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REPUBLIQUE DU CAMEROUN
REPUBLIC OF CAMEROON
Paix-Travail-Patrie
Peace-Work-Fatherland
ET DES INDUSTRIES ANIMALES
MINISTRY OF LIVESTOCK, FISHERIES
AND ANIMAL INDUSTRIES
MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION
ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, FINANCIERE,
COMPTABLE ET EN PASSATION DE MARCHES
Version du 18 mai 2017
PROJE (PRODEL)République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
iSOMMAIRE
SOMMAIRE ........................................................................................................................................... I
ABREVIATIONS ET ACRONYMES .............................................................................................. IV
CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU MANUEL ........................................................................... 1
1. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET .................................................................................... 1
1.1. Objectif de Développement du PRODEL ............................................................................................................... 1
1.2. Composantes du Projet ........................................................................................................................................... 1
1.3. Indicateurs de résultats .......................................................................................................................................... 3
1.4. Durée et coût du projet ........................................................................................................................................... 3
1.5. Bénéficiaires du Projet ........................................................................................................................................... 3
2. DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS .............................................................................................. 4
2.1. Tutelle du Projet ..................................................................................................................................................... 4
2.2. Les partenaires du Projet ....................................................................................................................................... 4
............................................................................................................................... 5
2.4. Principes de conduite et de gestion du Projet ...................................................................................................... 11
3. OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................... 14
4. PROCESSUS ................................................................................................ 14
5. RESPONSABILITÉS DE LA TENUE À JOUR DU MANUEL ................................................... 15
5.1. Mise à jour du Manuel ......................................................................................................................................... 15
5.2. Méthodologie de mise à jour ................................................................................................................................ 15
6. SYSTÈME .................................................................................................... 16
REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURES ............................................. 17 CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ................................................... 181. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ............................................................................................. 19
2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL ..... 19
2.1. Généralités sur l'élaboration du budget ............................................................................................................... 19
2.2. Planning de l'élaboration du budget .................................................................................................................... 20
2.2. Processus d........................................................................................................................ 21
2.3. Exécution du budget annuel ................................................................................................................................. 33
2.4. Révision du budget ............................................................................................................................................... 36
2.5. Contrôle budgétaire.............................................................................................................................................. 36
CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ......................................... 40PARTIE A : PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ......................................................... 41
1. Présentation de la fonction ...................................................................................................................................... 41
2. Traitement du courrier au départ ............................................................................................................................ 41
........................................................................................................................... 46
4 Traitement du courrier confidentiel ......................................................................................................................... 49
5. Traitement du courrier électronique ....................................................................................................................... 52
6. Gestion de la télécopie et du téléphone ................................................................................................................... 56
PARTIE B : CLASSEMENT DES DOCUMENTS ........................................................................... 60
1. Plan de classement .................................................................................................................................................. 60
2. Accès aux documents ............................................................................................................................................... 62
3. Destruction des documents périmés ........................................................................................................................ 62
PARTIE C : PROCEDURES DE SECURITE ................................................................................... 63
1. Sécurité du bureau ................................................................................................................................................... 63
2. Entrées et sorties du matériel .................................................................................................................................. 63
3. Sécurité incendie ..................................................................................................................................................... 64
4. Hygiène et santé ...................................................................................................................................................... 64
PARTIE D : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ET DES REMUNERATIONS ..... 671. Gestion du personnel ............................................................................................................................................... 67
PARTIE E : GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS ....................................................... 76
1. Généralités .............................................................................................................................................................. 76
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
ii2. Réunions .................................................................................................................................................................. 76
3 Missions .................................................................................................................................................................... 76
4. Gestion de la rémunération ..................................................................................................................................... 83
5. Sanctions et évaluation ............................................................................................................................................ 85
PARTIE F : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE...................................................... 98
1. Immobilisations ....................................................................................................................................................... 99
2. Stocks ..................................................................................................................................................................... 111
3. Gestion des véhicules ............................................................................................................................................ 123
4. Entretien et réparation .......................................................................................................................................... 130
CHAPITRE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES ......................................... 1333.1. DIRECTIVES EN PASSATION DES MARCHES .................................................................. 134
3.2. TEXTES APPLICABLES ......................................................................................................... 134
........................................................................................................................................ 134
3.2.2. Procédures nationales ..................................................................................................................................... 134
3.3. COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DES MARCHES ............................................ 135
3.3.1. ................................................................................................................................................ 137
........................................................................................... 1373.3.3. Spécialiste en Passation des Marchés ............................................................................................................. 138
3.4. RÔLE DE L ....................................................................................................................... 138
3.5. PRINCIPAUX ORGANES DE CONTROLE ET DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS DE LTAT .... 138
3.5.1. Observateur indépendant ................................................................................................................................ 138
3.5.2. Auditeurs Indépendants des Marchés publics ................................................................................................. 138
3.5.3. Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ...................................................................................... 139
3.6. PLAN DE PASSATION DES MARCHES ............................................................................... 139
3.7. EXECUTION DES MARCHES DE TRAVAUX ET FOURNITURES DE BIENS ................ 139
3.8. RECOURS AUX SERVICES DES CONSULTANTS ............................................................. 139
3.9. EMPLOI DE CONSULTANTS ET CONTRACTUELS .......................................................... 140
3.10. ORGANISATION DES FORMATIONS, ATELIERS ET SEMINAIRES ............................ 140
3.11. GESTION ET PLAN DE PASSATION DES MARCHES ..................................................... 141
3.11.1. Règles de Signature des documents relatifs à la passation de marchés dans le cadre du PRODEL ............. 141
3.11.2. Règles des signatures autorisées ................................................................................................................... 141
3.11.3. Responsabilité fiduciaire ............................................................................................................................... 142
3.11.4. Délais de passation des marchés ................................................................................................................... 142
CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ................................................ 1541. GENERALITES ................................................................................................................................ 155
2. MOBILISATION DES RESSOURCES.................................................................................................. 155
2.1. Mobilisation des Fonds IDA accordés par la Banque Mondiale ...................................................................... 155
2.2. Mobilisation des fonds de contrepartie .............................................................................................................. 157
................................................................................... 1582.4. Gestion de la trésorerie ...................................................................................................................................... 163
2.5. Procédures de suivi des comptes de transactions au niveau régional ................................................................ 171
2.6. La gestion des relations entre le projet et la CAA .............................................................................................. 171
CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACTIVITES/SOUS-PROJETS ............. 1761. GENERALITES ................................................................................................................................ 177
2. MECANISMES DE DECAISSEMENT ET SUIVI FINANCIER DES SOUS-PROJETS .................................... 181
2.1. Mécanisme de Gestion des flux de fonds des sous-projets ................................................................................. 181
2.2. Suivi Technique et Financier des sous-projets ................................................................................................... 181
CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ............................................... 1831. ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................................... 184
1.1. Configuration comptable .................................................................................................................................... 184
1.2. Système comptable.............................................................................................................................................. 184
2. REGLES COMPTABLES ................................................................................................................... 185
....................................................................................................................................... 185
2.2. Principes comptables.......................................................................................................................................... 185
3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ............................................................................................ 186
République du Cameroun
PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
iii3.1. Pièces comptables .............................................................................................................................................. 186
3.2. Journaux comptables .......................................................................................................................................... 187
3.3. Les livres comptables ......................................................................................................................................... 188
4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................ 189
4.1. Travaux quotidiens ............................................................................................................................................. 189
4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel ........................................................................................ 189
.............................................................................................................. 194
5. SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES ........................................................................................... 195
5.1. Méthodes de comptabilisation ............................................................................................................................ 195
5.2. Les opérations courantes .................................................................................................................................... 196
5.3. Comptabilisation de la Demande de Remboursement des Fonds (DRF) ........................................................... 198
5.4. Comptabilisation de la demande de paiement directe (DPD) ............................................................................ 199
5.5. Comptabilisation des honoraires des consultants .............................................................................................. 200
5.6. Opérations particulières ..................................................................................................................................... 200
.................................................................................................... 204
6. ETATS FINANCIERS ................................................................................................................. 206
7. ETATS FINANCIERS ET SYSTEME DE REPORTING ........................................................... 206
7.1. Généralités ......................................................................................................................................................... 206
7.2. Système et obligations de reporting .................................................................................................................... 206
7.3. Etablissement des comptes annuels des UCR ..................................................................................................... 210
7.4. MODELE DETATS FINANCIERS ET DE REPORTING ....................................................................... 214
8. CONSOLIDATION ..................................................................................................................... 214
8.1. PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION .................................................................................. 214
8.1.1. Principe ........................................................................................................................................................... 214
8.1.2. Le schéma de consolidation est le suivant : ..................................................................................................... 215
8.1.3. Règles de consolidation ................................................................................................................................... 215
8.2. TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO OU AUTRE LOGICIEL EN LIGNE ........................................ 215
8.3. TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR NATIONAL ET LE RAF DE DE
COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) ............................................................... 215
8.4. MODE ET FORMAT DE TRANSMISSION DES ETATS CONSOLIDES ................................................... 216
CHAPITRE VII : AUDIT ET REVISION DES COMPTES ........................................................ 217
1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION ..... 218
2. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ................................................................ 219
3. AUDIT INTERNE ............................................................................................................................. 219
4. SUIVI DE RECOMMANDATIONS DES CONTROLES ............................................................................ 221
5. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET ........................................................................................... 221
ANNEXES .......................................................................................................................................... 225
PLAN DES COMPTES ................................................................................................................... 226
PLAN ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE .................................................................................... 237
A-Généralités............................................................................................................................................................. 238
B- ......................................................................... 238C- Plan budgétaire par catégorie de dépenses .......................................................................................................... 238
D- Plan analytique par composante .......................................................................................................................... 239
MODELE ETATS FINANCIERS ET ANNEXES .......................................................................... 241
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PRODEL Manuel de Procédures mai 2017
ivABREVIATIONS ET ACRONYMES
ACEFA :
APD : Avant-Projet Détaillé
BM : Banque Mondiale
CF : Cadre Fonctionnel
CGES : Cadre de Gestion Environnemental et Social
COPIL : Comité de Pilotage du Projet
CPPA : Cadre de Planification en Faveur des Populations AutochtonesCPR : Cadre de Politique de Réinstallation
CRP : Comité Régional de Présélection des Sous Projets CTD : Collectivité Territoriale DécentraliséeCZV : Centre Zootechnique et Vétérinaire
EF : Evaluation Finale
EMP : Evaluation à Mi-Parcours
FIDA :
GPS : Global Positionning System
GST : Groupe de Suivi Technique
GT : Groupe Technique
IF : Institutions financières
ILRI : International Livestock Research Institute
LANAVET : Laboratoire National Vétérinaire
M&E : Monitoring and Evaluation
MG : Matching Grant
MINAS : Ministère des Affaires Sociales
MINEPAT : Ministry of Economy, Planning and Regional DevelopmentMINEPIA :
MINFOF : Ministère des Forets et Faune
MOFF : Menaces Opportunités Forces et Faiblesses OAL : OIE : Organisation Mondiale de la Santé AnimaleOP : Organisations de Producteurs
PACA :
PAD : Project Appraisal Document
PAR :PARAR :
PCD : Plan Communal de Développement
PFD : Points Focaux Départementaux
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