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Chaque fiche dossier : ? est catégorisée par genre : prospects clients
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Guide initiation
permettant de gérer efficacement le suivi des affaires commerciales et des qualifier une fiche contact comme client prospect
Qu'est-ce que la fiche prospection ?
Téléchargez ce modèle au format Word ou Google Docs. Cette fiche prospect ou fiche de prospection est un document qui vous permet de centraliser et synthétiser l’ensemble des informations concernant les clients actuels ou potentiels clients de votre entreprise.
Comment créer une fiche prospection ?
Présents dans la majorité des entreprises, les outils bureautiques restent la solution parfaite pour débuter. Grâce à Excel ou Word, construisez votre fichier de prospection et votre fiche prospect de A à Z, puis complétez les documents en fonction des informations recueillies.
Pourquoi faire une fiche de Prospect ?
La fiche prospect lui sert non seulement de bloc note, mais permet également de partager l’information au sein de l’entreprise et de créer des rapports statistiques pour mieux cerner ces clients potentiels. Comment faire une fiche de prospect ?
CONFIDENTIAL & RESTRICTED
Amadeus Gestour 360
Fiche Client Amadeus Gestour 360 WEB
Fiche Client Amadeus Gestour 360
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affiliates and subsidiariesCONFIDENTIAL & RESTRICTED
Index1 Introduction .................................................................................................... 5
2 Accès à la fiche client ...................................................................................... 5
3 Création de la fiche client depuis les actions rapides ................................... 5
3.1 Client individuel ............................................................................................ 5
Rubrique " Coordonnées principales » .................................................. 8Rubrique " Voyageurs liés ».................................................................... 9
Rubrique " Relations » ............................................................................ 9
Rubrique " Clés clients » ......................................................................... 9
Rubrique " Observations client » ......................................................... 10 Rubrique " Actions commerciales » ..................................................... 10Validation de la création ....................................................................... 10
3.2 Client prospect ........................................................................................... 11
Rubrique " Coordonnées principales » ................................................ 13Rubrique " Voyageurs liés ».................................................................. 13
Rubrique " Relations » .......................................................................... 13
Rubrique " Clés clients » ....................................................................... 14
Rubrique " Observations client » ......................................................... 14Validation de la création ....................................................................... 14
recherche ...................................................................................................... 15
Rubrique " Coordonnées principales » ................................................ 16Rubrique " Hiérarchie » ........................................................................ 17
Rubrique " Clés clients » ....................................................................... 17
Rubrique " Observations client » ......................................................... 17Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Validation de la création ....................................................................... 17
5 Consultation détaillée de la fiche ................................................................ 18
5.1 Fiche Client ................................................................................................. 18
Entête de la fiche client ........................................................................ 18
Rubrique coordonnées .......................................................................... 19
Rubrique départs à venir ...................................................................... 19
Rubrique projets en cours .................................................................... 19 Rubrique Historique des commandes .................................................. 20 Rubrique Action avec alarme ................................................................ 20Rubrique Financier ................................................................................ 20
Rubrique Suivi commercial ................................................................... 20 Rubrique Données complémentaires ................................................... 20Rubrique Clés ......................................................................................... 21
Rubrique Pièces jointes ......................................................................... 21
Rubrique Facturation ............................................................................ 21Rubrique Réseau social ......................................................................... 22
Rubrique Zones privées......................................................................... 22
5.2 Fiche Prospect ............................................................................................ 22
Entête de la fiche prospect ................................................................... 23
Rubrique coordonnées .......................................................................... 23
Rubrique départs à venir ...................................................................... 24
Rubrique projets en cours .................................................................... 24 Rubrique Historique des commandes .................................................. 24 Rubrique Action avec alarme ................................................................ 24Rubrique Financier ................................................................................ 24
Rubrique Suivi commercial ................................................................... 25 Rubrique Données complémentaires ................................................... 25Rubrique Clés ......................................................................................... 25
Rubrique Pièces jointes ......................................................................... 25
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Rubrique Facturation ............................................................................ 26Rubrique Réseau social ......................................................................... 26
Rubrique Zones privées......................................................................... 26
5.3 Fiche Firme ................................................................................................. 27
Entête de la fiche firme ......................................................................... 27
Rubrique coordonnées .......................................................................... 28
Rubrique départ à venir ........................................................................ 28
Rubrique projets en cours .................................................................... 28 Rubrique Historique des commandes .................................................. 28 Rubrique Action avec alarme ................................................................ 29Rubrique Financier ................................................................................ 29
Rubrique Suivi commercial ................................................................... 29 Rubrique Données complémentaires ................................................... 29Rubrique Clés ......................................................................................... 30
Rubrique Pièces jointes ......................................................................... 30
Rubrique Facturation ............................................................................ 30Rubrique Zones privées......................................................................... 30
6 Rechercher la fiche client ............................................................................. 31
6.1 Recherche depuis " Voir le client/prospect » ........................................... 31
6.2 Recherche simple depuis le menu Client/Prospect .................................. 32
6.3 Recherche rapide ....................................................................................... 32
6.4 Recherche depuis les filtres de contexte .................................................. 33
6.5 Recherche depuis les recherches avancées .............................................. 34
7 Valider un prospect en client ....................................................................... 35
8 Modifier une fiche client .............................................................................. 36
8.1 Modification depuis les rubriques de la fiche client................................. 36
8.2 Modification depuis les actions de la fiche client ..................................... 37
9 Actions complémentaires de la fiche .......................................................... 38
10 Règle de la RGPD........................................................................................... 39
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1 Introduction
données sont vides. Il est possible soit de créer ses fiches au fur et à mesure soit de souscrire
Gestour 360.
2 Accès à la fiche client
Soit depuis la recherche rapide " Voir le client/Prospect » Soit depuis la barre de recherche, Menu Client/Prospect3 Création de la fiche client depuis les
actions rapides Les actions rapides permettent de créer une fiche client Individuel ou client prospect. La fiche client Firme devra se faire obligatoirement en passant par la barre de recherche menuClient/Prospect
3.1 Client individuel
Saisir le nom (total ou partiel) avec ou sans le prénom o Le moteur de recherche se met en place à partir de 2 caractères mais plus vous allez saisir et plus les données seront précisesFiche Client Amadeus Gestour 360
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Cliquer sur créer un client/prospect individuel clientDifférentes rubriques sont disponibles et doivent être renseignées selon le paramétrage pré
devront être renseignés afin de pouvoir valider la création de la fiche client. du paramétrage mis en place. Priorité aux champs de saisie obligatoires.Type : Client Individuel
o Cocher la case concernée par la créationFiche Client Amadeus Gestour 360
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depuis la liste mise en place dans sa base Amadeus Gestour 360 Nationalité : renseigner la nationalité de la personneNom / Prénom / Nom complet
o Le " nom complet » sera renseigné par défaut suite à la saisie du nom et prénom Date de naissance et date de mariage : à compléter selon votre convenance Type de gestion : un menu déroulant est accessible et permet de définir le type de gestion de la fiche client en cours de création facture, souvent clients individuels En compte : règlement client à réception du relevé mis en place selon demande client firmeEn compte local : pour des cas particuliers de
gestion de compte pour certaines sociétésFiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Coordonnées principales »
Cette rubrique permet de renseigner des données liées aux coordonnées du client. Les lignes de saisie varient en fonction du paramétrage mis en place. Priorité aux champs de saisie obligatoires. Adresse email : si information peut etre complétée (champs obligatoire ou non) mais il FaxTéléphone 1 et/ ou Téléphone 2
o Il est important, dans la cadre de la règlementation RGPD de répondre à ces questions tout au long de la mise en place de la fiche client o Ces données permettront de valider le formulaire de consentement (sera expliqué plus tard dans le document)Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Voyageurs liés »
Cette rubrique permet de renseigner les informations relatives aux autres membres de la famille. Il est possible de rajouter des lignes de saisie en cliquant sur le bouton " Ajouter un voyageur ». client.Rubrique " Relations »
Cette rubrique permet de lier la fiche en cours de création à une fiche existante et de mettre en place un lien liant les 2 fiches. Depuis la zone de saisie, renseigner le nom du client de la fiche existante Sélectionner la fiche depuis la liste disponibleRubrique " Clés clients »
Les clés client disponibles sont celles qui auront été mises en place par vos gestionnaires dans
par les agences ayant un accès au module Marketing (module payant) afin de lancer desFiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Observations client »
Cette rubrique permet de noter des informations relatives au client qui seront accessibles lorsRubrique " Actions commerciales »
votre gestionnaire depuis le dictionnaire Amadeus Gestour 360. Date alarme : permet de mettre en place une alarme à une date donnée Observation : permet de compléter des informations sous forme de texte libreValidation de la création
saisies. Le bouton est accessible : la création de la fiche est possibleFiche Client Amadeus Gestour 360
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La fiche client est disponible dans votre base.
3.2 Client prospect
Tout comme pour la fiche client, avant de créer une fiche prospect, il faudra toujours penser à
doublons.La suite de la mise en place de la fiche prospect est identique à la création de la fiche client.
Seule différence, les champs de saisies obligatoires sont moins nombreux. Cependant dans le cas ou vous deviez avoir des informations complètes concernant votre client prospect, tous les champs de la fiche client de base sont accessibles. Dans ce document je ne vais lister que les champs obligatoires de base pour une fiche prospect. Saisir le nom (total ou partiel) avec ou sans le prénom o Le moteur de recherche se met en place à partir de 2 caractères mais plus vous allez saisir et plus les données seront précises Cliquer sur créer un client/prospect individuel prospectFiche Client Amadeus Gestour 360
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Différentes rubriques sont disponibles et doivent être renseignées selon le paramétrage pré
devront être renseignés afin de pouvoir valider la création de la fiche client. fonction du paramétrage mis en place. Priorité aux champs de saisie obligatoires.Type : Client prospect
o Cocher la case concernée par la créationNom / Prénom / Nom complet
o Le " nom complet » sera renseigné par défaut suite à la saisie du nom et prénom Type de gestion : un menu déroulant est accessible et permet de définir le type de gestion de la fiche prospect en cours de créationFiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Coordonnées principales »
Pour la fiche prospect, dans cette rubrique, vous avez la possibilité de renseigner :Soit le mail
Soit le téléphone
Rubrique " Voyageurs liés »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche prospect.Rubrique " Relations »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche prospect. facture, souvent clients individuels En compte : règlement client à réception du relevé mis en place selon demande client firmeEn compte local : pour des cas particuliers de
gestion de compte pour certaines sociétésFiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Clés clients »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche prospect.Rubrique " Observations client »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche prospect.Validation de la création
saisies. Le bouton est accessible : la création de la fiche est possibleLa fiche prospect est disponible dans votre base.
Fiche Client Amadeus Gestour 360
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barre de recherche menu Client / prospect. Cependant je préconise de passer par les actions rapides comme vu précédemment dans le document. Cela vous permettra de gagner du temps puisque le tout La mise en place de la fiche Firme doit impérativement passer par cet outil. Depuis la barre de recherche, sélectionner Client/Prospect de type Firme » paramétrages mis en place et fournis par Amadeus Gestour 360, certaines informationsspécifiques aux sociétés peuvent être demandées au moment de la mise en place de la fiche
client Firme. depuis la liste mise en place dans sa base Amadeus Gestour 360Numéro de TVA (selon paramétrage)
Le nom Usuel correspond au nom utilité pour appeler la société et le nom Complet officiels. Le nom usuel et le nom complet peuvent bien évidement être identiques. Type de gestion : un menu déroulant est accessible et permet de définir le type de gestion de la fiche client en cours de création facture, souvent clients individuels En compte : règlement client à réception du relevé mis en place selon demande client firmeEn compte local : pour des cas particuliers de
gestion de compte pour certaines sociétésFiche Client Amadeus Gestour 360
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Numéro ICE : à saisir selon votre convenanceRubrique " Coordonnées principales »
Cette rubrique permet de renseigner des données liées aux coordonnées de la société. Les
lignes de saisie varient en fonction du paramétrage mis en place. Priorité aux champs de saisie
obligatoires. Adresse email : si information peut être complétée (champs obligatoire ou non) mais il FaxTéléphone 1 et/ ou Téléphone 2
o Il est important, dans la cadre de la règlementation RGPD de répondre à ces questions tout au long de la mise en place de la fiche client o Ces données permettront de valider le formulaire de consentement (sera expliqué plus tard dans le document)Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique " Hiérarchie »
Cette rubrique est accessible selon les paramétrages mis en place. Elle permet la mise en place de conditions particulières de facturation et de règlement pour la société.Rubrique " Clés clients »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche Firme.Rubrique " Observations client »
Cette rubrique est accessible mais non obligatoire pour la fiche Firme.Validation de la création
saisies. Le bouton est accessible : la création de la fiche est possibleLa fiche Firme est disponible dans votre base.
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5 Consultation détaillée de la fiche
5.1 Fiche Client
allons les détailler ensemble.Entête de la fiche client
Depuis l'entête de la fiche client, il est possible d'avoir les premières informations liées à la
fiche client. Le picto nous renseigne sur le type de client : ici client individuelAffichage du nom et prénom
Affichage du code interne entre parenthèse : ce code est utilisé par certaines agences selon paramétragesDate de naissance du porteur de la fiche client
Notion du consentement lié à la RGPD
o Consentement client nécessaire : il faut mettre ne place le formulaire de consentement o Consentement enregistré le 15 avril 2020 par le nom de l'agentFiche Client Amadeus Gestour 360
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Sur la gauche de cet affichage on peut voir la date de création de la ficheL'agent de création de la fiche
Et éventuellement une date de modification de la ficheRubrique coordonnées
Sur la droite de l'écran, les options en bleu permettent de compléter les informations générales de la fiche clientAffichage des coordonnées du client
Affichage des information liées à la RGPD
La notion de coordonnées secondaires permet d'afficher les informations complémentaires enregistrées les options en bleuRubrique départs à venir
Cette rubrique liste les commandes avec une notion de départ à venir du client de la fiche. 3 commandes maximum sont listées. Dans le cas ou d'autres commandes sont en cours, cliquersur l'option " Voir tous les départs à venir ». En cliquant sur la ligne, vous pourrez accéder à
la commande.Rubrique projets en cours
Lorsque des projets ont été mis en place pour ce client, ils seront listés dans cette rubrique.
En cliquant sur la ligne, vous pourrez accéder au projet.Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique Historique des commandes
La rubrique historique des commandes permet de retrouver l'historique de toutes les commandes d'un client. L'historique concernent les commandes dont les dates de voyage sontpassées. 3 commandes sont affichées sur cette page. L'option " Voir tout l'historique » permet
de visualiser tous les dossiers. En cliquant sur la ligne, vous allez accéder à la commande.Rubrique Action avec alarme
Toutes les actions commerciales mises en place depuis la fiche client avec une notion d'alarmeseront listées dans cette rubrique. La petite cloche orange permet de savoir que l'action est à
traiter avec la date mise en place. La petite cloche rouge nous signale que l'action a été traitée.
Rubrique Financier
Cette rubrique permet de visualiser l'état financier du client. La notion de découvert autorisé
est liée à un paramétrage. Le reste est mis à jour en fonction des commandes. Aucune action
de la part de l'agent.Rubrique Suivi commercial
Cette zone permet de garder un historique des action commerciales passées. La petite clocheest noire ce qui signifie que l'action a été traitée. Il sera possible de la réactiver en positionnant
la souris sous la date.Rubrique Données complémentaires
La rubrique des données complémentaires est uniquement accessible par les agents pour saisir ou modifier les observations. Les autres champs ont été renseignés en fonction des paramétrages mis en place par votre agence au démarrage et sont disponibles en visualisation.Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique Clés
Cette rubrique est liée aux clés marketing que nous avons mises en place lors de la création
de la fiche client. Il est également possible de modifier ou compléter les clés depuis cet affichage en cliquant sur " Modifier les clés »Rubrique Pièces jointes
Il est possible de rattacher une pièce jointe à une fiche client après création de la fiche client.
Il suffit de cliquer sur l'option " Ajouter une pièce jointe ». La visualisation de la PJ et la
suppression sont accessibles depuis cet affichage.Rubrique Facturation
La rubrique facturation permet de visualiser les paramétrages spécifiques qui pourraient être
mis en place par vos gestionnaires selon les besoins d'un client.Fiche Client Amadeus Gestour 360
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Rubrique Réseau social
La rubrique réseau social reprend les informations liées aux voyageurs liés et aux éventuelles
relations mises en place lors de la création de la fiche client. Il vous sera également possible de
modifier ou compléter ces données depuis les options disponibles " Modifier voyageurs liés »
et " Ajouter une relation ».Rubrique Zones privées
Les zones privées sont réservées pour les paramétrages particuliers en général pour des clients
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