[PDF] Le rôle du statut du document dans la gestion de linformation

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CONSNRVATOIRN NATIONAL MNS ARTS NT ÓNTINRS

INSTITUT NATIONAL MNS TNCHNIQUNS MN LA MOCUÓNNTATION

MEMOIRE pour obtenir le

TiWre profeVVionnel "CUef Te projeW en ingénierie TocumenWaire" INTM

Niveau I

PréVenWé eW VouWenu par

OaWell Gueguen

le 27 ocWobre 2008

Le rôle du statut du TocumenW TanV la geVWion

Illustration à travers le cas de PSA Peugeot Citroën

Jury J

Mominique CorinoH conVulWanW à PSA PeugeoW CiWroën.

Cycle supérieur Promotion XXXVIII

A Pierre-Jean

Remerciements

pris le temps de me donner leur vision éclairante du projet. remerciemenW parWiculier égalemenW à Maniel ColaVH reVponVable Tu ProjeW maîWriVe passionnante de la gestion documentaire.

TouV meV remerciemenWV à meV parenWV pour leur VouWien précieux ceV Teux TernièreV

annéeV. préVence eW leurV encouragemenWV TanV meV projeWV. le records management et tout le reste. Nnfin meV pluV vifV remerciemenWV vonW à Óarie-Anne CUabinH pour VeV inconWournableV

Notice

IlluVWraWion à WraverV le caV Te PSA PeugeoW-CiWroën. 2008. 135 p. ÓémoireH INTMH 2008.
qui cUange au courV Tu WempV pour un TocumenWH eW commenW meVurer Va criWiciWé ? Meux second sous celui de la valeurH le buW éWanW Te concevoir TeV cUampV Te TeVcripWion ou et de prise en compte Tu conWexWe réglemenWaire TeV organiVaWionVH ou encore à TeV finV UiVWoriqueV. CeV analyVeV nouV conTuiVenW TanV un VeconT WempV à voir concrèWemenWH à possible la mise en place de stratégies de documents pérennesH qui conViVWenW à regrouper VouV un même enVemble TeV WypeV Te TocumenWV qui requièrenW leV mêmeV exigenceV en

WermeV Te pérenniWé.

ArcUivage ; ArcUivage élecWronique ; ArcUiveV ; ConVervaWion TeV TocumenWV ; GeVWion TeV managemenW ; SWaWuW

Table des matières

Liste des tableaux ........................................................................................................... 8

Liste des figures .............................................................................................................. 9

Introduction .......................................................................................................... 10

PREMIERE PARTIE - LA NOTION MN STATUT MN MOCUÓNNT ............................... 15

1.1 Document, information, donnée ......................................................................16

1.1.1 Définitions du document .............................................................................16

1.1.2 Document ou information ? .........................................................................17

1.2 Ce que change, et ce que ne change pas, le numérique ...................................18

1.2.1 Les travaux Tu collecWif Roger T. PéTauque ..................................................18

1.2.2 Document trace et document source ...........................................................20

1.3 Descriptions et métadonnées ..........................................................................23

1.3.1 La description bibliographique .....................................................................23

1.3.2 La description archivistique .........................................................................24

1.3.3 Comment comprendre le statut du document relativement à ces descriptions

exiVWanWeV ? ...........................................................................................................25

2.1 Préambule .....................................................................................................27

2.2 Le cycle de vie du document et ses trois statuts ...............................................27

2.2.2 Le records management anglo-Vaxon ..........................................................29

2.2.4 Les trois statuts temporels du document retenus .........................................31

2.3.1 Comment la loi définit les archives ? ............................................................33

2.3.2 Précisions terminologiques ..........................................................................35

2.3.4 Le statut de document archivé ....................................................................39

3.1 Quelques pistes de statuts candidats ...............................................................44

3.2 Les statuts liés à la valeur retenus ...................................................................47

3.2.1 Les critères de la valeur ..............................................................................47

3.2.2 Les statuts liés à la valeur en termes de responsabilité .................................49

3.2.3 Le statut lié à la valeur en termes de sécurité ..............................................52

3.2.5 Tableau récapitulatif des échelles de valeurs des statuts liés à la valeur ........57

3.3 Quels recouvrements entre les statuts ? ..........................................................59

3.3.2 Quels recouvrements des statuts liés à la valeur entre eux ? .........................61

MNUXINÓN PARTIN - LA PRISN NN COÓPTN MNS STATUTS MANS LA GNSTION MN

.............................................................................................................................. 65

4 FRQPH[PH GH PLVH HQ °XYUH GHV VPMPXPV ........................................................ 66

4.1 Rappel des objectifs .......................................................................................66

4.2.2 Caractéristiques des documents archivés .....................................................68

4.2.3 Mettre en place des stratégies de documents pérennes ................................69

4.2.4 Le référentiel de conservation .....................................................................71

4.3 A quoi servent les statuts ? .............................................................................72

4.3.1 A qui servent les statuts ? ...........................................................................72

5.1 Le Projet maîtrise documentaire groupe (PMDG) ..............................................76

5.2 La production et gestion des documents ..........................................................78

5.3 Le Projet archivage groupe (PAG) ...................................................................80

5.3.1 Le système des archives vivantes ................................................................81

6 Rôle des statuts face aux documents produits et conservéV ........................ 88

6.2 Choisir le système de gestion deV TocumenWV ...................................................89

6.3 Repérage des archives et genèse des référentiels chez PSA ..............................91

7.1 Rôle des statuts dans la mise en place de stratégies pérennes ..........................94

7.1.1 Rôle des statuts de reVponVabiliWé ...............................................................94

7.1.2 Stratégies pérennes pour les archives vivantes à PSA ...................................97

7.2 Gérer les documents tout au long de leur cycle Te vie ......................................99

8 Application des statuts aux archives historiques ........................................ 101

8.2 Elaboration du statut de confidentialité .......................................................... 104

Hérimoncourt ....................................................................................................... 104

8.2.2 Le statut de confidentialité appliqué aux archives historiques ...................... 105

Conclusion ........................................................................................................... 108

Glossaire ..................................................................................................................... 120

Annexes ...................................................................................................................... 126

Liste des tableaux

Tableau 1 ± NcUelleV Te valeurV TeV VWaWuWV liéV à la valeur .............................................58

Tableau 2 ± RecoupemenW enWre VWaWuWV WemporelV eW VWaWuWV liéV à la valeur ....................59

Tableau 4 ± SyVWème Te GNM verVuV SAN (ÓoReq) .........................................................68

Tableau 6 ± Rôle TeV VWaWuWV Te reVponVabiliWé TanV leV VWraWégieV pérenneV ....................96

Tableau 7 ± ŃamilleV Te TocumenWV pérenneV ................................................................99

Liste des figures

Figure 2 ± LeV VWaWuWV liéV à la valeur en WermeV Te reVponVabiliWé ...................................49

Figure 3 ± SWaWuW lié à la valeur en WermeV Te VécuriWé .....................................................53

documents .............................................................................................................73

Introduction

enjeu primorTial. Or le préalable à la miVe en place Te WouW VyVWèmeH qui permeWWe Te

met sous le Werme Te TocumenWH maWière première Te WouW VyVWème informaWionnelH eW ce que changé par rapport au support papier. LeV employéVH qui uWiliVenW le TocumenW pour des discriminations entre les documents, afin de comprendre leur place eW leur rôle en eux- mêmeV maiV auVVi leV unV par rapporW aux auWreVH afin Te Vavoir commenW leV gérer. ou éWaW Te Von TéveloppemenW TanV une Véquence logique ou Wemporelle1. temporelle du document, dont nous pouvons dès à présent poser les trois statuts qui la conVWiWuenWH à Vavoir le VWaWuW Te proTucWion (correVponTanW au TocumenW en moTe brouillon

TéfiniWion Te ceV VWaWuWV.

1 CeWWe TéfiniWion eVW Tonnée TanV la page VuivanWe J

[conVulWé le 10 ocWobre 2008]

2 Nous utiliserons dans notre mémoire le terme de " TocumenW arcUivé »H WraTucWion cUoiVie pour la WraTucWion

françaiVe Te recorT TanV ÓoReq. LeV principaux enjeux liéV à la noWion Te VWaWuW Te TocumenW peuvenW êWre TéfiniV comme VuiW.

recorTV managemenWH arcUivage élecWroniqueH eWc.)H TécrivenW bien leV propriéWéV que

poVVèTenW ou ToivenW poVVéTer leV TocumenWVH eW leV conTiWionV Te leur conVervaWion pour

documents) liée principalemenW à Von uVage eW à Va conWexWualiVaWion eW qui ne peuW Ve

Le Teuxième enjeuH à parWir Te ceWWe TiVcriminaWion eW UiérarcUiVaWion TeV TocumenWV enWre conVervaWion eW le coûW Te VWockageH en inWégranW le TocumenW au VyVWème informaWionnel eW TanV leV conTiWionV leV mieux aTapWéeVH en WenanW compWe Te la meVure préciVe Te la valeur eW TeV conTiWionV Te geVWion ou Te conVervaWion néceVVaireV ou VuffiVanWeV iTenWifiéeV. Par

devra assurer pour préserver ce document, ainsi que les rôleV eW reVponVabiliWéV TeV

TifférenWV acWeurV aux TifférenWV niveaux Te la cUaîne Te geVWion TocumenWaire. Nnfin un WroiVième enjeuH au Vein Tu moTe Te VWockage ou Te conVervaWion cUoiViH eVW Te disponibilité des donnéeV. » [20H RieWVcU]3.

3 Voir encaTré cUapiWre 1H p. 19. NVW préciVé que " la TémarcUe ILÓ viVe pluV VpécialemenW leV TonnéeV non

VWrucWuréeV (bureauWiqueVH applicaWionV GNMH ViWe webH meVVagerie élecWronique) qui VonW VouvenW celleV qui

TocumenW peuW êWre appréUenTé Velon TifférenWeV caracWériVWiqueV (confiTenWialiWéH moTaliWéV

eW Turée Te conVervaWionH conVulWaWionH eWc.)H qui peuvenW évoluer TanV le WempVH pour TeV

raiVonV liéeV au TocumenW lui-même (Von âgeH Von uWiliVaWion) ou à TeV événemenWV

exWérieurV J le VyVWème qui gère le TocumenW ToiW pouvoir Wenir compWe TeV variaWionV Te compWe ce qui cUange ± conWrairemenW aux méWaTonnéeV Te TeVcripWion UabiWuellemenW aWWacUéeV au TocumenW qui VonW fixeV. La perVpecWive qui nouV Vervira Te fil conTucWeur eVW ainVi celle Tu recorTV managemenW eW Tu recorTV conWinuumH qui Ve WrouvenW à la croiVée TeV approcUeV TocumenWaireV eW VorW final Te celui-ci ± à Vavoir la TeVWrucWion ou la conVervaWion TéfiniWive.

mais qui lui sert pour la conduite de VeV acWiviWéV)H leV TocumenWV Te proTucWionH leV

TocumenWVH pour nouV recenWrer eVVenWiellemenW Vur leV Teux TernierV. AuWremenW TiWH noWre perVpecWive eVW VurWouW celle TeV arcUiveV au VenV largeH leV TocumenWV Te proTucWion nouV viVion WranVverVale Te la geVWion TeV TocumenWV WouW au long Te leur cycle Te vie. RemarquonV par ailleurV que Vi la TocumenWaWion eW leV TocumenWV Te proTucWion VonW de donnéeV. quoi ceV moyenV apparaiVVenW inVuffiVanWV au vu TeV enjeux TécriWV ci-TeVVuV. La queVWion quelV VonW leV criWèreV qui nouV permeWWenW ou ne nouV permeWWenW paVH Te le Téfinir ? QuelV VonW leV TiverV WypeV Te VWaWuWV ? QuelV VonW ceux qui peuvenW coUabiWerH eW y en a-W-il qui VonW excluVifV leV unV TeV auWreV ? QuelV VonW leV VWaWuWV propreV à un VWaTe parWiculier Tu cycle Te vie Tu TocumenWH eW quelV VonW ceux qui VonW WranVverVaux ? analyVe concerne inTifféremmenW leV VupporWV papier eW numérique.

illuVWreronV par leV moTaliWéV Te miVe en place concrèWe TeV VWaWuWV à WraverV le caV Te PSA

quelleV approcUeV Tu VWaWuW Tu TocumenW ? NW que nouV apporWenW leV VWaWuWV pour WraiWerH

Première partie

La noWion Te VWaWuW Te TocumenW

1.1 DocumentH informaWionH Tonnée

1.1.1 DéfiniWionV Tu TocumenW

Parmi leV nombreuVeV TéfiniWionV Tu TocumenW que nouV avonV pu recenVerH reporWéeV TanV retenir.

TocumenW eVW conVWiWué TGinformaWion porWée par un VupporW. LGinformaWion y eVW TélimiWée eW

VWrucWuréeH Te façon Wangible ou logique Velon le VupporW qui la porWeH eW elle eVW inWelligible

VouV forme Te moWVH Te VonV ou TGimageV. LGinformaWion peuW êWre renTue au moyen Te WouW

moTe TGécriWureH y compriV TGun VyVWème Te VymboleV WranVcripWibleV VouV lGune Te ceV

formeV ou en un auWre VyVWème Te VymboleV. »4 TocumenW peuW Tonc êWre WouW objeW maWériel ou WexWe imprimé Vur papier ou microformeH regiVWreH journalH maiV auVVi carWeH TiagrammeH TeVVinH image)H ou bien égalemenW leV méTiaV non impriméV (enregiVWremenWV liVibleV par macUineH filmV eW enregiVWremenWV VonoreV). Un premier poinW eVW que le TocumenW eVW un enregiVWremenW conViTéré comme une uniWé qui

peuW êWre écUangée enWre TeV uWiliVaWeurV ou TeV VyVWèmeV ; le Teuxième eVW que

La VeconTe TéfiniWion eVW celle Tu ConVeil inWernaWional TeV arcUiveV (IAC)H qui TéfiniW le

TocumenW comme une " informaWion enregiVWréeH généréeH collecWée ou reçue TanV le caTre

personnelle et qui englobe le contenu, le contexte et la VWrucWure VuffiVanWV pour conVWiWuer

OuWre leV iTéeV Téjà menWionnéeV pluV UauWH Teux aVpecWV VonW ici à prenTre en

4 Voir UWWpJIIwww.WUeVauruV.gouv.qc.caIWagIWerme.To?iT=19250 [ConVulWé le 10 ocWobre 2008]

du mot, TocumenWumH Te TocereH qui Vignifie inVWruireH enVeignerH en WanW que une traceH ce VonW là TeV WraiWV immuableV Tu TocumenW VoulignéV TanV un arWicle Te Óarie-

TémaWérialiVaWion [25H CUabin]. NouV revienTronV pluV loin Vur ceW arWicleH aprèV avoir analyVé

ce que la numériVaWionH en reTéfiniVVanW raTicalemenW le VupporWH a eu comme conVéquence

1.1.2 DocumenW ou informaWion ?

NoWre queVWion VouV-jacenWe eVW ici J quelleV VonW leV raiVonV qui nouV onW TéciTé à WraiWer Tu

La queVWion peuW êWre poVée TanV la meVure où par exemple TanV le Mublin CoreH Vur lequel nécessairement le document mais peut être une unité contenue TanV ce TernierH raiVon pour inWelligible Te TonnéeVH pouvanW Ve Wrouver TanV un TocumenW ou un objeW Te TonnéeV (qui informatiques ». [20H RieWVcU] Le Werme " informaWion » Vera appréUenTé TanV le caTre Te noV analyVeV TanV Von accepWion personnes qui en sont témoins ou TépoViWaireV. nouV TévelopponV longuemenW TanV le cUapiWre VuivanW (poinW 2.3.1).

garanWir la conVervaWion TeV TonnéeV eVW Te procéTer à TeV copieV eW à TeV converVionV ou

numérique la plupart du temps, un objeW (maWériel ou virWuel) concreW qui eVW priV en cUarge

auraiW mieux marqué Va Téconnexion Tu VupporWH le VWaWuW concernanW inTifféremmenW le

pluV loin noWre analyVe Te la noWion Te VWaWuW par TeV TiVWincWionV enWre papier eW numériqueH un TocumenW.

1.2 Ce que change, et ce que ne cUange paVH le numérique

1.2.1 Les travaux du collectif Roger T. Pédauque

7 " ConVerver un TocumenW élecWronique eVW à propremenW parler impoVVible ; Veule la capaciWé Te le reproTuire peuW

CUabin TanV ArcUiverH eW aprèV ?

communicaWionH réuni TanV un réVeau WUémaWique pluriTiVciplinaire Tu CNRS (CenWre naWional

Te la recUercUe VcienWifique). Ce groupe Te Wravail a mené TuranW WroiV annéeV une réflexion

Vur la noWion Te TocumenW TanV Von paVVage au numériqueH abouWiVVanW en 2006 à un

second) [30H T.PéTauque]. On Wrouve TéveloppéeV TanV le premier cUapiWre8 WroiV approcUeV Tu TocumenWH qui WouWeV analyVenW leV cUangemenWV inTuiWV par le paVVage Tu VupporW

acWuelV. CeV approcUeVH qui abouWiVVenW à WroiV TéfiniWionV Tu TocumenW numériqueH VonW à

enWenTre comme TeV enWréeV pour inWerroger ce Ternier pluWôW que comme TeV cUampV cloiVonnéVH cUaque TimenVion correVponTanW à un conWraW Te lecWure enWre un proTucWeur eW un lecWeur. CeV WroiV approcUeV VonW J manipuler ; le document comme signe J le TocumenW eVW vu comme porWeur Te VenV eW ToWé reconVWruiW eW lui Tonne VenV ; en même WempV il eVW priV TanV un VyVWème TocumenWaire ou un VyVWème Te connaiVVance » ; le document comme médium J " ceWWe TimenVion enfin poVe la queVWion Tu VWaWuW Tu TocumenW TanV VeV relaWionV VocialeV ; le TocumenW eVW une WraceH conVWruiWe ou un élémenW Te VyVWèmeV iTenWiWaireV eW un vecWeur Te pouvoir ». position du documenW en WanW que pUénomène Vocial. CeV conViTéraWionV VocialeV eW ceWWe appréUenVion Tu VWaWuW Tu TocumenW comme vecWeur Te communicaWion enWre leV perVonneV lorsque nouV aborTeronV Va TéfiniWion. NouV ne TévelopperonV paV ici leV complexeV eW paVVionnanWeV analyVeV Te RogerH ni ne le buW Tu collecWif éWaiW à la foiV Te comprenTreH pour reprenTre VeV WermeVH " le rôle Tu ce qui au-Telà TeV muWaWionV en courV Temeure TanV ce qui faiW la réaliWé Te la noWion Te

8 Ce premier cUapiWreH inWiWulé " MocumenW J formeH Vigne eW méTiumH leV reformulaWionV Tu numérique »H eVW le

WexWe final Te TiverVeV verVionVH TonW on Wrouve la 3e publiée en juilleW 2003 à ceWWe aTreVVe J UWWpJIIwww.revue-

TocumenW. NouV reprenonV ici ce qui reVVorW Te ceV analyVeV TanV la meVure où elleV nouV aiTeronW à cerner ce que la noWion Te VWaWuW ToiW prenTre en conViTéraWion. cause les trois facettes du contraW Te lecWure que conVWiWuenW leV WroiV axeV Te compréUenVion ou inWelligibiliWéH propre au VigneH eW la VociabiliWé liée au méTium. anthropologiques (lisibilité-percepWion)H inWellecWuelle (compréUenVion-aVVimilaWion) eW

VocialeV (VociabiliWé-inWégraWion) fonTeraienW une parW Te leur UumaniWéH Te leur capaciWé à

performance et la rapidité de sa diffuVionH il ne moTifie paV la priVe en compWe Te ceV WroiV faceWWeV qui fonTenW la noWion même Te TocumenW. Car ce qui cUange avec le paVVage au quiH quoiH oùH quanTH commenWH pourquoi pour pouvoir WraiWer leV TocumenWVH même Vi leV

paVVage au numérique eVW la VoliTiWé Tu couple Wrace-maWérialiWéH Tu faiW Te la TiVVociaWion Tu

VupporW eW Tu conWenu. La première conVéquence Te la TémaWérialiVaWion TeV VupporWV eW Va

manifeVWaWion la pluV éviTenWe VonW la perWe Te la VWabiliWé Tu TocumenW eW Tonc Te la

années les enjeux de pérenniVaWion TeV TocumenWVH conVéquence TeV TifficulWéV liéeV à la

VHUM MX Ń°XU GH OM QRPLRQ GH VPMPXP GX GRŃXPHQPB

1.2.2 Document trace et document source

penchée Vur ce qui perTuraiW TanV la noWion Te TocumenW TanV Von paVVage au numériqueH à WraverV un arWicle TonW nouV reprenonV le WiWreH " MocumenW Wrace eW TocumenW Vource. La WecUnologie numérique cUange-W-elle la noWion Te TocumenW ? » [25H CUabin]. Nlle iTenWifie Teux foncWionV que le TocumenW conVerve TanV ce paVVage J lecteur ». les 0 et les 1 sont bien fixés quelque part sur des bandes magnétiques ou disques optiqueV concreWV). LeV noWionV Te lecWeurH Te valiTaWion ou Te WranVmiVVion VonW VeconTaireVH eW nom Te la collecWiviWéH ilV TeviennenW livreVH collecWionV ou arcUiveV. TanV le VenV où elle apparWienW WoujourV au WempV Te celui qui la manipule. » ÓaiV le poinW eVVenWiel à relever eVW que leV bouleverVemenWV majeurV Te la forme Tu numérique moTifie leV compoVanWeV Tu TocumenWH paV la noWion Te TocumenW en WanW que Le conVWaW eVW le même que celui Te Roger T. PéTauque J " La parWiculariWé Tu numérique

là »)H morceau Te maWière concreW eW viVible relaWivemenW TurableH leV enjeux pour leV

mainWenir ceW objeW VWabiliVé au courV Tu WempV ».

un objeW compleW eW inWerpréWable. » Or " Vi on y réflécUiWH leV méWaTonnéeV onW WoujourV

exiVWéH VouV forme Te caracWèreV inWerneV ou exWerneV Tu TocumenW maiV leur inTiVVociaWionH VWockage. Le caracWère flucWuanW eW facilemenW moTifiable TeV TocumenWV numériqueVH qui a

cUange paVH TanV ce qui TéfiniW le TocumenW lui-mêmeH maiV auVVi par rapporW à Von rôle eW

numérique.

aux conWrainWeV Te Von WraiWemenWH inWerrogaWionV qui pourronW êWre répercuWéeV Vur le

VupporW papier lui-même.

1.3 DescriptionV eW méWaTonnéeV

Il exiVWe une longue WraTiWion Te coTificaWion pour Técrire leV TocumenWV cUeY leV

1.3.1 La description bibliographique

Se préVenWanW au TéparW VouV forme Te ficUeV carWonnéeVH TonW la VWrucWure a éWé normaliVée

InformaWion SyVWem).

Avec le numériqueH ceV noWiceV bibliograpUiqueV VonW TevenueV TeV méWaTonnéeV. Ou pour

depuis toujours dans les catalogues »H à Vavoir un enVemble Te noWiceV TécrivanW TeV

décrire la grande variété de ressources en réseauH car ceWWe normeH " éWablie par un

conVenVuV inWernaWional Te profeVVionnelV provenanW Te TiverVeV TiVciplineV WelleV que la

TiVpoViWion.

Pour faire VimpleH une noWice bibliograpUique Tonne généralemenW TeV informaWionV Vur la Vource Tu TocumenWH Va naWureH Von conWenu eW Va localiVaWion pUyVique. Le Mublin Core a

reWenu 15 élémenWV Te baVe (cUacun éWanW opWionnel eW pouvanW êWre répéWé)H qui peuvenW

êWre regroupéV Velon WroiV VouV-enVembleV [27H Hillmann (voir VecWion 4)]. LeV élémenWV

peuvenW êWre liéV J (référence à une auWre reVVource qui a un rapporW avec ceWWe reVVource)H Wype (naWure ou genre Tu conWenu Te la reVVource)H TeVcripWionH couverWure (porWée

VpaWio-Wemporelle Te la reVVource) ;

à la propriété intellectuelle J créaWeur (enWiWé principalemenW reVponVable Te la

créaWion Tu conWenu Te la reVVource)H conWribuWeur (ou collaboraWeurH qui a conWribué à la créaWion Tu conWenu)H éTiWeurH TroiWV (informaWion Vur leV TroiWV Vur eW au VujeW

Te la reVVource) ;

un TocumenW peuW avoir TeV inVWanciaWionV TanV TifférenWeV langueVH ou êWre publié en HTÓLH XÓLH papierH eWc.) J TaWeH formaWH iTenWifianW (référence non ambiguë eW unique Te la reVVource TanV un conWexWe Tonné)H langue10.

1.3.2 La description archivistique

La norme inWernaWionale Te référence pour la TeVcripWion arcUiviVWique eVW ISAM(G)H elle eVW

cUapiWre VI) [9H AAŃ]. MiffuVée pour la première foiV en 1994 par le ConVeil inWernaWional TeV

arcUiveVH la norme VWrucWure la TeVcripWion arcUiviVWique eW repoVe Vur leV principeV Te

reVpecW TeV fonTV eW Te TeVcripWion à pluVieurV niveaux (allanW Tu général au parWiculier) en

ISAAR(CPŃ)H Tonne leV règleV pour la TeVcripWion TeV perVonneV pUyViqueV ou moraleV

10 Pour pluV Te TéWailV Vur le conWenu TeV élémenWVH Ve reporWer au TocumenW VuivanW J

K UWWpJIIwww-rocq.inria.frI~vercouVWIÓNTAMATAIMC-fr.1.1.UWmlL [ConVulWé le 10 ocWobre 2008] CeV Teux normeV permeWWenW Te procéTer à une TeVcripWion normaliVée TeV arcUiveVH maiV dates extrêmes.

1.3.3 Comment comprendre le statut du document

relaWivemenW à ceV TeVcripWionV exiVWanWeV ? ou élémenWV Te TeVcripWionH WouW en apporWanW TeV informaWionV qui permeWWenW Te lire enWre leV ligneVH ne permeWWenW paV Te réponTre TirecWemenW aux queVWionV VuivanWeV J quelle eVW " la TeVcripWion TeV conWenuV eVW apparue inVuffiVanWe pour gérer le cycle Te vie Te

RieWVcU (p. 122)].

conVervaWion TeV TocumenWVH ni Vur leV variaWionV TanV le WempV que ceV moTaliWéV pourraienW Vubir. La TeVcripWion arcUiviVWique par exemple a bien le VouciH au fonTemenW même Te Va praWiqueH Te raiVonner en WermeV Te fonTV qui ne ToivenW paV êWre VcinTéVH afin Te mainWenir la coUérence ± VoiW le VenV eW le conWexWe ± qui lie leV TocumenWV enWre eux ; recUercUe).

au Vein Tu VyVWème qui leV prenT en cUarge - la placeH le rôle eW le WraiWemenW à leur

accorTer.

les champs de TeVcripWionV uWiliVéV TanV leV TifférenWV VWanTarTV. LeV TiverV VWaWuWV Ve

conçoivenW pluWôW comme TeV méWaTonnéeV VupplémenWaireV (qui peuvenW par exemple

au document. CeWWe approcUe TeV VWaWuWV comme auWanW Te méWaTonnéeV eVW TirecWemenW naWionaleV Tu Québec (qui a formaliVé Vix VWaWuWV que nouV TécrivonV pluV loin). Nn effeWH comme nouV le TiVionVH une TeV caracWériVWiqueV TeV VWaWuWV (non pour WouV maiV

bibliographiques et archivistiques, qui conçoivent leurs éléments de descripWionV comme

2.1 Préambule

ou éWaW Te Von TéveloppemenW TanV une Véquence logique ou Wemporelle. caTre Te la réflexion Vur la valeur.

2.2 Le cycle Te vie Tu TocumenW eW VeV WroiV VWaWuWV

La noWion Te cycle Te vie Tu TocumenW eVW iVVue TeV arcUiviVWeV. Meux granTeV WraTiWionV peuvenW êWre TiVWinguéeVH qui WouWeV Teux prennenW en compWe cerWaineV exigenceV Tu fondement à la praWique TeV arcUiviVWeVH maiV qui Voulève TepuiV peu la queVWion TanV la

profeVVion J " Nn avonV-nouV WoujourV beVoin ? » [10H Caya]. Le concepW TeV WroiV âgeVH

PeroWinH alorV MirecWeur Te ArcUiveV Te la SeineH VuiWe à VeV obVervaWionV TeV praWiqueV aux

éWaiW Te réTuire le foVVé enWre leV arcUiveV UiVWoriqueV eW leV VerviceV aTminiVWraWifV

proTucWeurV Te TocumenWVH en inciWanW leV arcUiviVWeV à inWervenir pluV WôW TanV le WraiWemenW

TeV arcUiveV. [17H MomaV]

CUabin].

LeV WroiV âgeV VonW (leV WermeV anglaiV correVponTanW VonW menWionnéV enWre parenWUèVeV) J Les archives courantes (current records) J TocumenWV crééVH conVervéV eW uWiliVéV Te manière UabiWuelle par ceux qui leV onW proTuiWV ou reçuV pour leV beVoinV Te leur considérés comme arcUiveV couranWeV maiV qui ne peuvenW encoreH en raiVon Te leur des arcUiveV couranWeV [13H CUabinH PaWel]. Par ailleurV la noWion Te préarcUivageH qui

conViVWaiW à meWWre leV arcUiveV inWerméTiaireV TanV TeV TépôWV VpécialiVéVH commence

ceWWe approcUe logiVWique TeV arcUiveV12.

2.2.2 Le records management anglo-Vaxon

arcUivé13. TroiV WermeV TiVWincWV TéVignenW TifférenWV WypeV Te TocumenW J RecorT (en françaiV TocumenW arcUivé) J TocumenW valiTéH non moTifiableH capWuré TanV un VyVWème eW géré Velon TeV règleV prééWablieV. CeWWe approcUe eVW éWroiWemenW liée au concepW Te recorTV conWinuumH apparu au CanaTa

TanV leV annéeV quaWre-vingW en réacWion à la VéparaWion TeV foncWionV Te geVWion TeV

Ńrank UpwarT.

lui pourraiW êWre amélioréeH maiV en parWanW Te la créaWion Tu TocumenW afin Te

valeurH Te Von uWiliWé eW Te Va Turée Te vie [17H MomaVH 18H MrouUeW]. Un VcUéma éclairanW Te Óarie-Anne CUabin permeW Te comprenTre le poViWionnemenW TeV

Teux approcUeV françaiVe eW anglo-Vaxonne J

12 Óarie-Anne CUabin eW ŃrançoiVe PaWel iTenWifienW cinq pUénomèneV qui onW conTuiW à une évoluWion TeV

praWiqueV J " le beVoin pour leV bureaux Te maîWriVer une maVVe granTiVVanWe Te papierVH une cerWaine TiluWion Te la

pas à sa valeur de preuve, certains documents de connaiVVance VanV valeur conWracWuelle pouvanW êWre conViTéréV

comme recorT (nouV revenonV longuemenW Vur ceV aVpecWV par la VuiWe). dans le recorTV managemenW eW le recorTV conWinuumH Te prenTre en cUarge le TocumenW

TèV Va créaWion ?

Te Wravail ou Te brouillonH Te Von enregiVWremenW ou capWure par un VyVWème Te recorTV managemenW où il eVW alorV priV en cUarge en WanW que TocumenW arcUivé. Si le recorTV managemenW inViVWe Vur le faiW Te gérer le TocumenW TèV Va créaWionH eW Te veiller Vur leV commence bien non au momenW où il eVW crééH maiV au momenW Te la valiTaWion Tu

TocumenWH alorV conViTéré comme une verVion figée qui ne ToiW pluV êWre moTifiée. Par

conWre le recorTV managemenWH en WanW que TémarcUe TonnanW TeV préconiVaWionV TanV la geVWion TeV TocumenWVH inWervienW bien en amonW TanV un VyVWème global Te geVWion la priVe en cUarge TeV TocumenWV à arcUiver. ManV Von Ternier ouvrageH ArcUiverH eW aprèV ?H Óarie-Anne CUabin propoVe une " WUéorie

T-1 T0

Validation

fixation

Echéance

légale ou interne T1 T2

Stockage éloigné

Production

des données archives courantes archives intermédiaires archives historiques record (current, non current) document archive

© ÓAC 2006

Vource que nouV avonV expoVé TanV le cUapiWre précéTenW. LeV WroiV nouveaux VWaWuWV Ve

TécoupenW comme VuiW J

document traTiWionnel ou Te TonnéeV TanV une baVe Te TonnéeVH eVW VouV la coupe la TiffuVion. » eVVenWiel. » poVVèTe au minimum le premier VWaWuW. AprèV quoiH elle peuW WouW bonnemenW TiVparaîWreH ou

acquérir le VWaWuW Te WraceH ou celui Te VourceH ou leV TeuxH VucceVVivemenW ou parfoiV

concomiWammenW. » la noWion Te VWaWuWH TonW nouV expoVonV leV WenanWV ci-TeVVouV.

2.2.4 LeV WroiV VWaWuWV WemporelV Tu TocumenW reWenuV

TocumenWH TocumenW arcUivéH ou arcUive UiVWorique)H Vur leV raiVonV profonTeV Te la conVervaWion TeV TocumenWV (à TiVWinguer Tu Vimple VWockage). CeV raiVonV correVponTenW à

14 SWaWuWV TécriWV p. 56.

queVWion éWanW Te Vavoir ce qui permeW Te Téfinir une arcUive par rapporW à un Vimple

le VWaWuW Te proTucWionH inWerne maiV égalemenW exWerne pour le VWaWuW Te WraceH TanV la peut intéreVVer Tu perVonnel en inWerne).

NoWre cUoix Te Téfinir leV VWaWuWV au Vein Te Teux granTV axeVH Wemporel eW lié à la valeurH

managemenW TéfiniW comme auWanW Te WypeV Te TocumenWV. NouV avonV VouUaiWé conVerver une première approcUe Tu VWaWuW par rapporW au cycle Te vieH Técoupage ancré TanV leV

évenWuellemenW comme TevanW êWre conVervé VanV limiWaWion Te Turée pour TeV raiVonV

UiVWoriqueV eW Te mémoire.

RappelonV leV WroiV VWaWuWV WemporelV reWenuV J

statut de production statut de TocumenWV arcUivéV Le VWaWuW Te proTucWion correVponT au TocumenW Te Wravail ou Te brouillonH moTifiable eW non valiTé. NouV TéWailleronV le conWenu TeV Teux auWreV VWaWuWV ci-TeVVouV J ne pouvanW propoV par la VuiWe Vur leV Teux TernierV VWaWuWV. NouV conViTéronV ceV WroiV VWaWuWV WemporelV comme excluVifV leV unV TeV auWreVH non au

VenV ou un TocumenW arcUivé ne peuW préVenWer un inWérêW UiVWorique (VoiW êWre Vource Te

AinVi le VWaWuW Te TocumenWV arcUivéV Tomine leV Teux auWreV. ConcernanW le rapporW enWre Te cerWainV TocumenWVH qui TéciTera Te leur non TeVWrucWionH Vera prioriWairemenW formaliVé

UiVWoriqueV

2.3.1 Comment la loi TéfiniW leV arcUiveV ?

formaliVe nulle parW une TiVWincWion francUe enWre leV TocumenWV arcUivéV eW leV arcUiveV

bien TeV élémenWV éparV à WraverV TifférenWeV loiV eW WexWeV officielV15. La loi 79-18 Vur leV arcUiveV Tu 3 janvier 1979H pivoW Te la réglemenWaWion françaiVe en et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par Au regarT TeV TéfiniWionV Tu TocumenW TonnéeV TanV noWre premier cUapiWreH ceWWe TéfiniWion

françaiVe (cUapiWre 1 pp. 13-21) [9H AAŃ]. Voir égalemenW leV arWicleV Te loiV relevéV par Óarie-Anne CUabin TanV

ArcUiverH eW aprèV ? (pp. 36-39)H qui Vouligne parWiculièremenW leV paVVageV menWionnanW expliciWemenW TeV

preVcripWionV relaWiveV à la Turée Te conVervaWion Te cerWainV WypeV Te TocumenWV [12H CUabin].

16 Loi n° 2008-696 Tu 15 juilleW 2008 parue au JO n° 164 Tu 16 juilleW 2008 J

KUWWpJIIlegifrance.gouv.frIafficUTexWe.To?ciTTexWe=JORŃTNXT000019198529L [ConVulWé le 10 ocWobre 2008]

Pour un bref réVumé TeV objecWifV eW apporWV Te ceWWe nouvelle loi par rapporW à la précéTenWeH voir le lien VuivanW J

9661L [ConVulWé le 10 ocWobre 2008]

17 Loi n°79-18 Tu 3 janvier 1979 Vur leV arcUiveVH arWicle 1 J ceWWe TéfiniWionH repriVe par l'article L.211-1 Tu CoTe Tu

producteur ou TéWenWeur Te ceW enVemble Te TocumenWVH faiW référence à la noWion

NouV ne renWreronV paV TanV leV conViTéraWionV Vur ce qui TiVWingue leV arcUiveV publiqueV

privéeV (qui Ve TéfiniVVenW relaWivemenW aux arcUiveV publiqueVH à Vavoir WouV leV TocumenWV

TiVWincWion public-privé relaWive à la conVervaWion prenT Von VenV par rapporW à la communicaWion TeV TocumenWVH obligaWoire TanV le Tomaine public (eW objeW principal Te la le cas des archives privées. cerWainV WypeV Te TocumenWVH penTanW une cerWaine Turée (par exemple une circulaire Tu premier miniVWre Te 1994 préconiVaiW une Turée Te conVervaWion Tu ToVVier Te carrière Tu La loiH qui nouV TiW que WouV leV TocumenWV VonW poWenWiellemenW TeV arcUiveV eW qui par

arcUiveV (Tonc Te ne paV concevoir VéparémenW leur geVWion)H ne nouV aiTe paV à y voir WrèV

effeW à TiVWinguer leV TocumenWV Te Wravail TeV arcUiveV.

arcUiviVWique [9H AAŃ] préciVe que WouV leV TocumenWV ne VonW paV appeléV à êWre arcUivéVH la Tifférence WenanW

eW un conWexWe. Là où ceV élémenWV peuvenW êWre poWenWiellemenW préVenWV TanV un TocumenWH ilV VonW néceVVaireV

Khttp://www2.educnet.education.fr/sectionVIlegameTiaITroiW-bienVI8-TroiW> [Consulté le 10 octobre 2008]

TiVWinguanW leV Teux VWaWuWV WemporelV)H quelqueV préciVionV WerminologiqueV apparaiVVenW ne Ve laiVVenW paV réTuire à Tu Vimple VWockage.

2.3.2 PréciVionV WerminologiqueV

Le stockage correVponT aux conTiWionV pUyViqueV eW maWérielleV Te conVervaWion TeV [5H ApprivoiVer ÓoReq (poinW 2.2.2)]. Il Ve TiVWingue Te la sauvegarde, qui est " une opéraWion WecUnique TeVWinée à aVVurer la jour le jour. La conservation recouvre elleH Velon la norme ISO 15489H leV " acWionV eW WâcUeV

concouranW à la pérenniWé WecUnique eW inWellecWuelle TeV TocumenWV auWUenWiqueV » [2H

Afnor]H incluanW TanV le caV TeV TocumenWV à arcUiver leV exigenceV légaleV que nouV avonV TéfiniWion Tonnée par la norme NŃ R 42-013 J " NnVemble TeV acWionV viVanW à iTenWifierH recueillirH claVVerH conVerverH communiquer eW reVWiWuer TeV TocXPHQPV " SRXU OM GXUpH GHVRSpUDWLRQVPLVHVHQquotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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