[PDF] MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE





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REPUBLIQUE DU CAMEROUN

REPUBLIC OF CAMEROON

Paix-Travail-Patrie

Peace-Work-Fatherland

ET DES INDUSTRIES ANIMALES

MINISTRY OF LIVESTOCK, FISHERIES

AND ANIMAL INDUSTRIES

MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION

ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, FINANCIERE,

COMPTABLE ET EN PASSATION DE MARCHES

Version du 18 mai 2017

PROJE (PRODEL)

République du Cameroun

PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

i

SOMMAIRE

SOMMAIRE ........................................................................................................................................... I

ABREVIATIONS ET ACRONYMES .............................................................................................. IV

CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU MANUEL ........................................................................... 1

1. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET .................................................................................... 1

1.1. Objectif de Développement du PRODEL ............................................................................................................... 1

1.2. Composantes du Projet ........................................................................................................................................... 1

1.3. Indicateurs de résultats .......................................................................................................................................... 3

1.4. Durée et coût du projet ........................................................................................................................................... 3

1.5. Bénéficiaires du Projet ........................................................................................................................................... 3

2. DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS .............................................................................................. 4

2.1. Tutelle du Projet ..................................................................................................................................................... 4

2.2. Les partenaires du Projet ....................................................................................................................................... 4

............................................................................................................................... 5

2.4. Principes de conduite et de gestion du Projet ...................................................................................................... 11

3. OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................... 14

4. PROCESSUS ................................................................................................ 14

5. RESPONSABILITÉS DE LA TENUE À JOUR DU MANUEL ................................................... 15

5.1. Mise à jour du Manuel ......................................................................................................................................... 15

5.2. Méthodologie de mise à jour ................................................................................................................................ 15

6. SYSTÈME .................................................................................................... 16

REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURES ............................................. 17 CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ................................................... 18

1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ............................................................................................. 19

2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL ..... 19

2.1. Généralités sur l'élaboration du budget ............................................................................................................... 19

2.2. Planning de l'élaboration du budget .................................................................................................................... 20

2.2. Processus d........................................................................................................................ 21

2.3. Exécution du budget annuel ................................................................................................................................. 33

2.4. Révision du budget ............................................................................................................................................... 36

2.5. Contrôle budgétaire.............................................................................................................................................. 36

CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ......................................... 40

PARTIE A : PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ......................................................... 41

1. Présentation de la fonction ...................................................................................................................................... 41

2. Traitement du courrier au départ ............................................................................................................................ 41

........................................................................................................................... 46

4 Traitement du courrier confidentiel ......................................................................................................................... 49

5. Traitement du courrier électronique ....................................................................................................................... 52

6. Gestion de la télécopie et du téléphone ................................................................................................................... 56

PARTIE B : CLASSEMENT DES DOCUMENTS ........................................................................... 60

1. Plan de classement .................................................................................................................................................. 60

2. Accès aux documents ............................................................................................................................................... 62

3. Destruction des documents périmés ........................................................................................................................ 62

PARTIE C : PROCEDURES DE SECURITE ................................................................................... 63

1. Sécurité du bureau ................................................................................................................................................... 63

2. Entrées et sorties du matériel .................................................................................................................................. 63

3. Sécurité incendie ..................................................................................................................................................... 64

4. Hygiène et santé ...................................................................................................................................................... 64

PARTIE D : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ET DES REMUNERATIONS ..... 67

1. Gestion du personnel ............................................................................................................................................... 67

PARTIE E : GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS ....................................................... 76

1. Généralités .............................................................................................................................................................. 76

République du Cameroun

PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

ii

2. Réunions .................................................................................................................................................................. 76

3 Missions .................................................................................................................................................................... 76

4. Gestion de la rémunération ..................................................................................................................................... 83

5. Sanctions et évaluation ............................................................................................................................................ 85

PARTIE F : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE...................................................... 98

1. Immobilisations ....................................................................................................................................................... 99

2. Stocks ..................................................................................................................................................................... 111

3. Gestion des véhicules ............................................................................................................................................ 123

4. Entretien et réparation .......................................................................................................................................... 130

CHAPITRE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES ......................................... 133

3.1. DIRECTIVES EN PASSATION DES MARCHES .................................................................. 134

3.2. TEXTES APPLICABLES ......................................................................................................... 134

........................................................................................................................................ 134

3.2.2. Procédures nationales ..................................................................................................................................... 134

3.3. COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DES MARCHES ............................................ 135

3.3.1. ................................................................................................................................................ 137

........................................................................................... 137

3.3.3. Spécialiste en Passation des Marchés ............................................................................................................. 138

3.4. RÔLE DE L ....................................................................................................................... 138

3.5. PRINCIPAUX ORGANES DE CONTROLE ET DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS DE LTAT .... 138

3.5.1. Observateur indépendant ................................................................................................................................ 138

3.5.2. Auditeurs Indépendants des Marchés publics ................................................................................................. 138

3.5.3. Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ...................................................................................... 139

3.6. PLAN DE PASSATION DES MARCHES ............................................................................... 139

3.7. EXECUTION DES MARCHES DE TRAVAUX ET FOURNITURES DE BIENS ................ 139

3.8. RECOURS AUX SERVICES DES CONSULTANTS ............................................................. 139

3.9. EMPLOI DE CONSULTANTS ET CONTRACTUELS .......................................................... 140

3.10. ORGANISATION DES FORMATIONS, ATELIERS ET SEMINAIRES ............................ 140

3.11. GESTION ET PLAN DE PASSATION DES MARCHES ..................................................... 141

3.11.1. Règles de Signature des documents relatifs à la passation de marchés dans le cadre du PRODEL ............. 141

3.11.2. Règles des signatures autorisées ................................................................................................................... 141

3.11.3. Responsabilité fiduciaire ............................................................................................................................... 142

3.11.4. Délais de passation des marchés ................................................................................................................... 142

CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ................................................ 154

1. GENERALITES ................................................................................................................................ 155

2. MOBILISATION DES RESSOURCES.................................................................................................. 155

2.1. Mobilisation des Fonds IDA accordés par la Banque Mondiale ...................................................................... 155

2.2. Mobilisation des fonds de contrepartie .............................................................................................................. 157

................................................................................... 158

2.4. Gestion de la trésorerie ...................................................................................................................................... 163

2.5. Procédures de suivi des comptes de transactions au niveau régional ................................................................ 171

2.6. La gestion des relations entre le projet et la CAA .............................................................................................. 171

CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACTIVITES/SOUS-PROJETS ............. 176

1. GENERALITES ................................................................................................................................ 177

2. MECANISMES DE DECAISSEMENT ET SUIVI FINANCIER DES SOUS-PROJETS .................................... 181

2.1. Mécanisme de Gestion des flux de fonds des sous-projets ................................................................................. 181

2.2. Suivi Technique et Financier des sous-projets ................................................................................................... 181

CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ............................................... 183

1. ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................................... 184

1.1. Configuration comptable .................................................................................................................................... 184

1.2. Système comptable.............................................................................................................................................. 184

2. REGLES COMPTABLES ................................................................................................................... 185

....................................................................................................................................... 185

2.2. Principes comptables.......................................................................................................................................... 185

3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ............................................................................................ 186

République du Cameroun

PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

iii

3.1. Pièces comptables .............................................................................................................................................. 186

3.2. Journaux comptables .......................................................................................................................................... 187

3.3. Les livres comptables ......................................................................................................................................... 188

4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................ 189

4.1. Travaux quotidiens ............................................................................................................................................. 189

4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel ........................................................................................ 189

.............................................................................................................. 194

5. SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES ........................................................................................... 195

5.1. Méthodes de comptabilisation ............................................................................................................................ 195

5.2. Les opérations courantes .................................................................................................................................... 196

5.3. Comptabilisation de la Demande de Remboursement des Fonds (DRF) ........................................................... 198

5.4. Comptabilisation de la demande de paiement directe (DPD) ............................................................................ 199

5.5. Comptabilisation des honoraires des consultants .............................................................................................. 200

5.6. Opérations particulières ..................................................................................................................................... 200

.................................................................................................... 204

6. ETATS FINANCIERS ................................................................................................................. 206

7. ETATS FINANCIERS ET SYSTEME DE REPORTING ........................................................... 206

7.1. Généralités ......................................................................................................................................................... 206

7.2. Système et obligations de reporting .................................................................................................................... 206

7.3. Etablissement des comptes annuels des UCR ..................................................................................................... 210

7.4. MODELE DETATS FINANCIERS ET DE REPORTING ....................................................................... 214

8. CONSOLIDATION ..................................................................................................................... 214

8.1. PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION .................................................................................. 214

8.1.1. Principe ........................................................................................................................................................... 214

8.1.2. Le schéma de consolidation est le suivant : ..................................................................................................... 215

8.1.3. Règles de consolidation ................................................................................................................................... 215

8.2. TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO OU AUTRE LOGICIEL EN LIGNE ........................................ 215

8.3. TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR NATIONAL ET LE RAF DE DE

COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) ............................................................... 215

8.4. MODE ET FORMAT DE TRANSMISSION DES ETATS CONSOLIDES ................................................... 216

CHAPITRE VII : AUDIT ET REVISION DES COMPTES ........................................................ 217

1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION ..... 218

2. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ................................................................ 219

3. AUDIT INTERNE ............................................................................................................................. 219

4. SUIVI DE RECOMMANDATIONS DES CONTROLES ............................................................................ 221

5. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET ........................................................................................... 221

ANNEXES .......................................................................................................................................... 225

PLAN DES COMPTES ................................................................................................................... 226

PLAN ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE .................................................................................... 237

A-Généralités............................................................................................................................................................. 238

B- ......................................................................... 238

C- Plan budgétaire par catégorie de dépenses .......................................................................................................... 238

D- Plan analytique par composante .......................................................................................................................... 239

MODELE ETATS FINANCIERS ET ANNEXES .......................................................................... 241

République du Cameroun

PRODEL Manuel de Procédures mai 2017

iv

ABREVIATIONS ET ACRONYMES

ACEFA :

APD : Avant-Projet Détaillé

BM : Banque Mondiale

CF : Cadre Fonctionnel

CGES : Cadre de Gestion Environnemental et Social

COPIL : Comité de Pilotage du Projet

CPPA : Cadre de Planification en Faveur des Populations Autochtones

CPR : Cadre de Politique de Réinstallation

CRP : Comité Régional de Présélection des Sous Projets CTD : Collectivité Territoriale Décentralisée

CZV : Centre Zootechnique et Vétérinaire

EF : Evaluation Finale

EMP : Evaluation à Mi-Parcours

FIDA :

GPS : Global Positionning System

GST : Groupe de Suivi Technique

GT : Groupe Technique

IF : Institutions financières

ILRI : International Livestock Research Institute

LANAVET : Laboratoire National Vétérinaire

M&E : Monitoring and Evaluation

MG : Matching Grant

MINAS : Ministère des Affaires Sociales

MINEPAT : Ministry of Economy, Planning and Regional Development

MINEPIA :

MINFOF : Ministère des Forets et Faune

MOFF : Menaces Opportunités Forces et Faiblesses OAL : OIE : Organisation Mondiale de la Santé Animale

OP : Organisations de Producteurs

PACA :

PAD : Project Appraisal Document

PAR :

PARAR :

PCD : Plan Communal de Développement

PFD : Points Focaux Départementaux

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