[PDF] PROCEDURE FRAIS_E_encours V9_141210

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Les Centraliens de Lille

Administration - Notes de Frais révision E du 20/12/2014 page 1/4

A.Harant / S. Gautrin / D. Kissenberger

PROCÉDURE "NOTES DE FRAIS"

1. Principes

► Les frais sont remboursables s"ils sont engendrés par un ordre de mission implicite

(mission liée à l"exécution d"un mandat) ou explicite (mission spécifique liée à un

ordre de mission, matérialisé par une demande écrite, une invitation, ou une convocation, à des fins de justificatif et de couverture d"assurance). Les frais ne

sont remboursés que si l"ordre de mission a été approuvé préalablement à

l"engagement des frais. Le §2 donne les principaux cas qui se présentent. ► Les notes de frais sont obligatoirement déclarées sur le formulaire "note de frais" dans sa dernière révision disponible sur le site internet de l"Association. ► Toute note de frais doit être impérativement accompagnée des justificatifs (mission, nombre de km par date, noms et appartenances des convives obligatoires en cas de restaurant, factures diverses, ...) sans lesquels le remboursement ne pourrait avoir lieu.

► Les notes de frais sont envoyées au Délégué Général (DG) qui en vérifie la

conformité avec la procédure frais. Celui-ci corrige, si nécessaire, avec les plafonds de référence mentionnés dans le présent document, avant mise en paiement

traitement. Le Délégué sollicite le trésorier en tant que de besoin pour les cas

particuliers qui occasionneraient un refus de paiement. Celui-ci, en transmettra les raisons à l"émetteur. ► Les frais sont remboursés la première semaine de chaque mois. Les frais exceptionnels (non repris aux paragraphes ci-dessous) devront faire l"objet d"une décision expresse du Conseil d"Administration conformément aux statuts et ne seront remboursés que sur facture.

► Les notes de frais faisant l"objet d"un litige sont soumises à l"arbitrage final du

président de l"AI.

2. Cas principaux d"application

► Les membres élus du Conseil d"Administration : déplacements et dépenses liées aux instances statutaires. ► Invitations de représentation faites par le Président (dont restaurant). ► Les responsables des Groupes (organisateurs et animateurs) : déplacements et dépenses liées aux instances statutaires ainsi que remboursements de dépenses liées à l"organisation de manifestations ou aux réunions de coordination (en ligne avec le budget prévu, ou sur demande complémentaire préalable). ► Les bénévoles en mission (membres de la Commission des publications par exemple) : déplacements et dépenses liées à la mission, justifiés par une convocation officielle. ► Le DG : déplacements et dépenses liées à sa fonction et/ou sur mission ► L"équipe salariée : sur validation préalable du DG

► Les cas d"espèce (intermédiaires d"achat, interventions élèves ou assoces élèves,

aides exceptionnelles par des intervenants autres, ...) : sur validation préalable du

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DG.

3. Règles de calcul des frais

► Les frais de repas sont remboursés sur la base des frais réels avec justificatifs dans la limite des montants suivants : · Le petit déjeuner : 6€ si le départ a lieu avant 7 h 00 (hors hôtel) · Repas : tarif URSSAF en vigueur (disponible sur le site de l"asso) · En cas de paiement " groupé », le remboursement se fera sur présentation de la liste des invités et de leur lien avec l"association (avec application du plafond) ► Les frais téléphoniques · Le téléphone personnel : prise en compte du surcoût de communications engendré dans le cadre d"une mission mandatée pour le compte de l"AI, sur présentation d"une facture téléphonique faisant apparaitre les frais concernés. · Les abonnements téléphone et/ou internet ne sont pas remboursés, même partiellement. ► Les frais de transport

· Le taxi

: uniquement en cas d"absence de voiture personnelle et de transport en commun, les frais de taxi sont remboursés sur facture.

· Le véhicule personnel

: forfait de 0.35€/km (réévaluation annuelle si besoin par le CA) Sauf accord exceptionnel préalable du DG, les longs trajets (A/R>200km) sont remboursés sur la base des transports en commun en seconde classe (SNCF, RATP, Transpole, ...), même s"ils sont effectués avec le véhicule personnel. Les tarifs applicables au 1 er janvier de l"année en cours se trouvent dans la base documentaire du site. Dans tous les cas, les dates, trajets, nombres de kms et frais d"autoroute doivent être détaillés sur la note de frais. La référence pour le calcul des distances point à point est le site (http://www.viamichelin.fr), avec une tolérance de plus ou moins 5 %.

· La voiture de location

: à titre exceptionnel, avec l"accord préalable du

DG et du trésorier :

o Catégorie A/B : pour les petits trajets (liaison aéroport/ville ou trajet de 50 à 100 kms) o Catégorie C : catégorie standard ou pour plus de 100 kms o Catégorie D ou E : pour 5 personnes o Catégorie I : pour 7 personnes ou bagages volumineux o Pour les catégories D, E et I justifier le nom des personnes sur la facture.

· Les frais de stationnement

, péages sont validés par le ticket, sa copie, la facture de carte bancaire ou toute autre facture du prestataire.

· Le train

: Les trajets sont remboursés sur la base du tarif de seconde classe (à date et horaire identiques), contre la remise des billets.

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Les cartes d"abonnement non professionnelles (ex. carte senior, jeunes, week-end) sont remboursées dans la limite de leur amortissement cumulé constaté a posteriori (fournir une photocopie). Un compte spécial individuel "carte" est ouvert à cet effet.

· L"avion

: les trajets sont remboursés sur la base du tarif SNCF 2nde classe, sauf accord préalable du DG et du trésorier. · Les trajets domicile-gare ou domicile-aéroport doivent être réalisés en transports en commun (en cas d"impossibilité demander une validation préalable au DG ou au trésorier). ► Autres frais remboursables · Frais de représentation engagés par le Président ou le DG. Les plafonds "frais de repas" ne s"appliquent pas aux cas d"invitations au restaurant dont les frais doivent cependant rester dans une limite raisonnable fixée autour de 40 euros. L"objet et les noms des invités doivent figurer sur la note de frais. · Les frais d"hôtel (y compris petit déjeuner) sont remboursés sur présentation des justificatifs et plafonnés à 100€ (sauf accord préalable) ► Frais non remboursables

· Les contraventions

· Les bagages

· Le minibar à l"hôtel et les bars

· Les consommations en dehors des repas

· Les dépenses d"ordre personnel

4. Organisation d"événements : gestion des flux financiers

· Avance : sur présentation d"un devis ou après discussion avec le coordinateur du groupe concerné et le DG · Paiement directement par l"association : sur devis / facture (en zone Euro) · Cas de paiement mixte (paiement en ligne complété par un paiement sur place) : faire une NDF pour la totalité du montant décaissé et envoyer à l"association un chèque ou un virement du montant des liquidités encaissées Les virements bancaires hors zone Euro seront traités au cas par cas selon par le délégué et trésorier avec avis du responsable des groupes internationaux.

5. Note de frais

► Utilisation du formulaire de note de frais (fichier Excel) : · 1 formulaire par événement (i.e. ordre de mission) · Ne remplir que les cellules en vert (la cellule Montant des frais km calcule automatiquement les frais en fonction du nombre de km) · Colonne PJ : si justificatif, mettre une croix ou n° du justificatif joint · Chaque ligne de la note de frais ne doit correspondre qu"à une seule imputation

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· Colonne imputation : ne pas remplir (voir §4 Affectations) · Destinataire : voir l"en-tête de page (aperçu Excel ou version pdf) · Ne pas oublier de fournir les coordonnées bancaires (BIC et IBAN). · Case " plafonné » : indiquer le montant retenu, qui est au plus égal au montant réel, mais peut être plafonné (soit mention explicite dans l"invitation, soit cas traités dans ce document, en particulier base de remboursement de repas et de transport) ► Dans le cas d"un paiement hors de la zone Euro : le montant sera exprimé en devise ► Justificatifs de frais · Envoi par courrier : numéroter les justificatifs ; pour la France : mettre la NDF et les justificatifs dans une enveloppe non timbrée à l"adresse suivante : Association des Centraliens de Lille/Libre réponse

65514/59043 Lille Cedex.

· Envoi par courriel : scanner les justificatifs et les faire parvenir ultérieurement à l"Association ; les justificatifs de frais internationaux seront envoyés avant la date de clôture comptable, les frais postaux y afférent pourront être intégrés à la note de frais. ► Affectations Toute note de frais fait l"objet d"une ou plusieurs affectations analytiques liées aux missions concernées. A cet effet une colonne "imputation" est prévue dans le formulaire note de frais, post-renseignée sous la responsabilité du DG. Annexes (disponibles sur le site de l"Association à la rubrique " frais » http://centraliens-lille.org/#/page/documentation-de-l-asso) : ► Le présent document ► Tarifs en vigueur (SNCF, URSSAF, etc.) ► Note de frais (formulaire de remboursement)

Historique du document

Révision Date Rédacteur Modifications

A 30/01/2008 D.Mongy - B.Brochet Création suite au CA du 15/12/2007 B 19/03/2008 D.Mongy - B.Brochet Référence au formulaire + logo

C 05/11/2009 B.Brochet Ajout imputation

D 16/10/2010 A. Harant - B. Brochet Précisions sur ordres de mission, justificatifs, longs trajets, frais de repas, références kilométriques, SNCF.

E 20/12/2014 A. Harant - S. Gautrin

- D. Kissenberger Clarifications (avion, trajet domicile gare), MAJ plafonds applicablesquotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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