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DIRECTION DES BATIMENTS
UNITE " FACILITY MANAGEMENT »
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-DUCHE DE LUXEMBOURG MINISTERE DU DEVELOPPEMENT DURABLE ET DES INFRASTRUCTURESADMINISTRATION DES BATIMENTS PUBLICS
PROCÉDURE DE PASSATION DU MARCHÉ
n° - COJ-PROC-17/033Conduite et maintenance des
installations techniques des bâtiments de la Cour de justice de l'Union européenneSPECIFICATIONS TECHN
IQUESCOJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
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TABLE DES MATIERES
PROCÉDURE DE PASSATION DU MARCHÉ ............................................................................................... 1
1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES............................................................................................................ 9
1.1 Préambule ..................................................................................................................................... 9
1.2 Définitions ..................................................................................................................................... 9
1.3 Objet et nature du contrat .......................................................................................................... 10
1.3.1 Objet du contrat ............................................................................................................. 10
1.3.2 Nature du contrat .......................................................................................................... 11
1.4 Installations ................................................................................................................................. 11
1.4.1 Bâtiments concernés ..................................................................................................... 11
1.4.2 Domaines ....................................................................................................................... 12
1.5 Normes et règlements applicables ............................................................................................. 15
1.6 Enregistrement EMAS ................................................................................................................. 16
1.7 Management de la Qualité ......................................................................................................... 16
1.8 Clauses techniques générales ..................................................................................................... 17
1.8.1 Choix des matériaux ....................................................................................................... 17
1.8.2 Garanties ........................................................................................................................ 17
1.8.3 Stabilité des ouvrages .................................................................................................... 17
1.8.4 Stabilité au feu des ouvrages ......................................................................................... 18
1.8.5 Isolation thermique........................................................................................................ 18
1.8.6 Liaisons équipotentielles et protection contre la foudre .............................................. 18
2 PRESTATIONS FORFAITAIRES DU CONTRACTANT ......................................................................... 19
2.1 Maintenance et base de données documentaire ....................................................................... 19
2.1.1 Définition de la maintenance ......................................................................................... 19
2.1.2 Documentation de la maintenance ............................................................................... 19
2.2 Maintenance préventive ............................................................................................................. 22
2.2.1 Définition (selon la norme EN 13306) ............................................................................ 22
2.2.2 Maintenance programmée et systématique ................................................................. 22
2.2.3 Maintenance conditionnelle et prévisionnelle .............................................................. 23
2.2.4 Consommables et petites fournitures ........................................................................... 24
2.2.5 Outillage ......................................................................................................................... 25
2.3 Maintenance corrective avec dépannage ................................................................................... 25
2.3.1 Définition (selon la norme EN 13306) ............................................................................ 25
2.3.2 Dépannages et réparations (plaintes, alarmes techniques) .......................................... 26
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 4/90 2.3.3 Astreintes ....................................................................................................................... 26
2.3.4 Matériel .......................................................................................................................... 26
2.4 Garantie totale ............................................................................................................................ 27
2.4.1 Définitions ...................................................................................................................... 27
2.4.2 Principes généraux ......................................................................................................... 27
2.4.3 Personnel ....................................................................................................................... 28
2.4.4 Stock " Garantie totale » ............................................................................................... 28
2.4.5 Fonds de Réserve ........................................................................................................... 28
2.5 Helpdesk...................................................................................................................................... 30
2.5.1 Définition ....................................................................................................................... 30
2.5.2 Prestations ..................................................................................................................... 30
2.6 Conduite ...................................................................................................................................... 31
2.6.1 Définition ....................................................................................................................... 31
2.6.2 Documentation des activités de conduite ..................................................................... 31
2.6.3 Prestations de conduite ................................................................................................. 31
2.6.4 Procédure de mise " en » et " hors service » des installations ..................................... 32
2.6.5 Exploitation des systèmes GTC ...................................................................................... 33
2.7 Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) .................................................... 33
2.7.1 Définitions ...................................................................................................................... 33
2.7.2 Généralités ..................................................................................................................... 34
2.7.3 Travaux préparatoires .................................................................................................... 34
2.7.4 Exploitation du système de GMAO ................................................................................ 34
2.7.5 Evolution vers une version Coswin Nom@d .................................................................. 35
2.8 Gestion environnementale ......................................................................................................... 35
2.8.1 Soutien dans le cadre du système EMAS ....................................................................... 35
2.8.2 Gestion des déchets ....................................................................................................... 36
2.8.3 Gestion des produits dangereux, nuisibles et fluides frigorigènes ................................ 36
2.8.4 Achats verts .................................................................................................................... 37
2.8.5 Participation aux audits EMAS de la Cour ...................................................................... 37
2.8.6 Certification environnementale des activités du Contractant ....................................... 37
2.8.7 Qualité de l'air et de l'eau .............................................................................................. 37
2.8.8 Gestion de l'énergie ....................................................................................................... 39
2.9 Prestations diverses .................................................................................................................... 41
2.9.1 Contrôles périodiques obligatoires par des organismes agréés .................................... 41
2.9.2 Assistances diverses, accompagnement et coordination .............................................. 42
2.9.3 Réception de travaux et prise en charge de nouveaux équipements. .......................... 42
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 5/90 2.9.4 Permanence et astreinte ............................................................................................... 44
2.9.5 Veille technologique et règlementaire .......................................................................... 44
2.9.6 Gestion du stock ............................................................................................................ 44
2.9.7 Nettoyage et entretien des locaux et installations techniques ..................................... 46
2.9.8 Réseau Fédérateur de Sûreté, logiciels de gestion ou de pilotage des installations ..... 46
2.9.9 Gestion de la planothèque technique et architecturale ................................................ 47
2.9.10 Gestion des garanties..................................................................................................... 47
2.9.11 Gestion des incidents générés par un tiers ou émanant de vices cachés ..................... 48
3 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES .............................................................................................. 49
3.1 Généralités .................................................................................................................................. 49
3.2 Modalités de commande ............................................................................................................ 49
3.2.1 Définition des prestations par la Cour de justice ........................................................... 49
3.2.2 Définition des prestations par le Contractant ............................................................... 49
3.2.3 Délais d'exécution .......................................................................................................... 49
3.2.4 Facturation ..................................................................................................................... 50
3.3 Réception des prestations supplémentaires .............................................................................. 50
4 MODALITES D'EXECUTION .......................................................................................................... 51
4.1 Horaires et lieu de travail ............................................................................................................ 51
4.1.1 Calendrier et horaires de travail .................................................................................... 51
4.1.2 Lieu de travail ................................................................................................................. 51
4.2 Organisation des prestations ...................................................................................................... 51
4.2.1 Généralités ..................................................................................................................... 51
4.2.2 Nuisances ....................................................................................................................... 51
4.2.3 Continuité de service ..................................................................................................... 52
4.3 Personnel .................................................................................................................................... 52
4.3.1 Généralités ..................................................................................................................... 52
4.3.2 Personne de contact ...................................................................................................... 53
4.3.3 Comportement et règles de vie ..................................................................................... 53
4.4 Accès aux locaux ......................................................................................................................... 54
4.4.1 Liste des intervenants .................................................................................................... 54
4.4.2 Badge d'accès ................................................................................................................. 54
4.4.3 Enregistrement aux réceptions ...................................................................................... 54
4.4.4 Contrôles de sûreté ........................................................................................................ 55
4.4.5 Port du badge ................................................................................................................. 55
4.4.6 Matériel de contrôle d'accès ......................................................................................... 55
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 6/90 4.4.7 Clés ................................................................................................................................. 55
4.5 Sécurité, santé et bien-être ........................................................................................................ 55
4.5.1 Généralités ..................................................................................................................... 55
4.5.2 Travaux en toiture et nacelle ......................................................................................... 56
4.5.3 Mesures de protection et de propreté .......................................................................... 57
4.5.4 Coordination sécurité et santé ...................................................................................... 57
4.6 Procédure de consignation ......................................................................................................... 57
4.7 Prise en charge et fin de contrat ................................................................................................. 58
4.7.1 Prise en charge du contrat ............................................................................................. 58
4.7.2 Fin du contrat ................................................................................................................. 60
4.8 Langue de travail ......................................................................................................................... 62
4.9 Droits de propriété...................................................................................................................... 62
5 OBLIGATIONS DE MOYENS MINIMA DU CONTRACTANT .............................................................. 63
5.1 Organisation ................................................................................................................................ 63
5.1.1 Généralités ..................................................................................................................... 63
5.1.2 Planification ................................................................................................................... 63
5.1.3 Astreinte......................................................................................................................... 63
5.2 Moyens humains ......................................................................................................................... 64
5.2.1 Compétences minimales exigées au sein de l'organisation mise en place ................... 64
5.2.2 Chef de site (Direction du site) ...................................................................................... 64
5.2.3 Secrétariat administratif ................................................................................................ 66
5.2.4 Ingénieurs de maintenance ........................................................................................... 66
5.2.5 Agents de maintenance généralistes ............................................................................. 67
5.2.6 Agents de maintenance frigoriste -NH3 ........................................................................ 68
5.2.7 Ingénieur de conduite .................................................................................................... 68
5.2.8 Agents de conduite ........................................................................................................ 69
5.2.9 Ingénieur Énergie & Environnement ............................................................................. 69
5.2.10 Ingénieur Qualité, Méthodes et Procédures ................................................................. 70
5.2.11 Agent GMAO .................................................................................................................. 71
5.2.12 Dessinateur .................................................................................................................... 71
5.2.13 Personnel intérimaire .................................................................................................... 72
5.3 Formation .................................................................................................................................... 72
5.3.1 Séances spécifiques de formation/recyclage ascenseurs .............................................. 72
5.3.2 Séances spécifiques de formation équipement de cuisine ........................................... 72
5.4 Autres moyens ............................................................................................................................ 73
5.4.1 Tenue vestimentaire, matériels et outillage .................................................................. 73
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 7/90 5.4.2 Moyens de communication ........................................................................................... 73
5.4.3 Moyens de déplacement sur site ................................................................................... 73
6 OBLIGATIONS DE RESULTATS DU CONTRACTANT ........................................................................ 74
6.1 Engagements généraux ............................................................................................................... 74
6.2 Objectifs de résultat .................................................................................................................... 74
6.2.1 Généralités ..................................................................................................................... 74
6.2.2 Equipements et locaux critiques .................................................................................... 75
6.2.3 Modalités d'application ................................................................................................. 76
6.3 Critères de performance des prestations de service .................................................................. 77
6.3.1 Respect du planning de la maintenance préventive ...................................................... 77
6.3.2 Respect des délais de maintenance corrective (intervention, dépannage et
réparation) ..................................................................................................................... 77
6.3.3 Respect de la conformité règlementaire ....................................................................... 78
6.3.4 Respect des autres prestations de service ..................................................................... 78
6.4 Critères de performance des installations .................................................................................. 78
6.4.1 Maintien de l'état des installations - Note d'état (Ne) ................................................. 78
6.4.2 Fonctionnement et disponibilité des installations - Note de fonctionnement (Nf) ...... 79
6.5 Critères de confort et environnement de travail ........................................................................ 79
6.5.1 Généralités ..................................................................................................................... 79
6.5.2 Température d'ambiance .............................................................................................. 80
6.5.3 Hygrométrie ................................................................................................................... 80
6.5.4 Qualité de l'air et de l'eau .............................................................................................. 80
6.5.5 Niveau d'éclairage .......................................................................................................... 81
6.5.6 Niveau sonore ................................................................................................................ 81
6.6 Vérification des prestations : audit et contrôles continus .......................................................... 81
6.6.1 Objectif des audits ......................................................................................................... 81
6.6.2 Obligations contractuelles ............................................................................................. 81
6.6.3 Méthodologie................................................................................................................. 82
6.6.4 Points audités ................................................................................................................. 82
6.6.5 Périodicité des audits ..................................................................................................... 83
6.6.6 Evaluation des prestations ............................................................................................. 83
6.6.7 Obligations du contractant dans le cadre des audits..................................................... 83
6.7 Pénalités ...................................................................................................................................... 84
6.7.1 Généralités ..................................................................................................................... 84
6.7.2 Modalités ....................................................................................................................... 84
7 MOYENS MIS A DISPOSITION DU CONTRACTANT ........................................................................ 85
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 8/90 7.1 Locaux mis à disposition ............................................................................................................. 85
7.2 Autres moyens ............................................................................................................................ 85
8 REPORTING ................................................................................................................................ 86
8.1 Généralités .................................................................................................................................. 86
8.2 Rapports périodiques .................................................................................................................. 86
8.2.1 Rapport hebdomadaire des prestations ........................................................................ 86
8.2.2 Rapport mensuel de synthèse des prestations (tableau de bord)................................. 86
8.2.3 Rapport trimestriel de synthèse .................................................................................... 87
8.2.4 Rapport d'activité annuel .............................................................................................. 87
8.3 Rapports non périodiques .......................................................................................................... 88
8.3.1 Rapports d'incident ........................................................................................................ 88
8.3.2 Rapport spécifique ......................................................................................................... 88
8.4 Réunions ..................................................................................................................................... 89
8.4.1 Réunions périodiques .................................................................................................... 89
8.4.2 Réunions spécifiques ..................................................................................................... 89
9 ANNEXES ................................................................................................................................... 90
COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
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1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 Préambule
Les présentes Spécifications techniques visent à définir d'une manière précise l'objet du contrat et les
caractéristiques des prestations à prévoir par le soumissionnaire pour la conduite et la maintenance des
installations techniques des bâtiments occupés par la Cour de justice de l'Union européenne. Il n'a aucun
caractère limitatif.En conséquence,
pendant toute la durée du contrat et moyennant le prix fixé, le Contractant fournit l'intégralité des prestations nécessaires au parfait achèvement de sa mission en conformité avec laréglementation et les autorisations d'exploitation de la Cour de justice de l'Union européenne.
Le présent document définit le cadre général des prestations à effectuer, la méthodologie à suivre pour
adapter le contrat suite à des changements (ajout/suppression de bâtiments ou d'équipements,
modification des prestations) ainsi que le système des pénalités à appliquer en cas de non-respect des
engagements contractuels.1.2 Définitions
Dans le cadre du présent
document, les termes suivants sont utilisés : La Cour (CJUE) : Cour de justice de l'Union européenne.Occupant et utilisateur des
bâtiments et des équipements objets du présent contrat. L'ABP Administration des bâtiments publics. Propriétaire des bâtiments autres que les bâtiments T et Tbis. Le FUAK Fonds d'urbanisation et d'aménagement du plateau de Kirchberg.Propriétaire des bâtiments T et Tbis
et de ses équipements. Contrat : Le contrat établi entre la Cour et le Contractant pour les prestations d'entretien, de maintenance et d'exploitation des installations techniques des bâtiments de laCour et dont l'objet est défini dans le
présent marché. Contractant : Le prestataire de service attributaire du Contrat. Ancien contractant : Le prestataire de service en place lors de la procédure d'attribution du contrat visé par le présent marché (autrement dit, le Contractant défini ci-dessus remplacera l'ancien contractant). Futur contractant : Le prestataire de service du contrat qui sera attribué à la suite de celui visé par le présent marché (autrement dit, le futur contractant remplacera à terme le Contractant). Assistant technique : Bureau d'Ingénieurs-conseils ou équivalent chargé par la Cour de veiller au respect des obligations contractuelles du présent contrat.Organisme a
gréé : Organisme chargé de réaliser les contrôles règlementaires.COJ-PROC-17/033 - Spécifications techniques
Page 10/90
Helpdesk : Centre de traitement des demandes d'intervention, chargé de réceptionner les plaintes techniques et de transmettre l'information au prestataire chargé de l'élimination des défauts.Coordinateur Sécurité & Santé : Bureau d'Ingénieurs-conseils ou équivalent chargé par la Cour
d'élaborer le Plan Général de Sécurité et de Santé et de veiller au respect des règles de sécurité fixées dans ce document.Représentant du Contractant
: Membre de l'équipe de maintenance mise en place par le Contractant, il sera le responsable unique ayant la qualité de le représenter. Ayant parfaite connaissance des bâtiments, des installations techniques et des prestations menées dans le cadre de la conduite et de la maintenance des installations techniques, le représentant du Contractant sera l'interlocuteur privilégié des responsables techniques de la Cour. Personnes intervenantes : Les personnes physiques faisant partie de l'équipe du Contractant et qui seront chargées d'accomplir les missions objet du présent marché. Tiers : Selon le contexte, il s'agit de personnes physiques ou morales qui ne font pas parties du contrat conclu entre la Cour et le Contractant. GMAO : L'outil informatique utilisé pour réaliser la Gestion de la MaintenanceAssistée par Ordinateur.
1.3 Objet et nature du contrat
1.3.1 Objet du contrat
Les prestations décrites dans le présent
document ont pour objet la conduite, la surveillance, l'entretien courant ainsi que la garantie totale des install ations techniques situées dans les bâtiments occupés par laCour. Le détail des bâtiments et des types d'installations concernés par le présent document est précisé au
§1.4.
Le Chapitre 2 couvre les prestations
forfaitaires de maintenance et d'exploitation, dont notamment - Toutes les opérations de maintenance préventive (systématique et conditionnelle) ;- Toutes les opérations de maintenance corrective dont la valeur des pièces de remplacement est inférieure à 500€ HT ;
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