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900 entraînements à la

Communication

professionnelle Indications pédagogiques D3 / 16

Objectif général

D :

Degré de difficulté

3

Objectif intermédiaire

1. Produire un message adapté à la situation

Objectif opérationnel

Rédiger une lettre de réclamation

Pré-requis

D2 proposés 8

Exercice de synthèse

D3 / 16 1.9

Remarques éventuelles

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à la communication

professionnelle

Exemple

D3 / 16 - 1.1

Voici un exemple de lettre de réclamation.

Paul Morange

5, chemin du Ruisseau Vallorgue, le 4 décembre 2015

F-27310 Vallorgue

Magasin Trois Frères

95, avenue Pierre Dunois

F-21140 Lechesne

Objet: réclamation

Madame, Monsieur,

J'ai le regret de vous signaler que je n'ai toujours pas reçu le réfrigérateur BALLARD, Réf. n° 029525 dans votre catalogue, que je vous avais commandé en date du 15 octobre 2015. La commande devait m'être livrée le 2 novembre. Ce retard d'un mois est d'autant plus inacceptable que vous avez déjà débité le montant de cet achat. Le reçu de ma carte bancaire en témoigne. En conséquence, je vous prie d'effectuer le nécessaire pour que la livraison soit assurée rapidement. Veuillez, agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées

P. Morange

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à la communication

professionnelle Explications (Page 1) D3 / 16 - 1.1 présentation lettre administrative ou commerciale. A ce sujet, vous trouverez toutes les indications au module

D3 / 14.

1. Pourquoi écrit-on une lettre de réclamation ?

Parce que l'on est pas satisfait de quelque chose. Dans sa lettre Paul Morange montre deux fois son mécontentement.

Dans le 1er paragraphe, il dit :

" J'ai le regret de vous signaler que je n'ai toujours pas reçu le réfrigérateur BALLARD... ».

C'est une façon polie de commencer une lettre de réclamation. Paul Morange aurait pu aussi employer l'une ou 'autre des phrases suivantes: - Je me permets de vous signaler que...

- Je constate avec regret que le réfrigérateur BALLARD (Réf. n° 029525 dans votre catalogue)

commandée le 15 octobre 2015, ne m'a toujours pas été livré.

- Je me permets d'attirer votre attention sur un retard d'un mois dans la livraison du réfrigérateur

BALLARD...

Mais il aurait aussi pu commencer sa lettre en rappelant la commande qu'il avait passée : - Je vous ai commandé le15 octobre 2015 un réfrigérateur BALLARD, réf. n°... A ce jour il ne m'a pas encore été livré. - Je n'ai toujours pas reçu le réfrigérateur BALLARD, réf... Dans le 2ème paragraphe de sa lettre, Paul Morange montre encore son mécontentement en employant le mot " inacceptable » : "Ce retard est d'autant plus inacceptable que vous avez encaissé le montant..." D'autres mots peuvent être employés pour dire la même chose, par exemple : " regrettable, inadmissible, fâcheux ».

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à la communication

professionnelle Explications (Page 2) D3 / 16 - 1.1

2. Dans quel but écrit-on une lettre de réclamation ?

Pour obtenir satisfaction.

Dans le 3ème paragraphe de sa lettre Paul Morange demande que la livraison soit faite

rapidement :

" En conséquence, je vous prie d'effectuer le nécessaire pour que la livraison soit assurée

rapidement ». Voici d'autres formules pour dire la même chose. - Je vous demande d'effectuer les vérifications qui s'imposent et d'honorer cette commande dans les meilleurs délais. - Je compte sur une livraison rapide. - Je compte sur une livraison immédiate. - Je vous prie donc de procéder aux vérifications qui s'imposent et d'effectuer la livraison dans les meilleurs délais.

3. Quand écrit-on une lettre de réclamation ?

Paul Morange écrit pour un retard de livraison. C'est pourquoi, dans les 1er et 2ème paragraphes

de sa lettre, il rappelle : - l'article qu'il avait commandé; - la référence de cet article; - la date de la lettre de la commande; - la date à laquelle la livraison était prévue. " J'ai le regret de vous signaler que je n'ai toujours pas reçu le réfrigérateur BALLARD,

Réf. n° 029525 dans votre catalogue, que je vous avais commandé par lettre datée du 15

novembre 2015 La commande devait m'être livrée le 2 décembre. »

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On écrit aussi une lettre de réclamation dans le cas suivant.

Il y a une erreur : les articles livrés ne correspondent pas à ceux qui avaient été commandés. Il faut

alors rappeler la commande passée et signaler l'erreur en décrivant les articles reçus. pondance, que la taille des vêtements que vous venez de recevoir ne correspond pas à votre commande. Votre lettre sera jointe au colis que vous retournez. Consultez le corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.2

900 entraînements à

la Communication professionnelle Entraînement D3 / 16 - 1.2

Eval. :

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à la communication

professionnelle Corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.2 On écrit aussi une lettre de réclamation dans le cas suivant.

Il y a une erreur : les articles livrés ne correspondent pas à ceux qui avaient été commandés. Il faut

alors rappeler la commande passée et signaler l'erreur en décrivant les articles reçus. vêtements que vous venez de recevoir ne correspond pas à votre commande. Votre lettre sera jointe au colis que vous retournez.

Joëlle Duchemin

11, rue des Platanes

94210 Gevilly Gevilly, le 18 octobre 15

Maison Delaroche

Service des retours

Madame, Monsieur,

commandé. En effet, les deux pantalons, réf. PA 1273-42 et PA 1256-42, sont de la

Les références de ces deux

articles se terminent par 42 qui corres vient donc pas de moi. Je vous retourne les deux articles à vos frais et souhaite recevoir les pantalons dans la taille commandée le plus rapidement possible.

ée à cette

sentiments distingués.

Joëlle Duchemin

J. Duchemin

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On écrit aussi une lettre de réclamation quand des marchandises commandées arrivent en mauvais état, ou quand un appareil acheté ne fonctionne pas. Dans ces cas, il faut donner

des précisions sur l'état des marchandises, les défauts de fabrication, les défauts de

fonctionnement...

Vous avez acheté le 25 juin 2015, dans un magasin PRINET, un téléviseur RWK, n° 284162 R.

Au bout d'un mois votre téléviseur est tombé en panne. Vous l'avez rapporté au magasin PRINET

qui l'a réparé. Quinze jours plus tard, nouvelle panne. Le magasin PRINET a réparé le poste une

seconde fois, mais trois mois plus tard il est à nouveau hors d'usage. Vous êtes convaincu(e) qu'il

y a un défaut de fabrication. Vous écrivez à la Société RWK. Vous racontez ce qui vous est arrivé

et vous demandez que l'on vous donne un poste neuf. Consultez le corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.3

900 entraînements à

la Communication professionnelle Entraînement D3 / 16 - 1.3

Eval. :

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900 entraînements

à la communication

professionnelle Corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.3 On écrit aussi une lettre de réclamation quand des marchandises commandées arrivent en mauvais état, ou quand un appareil acheté ne fonctionne pas. Dans ces cas, il faut donner

des précisions sur l'état des marchandises, les défauts de fabrication, les défauts de

fonctionnement...

Vous avez acheté le 25 juin 2015, dans un magasin PRINET, un téléviseur RWK, n° 284162 R.

Au bout d'un mois votre téléviseur est tombé en panne. Vous l'avez rapporté au magasin PRINET

qui l'a réparé. Quinze jours plus tard, nouvelle panne. Le magasin PRINET a réparé le poste une

seconde fois, mais trois mois plus tard il est à nouveau hors d'usage. Vous êtes convaincu(e) qu'il

y a un défaut de fabrication. Vous écrivez à la Société RWK. Vous racontez ce qui vous est arrivé

et vous demandez que l'on vous donne un poste neuf.

José Laporte

6, avenue Mozart

F-27420 Palissois Palissois, le 12 novembre 15

Société RWK

7 rue du Pont Neuf

F-56900 Le Chenay

Madame. Monsieur,

25 juin 2015, dans un magasin PRINET, un téléviseur RWK,

n° 284162 R. Or, au bout d'un mois, mon téléviseur est tombé en panne une première pporté au magasin PRINET qui l'a réparé. Quinze jours plus tard, nouvelle panne. Le magasin PRINET a réparé le poste une seconde fois, mais trois mois plus tard il est à nouveau hors d'usage. Je suis convaincu qu'il y a un défaut de fabrication. J un poste neuf ayant les mêmes références. sentiments distingués.

José Laporte

J. Laporte

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On écrit aussi une lettre de réclamation dans le cas suivant.

* Une commande est livrée incomplète, il manque des articles. Il faut alors rappeler la commande

passée, signaler les articles qui sont bien arrivés et préciser ceux qui manquent.

EXEMPLE:

Magasin YYY

Adresse Lieu, date

Société XXX

Adresse

Objet : réclamation pour une erreur de livraison

Madame, Monsieur,

Nous avons commandé le10 nappes en coton à fleurs liberty bleu ciel et 60 serviettes de table assorties. Il a dû se produire une erreur au moment de la livraison car nous avons reçu 10 nappes en coton à fleurs liberty bleu ciel et 60 serviettes de table écossaises. Vous comprendrez que nous ne pouvons pas accepter des articles aussi mal assortis. Nous attendons votre réponse. Recevez, Madame, Monsieur, l'assurance de nos meilleurs sentiments.

Signature

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900 entraînements à

la Communication professionnelle Exemple D3 / 16 - 1.4

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Envoyer un message par e-mail

Quand on écrit un e-

réduite à un simple " Cordialement » suivi du nom de la personne qui écrit. Il est également inutile

Voici un exemple de message envoyé par e-mail (on dit aussi " courriel » ou " mèl ») :

Madame, Monsieur,

Je vous remercie de votre réponse.

Cordialement,

Elodie Bragard

A vous !

Vous avez commandé des articles sur Internet. Une fois livrés, vous vous rendez compte que ces articles ne correspondent pas à votre commande. Vous allez envoyer un e-mail au webmaster (le webmaster est la personne qui reçoit la correspondance par Internet et qui y répond). Consultez le corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.5

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la Communication professionnelle Explications et entraînement D3 / 16 - 1.5

Eval. :

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Envoyer un message par e-mail

Quand on écrit un e-

réduite à un simple " Cordialement » suivi du nom de la personne qui écrit. Il est également inutile

date qui est automatiquement inscrite sur votre message. Voici un exemple de message envoyé par e-mail (on dit aussi " courriel » ou " mèl ») :

Madame, Monsieur,

r avant

Je vous remercie de votre réponse.

Cordialement,

Elodie Bragard

A vous !

Vous avez commandé des articles sur Internet. Une fois livrés, vous vous rendez compte que ces articles ne correspondent pas à votre commande. Vous allez envoyer un e-mail au webmaster (le webmaster est la personne qui reçoit la correspondance par Internet et qui y répond).

Bonjour,

15 : - RAZZIO en concert, réf. D713-03 - Rencontre avec la lune, réf. F910-31 - La danse de salon Comment puis-voi ? Quel sera le délai de livraison pour les bons articles ?

Merci de votre réponse.

Cordialement,

Arthur Wagner

900 entraînements à

la Communication professionnelle Corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.5

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MENACER, DEMANDER UN DEDOMMAGEMENT.

Un préjudice est un événement qui est nuisible, qui fait du tort à quelqu'un.

Si une commande arrive en retard, en mauvais état, si elle est incomplète, ou si les articles ne

correspondent pas à ceux qui avaient été demandés, le client peut en subir les conséquences.

Surtout si la marchandise avait été commandée pour être vendue (dans le cas d'un magasin) ou

pour exécuter un travail .

Un client, qui considère que le retard, l'erreur ou le mauvais état des marchandises lui portent

préjudice, peut menacer l'entreprise à laquelle il avait passé la commande et demander un

dédommagement, une indemnité.

Mais attention : une lettre de réclamation a toujours pour but d'obtenir satisfaction ou d'aboutir à

un accord, à une entente. Aussi faut-il rester poli.

Voici quelques formules que l'on peut employer :

Si je ne reçois pas ces articles avant le..., je serais amené(e) à réclamer une indemnité

pour le préjudice causé. Je suis donc amené(e) à réclamer une indemnité pour le préjudice causé. Nous sommes donc en droit de vous demander un dédommagement pour le préjudice causé par ce retard. Du fait de ce retard, j'éprouve un sérieux préjudice. En conséquence, je demande en réparation une indemnité de . Je demande en réparation du dommage qui m'a été causé une indemnité de.

En raison des pertes financières entraînées par..., je suis obligé(e) de vous demander un

dédommagement.

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900 entraînements à

la Communication professionnelle Explications D3 / 16 - 1.6

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Vous tenez une confiserie. Le 25 novembre 2015, vous avez commandé à un chocolatier

10 boîtes de chocolat noir, 15 boîtes de chocolat au lait et 5 boîtes de chocolat blanc.

Aujourd'hui 10 décembre, la commande est arrivée en mauvais état: le carton

d'emballage était déchiré, 5 boîtes de boîtes de chocolat au lait sont abîmées et il manque 5

chocolat blanc. Vous écrivez au chocolatier une lettre de réclamation. Vous lui demandez de vous

expédier avant le 20 décembre les boîtes qui manquent et celles qui ne peuvent être vendues.

Vous le menacez d'exiger une indemnité si la date n'était pas respectée car après la période de

Noël, vous auriez des risques de ne pas les vendre. Consultez le corrigé à titre indicatif D3 / 16 - 1.6

900 entraînements à

la Communication professionnelle Entraînement D3 / 16 - 1.6

Eval. :

Association de création pédagogique Euro Cordiale (a.s.b.l.) Programme européen Leonardo da Vinci - www.euro-cordiale.lu

Vous tenez une confiserie. Le 25 novembre 2015, vous avez commandé à un chocolatier

10 boîtes de chocolat noir, 15 boîtes de chocolat au lait et 5 boîtes de chocolat blanc.

Aujourd'hui 10 décembre, la commande est arrivée en mauvais état: le carton

d'emballage était déchiré, 5 boîtes de boîtes de chocolat au lait sont abîmées et il manque 5

chocolat blanc. Vous écrivez au chocolatier une lettre de réclamation. Vous lui demandez de vous

expédier avant le 20 décembre les boîtes qui manquent et celles qui ne peuvent être vendues.

Vous le menacez d'exiger une indemnité si la date n'était pas respectée car après la période de

Noël, vous auriez des risques de ne pas les vendre. Confiserie "les calissons" Lieu, le 10 décembre 20..

Adresse

Nom du Chocolatier

Adresse

Objet: réclamation

Madame, Monsieur,

Je vous ai passé le 25 novembre 2015 commande de 10 boîtes de chocolat noir, 15 boîtes de chocolat au lait et 5 boîtes de chocolat blanc. Une partie de cette commande est arrivée ce matin en mauvais état : le carton d'emballage était déchiré, 5 des 15 boîtes de chocolat au lait sont abîmées et il manque 5 boîtes de chocolat blanc. Les fêtes de Noël approchent et j'ai absolument besoin de cette marchandise pour répondre aux demandes de la clientèle. Aussi je vous prie de m'expédier les 5 boîtes manquantes et de remplacer les 5 boîtes abîmées avant le 20 décembre. Si, cette date n'était pas respectée, je serais obligé(e) de réclamer des indemnités pour le préjudice causé.quotesdbs_dbs49.pdfusesText_49

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