[PDF] Formulaire de pré-sélection des fournisseurs/sous-traitants FM-160

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Formulaire de pré-sélection des

fournisseurs/sous-traitants FM-160-092

Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

Version 1 Page 1 de 1FM-160-092

Nous vous remercions de votre intérêt en tant que fournisseur potentiel d'Oceanex. Afin de mieux connaître votre entreprise et de favoriser l'instauration de bons rapports avec vous, nous vous demandons de bien vouloir nous fournir les renseignements demandés dans le présent formulaire. Grâce à cette information, nous pourrons avoir une meilleure connaissance de votre organisation et disposer de l'information nécessaire pour créer un profil de fournisseur pour votre entreprise dans nos systèmes. Toute entreprise (peu importe son type) qui souhaite devenir fournisseur d'Oceanex doit OBLIGATOIREMENT remplir le présent formulaire, et Oceanex peut demander plus

d'information si elle le juge nécessaire. Sachez qu'un formulaire incomplet peut entraîner le rejet

de la demande ou en retarder l'approbation. Au besoin, joindre des feuilles supplémentaires. Veuillez retourner votre formulaire dûment rempli à :

ISO@oceanex.com.

Si vous avez besoin d'aide pour remplir le questionnaire, communiquez avec le coordonnateur

ISO d'Oceanex, à l'adresse courriel :

iso@oceanex.com.

Table des matières

Directives pour remplir le formulaire ........................................................................................... 2

Section A : Renseignements généraux ...................................................................................... 3

Section B : Gestion de la qualité ................................................................................................ 5

Section C : Santé, sécurité et environnement ............................................................................ 7

Section D : Information relative au rôle de transporteur .............................................................. 8

Commentaires : .......................................................................................................................... 9

Section E : Ap ................................................................... 9 Section F ......................................................................10

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fournisseurs/sous-traitants FM-160-092

Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

Version 2 Page 2 de 1FM-160-092

Directives pour remplir le formulaire

NoÉtape À être rempli

1 Déterminer quelles parties du formulaire qui doivent être remplies par le fournisseur. (Communiquer avec le coordonnateur ISO pour obtenir de l'aide.)

A Obligatoire pour tous

B Pour les fournisseurs offrant des biens ou des services qui ont un lien direct avec les services fournis aux clients C Pour les fournisseurs offrant des services sur place (c.-à-d.

à un terminal ou à bord d'un navire).

D Pour les fournisseurs qui sont des transporteurs (c.-à-d. entreprise de camionnage/chauffeur)

E Obligatoire pour tous

Oceanex (demandeur)

2 Déterminer si le compte fournisseur sera utilisé dans AMOS Oceanex (demandeur)

3 Inscrire le numéro de fournisseur s'il figure déjà dans la base de données d'Oceanex (c.-à-d. si Oceanex n'a jamais fait de paiement au transporteur auparavant)

Oceanex (demandeur)

4 Remplir le formulaire (au besoin, joindre des feuilles

supplémentaires) Fournisseur

5 Confirmer que tous les renseignements sont exacts Fournisseur

6 Joindre les documents nécessaires, au besoin Fournisseur

7 Apposer sa signature dans la section E Fournisseur

8 Retourner le formulaire dûment rempli à : ISO@oceanex.com Fournisseur

9 Examiner les renseignements pour s'assurer qu'ils sont

complets Oceanex (coordonnateur ISO)

10 Apposer sa signature dans la section F Oceanex (coordonnateur ISO)

11 Obtenir la signature du demandeur Oceanex (coordonnateur ISO)

12 Acheminer le formulaire aux services responsables de la

sécurité (au besoin) afin qu'ils soient signés Oceanex (coordonnateur ISO)

13 Obtenir la signature des représentants des services

responsables de la sécurité Responsables de la sécurité en mer et à terre

14 Retourner le formulaire approuvé au coordonnateur ISO Responsables de la sécurité en

mer et à terre

15 Approuver le formulaire Oceanex (coordonnateur ISO)

16 Envoyer le formulaire au service des finances Oceanex (coordonnateur ISO)

17 Créer dans le système un compte fournisseur pour et indiquer si ce compte doit être utilisé dans Coda ou dans AMOS (au besoin)

Service des finances

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Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

Version 2 Page 3 de 1FM-160-092

Réservé à l'usage d'Oceanex

Veuillez remplir les sections suivantes du présent formulaire :

Dénomination

sociale officielle de l'entreprise

Division/filiale (s'il y

a lieu)

No de fournisseur

chez Oceanex

Le compte du fournisseur sera-t-il

utilisé dans AMOS? OUI NON

Biens ou service fournis

par le fournisseur (détails)

Section A : Renseignements généraux

Personneressource (nom)

Adresse

No de téléphone

No de télécopieur

Section A Section B Section C Section D Section E

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Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

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Adresse courriel

Nom et coordonnées de la

seconde personne-ressource (Comme ci-dessus)

Devise privilégiée

Modalités de paiement

Information bancaire

Nom de la banque

adresse de la banque

Si vous souhaitez être payé

autrement que par chèque, veuillez fournir : numéro d'identification de la banque numéro du compte bancaire

Paiement par TEF : Offert

seulement aux entreprises qui sont canadiennes ou ont un compte bancaire dans une banque canadienne.

No de TPS

NO de TVH

NO de TVQ

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Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

Version 2 Page 5 de 1FM-160-092

Section B : Gestion de la qualité

OUI NON

L'entreprise dispose-t-elle d'un programme ou système de gestion de la qualité (SGQ)? S'agit-il d'un programme/système enregistré? Dans l'affirmative, répondre aux questions suivantes :

Nom du programme/système :

Numéro d'enregistrement :

Date d'expiration :

Nom de l'organisme

d'enregistrement : Si vous avez coché NON, veuillez résumer la façon dont votre entreprise assure la conformité de ses biens ou services aux exigences d'Oceanex ou à d'autres exigences et remplir le reste de la présente section. Prenez note que vous pouvez faire l'objet d'un audit en tant que fournisseur. Si votre entreprise a plusieurs installations ou sites d'exploitation, est-ce que tous ont la certification ISO? Conservez-vous des dossiers de certification et de formation pour vos employés en guise de preuve de compétence? Avez-vous un système de signalement des non-conformités?

Veuillez décrire en quelques mots la façon dont vous assurez la qualité de vos produits ou services.

(Joindre une feuille supplémentaire.) Votre entreprise a-t-elle un processus pour traiter les cas de non-conformité quand il s'agit de produits?

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Votre entreprise a-t-elle un mécanisme de pré-sélection des sous-traitants? Si vous avez coché NON, tout sous-traitant auquel vous ferez appel pour la prestation de services à Oceanex devra remplir le présent formulaire et être approuvé par Oceanex.

Veuillez fournir des références d'entreprises auxquelles vous avez fourni des biens ou des services au

cours des 12 derniers mois. 1. 2.

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5 mai 2014

Version 2 Page 7 de 1FM-160-092

Section C : Santé, sécurité et environnement (Pour les fournisseurs de services uniquement)

OUI NON

Votre entreprise est-elle dotée des plans qui suivent, ainsi que des documents afférents : Plan en matière de santé et de sécurité

Plan de gestion environnementale

Y a-t-il eu au cours des cinq dernières années des décès liés au travail au sein de votre personnel? Dans l'affirmative, veuillez joindre un résumé fournissant les principales informations afférentes, par exemple la date, la nature de l'incident (accident industriel, accident automobile, etc.) et tout autre renseignement pertinent. Au cours des trois dernières années, votre entreprise a-t-elle fait l'objet d'accusations ou d'une citation à comparaître dans le cadre de poursuites en vertu d'une loi ou d'une règlementation fédérale ou provinciale en matière de santé et sécurité au travail?

Veuillez fournir un rapport contenant le bilan ou les statistiques de votre entreprise en matière de santé et

de sécurité ainsi que d'environnement pour l'année en cours et les deux années précédentes, par

exemple en ce qui concerne les accidents avec perte de temps (PT), les cas de traitement médical (TM)

et la cote attribuée par la commission des accidents du travail (CAT)

TM PT Cote CAT

Année en cours

Année précédente

Il y a deux ans

Autorisation de la CAT

Montant de l'assurance responsabilité civile

d'entreprise

Date d'expiration :

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5 mai 2014

Version 2 Page 8 de 1FM-160-092

Section D : Information relative au rôle de transporteur

Veuillez joindre les documents qui suivent :

Attestation de conformité d'une commission des accidents du travail (provinciale/territoriale)

Profil détaillé du fournisseur en tant que transporteur (" Long Profile ») pour Terre-Neuve uniquement

Certificats d'assurance pour les polices suivantes : Assurance automobile responsabilité civile automobile protection minimale de 2 000 000 $ Assurance responsabilité civile de non-propriétaire (remorques) Assurance responsabilité civile générale minimum de 2 000 000 $ par sinistre Assurance cargaison (responsabilité légale) pour marchandises transportées par camion

Oceanex Inc. doit être désignée comme assuré additionnel dans la police d'assurance responsabilité

civile générale et dans la police d'assurance visant les marchandises transportées par camion.

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5 mai 2014

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Commentaires :

Section E : Approbation et signature fournisseur

Je déclare que, à ma connaissance, les renseignements fournis dans le présent formulaire sont

véridiques et exacts. X

Principale personne-ressource

chez le fournisseur X Date

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Version 2 Entrée en vigueur :

5 mai 2014

Version 2 Page 10 de 10 FM-160-092

Section F : Approbation et signature Oceanex

Je déclare avoir lu les renseignements fournis dans le présent formulaire et estime que l'entreprise en question peut devenir un fournisseur d'Oceanex. X

Coordinateur ISO

X Date X

Demandeur

X Date X X Date X et Environnement Maritimes X Datequotesdbs_dbs5.pdfusesText_9

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