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Rédacteur : Sara Stauffer, le 18.03. 2010
Correcteur : Denis Boillat, le 21.04.2010
Approbateur : Stéphane Duina, le 21.04.2010
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www.unine.ch/scgSCG Instr. 1.1.1
INSTRUCTION DE TRAVA
IL : GESTION DE CAISSE
Sommaire
1. Gestion de caisse : .................................................................................................................................. 2
2. Ouverture / création de caisse :
22.1 Démarches de la faculté / institut / service ...................................................................................... 2
2.2 Démarches du SCG ......................................................................................................................... 2
3. Approvisionnement de caisse : ................................................................................................................ 2
3.1 Demande d'approvisionnement de caisse ....................................................................................... 2
3.2 Etablissement de chèques et remise ............................................................................................... 2
3.3 Classement / scannage ................................................................................................................... 3
3.4 Caducité du chèque ......................................................................................................................... 3
3.5 Remboursement de l'excédant de caisse au SCG .......................................................................... 3
4. Livre et tenue de caisse : ......................................................................................................................... 4
4.1 Informations générales .................................................................................................................... 4
4.2 Formulaire du livre de caisse ........................................................................................................... 4
4.2.1 Onglet " Base 20xx » du formulaire................................................................................................. 4
4.2.2 Onglets " mois en cours 20xx » du formulaire ................................................................................ 5
4.3 Tenue du livre de caisse
64.3.1 Justificatifs ........................................................................................................................................ 6
4.3.1.1 Envoi au SCG livre de caisse + justificatifs ...................................................................................... 6
4.3.1.2 Document papier .............................................................................................................................. 6
4.3.1.3 Document excel ............................................................................................................................... 6
4.3.2 Délai d'envoi ..................................................................................................................................... 6
5. Contrôle par le SCG : ............................................................................................................................... 6
5.1 Démarches ....................................................................................................................................... 6
5.2 Dépenses non-justifiées ................................................................................................................... 7 6. Comptabilisation par le SCG : .................................................................................................................. 7
7. Classement / scannage : ......................................................................................................................... 7
8. Contrôle de caisse sur site par le SCG : .................................................................................................. 8
8.1 Généralités ....................................................................................................................................... 8
8.2 Déroulement du contrôle .................................................................................................................. 8
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE1. Gestion de caisse :
Par sa
signature, le responsable de la caisse valide toutes les transactions conformes aux règles en vi- gueur au sein de l'Université de Neuchâtel. Le caissier est responsable de la tenue exacte du livre de caisse.2. Ouverture / création de caisse :
2.1 Démarches de la faculté / institut / service
Le responsable du centre de coût ou de l'élément d'OTP prenant en charge les dépenses/recettes de cais-
se en demande l'ouverture par le formulaire " demande d'ouverture de caisse » à renvoyer au SCG com-plété et muni des signatures du responsable et du caissier. Ce document servira également au contrôle
des signatures de la caisse.2.2 Démarches du SCG
A réception
du formulaire, le SCG définit le montant du fonds de caisse et prépare un chèque pour l'approvisionner (voir point3.1). Ce montant doit couvrir entre 3 à 6 mois d'autonomie de caisse.
Les caisses dépendantes du budget Etat sont gérées par le compte de bilan 100'100.Les caisses dépendantes d'un fonds de tiers sont gérées par un compte de bilan spécifique 100'xxx. Ce
compte est à créer selon la procédure " création d'un compte ».3. Approvisionnement de caisse :
3.1 Demande d'approvisionnement de caisse
Le caissier adressera une demande écrite au
SCG par lettre ou courriel avec les informations suivantes : Le centre de coût ou le numéro d'OTP lié à la caisse prenant en charge les dépensesLe compte de bilan de la caisse
Le montant de l'approvisionnement
Le nom de la personne qui vient chercher le chèque.S'il s'agit d'un approvisionnement suite à une ouverture de caisse, le montant du chèque sera celui du
fonds de caisse déterminé par le SCG.3.2 Etablissement de chèques et remise
A réception de la deman
de d'approvisionnement, le SCG émet un chèque postal validé selon les signatu- res autorisées du service administratif.Service de la comptabilité générale
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSECompléter les champs en jaune :
Payez la somme de montant en lettres
Fr. / c. montant en chiffres
Signature signature collective à deux
Date date de retrait du chèque au SCG.
Dès que le chèque est émis et signé par deux personnes autorisées, le SCG en fait une copie (comportant
au moins une des deux signatures) et informe la personne concernée par courriel de sa disponibilité.Lors de la remise du chèque, le
SCG le date et le bénéficiaire signe le formulaire de remise de chèque.Remarque
: Le SCG peut demander une pièce d'identité au bénéficiaire !3.3 Classement / scannage
Dès réception du débit postal du chèque, la copie du chèque sera classée avec les pièces comptables de
virements dans le classeur correspondant. Ces pièces seront ensuite scannées selon la procédure "Archivage des pièces comptables
3.4 Caducité du chèque
Lorsqu'un chèque validé devient inutile (annulation de la demande, par exemple) ou qu'il comporte une
erreur après son établissement (montant non conforme ou rature lors de la signature, notamment), le chè-
que ne sera pas détruit (déchiré) mais sera tout simplement collé au dos de la liste de remise de chèque
en mentionnant " chèque annulé le ... ».3.5 Remboursement de l'excédant de caisse au SCG
Lorsque la caisse dépasse de 50% le fonds de caisse prévu initialement, l'excédant est à reverser sur le
compte postal du SCG. Des bulletins de versement seront transmis sur demande.Service de la comptabilité générale
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE4. Livre et tenue de caisse :
4.1 Informations générales
Le livre de caisse sera tenu mensuellement par le caissier et toutes les transactions (dépenses ou rece
t- tes) devront y être inscrites avec exactitude.4.2 Formulaire du livre de caisse
Le formulaire du
livre de caisse est disponible sur la page du SCG du site de l'Université de Neuchâtel. Ouvrir le fichier et l'enregistrer dans ses dossiers.4.2.1 Onglet " Base 20xx » du formulaire
Lors de la première utilisation du livre de caisse, commencer par compléter l'onglet " Base 20xx ». Les
informations de cet onglet seront reportées sur les mois suivants.Indiquer les informations suivantes :
Nom de la faculté / institut / service
Nom du caissier en fonction
Solde de caisse initial.
En cas de changement de caissier durant l'année, indiquer le nom du nouveau caissier dans la cellule
" Nom du caissier» ( ), et les informations suivantes :Nom du caissier sortant
Date d'entrée et de départ du caissier sortant.Exemple
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE4.2.2 Onglets " mois en cours 20xx » du formulaire
Lors de la première utilisation, après avoir compléter l'onglet "Base », sélectionner directement l'onglet
correspondant au mois en cours (dans notre exemple " novembre »). Le solde de caisse, le nom de la faculté / institut / service ainsi que le nom du caissier ont été automatiquement repris.Le livre de caisse comporte au maximum trois pages. Le solde de la première page se calcule automati-
quement et se reporte sur les pages 2 et 3, ainsi que sur l'onglet du mois suivant. Pour chaque mouvement, le caissier doit ajouter les informations suivantes :Date : date selon le justificatif
No pièce : numéro du justificatif selon codification chronologique du caissierLibellé : description détaillée
Dépenses : montant de la sortie de caisse
Recettes : montant de l'entrée en caisse
Nature comptable : numéro de compte selon le plan comptableCentre de coût / OTP : pour un financement par le budget " Etat » indiquer un centre de coût,
et pour un financement par un budget autre (Fonds de tiers géré par SCG) indiquer un numé- ro d'OTP Solde vérifié le : date du contrôle mensuel de la caisse.Service de la comptabilité générale
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE4.3 Tenue du livre de caisse
4.3.1 Justificatifs
Chaque transaction doit toujours être accompagnée de justificatifs comptables originaux (tickets de bus,
quittances d'essence et autres).4.3.1.1 Envoi au SCG livre de caisse + justificatifs
A la fin du mois, s'assurer que le fonds de caisse correspond au solde final du livre de caisse. Envoyer le livre de caisse au SCG en format papier et électronique.Si aucun mouvement de caisse n'a été enregistré durant le mois, le livre de caisse en format papier est
tout de mêmeà envoyer signé pour justifier le solde.
4.3.1.2 Document papier
Imprimer un exemplaire du livre de caisse du mois. Ce document doit être signé par le caissier et le re
s- ponsable de caisse.Le transmettre
par courrier auSCG muni des justificatifs originaux.
Ces de
rniers seront collés de manière ordonnée et sans chevauchement sur des pages de format A4, permettant ainsi un scannage optimal.Remarque
: Ne pas agrafer les justificatifs !4.3.1.3 Document excel
Une version du livre de caisse en format excel doit également être envoyée par courriel au SCG.4.3.2 Délai d'envoi
Les documents papier et informatique sont à envoyer avant le 8 du mois suivant.En fin d'année, la dernière caisse comptabilisée est celle du mois de novembre, les écritures de décembre
seront comptabilisées en janvier de l'année suivante.5. Contrôle par le SCG :
5.1 Démarches
Le SCG contrôle que le solde initial concorde avec le solde validé de la période précédente.
Il s'assure que les signatures correspondent au formulaire d'ouverture de caisse.Pour chaque transaction, il vérifie que les justificatifs correspondent aux informations du livre de caisse
(date , montant,libellé, nature de la dépense, conformité). Si nécessaire il corrige l'imputation comptable de
SAP.Le SCG réclamera les éventuelles informations manquantes au caissier de la faculté / institut / service.
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE5.2 Dépenses non-justifiées
S'il manque un justificatif ou qu'une dépense n'est pas autorisée par le budget Etat selon le "
Guide prati-
que de gestion pour le remboursement des indemnités financées par le budget de l'Etat», le SCG peut
refuser la dépense. Dans ce cas, il en informe la faculté / institut / service et retourne le justificatif original
au caissier en lui indiquant le nouveau solde en caisse. Le caissier devra alors trouver une autre source de
financement qui prenne en charge cette dépense.6. Comptabilisation par le SCG :
Le SCG comptabilise les mouvements de caisse selon la procédure " comptabilisation des pièces de
comptabilité générale7. Classement / scannage :
Les livres de caisses ainsi que leurs justificatifs sont à classer dans le classeur "Caisses ».
Les documents sont à scanner selon la
procédure "Archivage des pièces comptables
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Version finale du 28.10.2010 / Instr. 1.1.1 - INSTRUCTION DE TRAVAIL GESTION DE CAISSE8. Contrôle de caisse sur site par le SCG :
8.1 Généralités
Le Contrôle Cantonal des Finances de l'Etat de Neuchâtel (CCFi) exige de contrôler au moins une fois par
année le s caisses sur site sans préavis.8.2 Déroulement du contrôle
Deux collaborateurs du SCG se déplacent sur le site pour contrôler la caisse. Le contrôle se fait en pré-
sence du caissier au moyen du formulaire " Protocole de contrôle de caisse » disponible sur le site internet du SCG. Ouvrir le formulaire ci-dessous et compléter les informations suivantes : Nom de la faculté / institut / service, date du contrôle, nom du caissier Compter les pièces et billets de la caisse et reporter les quantités Les devises étrangères, les montants ainsi que les taux de change utilisés Le total en devise étrangère calculé selon le livre de caisseMontant du livre de caisse à reporter
Reconstituer le solde actuel de la caisse dans la partie inférieure du tableau. Indiquer le libellé
et le montant des dépenses éventuelles non enregistrées. Sélectionner la case " Correct » ou " Non Correct » Les 2 collaborateurs du SCG ainsi que le caissier signent le document de contrôle pour valida- tion.Une copie du document de contrôle signé est remise au caissier et l'original ajouté dans le classeur des
contrôles de caisse au SCG pour le CCFi.En cas de différence, le chef
du SCG valide le document et prend les mesures adéquates.Service de la comptabilité générale
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