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ECOLE DESFOURRIERS

QUERQUEVILLE

P R E P A R A T I O N P A R

C O R R E S P O N D A N C E D E L ' E A 2

E p r e u v e c o m m u n eE D

D o m a i n e sA D M-P B F-S D H

C O R R E S P O N D A N C E M I L I T A I R E

Edition:21mars 2011

-2-

LA CORRESPONDANCE MILITAIRE

1.PREAMBULE

2.COMPOSITION DES DOCUMENTS

2.1.L'EN-TETE

2.2.LE CORPS

2.3. LEFINAL

3.LA LETTRE

3.1. GENERALITES

3.2. PARTICULARITES

4.LA NOTE

5.LA NOTE DE SERVICE

6.LA NOTE-EXPRESS

6.1. GENERALITES

6.2. PARTICULARITES

7.LE BORDEREAU D'ENVOI

7.1. GENERALITES

7.2. PARTICULARITES

8.LE MESSAGE

8.1. DEFINITION

8.2. PRESENTATION

9.LA CHARTE GRAPHIQUE

10.TERMES DE VOCABULAIRE

10.1. POUR LES ECRITS D'INFORMATION

10.2. POUR LES ECRITS APPELANT OU EXPRIMANT UNE DECISION

10.3. POUR LES ECRITS ADRESSANT OU TRANSMETTANT UN DOCUMENT

11.ANNEXES

A.1. LETTRE

A.2.NOTE

A.3.NOTE DE SERVICE

A.4.NOTE-EXPRESS

A.5.BORDEREAU D'ENVOI

A.6.MESSAGE

-3-

BIBLIOGRAPHIE:

L'instructionn° 850/DEF/EMAT/EP/L du 29 mai 1989. Le mémento de correspondance de l'état-major des armées. L'annexe II de l'instruction n° 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988, modifiée.

L'instruction n° 221/DEF/SGA du 08 mars 1996.

La note n° 441/DEF/EMAT/DPS/BPES du 17décembre 2009. Le guide interarmées pour les rédacteurs de messages (GIRM). Les annexes et tableaux ne sont pas à apprendre :ils ne feront pas l'objet de questions -4-

1.PREAMBULE

Le présent fascicule aborde la correspondance militaire exclusivement dactylographiée et les documents les plus couramment utilisés dans l'armée de Terre. En ce qui concerne la correspondance militaire manuscrite, il convient de se référer au titre XX du TTA 150. -5-

2. COMPOSITIONDES DOCUMENTS

Le format A4 (21 x 29,7)est privilégié dans le cadre d'une correspondance militaire officielle. Les documents s'établissent principalement sur du papier blanc. Cependant, d'autres couleurs peuvent être adoptées: blanc: documents à vie courte, classement occasionnel, CLT: O/, vert: documents à durée de vie indéterminée, classement temporaire, CLT: T/, jaune:documents à conserver et ne détruire que sur ordre, classement de base, CLT : B/.

En règle générale, l'orientation des pages utilisée est verticale (format "portrait»). Il est

toutefois possible d'employer une orientation horizontale (format "paysage») lorsque le contenu d'une ou plusieurs pages (après celle sur laquellefigure la signature) l'exige. Par défaut et exceptions faites de l'attache et du pied de page, les correspondances sont dactylographiéesen utilisantla police Times New Roman de taille 12. La première page des documents ne comporte pas de marque de pagination. Les pages seront donc numérotées à partir de la deuxième page et à courir, sans distinction des annexes éventuelles. Les numéros de page figurent enbas à droite. Chaque document comportent 3 parties, composées d'un certain nombre d'éléments, dont la disposition et la rédactionpeuvent différer selon les correspondances.

Il s'agit del'en-tête, du corps et du final.

2.1.L'en-tête

2.1.1. Le logotype gouvernemental

Iln'apparaît que sur la première page.

2.1.2. Le logotyped'armée

Iln'apparaît que sur la première page et ne figure pas sur la note-express.

2.1.3. L'attache

Placée sous le logotype d'armée, c'est l'appellation exacte de la formation d'appartenance de l'expéditeur,qui peut être suivie de la mention d'une division, d'une direction, d'un bureau oud'une unité élémentaireet qui peut s'achever par la mention d'une section ou d'une cellule. -6-

2.1.4. Le groupe lieu-date

Il s'agit de la commune où est stationnéela formation et dela date de signature du document.

2.1.5. Letimbre

Cette rubrique débute par le numéro d'enregistrement départ.Celui-cipermet un classement numérique et chronologique de la correspondance et figure obligatoirement sur tous les documents dactylographiésofficiels. Ilest suivi des différents éléments de l'attachecettefois mentionnéspar leur acronyme(formation/division, direction, bureauouunité élémentaire/section ou cellule).Il est d'usage de mentionner, avant la formation, son autorité immédiatement supérieure (/DEF/) en ce qui concerne les organismes faisant partie de l'administration centrale, le sigle de labrigade à laquelle il est subordonné en ce qui concerne un régiment ...) Si le document nécessitel'apposition d'une mention de protection (diffusion restreinte(DR)),d'une mention de confidentialité spécifique(confidentiel personnel officier (CPO)...),oud'un niveau de classification (confidentiel défense(CD)...),son sigledoit conclurele timbre. Par défaut, le timbre s'achève par la mention NP (non protégé).

2.1.6.Les mentions de protection oude classification

Leur marquage diffère en fonction de lamention employée. Dans ce domaine, qui ne sera pas développé dans le présent fascicule, il convient de se référer à l'instruction n° 900/DEF/CAB/DR du 18 juin 2007relative à la protection du secret de la défense nationale au sein du ministère de la défense. Elles apparaissentpré-imprimées sur la note-express.

2.1.7.Le type de document

Il s'agit dutitredu documentquifigureen majuscule, centré sur la largeur de la page. Seule, la lettre ne possède pas de titre.

2.1.8. Les coordonnées de l'émetteur

Ellesfigurent dans le pied de page, centrées, sur 2 ligneset n'apparaîrent que sur la première page des correspondances. Sur la première ligne sont précisés l'adresse postale de la formation, puis les coordonnées téléphoniques (versions militaire et civile) etle numéro de faxdu personnel chargé d'assurer le suivi du dossier. Sur une seconde ligne figurel'adresse Intradef du même personnel.

2.2.Le corps

Il se compose de 4 rubriques: l'objet, la(es) référence(s), la(es) pièce(s) jointe(s) et le texte. -7-

2.2.1.L'objet

Il résume très succinctement la question traitée. Le même libellé est maintenu lorsqu'il y a plusieurs échanges de correspondances relatives à la même affaire.

2.2.2.Les références

Ellespermettentde rattacher la correspondance auxdocuments auxquels ellese rapporte, sur lesquels elle se base. Les références citées doivent être complètes (type de document, timbre et date). Ellessont classées par ordre hiérarchique (loi, décret, arrêté, instruction, circulaire...) puis dans cette hiérarchie par ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente).

Si plusieurs références sont mentionnées, elles doivent être repérées par les lettres

a), b), c)... Le(S)qui suit le motRÉFÉRENCEindique que l'accord en nombre doit être effectué. Sicette rubrique n'a pas lieu d'être renseignée, elle est supprimée.

2.2.3.Les pièces jointes

Il peut s'agir dedocuments ou d'extraits de documentsdistincts de la correspondanceprincipale.Il convient de mentionner leur nature (un tableau, un

état, unCD-ROM...).

Tout développement à caractère technique ou de détail, qui n'est pas nécessaire à la compréhension générale du texte d'un document,et afin d'éviter de le surcharger inutilement,doit figurer dans une annexe. Aussi, si le document dépasse deuxpages, il est souhaitable de rédiger l'ensemble du texte dans une ou plusieurs annexe(s) qui sera(ont) jointe(s) à la correspondance.Il est alors mentionné dans cette rubrique le nombre total d'annexes. Le mot "ANNEXE» est inscrit au centre en haut dela page, en gras et en lettres capitales. Il est suivi d'une numérotation en chiffre romain (même lorsqu'il n'y a qu'une seule annexe).Le titre de l'annexe est inscrit sur la ligne suivante, également centré, en gras et en lettres capitales. Un appendiceest une pièce jointeà une annexe (sous-annexe). Il est repéré par le chiffre romain de l'annexe qu'il complète, suivi d'un chiffre arabe. La mise en forme est identique à celle de l'annexe. Si plusieurs pièces jointes sont mentionnées, elles doivent être repérées par les lettres a), b), c)... Le(S)qui suit le motJOINTEindique que l'accord en nombre doit être effectué. Si cette rubrique n'a pas lieu d'être renseignée, elle est supprimée(sauf dans le bordereau d'envoi).

2.2.4.Le texte

En fonction dudocument établi, le texte sera rédigé sous une forme rédactionnelle conforme à chaque type de correspondance(formes personnelle, impersonnelle, style télégraphique...). En règle générale, le texte est aligné à la marge de gauche (sans alinéa) et est justifié. Un intervalle est laissé entre chaque paragraphe. -8- Il est souhaitable de ne pas abuser des majuscules; en effet, leur multiplication dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture. Il convient donc de s'attacher à respecter, sur ce point, les règles de grammaire française relatives à l'emploi des majuscules, conformément à l'annexe II de l'instruction n° 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988, modifiée, en usage pour les documents insérés auBulletin officiel des armées. Toutsigledoit êtreexplicitélors de sa première citation. Il doit figurer entre parenthèse immédiatement après l'appellation en toutes lettres, sans point entre les lettres. Il convient de rappeler que dans une correspondance adressée à un supérieur, souligner des mots ou des phrases constitue une incorrection.

2.3.Le final

Il comprend les destinataires et copies, la signature,l'empreinte du timbre humide et l'attache de signature.

2.3.1.Les destinataires et copies

Les destinataires sont les organismes ou services à qui une correspondance est adressée "pour action». S'ils sont plusieursou trop nombreux, ilsfigurent en bas de page après l'attache de signature ou, par manque d'espace,font l'objet d'une page nouvelle. Il convient alors de préciser à l'emplacement prévu pour le(s)destinataire(s),la mention "destinatairesin fine»(les guillemets n'apparaissent pas et l'expressionin fineest inscriteen caractères italiques). En suivant l'ordre protocolaire,les destinataires extérieurs àl'organisme émetteur seront dans un premier temps mentionnés, puis dans un second temps suivront les destinataires intérieursà l'organisme émetteur. Quant aux copies, elles concernent les organismes ou services à qui une correspondance est adressée "pour information» ou "à titre de compte rendu». Elles sont classées selon le même principe que celui qui prévaut pour ordonner les destinataires. Une copiedestinée aux archivessera systématiquement faitesous les dénominations chrono ou archives. Le(S)qui suit les motsDESTINATAIREetCOPIEindique que l'accord en nombre doit être effectué.

2.3.2.La signature

Ils'agit de l'acte par lequel l'auteur dela correspondanceprend la responsabilité de ses écrits ou de ceuxpréparés par ses subordonnés.

Elle est placéeaprès le texte à droite.

2.3.3.L'empreinte du timbre humide

-9- Ce timbre,qui authentifie le document,appeléégalement "sceau de l'Etat» ou "Marianne»,est apposé sur lescorrespondancessignées par les autoritésqui en sont détentrices. Il est recommandé d'apposer l'empreinte du sceau humide officiel au côté gauche de la signature en empiétant légèrement sur celle-ci, de manière à ce qu'elle reste parfaitement visible. Cette Marianne ne doit pas être apposée sur les correspondances internes à l'organisme émetteur. Pour un même document, l'apposition du sceau de l'Etat n'est effectuée que sur l'original.

2.3.4.L'attache de signature

L'attache de signaturesert à mentionner les coordonnées du signataire. Elle débute en bas à droite, deux intervalles après la fin du texte.

Ellepeut prendre plusieurs formes.

L'autorité signe en vertu de ses pouvoirs propres:

L'attache de signature est la suivante:

"Le grade Prénom Nom», "fonction».

Le colonel Boris Masel,

commandant le 126erégiment d'infanterie.

L'autorité signe par délégation:

La délégation de signature est le procédé par lequel une autorité (le délégant) charge une autre autorité (le délégataire) qui lui est hiérarchiquement subordonnée,de signer en son nom. Elle constitue une mesure d'organisation interne du service, qui ne modifie en rien la répartition des compétences. Toute délégation de signature doit être autorisée par un texte d'un niveau juridique au moins égal à celui du texte qui donne compétence au délégant. L'acte portant délégation de signature doit en outre indiquer les matières pour lesquelles celle-ci est accordée. Exemple:un délégant dont on a accordé une compétence par décret ne peut déléguer sa signature par arrêté. Consentie à une autorité nominativement désignée, elle est donc essentiellement personnelle et, par conséquent, devient caduque en cas de cessation des fonctions soit du délégant soit du délégataire. -10-

L'attachede signatureest la suivante:

Pour"lafonction du délégant»

et par délégation: "legrade Prénom Nom»,quotesdbs_dbs30.pdfusesText_36

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