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Quelle est la relation entre l’assistant de direction et le dirigeant ?

L’assistant de direction est en charge du recrutement après aval du dirigeant. Il élabore les offres d’emploi et réceptionne les dossiers de candidature. Après sélection, il prépare et envoie les convocations pour les différents entretiens auxquels il participe aussi.

Quels sont les différents types d’assistant de direction ?

La personne occupant la fonction d’assistant de direction peut posséder d’autres dénominations. Elle peut aussi être appelée assistant de manager, attaché de direction, secrétaire de direction ou encore assistant d’unité opérationnel. Mais en réalité, l’assistant de direction joue un rôle bien plus important que celui de secrétaire de direction.

Quel est le rôle des assistants de direction ?

L’essor des nouvelles technologies rend les dirigeants de plus en plus autonomes, ce qui impacte le rôle des assistants/assistantes de direction. La nature de leurs tâches évolue. Ils/elles sont ainsi amené (e)s à gérer de manière autonome des activités supplémentaires, à valeur ajoutée (comptabilité, ressources humaines, services généraux).

FICHE DE POSTE : Assistante de direction

Rattachement hiérarchique (N+1) : DGA du pôle développement et aménagement du territoire

Niveau minimal de diplôme requis : BAC +2

Habilitation(s) requise(s) : - Formation supérieure en secrétariat - Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en secrétariat de direction

et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus

ainsi que les différents partenaires.

Compétences requises

Savoir :

- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint - Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction - Connaissances en comptabilité - Connaissances en ressources humaines

Savoir-faire :

- Maitrise orale et écrite de la langue française - Gestion des situations délicates

Savoir-être

- Rigueur, autonomie - Diplomatie - Sens du relationnel et du travail en équipe - Force de proposition - Disponibilité - Qualité de réserve

Activités du poste

filtrer, rediriger, transmettre - Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,

- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes

concernées à propos de dossiers ou actions

- Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats

opérationnels et du secrétariat des élus - Organiser le traitement et la diffusion des informations - Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate - Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées - Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu - Assurer les tâches de secrétariat - Gestion des flux de documents entrant et sortant - Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous - Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation - Préparation et organisation de rendez-vous et réunions - Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés

Cycle de travail : 1 607h annuel

Un roulement entre collègue est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires

marche et la continuité du service.

N.B.I : 15 points

Port EPI : néant

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