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GB306-PFA-ICTS_1_[2009-09-0224-01]-Fr.doc/v.5 1

BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GB.306/PFA/ICTS/1

306
e session

Conseil d'administration

Genève, novembre 2009

Sous-comité des technologies de l'information

et de la communication

PFA/ICTS

POUR DÉCISION

PREMIÈRE QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Stratégie en matière de technologies

de l'information 2010-2015

1. L'actualisation de la stratégie en matière de technologies de l'information pour 2007-2009

a été présentée au sous-comité en novembre 2007 1 . Un rapport annuel sur les progrès accomplis dans la mise en oeuvre de cette stratégie a été soumis en novembre 2008 2 . Le présent document expose la stratégie élaborée pour les six prochaines années en conformité avec le cadre stratégique pour 2010-2015 3

2. La période visée par la stratégie de 2007-2009 touchant à sa fin, l'heure est venue

d'évaluer la situation actuelle en dressant le bilan des dépenses, des réalisations et des principaux enseignements. L'annexe fait la synthèse des 12 initiatives entreprises au titre de la stratégie de 2007-2009, regroupées dans les trois catégories suivantes: i) services d'exécution du programme; ii) infrastructure; et iii) gouvernance, appui et formation. Le

tableau 1 fait la synthèse des dépenses consacrées aux technologies de l'information, toutes

sources de financement confondues, pour la période 2006-2009. Le montant total de ces dépenses représente 5,7 pour cent des dépenses totales du Bureau, toutes sources de financement confondues. Dans un contexte international où le coût de la connectivité à

l'Internet, par exemple, est particulièrement élevé, ce chiffre est inférieur à l'indice de

référence actuel concernant le secteur public qui est de 6,6 pour cent 4 1

Document GB.300/PFA/ICTS/1.

2

Document GB.303/PFA/ICTS/1.

3

Document GB.304/PFA/2(Rev.).

4 Blended rate from Gartner: IT spending and staffing report, 2008; et Info-Tech Research Group:

2007-2008: Government IT budget and staffing report.

GB.306/PFA/ICTS/1

2

Tableau 1. Dépenses afférentes aux technologies de l'information (en milliers de dollars des Etats-Unis)

Dépenses totales du BIT Dépenses réelles 2006-07 Prévisions 2008-09 1

Dépenses de personnel

2

31 054 35 997

Dépenses non afférentes

au personnel 3

26 842 25 886

Dépenses totales afférentes

aux technologies de l'information 4

57 896 61 883

1

Pour 2008-09, les dépenses de personnel correspondent à la situation actuelle; elles sont calculées sur la base d'une hypothèse

de coûts standards pour l'intégralité de la période biennale; les dépenses non afférentes au personnel pour la période allant de

juillet à décembre 2009 sont des projections des dépenses réelles. 2 S'entend de tout le personnel ayant des fonctions en rapport avec les technologies de l'information dans le cadre de leur catégorie d'emploi. 3

Les postes du budget non afférents au

personnel comprennent les contrats de service en matière de technologies de l'information, l'achat de matériel, la maintenance

des équipements et des logiciels, la formation en matière de technologies de l'information et la transmission des données.

4 Ces chiffres sont établis pour l'ensemble du Bureau, y compris ITCOM.

3. La présente stratégie est l'une des quatre stratégies coordonnées de gestion que le Bureau a

élaborées à l'intention du Conseil d'administration. Ces quatre stratégies constituent l'un

des principaux volets du plan de mise en oeuvre de la Déclaration de l'OIT sur la justice sociale pour une mondialisation équitable, adopté en mars 2009 5 . Le document intitulé

"Stratégies axées sur les résultats pour 2010-2015 - Vue d'ensemble» résume l'objet et la

structure du cadre commun de résultats appliqué à ces quatre stratégies et contient un tableau qui met en évidence les liens entre celles-ci 6

Processus d'élaboration de la stratégie

4. Le Bureau de l'informatique et des communications (ITCOM) est chargé de définir et de

mettre en oeuvre la stratégie en matière de technologies de l'information adoptée par le Conseil d'administration. La stratégie pour 2010-2015 se fonde principalement sur le plan de mise en oeuvre de la Déclaration de l'OIT sur la justice sociale pour une mondialisation équitable, et plus particulièrement sur l'objectif de "promotion d'une nouvelle culture

organisationnelle et de nouvelles méthodes pour améliorer l'efficacité et l'efficience», dans

le but "d'enclencher un processus de changement de grande ampleur» 7 . Le Bureau s'efforce de mettre en oeuvre une stratégie qui optimise le rôle des technologies de l'information en tant que facteur de changement permettant d'accroître l'efficacité, l'efficience et la valeur de ses investissements actuels et à venir dans les systèmes informatiques. Tirant parti de l'expérience acquise dans le cadre de la stratégie de 2007-

2009, ITCOM mettra en oeuvre celle de 2010-2015 en partenariat avec le reste du Bureau.

5. De nombreuses consultations ont eu lieu pour la préparation de cette stratégie. Les

membres du sous-comité ont été consultés au cours de la 304 e session (mars 2009) du Conseil d'administration et des consultations informelles ont été menées en juin 2009, pendant la Conférence internationale du Travail. Au sein du Bureau, plus de

60 fonctionnaires des principaux départements du siège et des bureaux régionaux ont

participé au processus de consultations dans le cadre de discussions de groupe animées par un spécialiste du changement organisationnel. Ces consultations sont le point de départ d'un partenariat en matière de technologies de l'information à l'échelle du Bureau, qui devrait continuer à évoluer au cours de la période visée par la stratégie. 5

Document GB.304/SG/DECL/1(Rev.).

6

Document GB.306/PFA/12/1.

7

Document GB.304/SG/DECL/1(Rev.).

GB.306/PFA/ICTS/1

GB306-PFA-ICTS_1_[2009-09-0224-01]-Fr.doc/v.5 3

6. Parmi les aspects les plus souvent évoqués lors des consultations, il convient de

mentionner:

a) le désir d'une collaboration plus étroite et suivie entre la direction, l'administration et

les responsables d'ITCOM pour les décisions concernant l'informatique;

b) la nécessité de trouver un meilleur équilibre entre centralisation et décentralisation

des ressources informatiques; c) l'exigence d'une plus grande souplesse des services informatiques; d) l'idée que l'informatique est un remède universel à la plupart des problèmes; e) la tendance des départements et des secteurs à ne cibler que leurs propres intérêts plutôt qu'à adopter une approche organisationnelle des technologies de l'information; f) l'attente de la part des secteurs et des départements que des services informatiques toujours plus nombreux leur soient fournis.

Résultats

7. Le cadre stratégique pour 2010-2015 définit le résultat 1 - renforcement de la

gouvernance, du management et de l'appui - comme l'"utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources de l'OIT». L'indicateur 1.2 en particulier se rapporte à l'"amélioration de l'efficacité de la gestion des technologies de l'information». Outre cet

indicateur, la stratégie en matière de technologies de l'information propose trois résultats

qui précisent la contribution des technologies de l'information à la réalisation des objectifs

du cadre stratégique. Résultat 1: Les réformes informatiques contribuent

à l'instauration d'un système administratif

cohérent, convivial, peu coûteux et transparent

Stratégie

8. Les vraies réformes administratives reposent sur des facteurs de changement. Au BIT, l'informatique a longtemps été perçue comme un service en aval facilitant la mise en

oeuvre des décisions prises par les responsables et, de ce fait, elles a été sous-utilisée en

tant que facteur de changement. La présente stratégie prévoit de faire évoluer la fonction

informatique du statut de service axé sur l' infrastructure et l'assistance aux utilisateurs à

celui d'un service qui repère par anticipation les possibilités d'intégration et d'efficience

administratives, compte tenu des objectifs stratégiques de l'Organisation.

9. Pour conduire efficacement le changement en s'appuyant sur les technologies de

l'information et créer des synergies entre les fonctions, le personnel et la direction des services informatiques devront dialoguer avec les principaux intéressés, la direction et les spécialistes de l'analyse organisationnelle dans tout le Bureau. Pour une meilleure concordance des politiques, ITCOM devra, au-delà des services d'appui, instaurer des relations et des partenariats plus étroits avec les départements, les secteurs et les bureaux extérieurs. ITCOM devra également se tourner vers l'extérieur pour promouvoir des partenariats plus étroits avec d'autres institutions internationales ou du système des Nations Unies, notamment en participant à des comités mixtes, des conseils d'orientation,

GB.306/PFA/ICTS/1

4 des comités consultatifs, des réseaux du système des Nations Unies et des réseaux informels.

10. Les technologies qui facilitent le travail en collaboration renforcent le processus de prise

de décisions au sein du BIT en améliorant la communication et l'administration du travail. Les technologies innovantes qui favorisent le travail en équipe (systèmes de gestion des connaissances, collecticiels, courrier électronique, vidéoconférences, Skype, Internet, apprentissage en ligne, réseautage social) amèneront le personnel à s'appuyer sur les connaissances. En concevant et mettant en place des systèmes informatiques, ITCOM continuera de répondre à la demande organisationnelle d'un meilleur partage des connaissances, comme défini dans la stratégie de l'OIT en matière de connaissances. A

mesure que le système de gestion électronique des données (EDMS), le système intégré

d'information sur les ressources (IRIS), le dispositif des Pages jaunes et la technique du tableau de bord (Dashboard) s'améliorent 8 , il faut s'attendre à ce que les outils de partage des connaissances soient progressivement intégrés dans les activités courantes du Bureau. Des investissements supplémentaires dans les infrastructures informatiques seront nécessaires si l'on veut pleinement tirer parti de l'utilisation de ces technologies et ainsi appuyer la mise en oeuvre et l'exécution de la stratégie dans l'ensemble du Bureau.

11. Les applications appelées à être opérationnelles à l'échelle du Bureau, telles qu'IRIS et

l'EDMS, ne fonctionnent pour l'instant qu'au siège, de sorte que tous leurs bienfaits potentiels ne se font pas encore pleinement sentir. Tous les intéressés devront faire un effort concerté pour achever la mise en service d'IRIS et de l'EDMS.

12. La fonction informatique du BIT sera renforcée grâce à un repositionnement de celle-ci au

sein du Bureau et à une rationalisation administrative afin qu'elle soit mieux en mesure de

remplir son rôle stratégique. Cela nécessitera une réorganisation interne, le but étant de

faire en sorte que l'innovation et les initiatives technologiques soient d'un intérêt optimal pour le Bureau, et aussi qu'elles encouragent et facilitent l'innovation et l'adhésion aux initiatives en matière de technologies de l'information. Pour une évolution satisfaisante de la fonction informatique vers un rôle plus stratégique, un certain nombre d'initiatives seront prises, qui viseront notamment à améliorer la communication et la formation.

Liens avec d'autres stratégies

13. La mise en service d'IRIS dans les bureaux extérieurs permettra d'installer les modules essentiels à la stratégie en matière de ressources humaines. L'intégration des outils de partage des connaissances mentionnés ci-dessus appuiera la stratégie en matière de

connaissances. La mise en service du système de tableau de bord du donateur, intégré à la

fois dans IRIS et dans l'EDMS, favorisera de façon directe la stratégie en matière de coopération technique.

Risques et hypothèses

14. Le succès de la mise en service d'IRIS et de l'EDMS dans les régions repose sur l'hypothèse que des ressources suffisantes soient disponibles pour adapter les applications aux besoins des bureaux extérieurs, former le personnel à l'utilisation des applications et garantir une connectivité adéquate du réseau. Si ces deux principales applications ne sont pas déployées dans les bureaux extérieurs, le Bureau ne récoltera pas les bienfaits potentiels de l'application généralisée de ces systèmes essentiels. 8

Dashboard (tableau de bord) est un terme utilisé aujourd'hui pour faire généralement référence à

une page technologique sur le Web sur laquelle des informations en temps réel émanant de différents sources de l'entreprise sont regroupées (wikipedia.org).

GB.306/PFA/ICTS/1

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Mesure

Résultat 1

Indicateur Base de référence Cible pour 2010-2015

1.1. Nombre de régions où IRIS et

l'EDMS sont largement disponibles Seules des fonctionnalités limitées d'IRIS sont disponibles dans les bureaux extérieurs

Les fonctionnalités de l'EDMS

disponibles ne sont que partiellement utilisées dans le Bureau

Les principales fonctionnalités d'IRIS

sont mises en service dans toutes les régions

L'EDMS est utilisé dans tout le Bureau

1.2. Participation du BIT à des initiatives

de réforme interorganisations des services informatiques ou dans le cadre de la mise en oeuvre par l'ONU du principe de l'unité d'action Le BIT a mis en application le partage de l'Intranet avec le PNUD Le BIT prendra part à au moins deux initiatives informatiques conjointes dans le cadre de la mise en oeuvre par l'ONU du principe de l'unité d'action, ou à d'autres projets interorganisations

Etapes de la période biennale

2010-11 2012-13 2014-15

IRIS a été mis en service dans

les bureaux régionaux de Bangkok et de Beyrouth, et dans le bureau de l'OIT à Budapest

Le système des tableaux de bord

des donateurs a été largement mis en service

Des initiatives ont été prises dans

les domaines de la communication et de la formation

ITCOM est réorganisé et davantage

en phase avec les besoins du Bureau

IRIS a été mis en service dans

les bureaux régionaux d'Addis-Abeba et de Lima

La mise en service de l'EDMS au siège

et dans les régions est achevée

Les services informatiques du BIT

sont réorganisés de façon à mieux répondre aux besoins du Bureau tout entier

La gestion électronique de

la correspondance officielle se fait uniquement par le biais de l'EDMS

Note: Les coûts de ce résultat sont estimés, pour la période biennale, à 42 pour cent du total des dépenses consacrées à l' informatique.

Résultat 2: Adoption à l'échelle du Bureau d'une approche fondée sur la collaboration pour l'utilisation des ressources et des capacités informatiques, ce qui se traduit par une amélioration de la gestion et de la rentabilité des services informatiques

Stratégie

15. Avant l'arrivée des ordinateurs personnels, dans les années quatre-vingt, l'ordinateur central était le seul ordinateur que l'on puisse trouver au BIT. Les ressources informatiques étaient centralisées, de même que le développement des applications, l'analyse organisationnelle et les services d'assistance. L'apparition de l'ordinateur personnel et la

capacité informatique peu coûteuse qui en est résultée ont permis de décentraliser les

ressources et les capacités informatiques dans les différents départements. De ce fait, les départements ont pu avoir leurs propres moyens informatiques et élaborer et utiliser des

applications répondant à leurs besoins spécifiques, et ce, en très peu de temps. Le BIT et

les autres organisations du système des Nations Unies ont tous connu ce changement et adopté ce mode de décentralisation des capacités et des ressources informatiques.

16. Lorsque le BIT a analysé de près cette décentralisation (au cours du projet de l'année

2000), il s'est avéré qu'elle avait conduit à une fragmentation et à un chevauchement des

GB.306/PFA/ICTS/1

6 investissements informatiques, qui se sont inévitablement traduits par une utilisation moins

efficace des ressources. Cette situation a mis en évidence la nécessité de mieux gérer les

technologies de l'information et de revoir le degré de décentralisation des ressources informatiques.

17. Pour avoir une vision d'ensemble de la décentralisation des ressources informatiques, il

faut avant tout disposer d'une comptabilité exacte des dépenses informatiques à l'échelle

du Bureau tout entier. Au siège, IRIS peut être utilisé à cette fin. Une fois qu'IRIS sera

opérationnel dans toutes les régions, un état complet et précis des dépenses informatiques à

l'échelle du Bureau pourra être établi. Il sera alors possible de voir précisément dans quels

domaines et de quelle façon le BIT dépense ses ressources informatiques et ce qui peut être fait pour gérer l'ensemble des ressources informatiques de manière plus efficace.

18. Les consultations mentionnées plus haut ont fait apparaître que le personnel du BIT

considère que les prestations informatiques sont illimitées et sans coût direct pour l'utilisateur. Il n'est donc pas surprenant qu'avec une telle vision des choses, on parte du principe que la demande accrue de ressources informatiques peut et doit être absorbée. Parallèlement, le personnel est de plus en plus tributaire de l'informatique dans son travail. De ce fait, la demande augmente ainsi que les coûts des services d'appui externes (matériels et logiciels).

19. En outre, un grand nombre d'applications fondées sur des technologies anciennes sont

encore utilisées dans les différents services du Bureau. Ces applications requièrent un service d'assistance, présentent un risque pour les données de l'Organisation et ralentissent les efforts de modernisation et de regroupement. Le coût de la mise à niveau de ces systèmes et de l'assistance fournie pour leur utilisation représente une lourde charge compte tenu des ressources limitées.

20. Pour mieux gérer les dépenses consacrées à l'informatique, il faut revoir la façon dont les

projets dans ce domaine sont évalués et autorisés. La présente stratégie propose de créer

une fonction de coordination centralisée des projets pour évaluer systématiquement l'intérêt de chaque initiative, en examinant les points forts, les risques, les coûts, les

avantages et le coût total de l'appropriation du projet. Cette fonction serait analogue à celle

de l'actuel comité directeur d'IRIS. Toute l'expertise disponible sera mise au service de l'élaboration des projets, étant entendu que les projets importants seront prioritaires et le resteront et qu'ils devront être réalisés.

21. Au cours de la période biennale écoulée, les restrictions budgétaires ont freiné la mise en

service sur le terrain des importants systèmes que sont IRIS et l'EDMS. Dans le cadre de la

présente stratégie, il est prévu de dégager des ressources en supprimant des activités

informatiques qui sont non rentables et fragmentées à cause de la décentralisation excessive.

Liens avec d'autres stratégies

22.

La comptabilisation précise des dépenses informatiques à l'échelle du Bureau permettra de

mieux comprendre où se trouvent les lacunes et ainsi de définir les besoins en personnel et en formation dans le domaine informatique, en lien avec la stratégie en matière de ressources humaines.

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Risques et hypothèses

23.
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