[PDF] Guide sur les indicateurs 31 déc. 2002 3.





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Qu'est-ce que les indicateurs ?

    Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles. Les indicateurs font partie intégrante de la conception, de la mise en œuvre, du suivi et de l'évaluation de tout projet de développement.

Comment mettre en place des indicateurs qualitatifs ?

    Lorsque vous mettez en place des indicateurs qualitatifs, il est important de penser à votre système de collecte de données. Certains outils sont plus appropriés pour les indicateurs orientés processus, d'autres pour les indicateurs qui mesurent certains critères.

GUIDE SUR LES

INDICATEURS

REMERCIEMENTS

En 2000-2001, un groupe de travail, composé de représentantes et de représentants de ministères,

d'organismes et de divers regroupements et associations issus du milieu gouvernemental, a mené une

réflexion visant à orienter la portée et le contenu d'un guide gouvernemental sur les indicateurs. Nous

tenons à remercier les personnes qui ont accepté de partager leur expertise, contribuant ainsi à

enrichir le contenu du présent document. Le ministère ou l'organisme de provenance des personnes

est celui où elles travaillaient au moment des travaux.

Mesdames

Mishèle Bérubé Service des politiques budgétaires et financières,

Secrétariat du Conseil du trésor

Julie Désy Service des orientations stratégiques, ministère des Transports Louise Milhomme Sous-secrétariat à la modernisation de la gestion publique,

Secrétariat du Conseil du trésor

Marie-José Péan Secrétariat du Comité des priorités, ministère du Conseil exécutif

Lucie Roy Comité des responsables de la vérification interne et

Secrétariat du Conseil du trésor

Marie-Renée Roy Direction de la recherche, de l'évaluation et de la statistique, ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale

Messieurs

Christian Beaudet Service des politiques et de soutien à la gestion,

Secrétariat du Conseil du trésor

Yvan Giroux Direction des mandats spéciaux, Bureau du Contrôleur des finances Bun Luk Khuong Direction de la performance, Régie des rentes du Québec

Michel Lagueux Bureau du vice-président,

Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances Marc Lecours Secrétariat du Comité des priorités, ministère du Conseil exécutif Alain Saucier Service du développement de l'information, ministère de la Santé et des Services sociaux Jean Tremblay Direction des ressources financières, ministère de l'Éducation Michel Turner Service des politiques budgétaires et financières,

Secrétariat du Conseil du trésor

André Viel Groupe des responsables en analyse et en évaluation de programme, Direction de l'évaluation, ministère de la Recherche, de la Science et de la Technologie Roland Villeneuve Groupe en planification stratégique et Direction de l'action stratégique, ministère de la Culture et des Communications

RÉALISATION DU GUIDE

Secrétariat du Conseil du trésor, Sous-secrétariat à la modernisation de la gestion publique

Direction de la modernisation et des agences

Conception Chantal d'Auteuil en collaboration avec Claude Bonneau

Rédaction Chantal d'Auteuil

P OUR TOUT RENSEIGNEMENT CONCERNANT CE GUIDE, VOUS POUVEZ VOUS ADRESSER AU SOUS-SECRÉTARIAT À LA MODERNISATION DE LA GESTION PUBLIQUE PAR TÉLÉPHONE, AU NUMÉRO(418) 643-0805, OU PAR COURRIEL[MODERNISATION@SCT.GOUV.QC.CA].

Février 2003

Dépôt légal

Bibliothèque nationale du Québec

Bibliothèque nationale du Canada

ISBN 2-550-40513-7

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

PARTIE1

L'indicateur, un outil essentiel à la gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.1 Une définition de l'indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.2 La contribution des indicateurs à la gestion axée sur les résultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

PARTIE2

Les concepts de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.1 La triade Objectif - Indicateur - Cible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

2.1.1 L'objectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.1.2 L'indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2.1.3 La cible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.2 Les caractéristiques d'un bon indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.2.1 La pertinence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.2.2 La validité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2.3 La faisabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2.4 La convivialité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2.5 La fiabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2.6 La comparabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

2.3 La hiérarchisation des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

2.3.1 Les indicateurs externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.3.2 Les indicateurs internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

PARTIE3

La sélection et l'élaboration des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

3.1 Connaître son univers et sa zone de contribution: le point de départ . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3.2 Définir les composantes du résultat attendu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3.2.1 La finalité, l'intention (objectif) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3.2.2 La définition et l'énoncé de l'indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3.2.3 Les données disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3.2.4 L'échéance et la fréquence de la mesure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3.2.5 L'unité responsable (sectorielle, locale, régionale, centrale, externe) . . . . . . . . . . . . . 21

3.2.6 La durée de vie de l'indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3.2.7 Les possibilités d'étalonnage (benchmarking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3.3 L'établissement de la cible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3.3.1 La mesure de la situation de départ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3.3.2 La méthode d'établissement de la cible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3.3.3 La détermination du niveau de la cible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3.3.4 La détermination des écarts admissibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

TABLE DES MATIÈRES

Guide sur les indicateurs

3.4 L'interprétation de l'indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.4.1 Les utilisations possibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

3.4.2 Les mises en garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

3.4.3 Les indicateurs de comparaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.5 L'évolution des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.5.1 Facteurs internes au ministère ou à l'organisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.5.2 Facteurs externes au ministère ou à l'organisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

PARTIE4

La gestion des indicateurs et les outils utiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

4.1 Le système d'information de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4.1.1 Les composantes possibles d'un système d'information de gestion . . . . . . . . . . . . . . 28

4.1.2 À propos des tableaux de bord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

4.2 Les outils de gestion des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4.2.1 La fiche-indicateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

4.2.2 Le registre des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4.2.3 La catégorisation des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4.2.4 La fiabilité des données: le diagnostic et le plan d'amélioration . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4.2.5 La démarche intégrée de contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4.2.6 La vérification interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Annexe 1 Loi sur l'administration publique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Annexe 2 Lexique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Annexe 3 Exemples de typologies des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Annexe 4 Exemple des niveaux ou zones critiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Annexe 5 Exemples de fiches-indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Références utiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

SCHÉMAS

Schéma 1 Contribution des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Schéma 2 Sélection et élaboration des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Schéma 3 Gestion des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

4

Guide sur les indicateurs

INTRODUCTION

5

Guide sur les indicateurs

La notion d'indicateur n'est pas nouvelle

dans le domaine de l'administration pu- blique. Depuis plus d'une dizaine d'années, la plupart des gouvernements des pays membres de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) utilisent des indicateurs pour mesurer l'atteinte des objectifs et d'autres dimen- sions de la gestion afin d'apprécier leur performance. En effet, dans un cadre de gestion axée sur les résultats, l'appréciation de la performance des organisations gou- vernementales et de leurs composantes se fait désormais en fonction des résultats projetés et ces résultats sont mesurés à l'aide d'indicateurs.

Les indicateurs peuvent servir à différents

paliers de l'organisation et à diverses

étapes du cycle de gestion et des processus

de production à la fois pour mesurer l'im- pact des services rendus sur la population et apprécier les efforts requis pour parvenir

à ces résultats.

Le présent guide intéressera donc les ges-

tionnaires de tous les niveauxde l'orga- nisation gouvernementale ainsi que les membres du personnel associés au suivi et à l'appréciation des résultats. Il a pour objectifs principaux de: •faire partagerune compréhension et un vocabulaire communs quant aux concepts de base concernant les indi- cateurs utilisés en milieu gouverne- mental;•soutenirles ministères et organismes dans l'élaboration des indicateurs; •favoriser l'appropriation et la respon- sabilisationdes gestionnaires par rapport à l'utilisation des indicateurs

à tous les niveaux de l'organisation

- incluant les activités réalisées par les unités de type conseil, les unités de soutien aux opérations et les unités opérationnelles - et par rapport à la reddition de comptes, tant interne qu'externe.

Ce guide présente les principales étapes et

outils utiles à l'élaboration, à l'utilisation et à la révision des indicateurs et ne prétend pas être exhaustif. Son contenu a été éla- boré en tenant compte des autres guides préparés pour l'implantation de la moder- nisation et pourra y faire référence au besoin. Il vise à susciter l'émergence d'une culture dans le domaine de la mesure des résultats, domaine fort diversifié, dyna- mique et en constante évolution. Son contenu, tout comme le sujet dont il traite, pourra évoluer et être mis à jour périodi- quement.

Bien qu'ils s'inspirent d'indicateurs réels

provenant de divers ministères et orga- nismes du secteur public ou parapublic, il est important de signaler que les exemples utilisés dans le guide sont fictifs, mais demeurent néanmoins plausibles.

1.1 UNE DÉFINITION DE L"INDICATEUR

Il existe un grand nombre de définitions de

l'indicateur. La définition élaborée par le groupe de travail émane d'un consensus qui tient compte du nouveau cadre de gestion axée sur les résultats. Cette défi- nition ne contredit pas celles qu'on peut trouver dans les autres guides publiés dans le contexte de l'implantation de la gestion axée sur les résultats; elle se veut seule- ment plus précise. I

NDICATEUR

Toute mesure significative, relative ou

non, utilisée pour apprécier les résul- tats obtenus, l'utilisation des res- sources, l'état d'avancement des travaux ou le contexte externe.

Une mesure...

Par la mesure, on établit une grandeur, une

quantité, un indice, un état de situation ou un degré de réalisation par rapport à une

étape donnée.

... significative...

La mesure a un sens et elle est liée à une

préoccupation, à l'objectif à atteindre. Elle permet de scruter un aspect, une dimen- sion d'un phénomène ou d'une activité et d'en comprendre la portée ou la finalité. ... relative ou non...

L'indicateur peut exprimer une mesure

simple (nombre) en présentant une seule variable. Il peut aussi mettre en relation deux ou plusieurs variables (pourcentage, ratio). L'indicateur peut être mis en rela- tion avec une cible, avec un indicateur rattaché à d'autres objectifs ou un indi- cateur similaire d'une autre organisation. ... pour apprécier...

La mesure permet d'évaluer, de juger, de

comparer, de suivre la progression, de véri- fier, de contrôler.

L"INDICATEUR, UN OUTIL ESSENTIEL

ÀLAGESTION

PARTIE

1 6

Guide sur les indicateurs

... les résultats obtenus...

Les résultats obtenus représentent d'abord

les divers bénéfices obtenus par les clien- tèles lorsqu'elles se prévalent des produits et services offerts par le ministère ou l'orga- nisme; ces bénéfices, aussi appelés effets ou impacts, peuvent être obtenus immé- diatement ou à plus long terme et sont de nature sociale, économique, environ- nementale, etc. Les résultats d'impact découlent généralement du plan straté- gique, mais peuvent aussi se retrouver dans un plan d'action d'agence. Le résultat peut aussi présenter un caractère plus opéra- tionnel lorsqu'il représente les efforts requis pour procurer des bénéfices aux clientèles. Le degré de satisfaction des clientèles sur des aspects particuliers de la prestation des services fait aussi partie des résultats. Enfin, le résultat obtenu peut aussi s'appliquer à des produits plus intangibles générés par les unités chargées d'orienter l'action des ministères et orga- nismes (recherche, évaluation, conseil). ... l'utilisation des ressources...

Dans le contexte de la gestion axée sur les

résultats, l'offre de service s'appuie sur les attentes exprimées par les citoyens, mais aussi sur le respect des ressources disponibles. Les indicateurs permettent ainsi de suivre l'évolution des revenus et des dépenses, de vérifier si les budgets alloués sont respectés et si la gestion des ressources est efficiente (par exemple, le coût de revient d'un service ou d'une activité). Certains éléments qui composent le plan d'amélioration des services ratta- chés à la déclaration de services aux citoyens peuvent aussi être considérés pour mesurer l'utilisation des ressources. ... l'état d'avancement des travaux... Les résultats d'une organisation n'étant pas tous quantifiables, la mesure peut aussi être une information ponctuelle, un rapport d'étape sur une mise en oeuvre, le degré d'évolution ou de livraison d'un dossier, 7

Guide sur les indicateurs

d'une implantation, d'une recherche ou, encore, une date limite, une échéance. ... le contexte (l'environnement)

Les organisations gouvernementales

agissent et évoluent dans des domaines où elles ne sont pas les seuls acteurs, que ce soit sur le plan social, économique ou politique. Pour connaître les différents facteurs qui ont une influence sur leurs activités, elles doivent se doter d'un certain nombre d'indicateurs qui permettent de mieux connaître le contexte externe dans lequel ils évoluent et aussi de comparer leurs résultats à ceux d'autres gouverne- ments ou organisations. Ces données sont collectées et compilées pour connaître les clientèles et leurs attentes et elles s'avèrent très utiles lorsqu'il faut déterminer la cible

à atteindre pour chacun des indicateurs ou

circonscrire sa "zone de contribution» (voir la section 3.1).

1.2 LA CONTRIBUTION DES INDICATEURSÀ LA GESTION AXÉE SUR LES RÉSULTATS

1 Étant associés aux différentes phases de la gestion axée sur les résultats et du cycle de gestion, les indicateurs peuvent être utilisés à des fins multiples. Les plus impor- tantesdemeurent toutefois la mesure et le suivi des résultats,ainsi que l'appréciation de la performancedans le contexte de la reddition de comptes.

Le schéma 1 donne un aperçu des diffé-

rentes contributions des indicateurs. Au centre, dans l'encadré pointillé, sont nom- més les principaux documents où l'on trouve des indicateurs; les documents pres- crits par la Loi sur l'administration publique (L.R.Q., c. A-6.01) figurent dans les boîtes grises. Les différentes contributions des indicateurs figurent autour de l'encadrépointillé et font aussi référence à certaines

étapes du cycle de gestion.

L'élaboration et la révision du plan

stratégique et des plans d'action

Les résultats obtenus (ou connus), mesurés

à l'aide des indicateurs, et l'appréciation de la performance servent directement à la phase de planification, qu'elle soit straté- gique ou opérationnelle. L'indicateur est un outil privilégié pour déterminer, pré- ciser ou réviser les objectifs et les résultats attendus.

L'amélioration des services et des

modalités de prestation des services L'appréciation des résultats peut conduire à l'ajout, à la modification ou à la suppres- sion de programmes d'activités ou de services et faire évoluer la façon dont on rend les services afin de mieux répondre aux attentes exprimées par les clientèles.

L'évolution de l'organisation

Les résultats obtenus et mesurés par les

indicateurs peuvent amener l'organisation

à mieux circonscrire sa mission, ses mandats

et sa zone de contribution ainsi qu'à ajus- ter sa structure et ses capacités organisa- tionnelles en conséquence.

La répartition des ressources

En lien avec le plan stratégique, le plan

annuel de gestion des dépenses et les plans d'action, les résultats mesurés avec les indicateurs peuvent influer sur les choix d'action et, par ricochet, sur la répartition des ressources humaines, financières, maté- rielles et informationnelles. Ils servent éga- lement à effectuer le suivi de l'utilisation des ressources et peuvent éventuellement fournir des renseignements essentiels à la préparation et à la négociation des ententes de gestion. 1

Pour conna"tre les fondements et la dŽmarche de la gestion axŽe sur les rŽsultats, consulter le

Guide sur la gestion axée sur les résultatspublié en juin 2002 par le Secrétariat du Conseil du trésor.

8

Guide sur les indicateurs

Élaboration ou

révision des plansAmélioration des services/modalités de serviceÉvolution de l'organisation

Répartition

des ressources

Mesure et

suivi des résultats

Prise de

décisionsReddition de comptes interne/ externe

ApprŽciation

de la performance Plan stratŽgique

Plan annuel de gestion

des dŽpenses

Plan d'action

Déclaration

de services Plan d'amélioration des services CPI

Ententes

de gestion

Plans dÕaction

agences

Rapports annuels

organismes et agences

Schéma 1 Contribution des indicateurs

9

Guide sur les indicateurs

La mesure et le suivi des résultats

L'indicateur est le moyen privilégié pour

exprimer concrètement, quantifier ou qua- lifier le résultat attendu et obtenu. Il est habituellement relié à un objectif straté- gique ou opérationnel et la mesure se fait à une fréquence régulière en comparant le résultat obtenu au résultat attendu.

La prise de décisions

Les indicateurs servent à connaître la

situation, à effectuer le suivi des activités et à apprécier les résultats à différentes étapes du cycle de gestion et des processus de production. Ils permettent ainsi de déceler les zones critiques et d'apporter les ajus- tements requis pour s'assurer de l'atteinte des résultats attendus.L'appréciation de la performance et la reddition de comptes

En examinant l'ensemble des résultats

obtenus et en faisant les liens pertinents entre les indicateurs, on peut apprécier la performance globale de l'organisation et de ses diverses composantes. La perfor- mance globale permet de mesurer l'impact des produits et des services rendus à la population et les efforts requis pour fournir les produits et les services. Les différentes composantes de l'organisation font état de leur contribution à l'atteinte des objectifs stratégiques et opérationnels par la reddition de comptes interne. Le ministère ou l'organisme et les unités sous convention de performance et d'impu- tabilité (CPI) font état de l'impact de leur action sur la clientèle en fonction d'ob- jectifs préétablis (les résultats attendus) par la reddition de comptes externe.

2.1 LA TRIADE OBJECTIF - INDICATEUR ¬- CIBLE

Ces trois éléments sont à la base de la

mesure des résultats. C'est par la combi- naison de l'objectif, de l'indicateur et de la cible qu'on exprime le résultat attendu.

Il est à noter que la plupart des exemples

utilisés sont fictifs, mais demeurent néan- moins plausibles.

2.1.1 L"objectif

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