[PDF] Tesis Cristina Vallejo Auditoria de Gestion Damagrofarms S.A.





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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA FLORÍCOLA DAMAGROFARMS S.A.

AUTORA: CRISTINA NICOLE VALLEJO VALLEJO

cristinavallejo_9016@hotmail.com

AUTORIZADO

TUTOR: ING. LEONARDO SALVADOR PÉREZ, MSC.

lpsalvador@uce.edu.ec

QUITO, JULIO DE 2015

ii Vallejo Vallejo Cristina Nicole (2015). Auditoría de gestión aplicada a la empresa florícola DAMAGROFARMS S.A. Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito: UCE. 151 p.

iii

DEDICATORÍA

En primer lugar a Dios por ser mi guía y sustento en todo momento, por darme fuerzas para continuar y alcanzar mis objetivos. A mi padres por su apoyo, por ser mi inspiración y motivación en cada uno de los momentos de mi vida, por sus palabras de aliento y consejos que fueron indispensables para poder cumplir un peldaño más en vida profesional, pero sobre todo gracias por su amor y comprensión incondicional. A mi familia y amigos que compartieron cada uno de los momentos de alegrías y tristezas por apoyarme y ayudarme a no decaer y seguir luchando para alcanzar esta meta. A la Universidad Central del Ecuador por permitir adquirir cada uno de los conocimientos necesarios para desempeñarme en gran manera en vida profesional. iv

AGRADECIMIENTO

Principalmente quiero agradecer infinitamente a mi tutor Ing. Leonardo Salvador por su ayuda, comprensión y apoyo incondicional, brindándome sus conocimientos y guiándome de la mejor manera durante el desarrollo de esta tesis, por su tiempo dedicación y esfuerzo. Agradezco a la Florícola Damagrofarms S.A. por abrirme las puertas y permitirme obtener la información necesaria para el desarrollo de esta investigación. A mi familia y amigos por su apoyo, motivación y comprensión en alcanzar este objetivo de mi título de tercer nivel en la Universidad Central del Ecuador. v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, CRISTINA NICOLE VALLEJO VALLEJO en calidad de autora del Trabajo de Titulación realizada sobre "AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA FLORÍCOLA DAMAGROFARMS S.A.", por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, Julio 2015

Cristina Nicole Vallejo Vallejo

C.I. 1722695077

cristinavallejo_9016@hotmail.com vi vii viii

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 1

CAPÍTULO 1 ............................................................................................................................... 2

GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................................ 2

1. Aspectos generales ........................................................................................................... 2

1.2 Direccionamiento estratégico .......................................................................................... 10

CAPITULO 2 ............................................................................................................................. 17

ANÁLISIS SITUACIONAL ....................................................................................................... 17

2.1 Análisis interno ............................................................................................................. 17

2.2 Análisis externo ............................................................................................................. 20

2.3 FODA .......................................................................................................................... 36

CAPITULO 3 ............................................................................................................................. 38

MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ............................................................. 38

3.1 Historia de la auditoría ................................................................................................... 38

3.2 Marco conceptual de la auditoría de gestión ................................................................... 41

3.3 Beneficios de la Auditoría de gestión ............................................................................ 43

3.4 Herramientas de la auditoría de gestión ......................................................................... 43

3.5 Escala de medición ........................................................................................................ 52

3.6 Indicadores de Auditoría de gestión ................................................................................. 54

CAPITULO 4 ............................................................................................................................. 57

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ................................................................ 57

4. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN .................................................................... 58

4.1 Fase I. Conocimiento preliminar .................................................................................. 58

4.2 Fase II. planificación ...................................................................................................... 62

4.3 Fase III ejecución........................................................................................................... 63

4.3.1 Programa de auditoría ................................................................................................. 63

4.3.2 Modelos de evaluación del control interno ................................................................. 65

ix

4.3.3 Herramientas de evaluación de control interno ............................................................... 79

4.3.4 Evaluación de riesgos de auditoría ................................................................................ 81

4.3.5 Aplicación de técnicas y procedimientos de auditoria ..................................................... 82

4.3.6 Papeles de trabajo ....................................................................................................... 84

4.3.7 Evidencias ................................................................................................................. 87

CAPITULO 5 ............................................................................................................................. 89

AUDITORÍA DE GESTIÓN EMPRESA DAMAGROFARMS S.A. ............................................... 89

5.1 Comunicación de resultados ............................................................................................ 89

5.2 Documentación previa .................................................................................................... 99

5.3 Fase I Conocimiento preliminar ..................................................................................... 100

5.4 Fase II planificación ..................................................................................................... 114

5.5 Fase III ejecución......................................................................................................... 119

CAPÍTULO 6. .......................................................................................................................... 147

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................... 147

6.1 Conclusiones ............................................................................................................... 147

6.2 Recomendaciones ........................................................................................................ 147

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 149

x

LISTADO DE FIGURAS

Figura 1.1 Organigrama empresa Damagrofarms S.A. .................... Error! Bookmark not defined.

Figura 2.1 Ubicación de las oficinas Damagrofarms S.A ................................................................ 21

Figura 2.2 Ubicación de la plantación Damagrofarms S.A. ............................................................. 21

Figura 2.3 Inflación Acumulada en Diciembre de cada Año (2001- 2013). .................................... 22

Figura 2.4 Tasa Mensual de Inflación de cada Año (2012- 2014) ................................................... 23

Figura 2.5 Producto Interno Bruto de cada Año (2010- 2015) ......................................................... 24

Figura 2.6 Producto Interno Bruto variación trimestral.................................................................... 24

Figura 2.7 Tasa de Interés Referenciales Vigentes ........................................................................... 25

Figura 2.8 Tasa de Interés Activa y Pasiva Mensual ........................................................................ 26

Figura 2.9 Tasa de Interés. ............................................................................................................... 27

Figura 3.1 Modelo de Cuestionario de Control Interno .................................................................... 48

Figura 4.1 Fases de la Auditoría de Gestión ..................................................................................... 57

Figura 4.2. Componentes del COSO I .............................................................................................. 67

Figura 4.3. Componentes del COSO II ............................................................................................ 73

Figura 4.4. Componentes del COSO III ........................................................................................... 77

Figura 4.5 Simbología de Flujogramas............................................................................................. 80

xi

RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo se enfoca en el desarrollo de una auditoría de gestión aplicada a la empresa florícola

DAMAGROFARMS S.A., que contribuirá a mejorar los procesos y procedimientos y mejorar la calidad de los productos y la eficiencia en los servicios. Para que la Florícola Damagrofarms alcance sus objetivos es necesario implementar controles internos administrativos en las áreas de Recursos Humanos, Marketing y Ventas, Producción, Financiero con el fin de lograr la eficiencia de los procesos que se realizan en las mismas.

La auditoría de gestión es una herramienta que permite validar la información operativa así como

financiera; permitiendo corregir a tiempo las deficiencias en cuanto a sus políticas, procedimientos

y prácticas contables defectuosas.

Palabras Claves:

1. Auditoría de Gestión

2. Control Interno

3. COSO I-II-III

4. Riesgo

5. Procesos

xii 1

INTRODUCCIÓN

La auditoría de gestión es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquiera otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo de sus recursos humanos y materiales. La Auditoría de Gestión tiene como propósito aprovechar de mejor manera todos los recursos: humanos, financieros, tecnológicos y materiales; reduciendo costos y mejorando el rendimiento financiero de la empresa; empujando el desarrollo de las actividades de la empresa; generando planes de acción y procedimientos ligados al logro de los objetivos planteados por la misma. El documento está estructurado en seis capítulos, con los siguientes contenidos:

Capítulo 1: Contiene el conocimiento previo de la Compañía, reseña histórica, objetivos, misión

y visión; en general, como está conformada la empresa en la cual se aplica la investigación.

Capítulo 2: Realiza un análisis situacional de la Compañía, considerando factores internos y

externos que intervienen en el desarrollo de sus actividades.

Capítulo 3: Se establece previa información de la auditoría de gestión y todos los componentes

que lo conforma.

Capítulo 4: Considera el proceso de auditoría que se aplicara en el desarrollo práctico de la

investigación aplicada a la compañía Damagrofarms. S.A.

Capítulo 5: Desarrolla y analiza prácticamente las principales áreas de la compañía, sus

procesos y objetivos. Capítulo 6: Contiene conclusiones obtenidas en el desarrollo de la investigación y recomendaciones para la FLORÍCOLA DAMAGROFARMS S.A. 2

CAPÍTULO 1

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1. Aspectos Generales

1.1.1 Reseña histórica

La empresa "DAMAGROFARMS S.A. se dedica a la explotación y comercialización de flores y

productos agrícolas y agropecuarios. Inició sus actividades empresariales en la provincia de

Pichincha, ciudad de Quito, en el año 2009, bajo la dirección del Ingeniero Diego Romero, actual

Gerente General de la empresa.

La empresa DAMAGROFARMS S.A. empezó como una empresa pequeña en 2006 como uno de los productores de Baby"s Breath1 en Ecuador. Desde entonces, ha ampliado la línea de productos

para incluir una amplia variedad de flores de verano y novedades según las temporadas. Además de

los paquetes a granel de todos los días, ofrece una línea completa de los racimos de consumo y cajas

mixtas.

Presenta un programa de extensión cultivador permite a floricultores de pequeña escala el acceso

a la micro financiación. Trabaja con un puñado de pequeños productores de flores, boutique de flores

que dan a luz todos los días fresco y recogido en baldes a nuestras instalaciones consolidación cuarto

frío. Cuando llega la flor, nuestros manipuladores de flores expertos inspeccionan la calidad, grado

del producto, y el paquete de acuerdo a las especificaciones de nuestros clientes. DAMAGROFARMS S.A. adopta una postura proactiva en la protección del medio ambiente y de sus trabajadores.

1 {e refiere a una flores la gypsophilia en la cual existen varias variedades

3

1.1.2 Estructura Orgánica

1.1.2.1 Definición

La estructura orgánica es el esquema de división de las funciones, donde se establece líneas de autoridad

a través de diversos niveles en cada departamento, delimitando la responsabilidad y coordinando

formalmente las tareas en cada uno de los puestos para de esta manera alcanzar los objetivos propuestos.

Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el

proceso de la autoridad.

1.1.2.2 Organigrama

El organigrama es una herramienta gráfica, que permite visualizar los puestos de trabajo según los

niveles jerárquicos. .

1.2.2.2.1 Clasificación

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y

desagreganlos diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en

la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.

Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles

jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se

estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos

Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de grafi cación. Se

recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De bloque

Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades

en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas

en varios niveles jerárquicos. 4

Circular Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por

un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que

constituyen un nivel de organización A continuación se presenta el organigrama estructural de la empresa, donde se aprecia cómo está representada gráficamente la empresa. Figura No. 1.1. Organigrama empresa Damagrofarms S.A.

En: DAMAGROFARMS S.A.

5

Funciones principales de cada nivel.

Gerencia:

· Dirigir, organizar, controlar y planificar las actividades que deban realizar los departamentos de la florícola. · Autorizar y celebrar convenios o contratos para las exportaciones de flores en concordancia con las leyes que regula esta actividad.

· Supervisar las acciones administrativas, financieras y técnicas que de cada área de la florícola.

· Negociar con los clientes del exterior, en cuanto al nivel de exportación y políticas de pago.

· Representar legal y jurídicamente a la empresa en las actividades de la florícola.

Secretaría:

· Clasificar, ordenar y archivar todos los documentos de la florícola. · Manejar y elaborar un informe del Fondo de Caja Chica.

· Contestar llamadas telefónicas.

· Atender al público en general y clientes en particular personalmente o por teléfono y concertar

citas del gerente.

Departamento Financiero

· Dirigir, programar y controlar las finanzas de la florícola. · Organizar adecuadamente los recursos de la florícola. · Elaborar, conocer y aprobar el presupuesto de la Florícola.

· Supervisar que se mantenga al corriente el registro de todas las operaciones de la Florícola.

· Realizar estados de situación financieros, para saber en qué situación económica se encuentra

la florícola. · Ejecutar informes financieros mensuales para proporcionar a la Gerencia. · Recibir dinero que por diversos conceptos le será entregado. · Pagar sueldos, jornales y horas extras al personal, previa la autorización correspondiente.

Departamento de Producción

· Organizar y coordinar una correcta producción de rosas.

· Recibir nuevos pedidos.

6

· Revisar que todos los empleados utilicen el uniforme y los implementos de protección a fin de

cumplir con las normas de seguridad.

Poscosecha

· Cumplir con todas las normas de calidad requeridas para el envío de flores. · Dirigir el proceso de embonche de las flores, indicando las especificaciones de cada cliente. · Garantizar que los pedidos sean cumplidos en forma eficiente. · Controlar el rendimiento de los trabajadores. · Utilizar adecuadamente los implementos de seguridad entregados por la florícola.

Recepción y clasificación de tallos

· Receptar el material vegetal o tallos.

· Constatar que ingrese los tallos de las flores en mallas. · Identificar la variedad de los tallos de flores para su posterior proceso. · Utilizar adecuadamente los implementos de seguridad entregados por la empresa.

· Efectuar la clasificación selectiva de las flores por tamaño, color, variedad y por punto para su

envío a los diferentes pedidos de los clientes, a nivel nacional e internacional.

· Revisar el estado fitosanitario.

· Clasificar las flores para el mercado nacional e internacional de acuerdo a la formación de los

tallos. · Utilizar adecuadamente los implementos de seguridad entregados por la florícola.

Embanchador

· Colocar adecuadamente las flores en sus respectivos bonches. · Embonchar según la variedad de las flores. · Preparar los bonches en cantidades específicas para empacar y enviar a los diferentes mercados nacionales e internacionales. · Realizar un control de calidad final a las flores mientras se embonchan las mismas. · Utilizar adecuadamente los implementos de seguridad entregados por la florícola.

Empacador

· Realizar el empaque acorde a las especificaciones que señala la hoja de pedidos. 7 · Elaborar una hoja de pedido de materiales que se requiere para armar las cajas. · Armar las cajas y empacar las flores acorde al requerimiento de los clientes. · Acomodar adecuadamente las flores en las cajas a fin de que no se estropeen con el transporte. · Marcar las cajas con su contenido, los datos del cliente. · Colocar las etiquetas, guía de vuelo en cada una de las cajas, como referencia para su exportación. · Pasar las cajas al cuarto frío de despacho para el embarque y trasporte.

Departamento de marketing y ventas

· Programar, dirigir y controlar las operaciones comerciales para la venta de las flores en los mercados nacionales e internacionales. · Elaborar un plan de marketing estratégico para promocionar las importaciones de las flores. · Contratar medios de publicidad para fomentar la venta de flores en nuevos mercados ofertando la producción a precios competitivos...

· Fomentar estrategias de comercialización para lograr el posicionamiento de la florícola en los

mercados.

Departamento de Recursos Humanos

· Realizar el reclutamiento, selección y contratación del personal mediante pruebas adecuadas

de selección. · Cumplir y hacer cumplir la legislación laboral, normas y disposiciones establecidas. · Aplicar el sistema de evaluación del desempeño. · Promover las buenas relaciones entre la florícola, organizaciones laborales y trabajadores. · Mantener actualizados los registros y expedientes del personal y preparar las estadísticas correspondientes.

· Realizar capacitación del personal

1.1.3 Base Legal

La empresa DAMAGROFARMS S.A, se rige a las siguientes normativas y leyes: a. Ley de Compañías.- debido a que la empresa fue constituida como una Sociedad Anónima, esta debe regirse a esta ley, ya que debe cumplir con todo lo que establece la "Sección VI De 8

La Compañía Anónima con respecto a su constitución, capital, accionistas, políticas y todo lo

que en esta sección trate. La sociedad anónima es una compañía cuyo capital, dividido en acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente hasta el monto de sus

acciones. La denominación de esta compañía deberá contener la indicación de compañía

anónima o "sociedad anónima", o las correspondientes siglas.

El monto mínimo de capital, será el que determine la Superintendencia de Compañías. (800,00

USD actualmente). El capital de las compañías debe expresarse en dólares de los Estados Unidos

de América.

Art. 146.- La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo mandato de la

Superintendencia de Compañías, será inscrita en el Registro Mercantil. La compañía se tendrá

como existente y con personería jurídica desde el momento de dicha inscripción.

Art. 153.- Para la constitución de la compañía anónima por suscripción pública, sus promotores

elevarán a escritura pública el convenio de llevar adelante la promoción y el estatuto que ha de

regir la compañía a constituirse. La escritura contendrá, además: a. El nombre, apellido, nacionalidad y domicilio de los promotores; b. La denominación, objeto y capital social; c. Los derechos y ventajas particulares reservados a los promotores; d. El número de acciones en que el capital estuviere dividido, la clase y valor nominal de cada acción, su categoría y series; e. El plazo y condición de suscripción de las acciones; f. El nombre de la institución bancaria o financiera depositaria de las cantidades a pagarse en concepto de la suscripción; g. El plazo dentro del cual se otorgará la escritura de fundación; y, h. El domicilio de la compañía. b. Código de Trabajo.- Lo expuesto en este Código regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, que se aplican a las diferentes condiciones de trabajo, estos se aplican a cualquier institución y permiten el dar a conocer los lineamientos relativos al trabajo; en cuanto al trato

que se le debe dar a los trabajadores, la forma de contratar y tratar cualquier caso que se dé entre

en empleador y empleado haciendo que la institución lleve sus gestiones con la mayor transparencia posible para no tener inconveniente con los trabajadores. Entre los aspectos más frecuentes de regulación normativa, tenemos: 9 · Decimotercera remuneración o bono navideño.- Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el 24 de diciembre de cada año, una remuneración adicional equivalente a la doceava parte de las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. · Decimocuarta remuneración.- Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, una bonificación anual equivalente a una remuneración básica unificada para los trabajadores en general, vigente a la fecha de pago, que será cancelada hasta el 15 de marzo en las regiones de la Costa e Insular, y hasta el 15 de agosto en las regiones de la Sierra y Amazónica. · Vacaciones anuales.- Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no laborables. · Participación de trabajadores en utilidades de la empresa.- El empleador o empresa reconocerá en beneficio de sus trabajadores el quince por ciento (15%) de las utilidades anuales líquidas. Este porcentaje se distribuirá así: El diez por ciento (10%) se dividirá para los trabajadores de la empresa, sin consideración a las remuneraciones recibidas por cada uno de ellos durante el año correspondiente al reparto y será entregado directamente al trabajador. El cinco por ciento (5%) restante será entregado directamente a los trabajadores de la empresa, en proporción a sus cargas familiares, entendiéndose por éstas al cónyuge o conviviente en unión de hecho, los hijos menores de dieciocho años y los hijos minusválidos de cualquier edad. Las utilidades se deben cancelar a los trabajadores hasta el 15 de abril.

ORGANISMOS DE CONTROL

Los organismos de regulación y control son los siguientes:

La Superintendencia de Compañías.- Según el artículo 20 de la Ley de Compañías dice: "Las

compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de

Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año:

1. Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, así

como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos de fiscalización establecidos por la Ley; 10

2. La nómina de los administradores, representantes regales y socios o accionistas; y,

3. Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia de

Compañías.

El balance general anual y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias estarán aprobados por la junta

general de socios o accionistas, según el caso; dichos documentos, lo mismo que aquellos a los que

aluden los literales b) y c) del inciso anterior, estarán firmados por las personas que determine el

reglamento y se presentarán en la forma que señale la Superintendencia.

Ministerio de Relaciones Laborales.- Es el organismo que fomenta vinculación entre oferta y demanda

laboral, protege los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora. Dirige, orienta y administra las

políticas activas de empleo y desarrollo de los recursos humanos.

· Salario Básico.- Todo trabajador deberá percibir al menos como salario básico

unificado el valor de $354.00 dólares.

Servicios de Rentas Internas.- Por ser una sociedad anónima, debe cumplir con lo establecido en el

SRI, la empresa., debe cumplir oportunamente con los pagos de impuestos. El RUC de la institución es

el 1792198178001, sus declaraciones serán presentadas de acuerdo al noveno digito. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (I.E.S.S).- El IESS busca proteger a toda la población

ecuatoriana que esté trabajando con relación de dependencia o no, en aquellas eventualidades que el

trabajador puede sufrir; ya sea en la enfermedad, maternidad, riesgos de trabajo, discapacidad, cesantía,

invalidez, vejez y muerte; todos aquellos que ofrece la Ley de Seguridad Social. · Fondo de Reserva.- El IESS es el recaudador del fondo de reserva de los empleados, obreros,

y servidores públicos, afiliados al Seguro General Obligatorio, que prestan servicios por más de

un (1) año para un mismo empleador, de acuerdo con el Código del Trabajo.quotesdbs_dbs50.pdfusesText_50
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