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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
20225
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivoContenido
1. OBJETIVO ............................................................................................................... 8
2. ALCANCE ................................................................................................................ 8
3. MARCO LEGAL ......................................................................................................... 8
4. DE LA POLÍTICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................... 9
Objetivos Específicos: ........................................................................................................... 9
5. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................... 10
5.1. Definición e importancia .......................................................................................... 10
Requisitos para la implementación: ...................................................................................... 10
6. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y LA INFORMACION EN
LA ENTIDAD .......................................................................................................... 13
6.1 Recepción de documentos físicos .............................................................................. 14
6.2 Seguridad de la Información producida o tramitada de forma electrónica........................ 14
7. DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA ....................................... 15
Lineamientos para el uso de la Firma Digital .......................................................................... 15
8. POLÍTICA AMBIENTAL ............................................................................................. 16
8.1 Lineamientos y principios: ....................................................................................... 16
9. POLITICA DE INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .......... 17
10. POLÍTICA DE ADMINISTRACION DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO FÍSICOS,
ELECTRÓNICOS Y DIGITALES. ................................................................................. 18
11. DESARROLLO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ................................................ 18
12. COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .......................................................... 19
12.1 Conceptualización .................................................................................................. 19
12.2 Pautas para una adecuada impresión por ambas caras y elaboración de los documentos. . 19
12.3 Lineamientos para Impresión de los Documentos ....................................................... 20
12.4 Producción de Documentación Basada en Mensajes de Datos ....................................... 20
12.5 Lineamientos para anulación de los documentos ......................................................... 21
12.6 Normatividad Asociada al Componente de Producción Documental. ................................ 21
13. COMPONENTE RECEPCIÓN DOCUMENTAL .................................................................. 22
13.1 Conceptualización .................................................................................................. 22
13.2 Lineamientos para las comunicaciones oficiales recibidas ............................................. 22
13.3 Lineamientos Recepción de Documentos por Ventanilla. .............................................. 23
6PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo13.4 Lineamientos Clasificación de la Correspondencia ....................................................... 23
13.5 Lineamientos para la apertura de sobres ................................................................... 24
13.6 Lineamientos para el registro de Documentación e Información .................................... 24
13.7 Lineamientos para Radicación de Documentación e información.................................... 25
Medio de Recepción: ........................................................................................................... 25
Información Básica:............................................................................................................ 25
Información del Remitente: ................................................................................................. 26
Información del Destinatario: .............................................................................................. 26
13.8 Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por Medio de Cuentas de Correo
Electrónico ............................................................................................................ 27
13.9 Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por medio de la Página Web
Institucional .......................................................................................................... 27
13.10 Lineamientos para la Digitalización de Documentos..................................................... 28
13.11 Estándares aplicados en el proceso de digitalización.................................................... 28
13.12 Control de calidad en la digitalización de imágenes. .................................................... 29
13.13 Lineamientos para recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias .................. 30
13.14 Normatividad asociada al Componente de Recepción Documental ................................. 30
14. COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 31
14.1 Conceptualización .................................................................................................. 31
14.2 Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Externa Recibida ........................ 31
14.3 Lineamientos para las Planillas de Distribución en Caso de Requerirse la Distribución Física
de los Documentos. ................................................................................................ 31
14.4 Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Interna Enviada ......................... 31
14.5 Lineamientos para la Distribución de Documentos Enviados por Correo Electrónico .......... 32
14.6 Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales ............................................. 32
14.7 Normatividad Asociada al Componente de Distribución Documental ............................... 33
15. COMPONENTE TRÁMITE O GESTION DE LOS DOCUMENTOS ......................................... 33
15.1 Conceptualización .................................................................................................. 33
15.2 Lineamientos para la Trámite Final de las Comunicaciones con Destinos Externos e
Interdependencias.................................................................................................. 33
15.3 Normatividad asociada al componente de trámite o gestión de los documentos. .............. 34
16.1 Conceptualización .................................................................................................. 34
16.2 Las Transferencias Documentales ............................................................................. 35
16.3 Lineamientos para la Organización de Expedientes ..................................................... 35
7PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo16.4 Normatividad asociada al Componente de organización Documental ............................... 36
17. COMPONENTE CONSULTA DOCUMENTAL ................................................................... 38
17.1 Conceptualización .................................................................................................. 38
17.2 Lineamientos para la Consulta y Préstamo a Través del sistema de correspondencia. ....... 38
17.3 Normatividad Asociada al Componente de Consulta Documental ................................... 39
18. COMPONENTE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ........................................................... 40
18.1 Conceptualización .................................................................................................. 40
18.2 Sistema Integrado de Conservación (SIC) ................................................................. 40
18.3 Programas de Conservación Preventiva ..................................................................... 41
18.4 Programa de Inspección y Mantenimiento .................................................................. 42
18.5 Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales ..................................... 42
18.6 Programa de Limpieza de Áreas. .............................................................................. 42
18.7 Programa de Control de Plagas ................................................................................ 42
18.8 Plan de Prevención de Desastres en Gestión Documental ............................................. 43
18.9 Conservación de Soportes Electrónicos ...................................................................... 43
18.10 Normatividad asociada al Componente de Conservación Documental .............................. 43
19. COMPONENTE DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.......................................... 45
19.1 Conceptualización .................................................................................................. 45
19.2 Lineamientos para la Conservación Total de la Documentación ..................................... 45
19.3 Lineamientos para la Eliminación documental............................................................. 46
19.4 Lineamientos para Selección documental ................................................................... 46
19.5 Normatividad asociada al Componente de Disposición Documental................................. 47
20. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. .................. 48
Objetivo 48
Descripción ....................................................................................................................... 48
Procedimiento .................................................................................................................... 49
21. SOLICITUD DE RECURSOS PARA LA GESTIÓN - PRESUPUESTO ANUAL .......................... 49
Descripción ....................................................................................................................... 49
Procedimiento .................................................................................................................... 49
22. METAS A CORTO PLAZO .......................................................................................... 50
22.1 Objetivos a corto plazo ........................................................................................... 50
23. DEFINICIONES ...................................................................................................... 50
24. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 54
8PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo1. OBJETIVO
Determinar las políticas encaminadas a la racionalización, simplificación y automatización de los procesos, procedimientos, trámites y servicios ofrecidos por el hospital en ejercicio de sus funciones.2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental inicia desde la estandarización de los documentos que se producen o reciben en la entidad hasta su disposición final.3. MARCO LEGAL
De conformidad con los artículos 8, 15 y 74 de la Constitución Política de Colombia, es obligación del Estado y de las personas, proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, respetar el derecho que todas las personas tienen a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los 9PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del El Decreto 2609 DE 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. De otro lado Ley 527 de 1999 Ley del comercio electrónico. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.4. DE LA POLÍTICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La Subgerencia Administrativa y Financiera, consciente de la importancia de una adecuada administración de los documentos en todos los niveles de la entidad, pone a disposición el programa de gestión documental el cual determinará: Las directrices que en la entidad con el objetivo de hacer que la Entidad cumpla con los principios archivísticos, las normas y leyes emitidas que regulan la materia.Objetivos Específicos:
Elaborar la herramienta archivística donde se determine la, metodología y los procedimientos necesarios para la conservación de los documentos. Recopilar las normas en materia archivística para ser socializas en la entidad. Sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de la adecuada administración de los documentos en las fases de archivo 10PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo Disponer de la información sin importar su soporte de forma organizada para la toma de decisiones y como patrimonio documental de la entidad. Estandarizar los controles necesarios para la adecuada administración de los documentos que se generan en los diferentes soportes.5. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5.1. Definición e importancia
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizaciónRequisitos para la implementación:
Requisitos técnicos: la entidad actualmente cuenta con manuales de procesos y procedimientos, con formas o formatos y formularios regulados, con manual de funciones y tablas de retención documental, todos debidamente aprobados con su respectivo acto administrativo. Requisitos administrativos: La entidad actualmente cuenta con herramientas administrativas que permiten en un futuro cercano un sistema integrado de gestión, es por eso destacamos los siguientes:Apoyo de la gerencia.
Actualmente se cuenta con un archivo central.
Se cuenta con una participación del comité de gestión y desempeño y de las directivas, en especial las relacionadas con las compras y suministros, las TIC y el presupuesto. El recurso humano actualmente cuenta con manual de funciones y procedimiento para el desarrollo de las tareas. 11PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental, organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos. En cuanto a las instalaciones se viene reacondicionando los espacios destinados para archivo central en cuanto a: características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Requisitos Económicos: actualmente la entidad cuenta con recursos económicos, pero no son lo suficiente para garantizar la administración total y adecuada de los documentos que se generan o tramitan en la entidad, es por eso por lo que el Comité de Gestión y Desempeño solicitó a la alta dirección la incorporación de partidas importantes para tal fin (Ver actas de Comité deGestión y Desempeño).
Requisitos Archivísticos: la entidad tiene claro los principios archivísticos y la normativa vigente en la materia, es por eso por lo que ha logrado realizar campañas de sensibilización en temas de gestión documental paro con el conocimiento que se debe fortalecer mucho más. A continuación, mostramos un cuadro con los componentes archivísticos, las actividades que dan cumplimiento y las normas relacionadas a cada uno:COMPONENTES ACTIVIDAD OBSERVACIONES
Producción o
planeaciónEs el conjunto de actividades
tendientes a normalizar los documentos que se producen en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área.Ley 527 de 1999,
articulo 7, sobre el uso de mensajes de datos y firmas digitales.Acuerdo 060 de 2001
Ley 962 de 2002
12PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivoCOMPONENTES ACTIVIDAD OBSERVACIONES
Recepción.
Son todas las actividades de
verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. Y proceder a su radicaciónAcuerdo AGN 060 de
2001 art.3, 5, 8, 10,11
y 12, sobre las unidades de correspondencia radicación y control de las comunicaciones enviadas y recibidas.Distribución. Son todas las actividades que
garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario.Acuerdo AGN 060 de
2001, art. 3,
centralización de los servicios de archivo.Trámite.
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.LEY 1437 DE 2011,
Código de
Procedimiento
Administrativo y de lo
Contencioso
Administrativo. Art. 13
y 14.Organización
(Clasificación, ordenación, valoración, descripción, reprografía, automatización)Conjunto de actividades
orientadas a la Clasificación, ordenación y descripción de los documentos institucionales como parte integral de los procesos archivísticos.Acuerdo AGN 039 de
2001, 041, 042.
Circular 04 de 2003,
NTC 4095 Norma
general para la descripción archivística. NTC 5029, norma general para la medición de archivos.Consulta de
documentosActividades relacionadas con la
implantación de procesos deConstitución política
Art 20. Acuerdo AGN
13PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
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Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivoCOMPONENTES ACTIVIDAD OBSERVACIONES
acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.047 de 2000. Acceso a
los documentos. AGN056 de 2000.
Requisitos de consulta
Conservación (Sistema
integrado SIC) deConservación.
Conjunto de medidas
preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.Constitución política Art
8. Protección de los
recursos culturales y naturales del país.Acuerdo AGN 047, 048,
049,050 de 2000, Ley
594 de 2000. Art. 46.
Disposición Final.
Identificación de los documentos
en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, conforme a lo dispuesto a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental.Decreto 2527 de 1950,
por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.6. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y LA
INFORMACION EN LA ENTIDAD
La ESE Hospital Marco Fidel Suárez se compromete a hacer de la comunicación y la información un eje estratégico fundamental para transformar la cultura organizacional y mejorar las interacciones comunicativas de la institución con su público de interés, a través de información oportuna, verídica y haciendo uso pertinente de los medios de comunicación, que contribuyan a la satisfacción de los usuarios, el trabajo colaborativo y posicionamiento de la imagen corporativa. 14PROGRAMA DE GESTIÓN
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Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo6.1 Recepción de documentos físicos
Todo envío postal, sobre o paquete, será debidamente revisado por los mecanismos que garanticen la seguridad y la normatividad vigente, sin que ello viole los principios de confidencialidad. Las comunicaciones que presenten las siguientes señales que se consideren como sospechosas, y se dará aviso a las autoridades competentes. Sobres o empaques que presenten señales de tener alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. Sobres o empaques con señales de manchas de aceite o decoloraciones. Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo. Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre.Sobres o paquetes dejados en las instalaciones
6.2 Seguridad de la Información producida o tramitada de forma
electrónica Es el conjunto de medidas adoptadas y aplicadas encaminadas a impedir el conocimiento de la información de interés institucional clasificada como confidencial o reservada Además de la Norma ISO 15489 1 y 2 Información y Documentación y Norma ISO 27001- Seguridad de la Información, nos dan los parámetros de confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la información. El acceso a los documentos clasificados como confidencial y reservado solo pueden ser consultados por el gerente o su delegado. Los funcionarios o contratistas encargados de administrar los archivos además de verlas por lo dispuesto en el decreto 2609 de 2012, deben 15PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Código: HMFS-DC-0095
Versión: 03
Fecha de Actualización:
Enero de 2022
Elaboró: Coordinador
archivo mantener la discreción frente a la información registrada en los documentos que por uso o función manipulen. Frente al control sobre el acceso y consulta de información, el Grupo de Archivo y Correspondencias ofrecerá los servicios de préstamo y consulta de la documentación de manera eficaz y oportuna. El archivo especializado de Sistema de información debe disponer de copias de seguridad de las bases de datos que son generadas por los sistemas de información disponibles para atender las funciones y responsabilidades institucionales, los cuales se encuentran en diferentes medios magnéticos. Las cintas de backup de la información institucional, será responsabilidad del área de tecnología de la información donde. Diarias, se generan automáticamente en horas de la noche para que al día siguiente se envíen a la sede que disponga la Oficina de Tecnología de la Información para su almacenamiento. Mensuales, se generan manualmente en los últimos días del mes y son guardadas durante los meses restantes del año en curso. Anuales; se generan manualmente los últimos días del año y son almacenados en el sitio que disponga Oficina de Tecnología de laInformación.
7. DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
La entidad llevará cabo la política de Cero Papel y lineamientos de la Directiva Presidencial 04 cuyo objeto es la oficina sin papel, con la reducción sistemática del uso del papel por medios electrónicosLineamientos para el uso de la Firma Digital
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