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Gestion dématérialisée du stock d'instrumentation par le service de stérilisation pour une organisation efficiente du circuit

Lucie Godreau, Interne en pharmacie hospitalière, Centre hospitalier du Mans 1

Introduction - Contexte

• Depuis 2016, la stérilisation du Centre Hospitalier du Mans (CHM) centralise le stock d'instrumenta tion des 3 blocs opératoir es et unités de soins

• Circuit et rangement non optimal 2

Méthode

3

Méthoded'Analysedelachainedelavaleur

Objectifs

4 • État des lieux du circuit actuel • Proposition et mise en place de nouveaux outils physiques et informatiques de gestion • Amélioration des pratiques quotidiennes • Gain économique et gain de temps 5

État des lieux du circuit initial

AGENTSDESTERILISATION

• Etapederecomposition:remplacementduDMRmanquantparunDMRstocké• Pickingdanslaréserved'instruments• Étiquettesretiréeslorsquelestockminiestatteint

IBODEréférentesmatériels

• Chaquemois:inventairedesinstrumentsàcommander• Demandederachatauprèsdel'IBODEdegestion

IBODEGESTION• EnvoielademandederachatauprèsdelaDHAviaunformulairepapierDHA • Commandeenvoyéeaufournisseur 6

MAGASINGENERAL

• Réceptiondelacommande• ValidationdelaréceptionparlaDHA• Adressageaubloc

BLOCOPERATOIRE

• Réceptiondumatérielneuf• Envoiàlastérilisation

STERILISATION

• Cycledelavage"instrumentneuf»• Rangementenzonedestockageoucomplétudedelaboîteenattenteouenvoiaubloc

Procédéchronophage

7

Aléas observés

8 • Procédé chronophage

• Mode de gestion (avec les étiquettes) non respecté • Inventaires par les IBODE non réalisés régulièrement par manque de temps è commandes non faites

lorsque les stocks minimums sont atteints è instruments manquants en réserve • Multiples zones de stockage • Non optimisation des achats de l'instrumentation • Nombre de manquants important par boîte

o Préjudiciable pour le patient o Ouverture de plusieurs conteneurs pour une même intervention, perte de temps en salle, stérilisations

supplémentaires (coût) 9 Avant

Plan d'action proposé et mise en oeuvre

10 • Optimisation du rangement :

1. Réalisation d'un inventaire qualitatif et quantitatif avec les IBODE

référentes de chaque spécialité.

2. Acquisition de nouvelles armoires de stockage plus ergonomiques

11

3. Révision des nomenclatures

• Établissement d'une nouvelle procédure de nomenclature • Mise à jour progressive des nouvelles nomenclatures dans notre base T-DOC

(Getinge), en gardant dans un premier temps la " nomenclature local CHM »

4. Stockage des instruments dans une armoire commune (création

d'une dotation commune)+ armoires de spécialités pour les instruments spécifiques 12

5. Informatisation du stock grâce au module " T-DOC gestion de stock »

o Module de base nous permet

§ De visualiser informatiquement, avant déplacement, si l'instrument est en stock ou non, ainsi

que son emplacement dans la réserve

§ De réaliser le picking par scan des instruments en routine + les retours en stock § De passer des commandes auprès des fournisseurs (" ordres d'achat »)

o Module avancé nous permet

§ De faire des préconisations de commande: ü éditiondelalisted'instrumentsdontleseuilminimumaétéatteint§ De réaliser les inventaires par lecture code barre § De gérer les reliquats de commande

13

6. Étiquetage de chaque tiroir d'instruments

ü Gestion par lecture code barre

Indicateurs mesurés avant/après mise en place 14

986833

%deboîtesincomplètes

7,12%3,61%

Tempsmoyenderecherched'instruments

2,18minutes2,11minutes

25%92%

Discussion

15

• ↘descompositionsarrivantincomplèteaubloc• ↘delapertedetempslorsdel'ouvertureenurgencedenouvellesboitesetdoncgainéconomique

• Recherched'instrumentsplussimple• Gaindetempsenzonederecomposition • Gestionparlesagentsdestérilisation• Inventaireinformatisé • ↘dunombredemanquants 16

• La révision de la partie " stérilisation » (gestion du stock) du circuit de l'instrumentation permet maintenant d'initier la révision du circuit " commande »

• Ce travail a aussi permis o De revoir les nomenclatures des instruments o D'initier l'uniformisation complète des compositions existantes o De mettre à jour notre base T-DOC®

Perspectives

Merci pour votre attention

17 18

Je remercie pour ce travail:

• Foe Marie Rose • Gouygou Josiane • Laugier Laurent • Lemartinel Inès • Pilon Stéphanie • Serena Apolline • Tessier Tanguy • Tesson Lecoq Anne Lise • Les IBODE référentes ...

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