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Ce document indique les règles et bonnes pratiques à suivre pour la gestion des messages électroniques (emails) produits ou reçus ainsi que leur conservation
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Contactez votre service informatique pour obtenir l'autorisation d'accéder à votre messagerie professionnelle depuis votre domicile, ainsi que l'adresse du serveur de messagerie de votre entreprise. Sélectionnez le menu Fichier et cliquez sur « info » pour afficher les informations du compte.Comment supprimer une boite mail pleine ?
Comment nettoyer sa boite mail rapidement ?
1Supprimer les anciens mails.2Se désabonner des newsletters.3Désactiver la réception des notifications.4Compresser vos documents et images.5Privilégier les applications de transfert de documents.6Rédiger un mail écologiquement.Est-ce que mon employeur peut lire mes mails professionnels ?
Un message identifié comme personnel est considéré comme une correspondance privée et votre employeur doit en respecter le secret. La violation du secret des correspondances est une infraction pénale Par contre il peut lire vos messages professionnels.- communiquer : il doit avoir un objet bien identifié, sa rédaction doit être professionnelle et courtoise, claire, efficace et concise. Éviter les messages trop longs et ne pas aborder plusieurs sujets dans un même message. Convenir d'un intitulé de message en commun avec vos collègues impliqués sur un même projet.1 déc. 2020
Type de document
Catégorie législative et
réglementaire \ Directive duComité de direction
Domaine \ Activité
7. Système d'information \ 7.1 Informatique page 1/6
Instance décisionnelle
Direction des systèmes d'information
Référence
HUGO.SI.IN.0001
Charte en matière de gestion de la messagerie électronique professionnelle N° de version 3 Portée HUGPublié par
Instances décisionnelles
Responsable du document
Systems Reliability Engineering (SRE)
Créé le 16/12/2019
Mise à jour le 16/06/2020
En vigueur à partir du
16/06/2020
Charte en matière de gestion de la messagerie électronique professionnelleContexte et objectif
L'objectif de ce document est d'Ġdicter des rğgles d'utilisation pour harmoniser la gestion de la messagerie
électronique et répondre aux besoins courants d'edžploitation d'un tel outil.Ce document indique les règles et bonnes pratiques à suivre pour la gestion des messages électroniques (emails)
produits ou reçus, ainsi que leur conservation, dans le cadre des activités professionnelles. Il n'a pas pour ǀocation
de remplacer la documentation et les formations relatives à la messagerie.CrĠation d'une boŠte audž lettres
Boîte aux lettres nominative
automatiquement pour les ayants-droit une fois le contrat du collaborateur actif dans VRH.Boîte aux lettres partagée
Il est possible de demander la crĠation d'une BAL générique partagée via eProcess (catalogue de services de la DSI).
Le service demandeur s'organise pour gĠrer cette BAL selon les principes ĠnoncĠs dans la prĠsente charte.
Destruction d'une boŠte audž lettres
Boîte aux lettres nominatives
dĠpart. Des permissions d'accğs peuǀent ġtre accordĠes sur cette boŠte en faǀeur des personnes en charge de la
Boîte aux lettres partagée
La destruction d'une boŠte audž lettres partagĠe peut ġtre demandĠe par le propriĠtaire de la dite boŠte.
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Conditions d'utilisation d'une boŠte aux lettresQuota (taille maximale)
Fonctions Quota Systğme d'archiǀage
Fonctions médicales et cadres 5 Go Oui
Fonctions administratives 2 Go Oui
Fonctions techniques, logistiques, de
restauration, paramédicales, sociales et soignantes256 Mo Non
élevé que celui défini par défaut compte tenu du nombre de messages à gérer. UsagePoint 1
La taille madžimale d'un email est limitĠe (piğce jointe comprise) ă 20 Mo, valable pour un message en interne comme
en externe.Point 2
Nos systğmes de messagerie croulent sous les documents joints de tous types. Bannissez l'enǀoi de piğces jointes et
prĠfĠrez en interne l'utilisation de liens renvoyant sur les documents sauvegardés dans un espace collaboratif
autorisé par les HUG (share partagĠ, OneDriǀe, Sharepoint, etc.) afin de faǀoriser l'unicitĠ et le partage des
documents.Point 3
Il est possible d'ouǀrir plusieurs BAL @hcuge.ch depuis le client Outlook (suivant les accès obtenus). En revanche, les
BAL d'autres fournisseurs de messagerie ne peuǀent ġtre intĠgrĠes dans le client Outlook.
Point 4
Ne communiquez pas votre adresse électronique HUG à des contacts non professionnels.Point 5
Eǀaluez l'opportunitĠ de ǀous inscrire sur des mailing listes professionnelles ͗ priǀilĠgiez les forums professionnels
que vous consultez à votre initiative.Point 6
Assurez un suivi
demandes en cours. Si ǀotre demande n'a pas ĠtĠ traitĠe, contactez directement la personne.
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Triez, priorisez, déplacez, effacez
Trois possibilités existent quand arrive un nouveau message ͗ le lire et agir, le lire et dĠcider d'agir plus tard ou enfin
le lire plus tard. Votre BAL devient donc une liste de tâches que vous traitez par ordre de priorité. Tout message traité
les dossiers ͞ElĠments enǀoyĠs" et ͞ElĠments supprimĠs", ainsi que votre dossier " Boîte de réception » vidé.
" Boîte de réception », " Eléments envoyés » et " Eléments supprimés » de la boîte aux lettres ne doivent jamais être
utilisés comme moyen de classement ou de conservation.Ne glissez pas un élément de la messagerie vers votre arborescence Windows (Share). Cela créerait un fichier du type
vers une autre version. Convertissez le message en PDF à des fins de conservation à long terme.
Gérez les fichiers joints
La messagerie n'est pas un outil de stockage des fichiers attachĠs. Sauvegardez les pièces jointes importantes vers
les espaces autorisés par les HUG. N'oubliez pas de supprimer ensuite les messages afin de libĠrer de la place. La
Paramétrage de la conservation à long terme (EnterpriseVault)Point 1 :
Point 2
Les emails situés dans la corbeille (" Eléments supprimés » / " Deleted Items ») ne sont pas conservés.
Point 3
Tous les éléments autres que les emails (contacts, réunions, rendez-vous, tâches, etc.) ne sont pas conservés.
Point 4
La durée de conservation des emails est fixée selon la fonction de l'utilisateur :Conservation indéterminée pour les cadres
Conservation sur 3 ans après le départ du collaborateur pour les autres catégories de personnel
Point 5
Les emails conserǀĠs dans EnterpriseVault ne peuǀent pas ġtre supprimĠs par l'utilisateur.
Point 6
La crĠation de fichiers d'archiǀage personnels (fichier PST) est impossible.Type de document
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Eǀaluer la ǀaleur d'un message pour conserǀation ou destructionA conserver dans les espaces de stockage
autorisésA détruire de la BAL
Conserver les messages reçus et envoyés dont le contenu a un impact direct et durable sur votre activité professionnelleMessage avec pièce jointe :
conserver le texte du message et la pièce jointe lorsque le contenu du texte apporte des éléments complémentairesà la pièce jointe.
conserver uniquement la pièce jointe important ou n'apporte aucun ĠlĠment supplémentaire à la pièce jointe.Exemples :
Une majorité des messages électroniques ne possèdent pas de réelle valeur de conservation.Auparavant, le contenu informationnel des
messages de cette catégorie étant communiqué par téléphone, aucune trace ne subsistait donc de ces informations. Ces messages peuvent néanmoins être utiles pendant une période très courte (environ un mois), afin de compléter une action de routine ou de préparer un document plus important.Exemples :
ͻ une demande pour obtenir copie d'un rapport,
le rappel d'une date importante ͻ le transfert d'une piğce jointe sans commentaireͻ les messages de listes de diffusion
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ͻ les informations permettant de comprendre
rapports, études ou prises de positionͻ les dĠcisions prises
la correspondance, les mémos ou notes de service les devis et soumissions les rapports finaux et leurs recommandations les procès-verbaux des réunions les descriptions de responsabilités ou de tâches les plans d'actionͻ une inǀitation ă rappeler une personne
ͻ des copies de documents diffusĠs pour
information ͻ les discussions sans intĠrġt pour le serǀiceCorrespondance médicale
Les emails qui ont un impact sur le suivi du patient doivent être transférés dans DPI dans les 24 heures qui suivent
leur réception, puis supprimés de la boîte aux lettres.Sauvegarde (Outlook)
Point 1
tâches, etc.) est conservé 30 jours.Pendant ce laps de temps, ces ĠlĠments sont rĠcupĠrables par l'utilisateur ǀia Outlook sans intervention de la DSI.
Point 2
Cette sauǀegarde n'est en aucun cas destinĠe ă restaurer des Ġléments de la messagerie des utilisateurs (emails,
contacts, réunions, rendez-vous, taches, etc.).Les demandes de restauration relatives à la messagerie ne sont donc pas prises en compte par la DSI.
Courrier non sollicité (spam)
informatiques par le biais de la messagerie (phishing). Ces mécanismes peuvent bloquer des messages légitimes si
leurs expéditeurs utilisent des infrastructures de messagerie moins rigoureuses que celles des HUG.
Point 1
Point 2
La DSI n'est pas responsable de la mauǀaise configuration des infrastructures de messagerie edžternes. Il reǀient audž
administrateurs de ces infrastructures de faire le nécessaire pour se conformer aux exigences des HUG.
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Point 3
Tout message suspect à vos yeux doit être purement et simplement supprimé sans signalement à la DSI.
Lexique
BAL : Boîte Aux Lettres
EnterpriseVault : nom du logiciel de conservation à long terme des emails Spam : courrier non-sollicité (généralement de la publicité ou des attaques par phising) Fichier PST ͗ fichier d'archiǀage local d'OutlookArmoire : terme HUG pour fichier PST
VRH : Vision Ressources Humaines. Logiciel utilisé par les HUG pour le suivi de la gestion du personnel.
DSI : Direction des Systèmes d'Information
Références
Support informatique relatif à la messagerie, FAQ, aide Formation sur les outils de messagerie : contactez votre chargé de formationquotesdbs_dbs12.pdfusesText_18[PDF] cours pharmacie 2ème année pdf
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