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7 FICHE 1

Le système d"information comptable

Un système d"information comptable (SIC) est un ensemble de règles, de procédures, de méthodes et de techniques destinées à organiser, gérer et contrôler la production d"informations comptables, fiscales, finan- cières et sociales. L"objectif d"un SIC est de répondre aux nombreuses obligations des entreprises, mais aussi de mettre en place les instruments de gestion, nécessaires

au pilotage et au management stratégique des entreprises.1. Procédure et organisation du système

Le PCG stipule qu"une documentation décrivant l"orga- nisation et les procédures comptables doit être établie pour assurer la compréhension et le contrôle du système. Le manuel des procédures est un document (papier ou numérique) qui présente l"organisation de l"entreprise, les modalités de traitement de l"information comptable, les méthodes d"actualisation des données, les mécanismes de

contrôle du système. Les livres de procédures et d"orga-nisation comptable doivent présenter l"organisation de la fonction comptable, le plan des comptes, les moyens utilisés et les informations produites.

2. Les sources du droit comptable

Comme pour les autres branches du droit, elles sont d"ordre législatif et réglementaire. Mais elles émanent aussi de la jurisprudence et de la doctrine comptable.

On peut donc identifier les sources suivantes :

• Loi comptable du 30 avril 1983

• Loi du 17 février 1986 sur les comptes consolidés • Loi du 6 avril 1998 sur la création du CRC Décrets d"application des lois (29 novembre 1983 et 17 février 1986 et 14 octobre 1998). Les prescriptions de l"ANC (autorité des normes comptables) Les arrêtés homologuant les règlements de l"AMF (autorité des marchés financiers). • La jurisprudence du fait des décisions rendues par les tribunaux. La doctrine comptable grâce à la contribution des organisations professionnelles nationales et internationales (avis, recommandations et normes professionnelles). 3.

Les obligations liées à l"exercice du métierLes professionnels de la comptabilité (comptables

salariés, comptables libéraux et comptables publics) sont tous investis d"une mission importante. Ils ont le devoir de tout mettre en œuvre pour que les documents comptables fournissent une image aussi fidèle que possible de la situation économique, financière et patrimoniale des entreprises et des collectivités. La profession est soumise à de nombreuses obligations, et

les professionnels comme les commissaires aux comptes sont directement concernés par des incompatibilités

de nature professionnelle et familiale. Des contrôles à tous les niveaux (contrôle du commissaire aux comptes, contrôle de l"administration fiscale et sociale, contrôle de la chambre régionale des comptes pour la comptabilité publique) confirment que l"exercice du métier suppose le respect d"un ensemble de normes professionnelles. Les normes de comportement insistent notamment sur l"intégrité morale, l"indépendance, la probité, l"honneur,

la dignité et la compétence des professionnels du métier. Ils sont en principe soumis à une obligation de moyen et

au secret professionnel sauf en matière de faits graves de nature à être révélés au procureur de la république.

4. Principes et modèles comptables

La comptabilité s"inscrit dans un cadre normalisé. Les règles et principes comptables sont établis par le PCG, le code de commerce et les prescriptions de l"ANC. Ils visent à harmoniser le traitement des données en vue d"assurer la compréhension, la transparence et le

contrôle des flux physiques, monétaires et immatériels de manière à garantir la régularité, la sincérité et l"image

fidèle des comptes des entreprises. Le PCG retient les principes suivants :

• Permanence des méthodes

• Continuité de l"exploitation

• Séparation des exercices

• Prudence

• Coût historique

• Non-compensation

• Importance significative

• Intangibilité du bilan d"ouverture

8

5. Le pilotage du système par un PGI

Les systèmes d"information comptable sont de plus en plus performants et automatisés grâce au pilotage par des progiciels de gestion intégrée. Le fait de travailler à partir d"un serveur équipé d"une base de données unique associée à de multiples modules interconnec- tés permet d"exploiter les informations du système dans tous les rouages de la gestion des entreprises. Le schéma suivant permet de constater l"importance de cette interconnexion entre les différentes facettes de la comptabilité et de la gestion sous l"angle des nouvelles technologies de l"information et de la communication en relation avec les processus du BTS CG. Figure 1. Schéma de gestion intégrée du SIC L"avantage d"un système de gestion intégrée est de faciliter l"intégration et la standardisation des processus, pour une meilleure cohérence, homogénéité, et irriga- tion de l"information auprès des différents utilisateurs. Pour l"entreprise, l"objectif consiste aussi à améliorer le processus de circulation et la qualité de l"information, sources de productivité et de création de valeurs.

6. Configuration matérielle d"un système

d"information comptable Serveur de l"entrepriseCommunication avec l"extérieur

Figure 2. Configuration matérielle d"un SIC

7. Les étapes du traitement informatisé

des documents comptables Le traitement informatisé des systèmes comptables se généralise dans toutes les organisations. L"ouverture et le traitement d"un dossier à l"aide d"un progiciel passent par plusieurs étapes en raison des obligations de conformité des documents comptables aux normes et à la réglementation en vigueur. Le processus de traitement peut être présenté selon le schéma suivant :

Figure 3. Étapes du traitement

des données à l"aide d"un PGI 9

APPLICATIONS

Exercice 1. Projet de création d"une agence de voyages

La direction d"un centre de loisirs et de vacances projette la création d"une agence de voyages afin de compléter

les services proposés à sa clientèle. L"agence sera dotée d"un PGI afin de gérer toutes les activités liées au secteur.

Questions

1. Présentez les principaux modules du PGI nécessaires au projet.

2. Proposez quelques indicateurs qui permettraient de gérer la clientèle.

Exercice 2. Projet de dématérialisation d"un groupe

La société PGM est une société mère qui contrôle plusieurs filiales en France et à l"étranger. Depuis la mise en place

d"une stratégie de croissance externe au sein du groupe, le système d"information a évolué par ajustements successifs

de modules de gestion sur une structure datant de la création de la société mère. Aujourd"hui la nécessité de revoir

le schéma global de circulation de l"information au sein du groupe est devenu un impératif pour la direction. Les diri-

geants envisagent de moderniser le système d"information du groupe en mettant l"accent sur une dématérialisation

complète des documents circulant entre la société mère et ses filiales.

Questions

1. Présentez de façon schématique les principaux documents comptables à dématérialiser au sein du groupe.

2. Expliquez l"intérêt pour un groupe de faire le choix d"un système d"information interne dématérialisé.

3. Est-il souhaitable de dématérialiser toutes les informations circulant entre une société mère et ses filiales ?

SOLUTIONS DES APPLICATIONS

Exercice 1. projet de création d"une agence de voyages

Question 1. Principaux modules nécessaires

Les modules nécessaires au fonctionnement d"une agence de voyage regroupent des modules classiques de gestion

de toutes les entreprises et des modules spécifiques au métier : on peut donc proposer les modules suivants :

• Facturation et comptabilisation

• Gestion commerciale

• Gestion de la paie

• Excursions et transferts

• Locations de véhicules

• Séjours hôteliers

• Réservations

Question 2. Des indicateurs pour gérer la clientèle

• Chiffre d"affaires mensuel

• Les principales destinations des clients

• La durée des vacances

• Les types d"excursions

• Le profil des clients

• Les attentes de la clientèle

10 Exercice 2. projet de dématérialisation d"un groupe Question 1. Présentation schématique des principaux documents comptables Question 2. Intérêt d"un système d"information interne dématérialisé.

Un système d"information dématérialisé en interne est un atout pour un groupe car les sociétés mères doivent

souvent gérer de manière décentralisée les activités de leurs filiales. La nécessité d"être informé en temps réel de

la situation économique, financière et sociale des filiales sous contrôle exclusif, est de nature à faciliter la prise de

décision par la direction générale du groupe. Dans le cadre d"un groupe, les sociétés entretiennent naturellement

des relations commerciales privilégiées. Les cessions internes et les multiples transferts d"informations entre les

différents membres d"un groupe justifient amplement la mise en place d"un système d"information dématérialisé. Il

s"agit aussi d"optimiser la fonction logistique au sein du groupe afin de maîtriser les coûts et d"optimiser l"efficacité

des transferts de flux de toutes natures dans les structures complexes et décentralisées. Question 3. Opportunité de dématérialiser certaines informations ?

Les informations de pilotage et d"exploitation récurrentes sont de nature à être standardisées et dématérialisées. Elles

peuvent être largement diffusées sans risque pour une structure décentralisée. Mais les informations stratégiques

doivent être traitées de manière confidentielle et ne peuvent être diffusées de façon dématérialisée sans mettre en

danger le processus de prise de décision stratégique des groupes. 11 FICHE 2

La constitution des sociétés

La constitution est la première grande étape dans l"existence d"une entreprise. Ses obligations comptables, fiscales et sociales débutent avec son immatriculation au registre du commerce. Toutefois les dépenses réalisées par les associés ou actionnaires pour sa création peuvent être transférées à la société nouvellement créée.

1. Définition d"une société

Une société est une entité économique, juridique et sociale issue d"une convention passée entre des personnes physiques et/ou morales en vue de mettre en commun des moyens techniques, humains et financiers dans le but d"en tirer une économie.

2. Critères de classification des sociétés

Ils sont généralement associés à la forme juridique des entités (SNC, SARL, SAS, SA, SCA...), au statut de leurs dirigeants, à la nature de leurs activités et à leur taille. Ces critères de classification sont importants car ils condi- tionnent leurs obligations envers les parties prenantes notamment auprès de l"administration fiscale et sociale.

3. La formation du capital social

Les apports peuvent être :

En numéraires avec une libération immédiate à hauteur de 50 % dans les SA, SAS, et de 20 % dans les SARL. Le solde doit être libéré dans un délai maximum de cinq ans. En nature avec une libération immédiate et intégrale. ҵRemarques• Les apports en industrie (connaissances techniques ou professionnelles) sont interdits dans les sociétés anonymes (SA et SCA). Ils n"entrent pas dans la formation du capital des autres sociétés (sociétés de personnes, les SARL et SAS) mais donnent droit au versement de bénéfices. Aucun minimum n"est exigé pour le capital social dans les entreprises individuelles, les SARL et les SAS. Pour les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions (SCA) le capital minimal est de 37 000 €.

4. Les frais de constitution

Ils peuvent être des frais d"actes, des commissions bancaires, des honoraires (notaire, avocat, expert- comptable), ou encore des frais de publicité. Selon le PCG, ils doivent être enregistrés en charges (méthode préférentielle). Exemple Pour des honoraires d"un montant de 2 000 € HT payés lors de la constitution d"une société le 3/1/N, on aura les écritures suivantes : 3/1/N 6226
4456

4011HonorairesÉtat TVA sur biens et servicesFournisseurs prestations de services2 000

400
2 400

Facture honoraires

3/1/N 4011

512FournisseursBanque2 400

2 400

Paiement honoraires

Mais leur enregistrement au compte 2011 " frais de constitution » est autorisé. Dans ce dernier cas ils doivent être amortis par fractions égales sur une période maximale de 5 ans.

ҵRe

marq ue Si les dirigeants choisissent cette option, aucune distri- bution de résultat n"est autorisée avant que les frais de constitution ne soient totalement amortis (sauf exception pour les actions bénéficiant d"une garantie d"état pour un dividende minimal). 3/1/N 2011
44562

512Frais de constitutionÉtat TVA sur immobilisationsBanque2 000

400
2 400

Frais de constitution immobilisés

31/12/N

68111

2801Dotations aux amortissements

Amortissements frais de constitution

400
400

Amortissement frais de constitution

12

5. Écritures de constitution

Exemple Constitution le 3/1/N d"une SA au capital s ocial de 500 000 € divisé en 10 000 actions de 100 €. L"un des actionnaires apporte les biens suivants :

Éléments d"actif

apportésValeurs nettes comptables (en €)

Terrain

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