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MAI2010 298

EXPOSEDES MOTIFSETPROJET DEDECRET

accordantun créditdeCHF 24'906'000destinéà financerlamise enoeuvre dunouveau systèmed'information financierdel'Etat deVaud (SIF)

1PRÉSENT ATIONDUPROJET

1.1Intr oduction

Durantla législature2003-2007,des progrèssignificatifsont étéréalisésen matièredegestion

financière.Les dispositifsmisen oeuvreontété deplusieursordres : constitutionnels(Programme delégislatureet régimefinancier) légaux(nouvelles loissurles finances,surles subventionsetsur lesparticipations) stratégiques(planification financièreetdirectives budgétaires) opérationnels(suivi budgétaire,mesuresd'assainissement). Lamise enoeuvrede cesdispositifset lesrésultatsobtenus surleplan financierontmontré que

l'assainissementde lasituationfinancière del'Etat,qui étaitàl'ordre dujourdepuis pratiquement

quinzeans, étaitpossible.Ceci estladémonstration quelefait politiquedevaitprécéder lesmesures

techniques.Ce constatconfirmece quepostulaitla planificationfinancièredont undesobjectifs était

de"restaurer laprééminencedu politique".

Aveclaprésentelégislature s'ouvreuneère deconsolidationde cequia étéentreprisces dernières

années.Cette consolidationimpliquedes mesuresconcrètesen termesdesécurisation, de modernisationet derationalisationdu systèmed'informationde l'Etatengénéral, etplus particulièrementde sonsystèmed'information financier. Fortde cetteanalyse,le Conseild'Etata inscritdansson Programmedelégislature 2007-2012les mesuressuivantes: mesureN° 17"Acheverla miseenoeuvr edela nouvelleconstitution: mettreenoeuvreles législationsdu domainedela gestionfinancière, enparticulier... renforcer lesystèmede contrôleinterne (SCI)" mesureN° 19"Simplifierles tâchesadministrativeset développerlacyberadministration : mettreenoeuvre unestratégiedes systèmesd'informationaxéesurcettesimplification, pour lebénéfice del'usager-èr e,commedu servicepublic".

Surle planopérationnel,le Conseild'Etatestime quetroisproblèmes doiventtrouverune solution,à

savoir: l'obsolescencede Procofiev(Progicielde ComptabilitéFinancede l'EtatdeV aud)-outil développéau moyend'unatelier degénielogiciel quinefait plusl'objetde perfectionnements,cette techniqueayantété abandonnéeaumilieu desannéesnonante 1 l'absenced'un systèmedecontrôle internefiableet effectif lafragilité desprévisionsfiscales. Laproblématique desprévisionsfiscales estenvoie derésolution,d'une partdansle cadredela

stabilisationdu systèmedetaxation postnumerandoet,d'autre part,grâceà lamiseen oeuvred'outils

spécifiquesprévus danslecadre desdéveloppementsinformatiques del'ACI("V ision2010"). Parcontre, larésolutiondes problèmesdel'obsolescence deProcofiev, deslacunesen matièrede

systèmede contrôleinterneet del'hétérogénéitédes plates-formesfinancières"métiers", doitêtre

entreprise.

Aprèsune phased'étudedétaillée initiéeenfin d'année2006,dont lesprincipalesétapes sont

présentéesci-après, leConseild'Etat soumetleprésent exposédesmotifs auGrandConseil envue

d'obtenirle financementnécessaireà laphasede réalisationdunouveau systèmed'information financierde l'EtatdeV aud(SIF). Lademande decrédit(lot N°1)porte surlamise enplacedes fonctionnalitésdebase tellesquele

prévoitla loisurles finances(planificationfinancière, budgétisation,suivibudgétaire, tenuedela

comptabilité,bouclement, contrôleinterne,etc.). Lasolutionproposée prévoitlapossibilité (maispas

lefinancement) deprocéderaprès lamiseen oeuvredulot N°1,à l'implémentationd'unlot

N°2 relatifàla gestiondesachats etdela logistiqueenvue duremplacementde l'outilPénélopede la

CADEV,puisd'unlot N°3pour lagestiondétaillée dessubventionspour répondreàla loidu mêmenom. Amoyen etlongterme, lasolutionproposée permettrad'intégrerles fonctionnalitésfinancières d'outilsmétiers lorsquecesderniers arriverontenfin devie.

Depar samodernité,la solutionfaisantl'objet duprésentprojet favoriserasensiblementla réalisation

desambitions del'Etaten matièredesystème d'information.

Lasolution actuelleProcofievest obsolètecomptetenu ducaractèretransversal delagestion financière

etdes outilsinformatiquesqui laservent,il convientdemettre enoeuvreà brèveéchéance,de manière

volontaristeet danslasérénité lasolutionpréconisée souspeinede devoiragirdans l'urgenceet de

risquerune paralysiemajeuredu systèmefinancierde l'Etatlorsquela technologiedeProcofiev nesera plusexploitable.

1.2Schéma directeurdu systèmed'informationfinancier-Etapes

L'étudequi aaboutià l'élaborationd'unschéma directeurdusystème d'informationfinancierrecouvre,

pardéfinition, l'ensembledesprocessus etactivitésde lafonctionfinancière. Elleaété initiéeenfin

d'année2006 ets'estterminée enfind'année 2007.

L'outilde consolidationbudgétaireet comptableProcofievétait concernéenpriorité. Toutefois,ce

dernierest "alimenté"eninformations financièresparde nombreuxoutilsà vocation"métier"qui disposentégalement defonctionnalitésqui émargentau domainefinancier(budgets, facturations,

paiements,comptes, inventaires,etc.).Dès lors,ila éténécessaired'identifier cesoutilset de

déterminerdans quellemesuretoutes oupartiedes fonctionnalitésfinancièreset /ou"métier" pouvaientêtre intégréesdansle nouveausystèmed'information financier.

L'élaborationduschémadirecteur dusystèmed'information financieraété segmentéeenquatre

phasesdont lecontenuest présentésynthétiquementci-dessous.

1.2.1Analyse del'existant

Cettepremière étapeainventorié lessystèmesd'information actuelsautravers desprocessus financierset comptablesconnus.Les constatsserésument ainsi: lacunesdans lesystèmede contrôleinterneen termesdetraçabilité desopérations 2 financièreset absencedecohérence decertainsprocessus financiersàtravers lesdifférents systèmes faiblessesfonctionnelles importantescombléessoit parunesuccession d'opérations manuelles,soit parl'utilisationd'outils externes,voirede fichiersExcel(tableurs dontla conservationn'est pasassurée)

multiplicitéet hétérogénéitédesplates-formes financièresdites"métier". Outrel'application

centraleProcofiev ,ilexisted'autresoutilscomptables auseinde l'administrationainsique desfonctionnalités financièresimplémentéesdans lessystèmesd'informations métiers obsolescencede Procofiev:son architecture,sonlangage deprogrammationet lespratiques etnormes misesenplace sontdesstandards desannéeshuitante. Uneévolutionmajeure entraîneraitla réécrituredela quasi-totalitédulogiciel.

1.2.2Construction delacible fonctionnelle

Lesentretiens, réflexionsetétudes ontaboutià unrecensementdes principalesfonctionnalités attenduesde lapartdu nouveausystèmeet correspondantauxobjectifs stratégiquesdéfinispar le SAGEFIpour uneapplicationef ficaceetef ficientedela loisurlesfinances,notamment: disposerd'un contrôleinterneperformant: traçabilitéet fiabilitédesopérations financières

émissionde rapportsdecontrôle

disposerd'une basededonnées débiteurs/créancierscentralisée(gestion desTiers Finance) favoriserune visiondela situationfinancièrede chaquetiers supprimerles saisiesmultipleset redondantes disposerde l'exhaustivitédesinformations nécessairesàla gestionetau suividescomptes del'Etat améliorerl'accès etlapublication desdonnées(planification, budgetetcomptes) réduireles redondancesapplicativeset dedonnées favoriserl'automatisation deséchangesde donnéesentreapplications métiersetle systèmedes finances moderniserla plate-formetechnique: technologie interfaceutilisateur Lerésultat decetteétape apermisde construirelacible fonctionnelle.

1.2.3Diagnostic :miseen reliefdes redondanceset desmanquesfonctionnels

Lesprésentations del'analyseexistante àchaquepôle métiersdela DSIainsique lesentretiensavec

chaqueunité financièredépartementaleont permisdevérifier l'exhaustivitédesfonctionnalités

prévuespar lenouveausystème. Laliaisonentre lesapplicationset cesfonctionnalitésa aboutiàla

miseen reliefdesredondances applicativesetdes faiblessesfonctionnelles.

1.2.4Système-cible alignésurles stratégiesmétieret informatique

Lerésultat desétapesprécédentes apermisde construirelesystème-cible. L'architecturedu nouveau

systèmes'articule autourdesfondamentaux suivants: uneplate-forme uniquedesfonctionnalités financières unaccès facilitéauxinformations financières unsystème décisionnelefficace uneintégration auxsystèmesd'information métiersexistantsmais nelesremplaçant pas l'utilisationde référentielscommuns 3

1.3Schéma directeurdu systèmed'informationfinancier-solutionr ecommandée

Auterme destravauxmenés danslecadre duschémadirecteur ,lasolution recommandéeaété la suivante: remplacerles systèmescomptablesactuels (Procofiev,ProConcept, CrésusouW inway) mettreen placedesinterfaces permettantleséchanges dedonnéesavec les systèmesd'information métiers intégrerles SImétiersqui ontdefortes interactionsavecle systèmefinancier, commela centraled'achats, lagestiondes subventionsetla gestiondessalaires. Lesvariantes suivantesontété écartées: statuquo :lesmanques actuelsserontpalliés parlaprolifération defonctionnalités financièresdéveloppées danslesapplications métiersengendrantune augmentationdela complexitéet descoûtsinformatiques remplacementde Procofievparun autrelogicielavec lemêmepérimètre fonctionnelactuel: cettevariante nerépondaucunement auxobjectifsstratégiques etauxproblématiques actuelles migrationiso-fonctionnelle 1:1(portage aveclesmêmes fonctionnalitésquel'application d'origine,sans fonctionnalitésnouvelles).Il s'agiraiticide procéderàune migrationsans apportde nouvellesfonctionnalitésdans unautrelangage (Cool:Gen versJava).Une étude spécifiquea étéréaliséeelle postuled'uninvestissement del'ordrede CHF11.2 miosTTC etde coûtsannuelsde maintenancedeCHF 1.23mioTTC. Cesmontantsne prennentpasen considérationla maîtrised'oeuvrede laDSI,les testsetrecettes desutilisateurs,la migration desdonnées etleredéveloppement desautresmodules logiciels(horsCool :gen)ne résout pasles videsfonctionnelsactuels telsquela traçabilitédesdonnées ainsiquela gestion centraliséedes tiersquerecommande l'auditeurdescomptes del'Etat.De plus,letemps

nécessaireà laduréede migrationproprementdite, auxphasesde démarragecôtéDSI, àla

périodede validationdulogiciel migréetla formationdesutilisateurs, estestiméà 4ans environ. migrationiso-fonctionnelle 1:1et adaptationsubséquentede l'outilpouratteindre leniveau defonctionnalité viséparle projetSIF. Alabase, lescoûtset lesdélaissusmentionnés sont similairesà ceuxprésentésci-dessus pourlaseule migrationiso-fonctionnelle.Cependant, la possibilitéd'adapter demanièresubséquente l'outilpouratteindre leniveaude fonctionnalité visépar leprojetSIF n'estpasassurée. Abstractionfaitede cerisque,une telledémarche,si elledevait êtrelancées'étalerait sur6à 7ans(4 anspourle portageplusdeux àtroisans pourles développementscomplémentaires)et engendreraitdescoûts d'investissementetde maintenanceéquivalents voiresupérieursà ceuxdela solutionSAPqui aétéretenue avec desrisques projetssensiblementplus grands.

1.4Crédit d'étude

Le3 juillet2008,la Commissiondesfinances aoctroyéau Conseild'Etatun créditd'étudede CHF350'000 pourlefinancement desprestationsde conseilsd'unesociété mandatéepourune assistanceméthodologique etpourla réalisationdesactivités suivantes: larédaction ducahierdes charges ladéfinition descasd'utilisation larédaction delaprocédure d'appeld'offres l'analysedes offres ladescription desprocessusdes fonctionnalitésàintégrer 4 l'identificationdes modificationsàapporter àlaliste desapplicationsmétiers

Ennovembre 2009,àpart ladernièretâche susmentionnée,l'essentieldes activitéssusmentionnéesa

étéréalisé pourenvironCHF 150'000.Lasociété mandatéeaété assistéeparun chefdeprojet

informatiqueDSI. Cettestructures'est appuyéeégalementsur lechefcomptable del'Etatde Vaudet surle responsablepôlemétiers finances/RHdela DSI.Lesresponsables financiersetadministratifs

desdépartements etservicesont étéinformésde l'avancementetdu résultatdestravaux. Afréquence

régulière,le comitédepilotage composédesdirections SAGEFIetDSI aétérenseigné surlebon

déroulementdes travaux. Lemontant ducréditd'étude autoriséparla Commissiondesfinances estportédans lebudgetdes

dépensesd'investissement delaprésente demandedecrédit, selonlesdispositions del'art.34, al.3de

laloi surlesfinances, pourunmontant deCHF350'000. Ladifférence entrelesdépenses réaliséesau

printemps2009 etlemontant ducréditd'étude pourra,surla basedebesoins avérés,êtreutilisée pour

affinerlestâchesinitialement prévuesparle créditd'étudeet effectuercertains travauxpréparatoires

avantle lancementeffectif duprojeten 2011(parexemple:définition etinventairedes typologiesdes futursutilisateurs).

1.5Cahier descharges

Lecahier descharges réaliséaservi debaseauxsoumissionnairespourprésenter leursoffres ilprécise

notammentles élémentsmentionnésci-dessous.

1.5.1Les enjeuxdunouveau systèmed'informationfinancier

Larefonte duSIFdoit permettrede:

s'adapteravec souplesseauxévolutions d'organisation(nouveaux découpagesde l'administration,décentralisation, recentralisation,mutualisationou externalisation

éventuellede fonctions,etc.)

diminuerles coûtsdela fonctionComptabilité-Financeet développeruneculture

économiquepour contribueràla performance

augmenterla valeurajoutéede lafonctionComptabilité-Finance enfonctionde nouveaux servicesdemandés etdisposerd'indicateurs deperformanceset d'efficacitéde lafonction

Comptabilité-Finance

assurerla continuitéetla pérennitédela gestioncomptableet financièredel'ACV avecune qualité,une exactitudeetune régularitéaumoins équivalentesàcelles actuelles assurerl'intégration desévolutionslégales etréglementaires

1.5.2Les objectifsdunouveau systèmed'informationfinancier

L'objectifdunouveausystème d'informationfinanciersera notammentdedoter l'ACVd'outils intégréspermettant derépondreaux enjeuxetorientations stratégiquesdudomaine finance: Sécurisation: élimination(réduction)des risques gérerles financesdel'Etat avecunoutil unique:toutes lesinformationsrelatives auxflux financierssont généréesetfigurent auplusbas niveaudedétail dansunseul outil informatique mettreen placeunsystème decontrôleinterne :assurerla traçabilitéetla fiabilitédes opérationset desétatsfinanciers gérerles évaluationsdespostes dubilanet l'inventairedessubventions dansle systèmed'information financier Modernisation: répondreà desbesoinsd'évolution 5 informatiserla planificationfinancièredans l'outildegestion uniquepermettredes simulations permettrela gestioncentraliséedes tiersafind'éliminer lessaisiesmultiples etredondantes etobtenir ainsiunevision delasituation financièredechaque tiers(citoyen,collectivité, entreprises) mettreà dispositionunoutil decomptabilitéanalytique :calculerles coûtsetévaluer la performanceavec lesdonnéesde bases,lesrègles etlesrésultats dansle systèmed'information financier Rationalisation: satisfaireles contraintesmétiersetlesbesoinsfonctionnels rationaliserles activitésdereporting :simplifierla collectedesinformations financièreset leurpublication rationaliserle processusd'élaborationdu budgetavec,par exemple,unebase de documentationunique pourchaquerubrique budgétairepubliée automatiserle suivibudgétaire: mensualisation,enregistrementet documentationdesécarts, automatisationdu reporting créerune comptabilitédessalaires, enautomatisantla comptabilisationmensuelledes salaires centraliserla gestiondela trésorerie disposerd'un systèmeparamétrableet évolutif,adaptableaux modificationsdesrègles de calculet auxévolutionsde l'organisationde l'ACV améliorerla qualitédesinformations ens'appuyantsur desréférentielscommuns eten

éliminantles ressaisies

Priseen comptedesbesoins noncouvertsou malcouvertspar l'existant Répondreaux manquesfonctionnelsconstatés, notamment: suivrele risquefinancieret gérerlesystème decontrôleinterne :actuellement,ces deux

processusde pilotagesouffrent del'hétérogénéitéet dumanqued'intégrationdesdifférents

outilset dessourcesd'information financière formalisersous laformeécrite lesprocessusde contrôleetassurer latraçabilitédes opérationsafin deminimiserles risquesd'erreursou d'irrégularités établirla planificationfinancièreainsi quelecalcul duniveaude ladettesur lelong termequi sontgérésde manièreautonome,tant surlesplans fonctionnelquetechnique (Excel),donc sanslienavec lesprocessusen aval.Lessources d'informationssontmultiples etles risquesd'erreursdans lescalculssont importants lesdirectives budgétairesetle budgetdécoulentdes orientationsstratégiquesdéfinies en amontdans laplanificationfinancière. Lemanqued'intégration relevéauniveau dela planificationfinancière, auquels'ajouteun problèmesimilaireau niveaudesoutils degestion dela fonctionRH(prévisions enETPet CHF)conditionnentde manièrenégativela constructiondu budgetetl'analyse desécarts(montants, causes,etc.) lamultiplicité desoutilsmétiers etleurmanque d'intégrationposentproblème. Cette situationgénère desrisquesd'erreurs potentielsetun manquecertaind'ef ficience(ressaisies, contrôles) entermes degestionfinancière, lamultiplicitédes outilsmétierset leurmanqued'intégration nepermettent pasdedisposer d'unevisionclaire etexhaustivedes engagementsfinanciers, dusuivi budgétaire(fonctionnementet investissement),del'état dubilanet delagestion de latrésorerie àcourtterme (empruntsetplacements) lagestion destiers(débiteurs etcréanciers),qui plusestsur desoutilsdisparates, avecdes

règlesde gestionetd'évaluation propresàchaque métier,bénéficient d'unfortpotentiel de

6 rationalisation lagestion denombreuseslistes decontrôleset l'impossibilitéd'établirle bilandel'Etat de manièreautomatique permettrel'accès àcertainesdonnées auxcollaborateurs(portail) fournirune informationutile,cohérente etdequalité (délais,pertinence,fiabilité) Þ industrialiserle cycledeproduction del'information

Optimisation: rationaliserlescoûts duSIFinance

réduireles coûtsdemaintenance del'ensembledu parcapplicatif éviterle surcoûtd'exploitationet demaintenancedes applicatifslesplus anciens(Cobol, host) réduirela partdestâches manuellessansvaleur ajoutée

1.5.3Les bénéficiairesdu systèmed'informationfinancier

Lesdestinataires del'informationfinancière del'Etatsont multiples:les citoyens,lesmédias, le GrandConseil, leConseild'Etat. Encequi concernel'ACVproprement dite,lafonction financièrede l'Etatdécoule del'organisation mêmedel'Etat. Ainsi,elleserépartitdela manièresuivante: leService d'analyseetde gestionfinancières(SAGEFI) quiapour missionsde: élaboreret mettreenoeuvre lastratégieen matièredefinances cantonales consoliderdes informationsfinancièresau niveaudel'Etat (planification,budget,suivi, comptabilité) analyserle risquefinancier élaborerdes directivesd'exécutionvisant àformaliserles exigencesminimalesen matièrede systèmedecontrôle interne enregistrerles opérationscomptablesdu Départementdesfinances etdesrelations extérieures

lesunités financièresdépartementales(secrétariats générauxdesdépartements etdel'Ordre

Judiciaire)qui ontpourmissions de:

assurerl'exécution desdispositionsde laloisur lesfinancesau niveaudesservices et offices consoliderles informationsfinancièresau niveaududépartement etdel'Ordre Judiciaire transmettreles donnéesfinancièresau niveauduDépartement desfinanceset des relationsextérieures lesservices del'administrationet officesjudiciaires quiontpour missionsde:

établirles comptesetles inventaires

établirle projetdebudget defonctionnementet d'investissement exploiterle budgetetef fectuerunsuivi régulier mettreen placeunsystème decontrôleinterne gérerles fondsquileur sontattribués

établirdes comparaisonsintercantonales

transmettreles donnéesfinancièresau niveaududépartement dontilsdépendent, respectivementau niveauduT ribunalcantonal tenirà ladispositiondu Départementdesfinances etdesrelations extérieurestousles documentsnécessaires àlagestion financière lesautres utilisateurs(saisiesponctuelles, consultations): suppléants,remplaçants destitulairesde fonctionsfinancières gestionnairesfinanciers chargésde subventions chefsde projets 7

Contrôlecantonal desfinances

Courdes comptes

1.6Appel d'offreset choixdufournisseurdelasolution

Lechoix dufournisseurde lasolutiona faitl'objetd'un appeld'offres marchépublicqui devait satisfaireau mieuxlesconditions suivantes: compétitivitéau niveauduprix deslogicielset descoûtsde maintenance couverturefonctionnelle laplusgrande afinderépondre auxbesoinsexprimés danslecahier deschar ges,avecuneutilisationdesprocessus standards intégrationsimple avecl'environnementexistant afindepréserver aumieuxles investissementsdéjà consentis disposerd'une organisationde projetainsiquedemaintenancede premierordre bénéficierd'une grandeexpériencede projetscomplexesdans ledomainede lagestion financièredans uneadministrationpublique bénéficierd'une expériencesignificativede projetssimilairesdans lesecteurpublic suisse L'appeld'offres,mené conformémentauxprocéduresGATT/OMCpour lapassationde marchés publics,a donnélieuà quatrepropositionsfaites parlessociétés ASEMGroup,IBM, SAGE

ProConceptet SAP.

L'évaluationdesoffres aétéfaite sousl'angledescritèressuivants: coûtdes logiciels,desprestations etdela maintenancesur5 ans,avecune pondération de30% organisationpourl'exécutiondu marché,avecune pondérationde15% qualitétechnique del'offre, avecunepondération de30% organisationdebasedu soumissionnaire,avecune pondérationde13% référencesdu soumissionnaire,avecune pondérationde12%

Suiteà uneanalyseapprofondie desdossiers,à unenotationselon lescritèressusmentionnés età

l'auditionde touslessoumissionnaires (présentationdel'of freetdes casd'utilisation),les membresdu projetconstitué pardesreprésentants delaDSI etduSAGEFI ontrecommandéde retenirl'offre

proposéepar lasociétéSAP .Cettesociété aenef fetprésentél'offreéconomiquementla plus

avantageuse.L 'offredelasociétéSAParriveen1 èrepositionsur quatredescinq critèresd'évaluation.

Endate du31juillet 2009,lemarché aétéof ficiellementadjugéà SAPparune publicationdansla

FAO,sousréservede l'obtentiondufinancement.

Ilconvient desoulignerque cetteentreprisepeut seprévaloird'une solideexpérienceen matière d'implémentationde systèmesd'informationfinanciers dansdescollectivités publiquessuisses (Confédération,12 cantons,6villes, grandesécoles: UNIL,EPFLUNI-GE). L'Etatde Vaudpourra

enbénéficier danslamise enoeuvrede sonpropreprojet (retoursd'expériences,recherche desynergies

parexemple). SAPdispose depuis1990d'une succursaleàLausanne quiemploieactuellement unecentainede collaborateurs,dont plusieursinterviendrontdans leprojetde l'EtatdeV aud.

1.7Adéquation duprojet aveclesorientations stratégiquesdel'informatiquecantonale

Enfin d'année2008,le Conseild'Etata communiquésesorientations stratégiques2008-2012en matièrede systèmesd'information.Sous lechapitre: "D'unSI actuelsectorielet fragileversun SI- cibleurbanisé etsolide",leConseil d'Etatmentionnececi :

"Lesystème d'informationcantonalest aujourd'huiencor ecaractérisépar dessolutionsinformatiques

quirépondent auxbesoinssectoriels duservicepublic. Néanmoins,lessystèmes restenttr op 8 cloisonnésou redondantset s'appuientsurdesinfrastructuresparfois fragilesenraison d'unniveau critiqueet croissantd'obsolescence. Lesystème d'information-cible estunsystème urbaniséreposant solidementsurun socledes systèmesd'information quianticipeles besoinscommunsdes systèmesd'informationmétiers pouren faciliterla miseenoeuvr eeten réduireles coûts,àl'instardesprojets d'infrastructuresdans le domainede l'aménagementduterritoir e. L'urbanisationdesSIdoit permettreà termel'accèspour touslesusagers àunniveauélevéde fonctionnalités,notamment pourleursbesoins communs,sansmultiplier lesplates-formeset les dépensespour l'Etat". Lesystème d'informationdel'ACV estauservice desutilisateursinternes, desusagersainsi quedes partenairesde l'Etat. Ilest constituédehuit composantesenétroite interaction: lessystèmes d'informationmétiers soutenuspar unsocledes systèmesd'information deportails d'accèsmettanten lignedesprestations (guichetélectronique,portails internes, etc.) deplates-formes d'échangesdedonnées aveclespartenaires (communes,Confédération, entreprises,etc.) deréférentiels dedonnéesde basecommeles registresdespersonnes, desentreprises,des bâtiments,etc. desystèmes d'informationtransversaux( deplates-formes logiciellescommunesà l'ensembledessystèmes d'informationmétierset transversaux,telles quelabureautique oulagestion desidentitéset autorisationsd'accès d'infrastructurestechniques (ordinateurs,réseaux,etc.) destandards dansdifférents domaines(urbanismedes SI,architecturetechnique,sécurité, etc.) 9 L'interactionentrecescomposantes estillustréeci-dessous:

2LA SOLUTIONPROPOSÉE

Cechapitre décritlasolution recherchéeparl'Etat deVaud etaété présentéeauxsoumissionnaires

lorsde l'appeld'offre, tantdupoint devuefonctionnelquetechnique.Ci-après :lareprésentation simplifiéedu périmètredela solutionrecherchée: Figure1:Périmètr edela solutionàmettr eenoeuvre

2.1Description généraledela solutionrecher chée

Lefutur SIFdoitrépondre auxgrandsprincipes générauxsuivants: lacentralisation desdonnées(applicatives etréférentielles)et leurpartagedoivent permettre leséchanges interprocessusetl'évolutivité desprocessus lacapacité àsupporterles évolutionsdel'or ganisationdel'ACV pallieraux videsfonctionnelsidentifiés

Lasolution recherchéedevaitcouvrir auminimum:

lagestion desréférentiels- basededonnées centrales lereporting stratégique-pilotage lagestion opérationnelledesfinances: ressources(planification financièreetbudget) comptabilitésgénérales etauxiliaires(dont gestiondetrésorerie) suiviet analyse(créditssuppl., compta.analytique,suivi budgétaire,gestiondu risque) leséchanges aveclesapplications externesauSIF Dansl'absolu, iln'étaitpas imposéqu'uneseule solutioncouvretout lespectre.T outefois,lenombre desolutions etlenombre d'outilsconcurrentsdevaient êtreleplus réduitpossible.Les produits

constituantchaque solutiondevaientêtre cohérentsentreeux, nécessitantunminimum (depréférence

pas)d'adaptation pourfonctionner. Lessolutions proposéesdevaientprivilégier desparamétragesstandards plutôtquedes

développementsspécifiques. Enfin,lesdéveloppements éventuelsnécessairesà l'intégrationdes

produitsdevaient êtreclairementidentifiés, chiffréset offrirles mêmesgarantiesde fonctionnementet

d'évolutivitéque leproduitstandard. 11

2.2Couvertur efonctionnelle

Concernantl'expression desbesoins"métiers finance",ellea étéorganisée hiérarchiquementdela

façonsuivante :unprocessus estcomposéde sous-processusdeniveau 1,eux-mêmescomposés de sous-processusde niveau2.Le tableauci-dessoussynthétise lesprocessuset sous-processusduSIF actuel:

2.3Présentation del'offre SAPERP

Parmiles soumissionnairesrencontrésdans lecadrede laprocédured'appel d'offre,SAP metenavant sesexpériences dansdiversescollectivités publiquesainsique l'adéquationdeson progicielaux exigencesde l'ACV. Ainsila notiond'ERPou deprogicielde gestionintégrépropose unsocletechnologique ainsiqu'un systèmecomplet etintégréde pilotaged'uneor ganisation.L'ERP intègredoncl'ensemble des

fonctionset outilsnécessairesà lagestiondes procéduresetdes fluxdecelle-ci :comptabilité,budget

etfinance, trésorerie,contrôlede gestion,logistique,planification etproduction,ventes etdistribution,

achatset stocks,ressourceshumaines, maintenanceetservices, qualitéetprojets, outilsdécisionnels,

portailsinternet /intranet,etc. L'intégrationcomporte,de façonnative,dif férentespossibilités

d'associerdes transactionsinternesentre elles,etmême deprendreen comptedestransactions externes

dansles processus.Elleest assuréeparun échangeinstantanédes donnéesentreles grandsprocessus.

Dece fait,tousles morceauxdesprocessus redondantsdisparaissent.Les donnéesnesont saisies qu'uneseule foisetsous unformatstandardisé pourtousles applicatifsdegestion. 12 Lesdif férentescomposantesdelasolutionconstruite autourdel'ERP deSAPdémontrent iciunetrès forteadéquation auxbesoinsde l'ACV,soit : capacitéà supporterungrand nombred'utilisateurs,dans unenvironnementrobuste et sécurisé meilleureintégration entresystèmestransactionnels etdécisionnels,grâce aumodule

BusinessIntelligence deSAP

transparenceet auditabilité: suivibudgétaire entoutetransparence avecdesrésultats quantifiables simplification: moderniserles organisationset simplifierlesprocessusdegestion optimisationdes ressources: accroîtrel'ef ficacitétoutenoptimisantlescoûts entermesde ressources sécuritéet réductionderisques : répondreaux contrainteslégalesconcernant lasécuritéet laprotectiondes données réductiondes risquesprojetet financier Pourune largepart danslesadministrationspubliques,commedans lesentreprises,ces enjeuxne peuventêtre durablementatteintsque si: l'organisationetlesystème d'informationsontconstamment pilotéspardes indicateursde performancequi mesurententemps réell'efficacité delastructure lesacteurs disposentd'unsystème d'informationintégré,adapté àlafois auxnouveaux métierset àladémarche depilotageimpulsée parlelégislateur danslecas des administrationspubliques lasolution deSAPa étéconçueen tenantcomptedes enjeuxfonctionnels,mais également desenjeux d'intégrationetde déploiementliésà lamiseen oeuvredunouveau systèmed'information financierdel'Etat

Lasolution proposéerépondaux cinqprincipesgénéraux énoncésdansle document"Guidefinancier

etdirectives financières"del'Etat deVaud, soit:

Leprincipe delégalité

Lasolution SAPgarantitla conformitédestransactions dedépenseset revenusavecses outilsnatifsde validation,de contrôleinteractifet detraçabilitéen tempsréel.

Leprincipe derégularité

Leprincipe desolutionintégrée enmodenatif permetl'applicationdes règlesdegestion comptableet

decontrôle interne.L'homogénéité etlasécurité desapplicationscomptables,leurgestionen temps

réelet lesoutilsde restitutiongarantissentla qualitédel'information danssonauthenticité, saclartéet

saprésentation.

Leprincipe d'économie

Lessystèmes d'informationetles outilsdécisionnelsof frentparleur richessefonctionnellele support

nécessaireau principedebon choix,optimisantle processusdedécision etsonapplication.

Leprincipe d'efficience

Lacapacité àcombineref ficacitéetéconomie enlesrendant transparentspourlesutilisateursdu systèmedémontre lehautniveau d'efficiencequ'amène lasolutionSAP .

Leprincipe d'efficacité

Lasolution SAPmetà dispositiontoutesles fonctionnalitésstandardpermettant d'atteindreles objectifsfixés parl'ACVdans touslesdomaines décritsdansson cahierdeschar ges.Lasolution proposéepar SAPs'articuleautour dedeuxaxes fondamentaux.Lepremier estreprésentépar les 13

modulesstandard degestionfinancière etlogistique,composants largementéprouvés parlesmilliers

d'installationsef fectuéesdeparlemondeet dontl'efficacité, lastabilitéet larichessefonctionnelle ne

sontplus àdémontrer. Laflexibilitéet lacapacitédecesmodulesà répondreàtous lescasde figure

sontillustrés parlefait quecesapplications standardreprésententla basefonctionnellecommune à

tousles clientsSAP, delamultinationale àlaPME,desministèresgouvernementaux aux administrationscommunales locales,enpassant parlesor ganisationsnongouvernementales jusqu'aux organisationsonusiennes.C'estsur cenoyauque SAPadéveloppé sasolutionmétier SecteurPublic pourrépondre auxbesoinsspécifiques desadministrationset organismespublics. C'estle

deuxièmeaxe, toutaussifondamental. Cettesolutionbénéficie del'expériencemétier accumuléetout

aulong desdécenniesau grédesinstallations etdesutilisations desmodulesSAP danslesecteur public,permettant àSAPet àsespartenaires d'offrirune couverturefonctionnellecomplète, performanteet pérenne.

2.4Plate-forme technique

SAPNetW eaverestlesocletechnologiquesur lequels'appuientla suitelogicielleSAP etles applicationscomposites SAPxApps.Il permetausside mettreenplace unearchitecturede services d'entreprise(ESA), leschémadirecteur deSAPpour touteslessolutions orientéesservicesW eb.quotesdbs_dbs31.pdfusesText_37

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