'insertion automatique dans les champs de la rubrique 6 a lieu dès que vous passez au champ suivant à l'aide des flèches du clavier.

4. Conduite : ETP directement subordonné-s

Préciser le nombre d'ETP directement subordonné-s. On peut également indiquer les types de poste concernés mais pas les noms des titulaires. Pour le détail, se référer au plan des postes ou à l'organigramme qui peut être annexé au formulaire.

Exemple :

3.5 ETP de gestionnaire de dossiers

5. Mode de remplacement prévu, en cas d'absence du titulaire

Préciser le n° du poste chargé du remplacement. Pour le détail, se référer au plan des postes ou à l'organigramme du service. Il s'agit ici d'indiquer plutôt les modes

6 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010

II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES

de remplacement connus du service (ex. : un adjoint du ou de la directeur-trice de l'entité). Dans ce cas, la mission dévouée à ce remplacement figure dans le cahier des charges du poste concerné.

6. Missions et activités

Il s'agit ici de détailler, en étant factuel et descriptif, les diverses activités et tâches attendues en vu de l'accomplissement des missions générales décrites au point 3. Ainsi, les activités décrites doivent rendre compte du contenu du poste. Les activités indiquent ce que le poste exige d'accomplir pour atteindre les objectifs du service. La définition des activités d'un poste est formulée par un verbe d'action et l'objet sur lequel il s'applique. Exemples de verbe d'action : contrôler, conduire, conseiller, réparer, élaborer, construire, informer, animer, mettre en place, planifier, évaluer, etc. Les activités seront utilisées comme références lors de l'entretien d'appréciation notamment dans le Bilan de la période écoulée, ainsi que la Fixation et planification des objectifs de la future période. Il est donc important de cerner correctement les activités du poste.

Exemple fictif: Responsable financier

Ne pas mentionner : " être responsable du budget » mais... Mission générale 1 : Coordonner et diriger l'ensemble des activités de l'unité financière. Activité 1 : Etablir le budget de son entité et le faire valider par son/sa supérieur-e Activité 2 : S'assurer du respect des délais et du suivi des tâches Activité 3 : Organiser et répartir les activités au sein de l'unité Activité 4 : Informer, motiver, développer, participer au recrutement et apprécier le personnel de l'unité Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers de l'unité et à la recherche des irrégularités

éventuelles

Activité 1 : Définir les procédures internes et veiller à leurs applications Activité 2 : Mettre en place, promouvoir et développer des processus modernes de gestion financière Activité 3 : Vérifier, consolider et analyser les états financiers (bilan, comptes de fonctionnement, etc.) Activité 4 : Suivre l'exploitation du budget, les demandes d'autorisation de dépassement Activité 5 : Planifier et participer aux séances d'examen du budget et des comptes bouclés

Guide du cahier des charges / Etat de Vaud

Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010 7

II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES

Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et financière Activité 1 : Préparer et effectuer le suivi des budgets des entités répondantes Activité 2 : Transmettre et commenter les directives budgétaires et de bouclement aux entités répondantes Activité 3 : Informer et former les différent-e-s intervenant-e-s sur les procédures financières Activité 4 : Renseigner les instances de contrôle interne ou externe et préparer les documents nécessaires dans le cadre de la préparation du budget, de son exploitation et du bouclement des comptes

Il est indispensable de :

Décrire les activités du poste qui reflètent les missions et prestations de l'organisation Se concentrer sur le travail exigé par le poste et non sur ce que la personne aimerait faire ou sur la façon dont vous pensez qu'elle pourrait ou devrait faire à l'avenir N'énoncer aucune capacité ou qualité personnelle Un poste bien structuré comprend entre trois et cinq activités par mission générale. Préciser le pourcentage que couvre chaque mission sur le taux d'activité total. L'addition des sous-totaux mentionnés doit être équivalente à 100%, quel que soit l'ETP (taux d'activité).

7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire

Cas particulier : il s'agit de la seule rubrique qui présente un lien avec le ou la titulaire et non avec le poste. Ces responsabilités particulières disparaissent au départ du ou de la titulaire. Exemple : siège au conseil d'administration de tel organisme, etc.

8. Exigences requises

Formation de base

Mentionner si CFC, ES, Bachelor, Master... et l'intitulé du diplôme. Préciser si ce diplôme-là est exigé ou souhaité pour occuper le poste.

Formation

complémentaire Mentionner le titre exact de la formation complémentaire. Préciser si il s'agit d'une formation souhaitée ou exigée pour occuper le poste.

Expérience

professionnelle Mentionner les références en termes de domaines d'activité, de types d'organisations... précédentes nécessaires pour occuper le poste.

8 Service du personnel - Etat de Vaud - Edition 2010

II. ETABLISSEMENT D'UN CAHIER DES CHARGES

Préciser le nombre d'années exigé le cas échéant.

Connaissances et

capacités particulières Mentionner ici toutes capacités particulières exigées ou souhaitées pour occuper le

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