[PDF] GUIDE DE PRATIQUES SUR LA GESTION DE PROXIMITÉ dans un

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PAR LE CENTRE INTÉGRÉ UNIVERSITAIRE DE SANTÉ

ET DE SERVICES SOCIAUX DE L'ESTRIE - CENTRE

HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE SHERBROOKE

VERSION 1.0

: OCTOBRE 2017COLLECTION DE GUIDES

DE PRATIQUES DE GESTION

du CIUSSS de l'Estrie - CHUS2

DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE

LA GESTION

DE PROXIMITÉ

GUIDE DE PRATIQUES SUR

Le genre masculin utilisé dans ce document désigne aussi bien les femmes que les hommes.

ISBN 978-2-550-79811-8 (version PDF)

Dépôt légal - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017

LEBLANC

, J. et POULIN, A.-M. (2017). Guide de pratiques sur la gestion de proximité dans un contexte de distance, Service

de transfert des connaissances, des bibliothèques et des pratiques de pointe, Direction administrative de la recherche,

Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke,

Sherbrooke, 36 p.

Tous droits réservés pour tous pays. La reproduction, par quelque procédé que ce soit, la traduction ou la diffusion de

ce document, même partielles, sont interdites sans l'autorisation préalable des Publications du Québec. Cependant, la

non commerciales, sont permises à condition d'en mentionner la source.

© Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, 2017

RÉDACTION

_JOSÉE LEBLANC, courtière de connaissances

Service de transfert des connaissances, des

bibliothèques et des pratiques de pointe (STCBPP),

Direction administrative de la recherche (DAR)

CIUSSS de l'Estrie

CHUS _ANNE-MARIE POULIN, agente de gestion de personnel Soutien à la transformation et services aux cadres,

Direction des ressources humaines, des

communications et des affaires juridiques (DRHCAJ)

CIUSSS de l'Estrie

CHUS

COORDINATION

_JULIE LANE, adjointe au directeur et gestionnaire du STCBPP, DAR

CIUSSS de l'Estrie

CHUS _CAROLE MEUNIER, coordonnatrice Soutien à la transformation et au développement des personnes et de l'organisation / Soutien au développement des personnes et de l'organisation

DRHCAJ

CIUSSS de l'Estrie

CHUS

CONTRIBUTION

_KAREL-ANN ST-MARTIN, courtière de connaissances

STCBPP, DAR

CIUSSS de l'Estrie

CHUS _SOPHIE GAUDREAU, courtière de connaissances

STCBPP, DAR

CIUSSS de l'Estrie

CHUS

RECHERCHE DOCUMENTAIRE

_FRANCIS LACASSE, bibliothécaire

STCBPP, DAR

CIUSSS de l'Estrie

CHUS

RÉVISION LINGUISTIQUE

_SYLVIANE FUMAS, technicienne en administration

STCBPP, DAR

CIUSSS de l'Estrie

CHUS

MISE EN PAGE

_GENEVIÈVE PHANEUF, designer graphique pigiste www.gefa9.com

ÉQUIPE DE RÉALISATION

TABLE DES MATIÈRES

GUIDE DE PRATIQUES SUR LA GESTION DE PROXIMITÉ

DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE

ÉQUIPE DE RÉALISATION

3 1.

POUR UNE VUE D'ENSEMBLE 7

À qui s'adresse ce guide ? 7

Pourquoi ce guide ? 7

D'où viennent les pratiques suggérées dans ce guide ? 8

Quelle est la structure de ce guide ? 8

Gestion de proximité

9 2. CONCEPTS CLÉS DE LA GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE 9

Gestion à distance ou multisite 10

Gestion de proximité dans un contexte de distance 10

Gestion des distances psychologiques

10 Dimensions de la gestion de proximité dans un contexte de distance 12 Avantages de la gestion de proximité dans un contexte de distance pour les gestionnaires 13 3. OUTILS ET DÉMARCHE VISANT À VOUS DOTER D'UN PLAN DE GESTION DE PROXIMITÉ

SELON VOTRE CONTEXTE

17 A. Élaborer un plan de gestion de proximité dans un contexte de distance 18 B.

Préciser les objectifs de communication 19

C. Sélectionner les moyens de communication en fonction de l'objectif 20 E.

Effectuer une démarche avec votre équipe visant à vous doter d'un plan de gestion de proximité selon votre contexte 23

CONCLUSION

27

Pour aller plus loin

27

Pour terminer

27

RÉFÉRENCES

29
ANNEXE - PLAN DE GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE 31

1. POUR UNE VUE D'ENSEMBLE7

Vous faites face aux mêmes enjeux, " [...] bien que ceux-ci apparaissent parfois plus complexes et demandent davantage de doigté et de savoir- faire » 1 Exercer un leadership de proximité à distance est une nouvelle réalité pour plusieurs gestionnaires du CIUSSS de l'Estrie - CHUS. Elle est toutefois peu documentée dans la littérature. Cela les oblige, en quelque sorte, à co-construire notre nouvelle réalité. C'est dans cette optique qu'ont eu lieu des ateliers Dans le cadre de ceux-ci, vous avez été conviés co-imaginer différentes pistes d'action vous permettant d'exercer un leadership de proximité à distance.La réorganisation fait en sorte qu'en 2017, au

CIUSSS de l'Estrie

- CHUS, 355 gestionnaires (sur 532) occupent des fonctions de chef de service ou de chef de secteur. Parmi ceux-ci

52 % sont en supervision directe auprès

d'employés sur plus d'un (1) site;

21 % sont en supervision directe auprès d'employés sur plus de cinq (5) sites;

10 % sont en supervision directe auprès d'employés sur plus de dix (10) sites;

38 % sont en supervision directe auprès

d'employés de différents quarts de travail (réalité apparentée à la gestion multisite).

Il est important de noter que votre rôle de

gestionnaire ayant des employés dans différentes installations ou sur plusieurs quarts de travail est semblable à celui des autres gestionnaires.

À QUI S'ADRESSE CE GUIDE

Le présent guide s'adresse à vous, gestionnaires du CIUSSS de l'Estrie - CHUS, qui devez agir sur plusieurs installations ou sur plusieurs quarts de travail, tout en adoptant une gestion de proximité.

POURQUOI CE GUIDE

sociaux. "

L'intégration territoriale qui en découle amène une nouvelle réalité pour les gestionnaires.

7 Plusieurs d'entre vous doivent maintenant exercer un leadership de proximité à distance. [Les gestionnaires] ont vu, entre autres, augmenter le nombre d'installations sous leur supervision. Ils ont dû s'adapter aux nouveaux sites, à leurs particularités, mais surtout, ils ont eu à se familiariser avec de nouvelles cultures organisationnelles, différentes de celles auxquelles ils étaient habitués auparavant. » 1

POUR UNE VUE D'ENSEMBLE

1

81. POUR UNE VUE D'ENSEMBLE

GUIDE DE PRATIQUES SUR L'ANIMATION DES TRAJECTOIRES DE SOINS ET SERVICES AU

CIUSSS

DE

L'ESTRIE

CHUS

D'OÙ VIENNENT LES PRATIQUES

SUGGÉRÉES DANS CE GUIDE

Une exploration des écrits a été réalisée dans le domaine de la gestion de proximité dans un contexte de distance et, plus particulièrement, de la gestion multisite. Le principal constat est que peu de recherches se sont penchées sur ce sujet. Ce guide s'inspire largement des travaux menés par l'AQESSS 2 et par deux anciens CSSS 1 Il s'inspire également des pistes d'action issues gestion de proximité à distance auxquels vous avez participé au printemps 2016.

QUELLE EST LA STRUCTURE DE CE

GUIDE

Le présent guide comprend trois sections

1. La première expose les concepts clés de la

gestion de proximité dans un contexte de distance. 2.

La seconde présente des gestes clés et des

pistes d'action de la gestion de proximité dans un contexte de distance. 3.

La dernière propose des outils et une

démarche visant à vous doter d'un plan de gestion de proximité selon votre contexte.

CONCEPTS CLÉS DE LA

GESTION DE PROXIMITÉ DANS

UN CONTEXTE DE DISTANCE

1

GESTES CLÉS ET PISTES D'ACTION

DE LA GESTION DE PROXIMITÉ

DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE

2

OUTILS ET DÉMARCHE VISANT à VOUS

DOTER D'UN PLAN DE GESTION DE

PROXIMITÉ SELON VOTRE CONTEXTE

3

2. CONCEPTS CLÉS DE LA GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE9

CONCEPTS CLÉS DE LA GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE 2

GESTION DE PROXIMITÉ

La gestion de proximité est un style de gestion participatif où les employés sont impliqués dans les décisions

qui les concernent. Comme gestionnaires, vous les soutenez dans l'atteinte de leurs objectifs et l'accent

est mis sur leur bien-être 2

Les pratiques "

[...] de communication, de mobilisation, de supervision, d'encadrement et d'organisation de l'équipe effectuées par le gestionnaire font partie de la gestion de proximité . Il est donc essentiel de ne pas opposer gestion de proximité et gestion multisite , car tout gestionnaire doit poser de telles actions, et ce, peu importe que son bureau se trouve ou non, sur les lieux du travail de son personnel 1 icônes suivantes MOBILISER SON ÉQUIPE EN SOULIGNANT LES CONTRIBUTIONS ET EN APPUYANT/CRÉANT DES OCCASIONS DE SOCIALISATION ASSURER UN NIVEAU DE SUPERVISION ET D'ENCADREMENT FAVORISANT LE DÉVELOPPEMENT DE L'AUTONOMIE DE L'ÉQUIPE ET L'ATTEINTE DES OBJECTIFS FIXÉS MAINTENIR UNE COMMUNICATION BIDIRECTIONNELLE AVEC SON ÉQUIPE EN UTILISANT LES MOYENS DE COMMUNICATION APPROPRIÉS ET ADAPTÉS AU CONTEXTE DE DISTANCE ORGANISER SA PRÉSENCE (PHYSIQUE ET VIRTUELLE) AUPRÈS DE SON ÉQUIPE EN FONCTION DES PRIORITÉS ET EN PRÉVOYANT UNE MARGE DE MANOEUVRE POUR LES IMPRÉVUS

102. CONCEPTS CLÉS DE LA GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE

GUIDE DE PRATIQUES SUR L'ANIMATION DES TRAJECTOIRES DE SOINS ET SERVICES AU

CIUSSS

DE

L'ESTRIE

CHUS

GESTION À DISTANCE OU MULTISITE

La gestion à distance ou multisite se produit " [...] lorsque le cadre est séparé physiquement de ses collaborateurs supervision directe du travail [...]. Il existe différentes formes de distance géographique, linguistique, culturelle, temporelle et technologique, 1

Brunelle

5 explique que les gestionnaires devant composer avec des employés à distance ne peuvent plus

uniquement administrer. Ils doivent adapter leur style de communication, faire preuve de leadership qu'ils

doivent exercer en s'appuyant sur les technologies de l'information et des communications. Ils doivent

aussi devenir des coachs et ne plus agir en patron, en coordonnant le travail et non plus en le contrôlant.

GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE [...] pour exercer une gestion de proximité, le gestionnaire multisite doit, notamment, bâtir une un suivi adapté aux besoins et au niveau de maturité des membres de l'équipe, offrir Bref, peu importe que le gestionnaire soit présent ou non, visible ou non, les membres de son équipe doivent sentir qu'il est là et qu'il est prêt à les soutenir en cas de besoin. 1

Au CIUSSS de l'Estrie

- CHUS, le terme utilisé est la gestion de proximité dans un contexte de distance. Ce terme sera donc utilisé dans ce guide.

GESTION DES DISTANCES PSYCHOLOGIQUES

La distance psychologique est la perception du niveau de proximité qu'un employé a à l'égard d'un collègue

ou de son gestionnaire. Il s'agit d'une perception qui ne peut se mesurer que par l'impression de la personne.

est facile d'assurer un engagement élevé chez les employés. Cette condition améliore les communications

mise en place d'une culture organisationnelle et ainsi permet une meilleure performance des employés

5,7

2. CONCEPTS CLÉS DE LA GESTION DE PROXIMITÉ DANS UN CONTEXTE DE DISTANCE11

IMPACTS POSITIFS ASSOCIÉS À UNE PERCEPTION DE PROXIMITÉ PSYCHOLOGIQUE

PERCEPTION DE

PROXIMITÉ

PSYCHOLOGIQUE

ENGAGEMENT ÉLEVÉ

DES EMPLOYÉS

AMÉLIORATION :

Communications

interpersonnelles

Sentiment de confiance

Collaboration

Satisfaction au travail

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