[PDF] Pôle 4 Gestion administrative des projets

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Pôle

4

Gestion administrative

des projets

Proposition de définition AFNOR (ISO 10006)

délais,decoûtsetderessources.

Pôle

4 : Gestion administrative des projets

Accompagnement administratif des projets,

observées, réalisées, ou simulées en PFMP ou en centre de formation permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du pôle 4 Référentiel de certification : Les activités constitutives du métier

Pôle 4 : Gestion administrative

des projets

Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet

Classe 4.2 : Évaluation du projet

Diffusion descriptif du projet,

bases documentaires + budgets + formalités + suivi de planning, de réunions + suivi logistique, + signalement des dysfonctionnements synthèses, des rapports administrative du projet.

Processus de projet

Comparaison de situations de travail

Pôle3 -GESTION

ADMINISTRATIVE INTERNE

4-GESTION ADMINISTRATIVE

DES PROJETS

Classe de

situations

3.2 gestion des modes de

travail

41 Suivi opérationnel du projet

Situation de

travail

3.2.1 Organisation et suivi de

réunion

4.1.7 Suivi des réunions liées au

projet

CompétencesOrganiser la logistique

Positionner une réunion dans le

Critère

le suivi de la réunion

Adaptation des réunions aux

étapes et objectifs du projet

Résultats

attendus

La réunion se déroule dans les

conditions attendues avec les supports demandés et les comptes rendus sont adressés

Les réunions permettent

formalisés dans le projet

Comparaison de situations de travail

Pôle3 -GESTION

ADMINISTRATIVE INTERNE

4-GESTION ADMINISTRATIVE

DES PROJETS

Classe de

situations

3.3 gestion des espaces de

travail et des ressources

41 Suivi opérationnel du projet

Situation de

travail

3.3.4. Participation au suivi du

budget de fonctionnement du service budgétaires liés au projet CompétencesMettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts

Chiffrer et présenter des

données budgétaires

Critère

Rigueur du suivi de la situation

budgétaire

Résultats

attendus

Les éléments budgétaires du

service sont actualisés

Toutes les informations

budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

Organisation pédagogique du pôle 4

Qui? ƒLes professeurs de gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le pôle 4

ƒUn travail en équipe est indispensable

Quand?

yDès la classe de seconde (sans complexité ni aléa). yEn classes de 1ère et Terminale (projets plus élaborés) ƒIntégration de la gestion administrative des projets dans le PPF et en fonction des opportunités

Méthodologie du suivi administratif

(Obligation de moyen et non de résultat)

411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet

412 Organisation de la base documentaire

414 Traitement des formalités et des autorisations

415 Suivi du planning de réalisation du projet

416 Mise en relation des acteurs du projet

417 Suivi des réunions liées au projet

418 Suivi logistique du projet

419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet

423 Clôture administrative du projet

Gestion administrative de projets :

EXEMPLES DE PROJET

¾Projet réalisé en classe en partenariat avec le

CDI : Participation au salon du livre

¾Projet réalisé au sein du lycée :

Organisation de la remise des diplômes

¾Projet réalisé en PFMP :

Concours des maisons fleuries

PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI

(7 I·$662FH$7H21 $1H0$·G2F6

Temps forts du projet:

‡3UpSMUMPLRQ GHV LQYLPMPLRQV LQIRUPMPLRQ MX[ PHPNUHV GH O·pTXLSH péd.

‡Préparation de différents plannings

‡Préparation des lieux

‡Accueil des visiteurs

‡Réalisation et exploitation de questionnaires de satisfaction

Activités

administrativesSuivi opérationnel du projetRésultats attendus

4.1.1 Mise en forme

et diffusion du descriptif du projet

Présentation du programme

Envoi aux élus et aux chefs

Le descriptif du projet,

mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés.

4.1.2 Organisation

de la base documentaire

Centralisation et organisation des fichiers

La base documentaire

est structurée et mise

à jour.

4.1.3 Production

G·pPMPV NXGJpPMLUHV

liés au projet (recettes/dépenses)après transmission des pièces par la documentaliste

Toutesles informations

budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

Activités

administrativesSuivi opérationnel du projetRésultats attendus

4.1.4 Traitement des

formalités et des autorisations classes

Les formalités sont

accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.

4.1.5 Suivi du planning

de réalisation du projet

Préparation de la liste de contrôle

(opérations à réaliser) est contrôlé.

4.1.8 Suivi logistique

du projet

Contact avec la Communauté de

Communes et la Mairie pour la

réservation de la salle et du matériel

La logistique matérielle

du projet est assurée.

Activités

administrativesÉvaluation du projetRésultats attendus

4.2.1 Participation à

O·pOMNRUMPLRQ GHV

documents de synthèse

Conception et présentation de questionnaires

de satisfaction (intervenants, accompagnateurs)

Dépouillement et synthèse des réponses

collectées

Les documents de

synthèse, mis en forme, permettent projet Activités administrativesSuivi opérationnel du projetRésultats attendus

4.1.1 Mise en forme et

diffusion du descriptif du projet

Présentation et description du projet à

Le descriptif du projet, mis en

forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés.

4.1.2 Organisation de la base

documentaire Récupération de la base de données élèves pour la gestion du publipostage

La base documentaire est

structurée et mise à jour. budgétaires liés au projet

Détermination du budget nécessaire pour la

réception

Toutes les informations

budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

4.1.4 Traitement des formalités

et des autorisations d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir les élèves

Autorisation de diffusion des photos sur le

site du lycée professionnel

Les formalités sont

accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais

Préparation de la remise des diplômes

Suivi de la participation

Accueil des participants

PROJET PROPOSÉ AU LYCÉE

REMISE DES DIPLOMES

en collaboration avec la seconde ARCU

4.1.5 Suivi du planning de

réalisation du projet

Programmation et planification des

différentes actions

Établir une liste des tâches.

L'avancement du projet

est contrôlé.

4.1.6 Mise en relation des

acteurs du projet

Transmission des informations aux

acteurs (classe de seconde ARCU)

Communication des informations au

proviseur adjoint (courriels)

Les échanges entre les

acteurs du projet sont opérationnels et fiables.

4.1.7 Suivi des réunions

liées au projet

Positionnement des dates en fonction

des contraintes des acteurs

Les réunions permettent

d'atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet.

4.1.8 Suivi logistique du

projet réservation des locaux, tables, chaises

Commande de boissons et sucreries

auprès desfournisseurs habituels

La logistique matérielle

du projet est assurée.

4.1.9 Signalement et suivi

des dysfonctionnements du projet

Analyse des dysfonctionnements dans

l'organisation de la manifestation

Mise en forme d'un compte-rendu

Les dysfonctionnements

sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

Activités

administrativesÉvaluation du projetCompétences

4.2.1 Participation à

documents de synthèse

Établissement de tableaux graphiques pour

statistique sur la participation

Les documents de

synthèse, mis en forme,

4.2.2 Participation au

Étude des dysfonctionnements

Réactualisation de la liste de tâches

intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet.

4.2.3 Clôture

administrative du projet

Préparation du bilan et intérêt de la

manifestation

Toutes les étapes

administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.

PROJET RÉALISÉ EN PFMP

Temps forts du projet:

‡Préparation du concours (campagne de communication)

‡Demande de lots, recherche de sponsors

‡Suivi des inscriptions

‡Promulgation des résultats

Activités

administrativesSuivi opérationnel du projetRésultats attendus

4.1.1 Mise en

forme et diffusion du descriptif du projet

Préparation du cahier des charges et de la

description du projet pour présentation à la réunion du conseil municipal

Le descriptif du projet, mis

en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés. 4.1.2

Organisation de

la base documentaire

Classement et organisation des fichiers dans

Gestion électronique des documents

La base documentaire est

structurée et mise à jour.

4.1.3 Production

G·pPMPV

budgétaires liés au projet Suivi du budget accordé par le conseil municipal : Réalisation de tableaux graphiques (recettes et des dépenses

Toutesles informations

budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

4.1.4 Traitement

des formalités et des autorisations Formalités liées aux photos et films réalisés dans le cadre du concours : des photos et films sur le site de la mairie

Les formalités sont

accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.

4.1.5 Suivi du

planning de réalisation du projet

Planification des temps forts du projet:

réaliser est contrôlé.

4.1.6 Mise en

relation des acteurs du projet

Affichage des informations liées auconcours

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