[PDF] LA PLANIFICATION DE PROJET A LAIDE DU LOGICIEL MS

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LA PLANIFICATION DE PROJET

2

TABLES DES MATIERES

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE MICROSOFT PROJECT .................................................. 4

1.1 MS Project ........................................................................................................................ 5

1.2 Utilité de Ms Project ........................................................................................................ 6

1.3 Structure du logiciel ......................................................................................................... 7

1.4 Principales fonctionnalités du logiciel ............................................................................. 7

1.5 Environnement Ms Project ............................................................................................... 9

CHAPITRE 2 : INITIALISATION DU PROJET ........................................................................... 18

2.1 Création du projet ........................................................................................................... 19

2.2 Paramétrage des calendriers ........................................................................................... 20

2.3 Paramétrage des options de prévisions ........................................................................... 23

2.4 Résumé du projet ............................................................................................................ 24

2.5 Sauvegarde du projet ...................................................................................................... 24

CHAPITRE 3 : PLANIFICATION DES TÂCHES ......................................................................... 26

affichage de départ ....................................................................................... 27

3.2 Saisie des tâches ............................................................................................................. 27

3.3 Liste des tâches en mode plan ........................................................................................ 29

3.4 Insérer une tâche répétitive ............................................................................................ 31

3.5 Insérer un projet ............................................................................................................. 33

3.6. Planification par réseau ................................................................................................. 36

3.7 Notion de durée .............................................................................................................. 36

3.8 Estimation de la durée .................................................................................................... 38

3.9 Ordonnancer les tâches ................................................................................................... 41

3.10. Liens sur les tâches récapitulatives et les tâches exécutables ..................................... 44

3.11 Justification des liens ................................................................................................... 45

3.12 Ajouter les contraintes additionnelles de délai ............................................................. 46

3.13 Calculer la durée du projet ........................................................................................... 48

3.14 Visualiser la planification ............................................................................................. 48

CHAPITRE 4 : AFFECTATION DES RESSOURCES .................................................................. 51

................................................................................ 54

4.2 Calendrier individuel ...................................................................................................... 56

4.3 Affectation des ressources .............................................................................................. 57

............................................................................................. 62

4.6 Vérification de la charge des ressources ........................................................................ 64

CHAPITRE 5 : GESTION DES COÛTS .......................................................................................... 66

on des coûts ................................................................................... 67

5.2 Types de coûts ................................................................................................................ 68

3

5.3 Affectation des coûts ...................................................................................................... 69

5.4 Informations sur les coûts .............................................................................................. 74

CHAPITRE 6 : OPTIMISATION DU PLANNING ........................................................................ 78

6.1 Ajustement des prévisions selon le type de durée .......................................................... 79

.............................................................................. 82

6.3. Disponibilité des fonds .................................................................................................. 90

6.4. Rationalisation des affectations ..................................................................................... 90

6.5. Validation ................................................... 91

6.7. Confirmation des ressources ......................................................................................... 91

6.8. Sauvegarde de la planification initiale .......................................................................... 91

CHAPITRE 7 : PILOTAGE DU PROJET ....................................................................................... 92

7.1. Le cycle de suivi contrôle .............................................................................................. 93

7.2 Définition du suivi et du contrôle ................................................................................... 93

7.3 Le suivi du projet ............................................................................................................ 94

......................................................................................... 95

7.5 Mises à jour périodique des réalisations ........................................................................ 96

7.6 Contrôle du projet ......................................................................................................... 100

CHAPITRE 8 : CREATION DES RAPPORTS ............................................................................. 105

8.1 Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour personnaliser la mise en forme .......... 106

8.2 Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt ....................................................... 106

8.3 Mettre en forme le style du texte .................................................................................. 107

8.4 Mettre en forme une impression ................................................................................... 107

8.5 Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran ................................................................... 108

8.6 Imprimer un rapport ..................................................................................................... 108

ANNEXES TION .............................................................................. 110

4 Tâches et 3 Personnes ..................................................................................................... 111

Arche de NOE .................................................................................................................... 111

.................................................. 112

Exposition du matériel technique de HAKILISSO ............................................................ 112

Banquet de remise de prix .................................................................................................. 113

Phase Décoration- ............................................................................... 114

Plan d'étude ........................................................................................................................ 115

Temps minimum ................................................................................................................ 116

Etude de cas n°1 yramide ............................................................... 117 Etude de cas n°2 ...................................................................... 120 Etude de cas n°3 -service ....................................................... 121

Etude de cas n°4 : Construction d'un bâtiment ................................................................... 123

4

A042 ͳ ǣ 023B4A4CB

5

1.1 MS Project

Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est un logiciel de gestion de projets édité par

Microsoft. Il permet de gérer, de suivre l'évolution de votre projet, tâche par tâche, de

maîtriser les coûts, gérer vos ressources et permettre une planification de toutes les étapes.

de compagnon par excellence du chef de projet ou du il permet de construire le plan du projet pilotage ; il offre aussi la possibilité affectées au projet et de suivre son coût ; il propose de nombreux affichages et rapports pour organiser la communication du chef de projet.

MS Project et processus de planification

Figure 1

*WBS : Work Breakdown Structure **PERT : Program Evaluation and Review Technique

Actuellement, Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé au

monde. (Prima France), OPX2 (Plansware) et Gantt Project (Licence GNU).

Estimation des durées

MS

Project

Durée

totale

Charges

Durées

PERT**

GANTT WBS*

Projet

Jalons (étapes)

Phases

Tâches

Réseau

Barre

Ressources

Moyens

Définition des activités

Ordonnancement des

tâches

Développement du

planning

Pilotage du planning

6

Encadré : Historique

1984 - naissance de Microsoft Project sous DOS : La première version commerciale de Microsoft Project

(sous DOS) est sortie en 1984. Microsoft acheta ensuite tous les droits sur le logiciel en 1985 et sortit trois (3)

autres versions V2, V3 et V4.

Depuis 1990 - Microsoft Project sous Windows : La première version pour Windows parut en 1990 et fut

nommée la version 1 pour Windows 95 et fut la première version à utiliser les menus communs Microsoft

Office. Les années de sortie de Microsoft Project sont : 1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a), 1998 (98 ou 8.0),

2000 (2000 ou 9.0), 2002 (2002 ou 10.0), 2003 (2003 ou 11.0), 2007 (2007 ou 12.0) et enfin 2010 (2010 ou

14.0).

De 1991 à 1994 - expérience de Microsoft Project pour Macintosh non aboutie : En 1991, une version pour

Apple Macintosh sortit et

Microsoft arrêta le développement de la plupart de ses applications pour Mac et à ce jour.

Depuis 2000 - des versions serveurs pour les entreprises : Microsoft développe, au travers de versions "

serveurs », des fonctionnalités étendues et collaboratives destinées aux entreprises : gestion centralisée des

cl nommé Microsoft Project Server (versions 2002, 2003, 2007 et 2010).

Le nom Microsoft EPM (pour 'Enterprise Project Management) est le nom donné à la solution Microsoft,

regroupant Microsoft Project et Microsoft Project Server. MS Project 2007 est proposé en plusieurs versions :

· Microsoft Project Standard : Planning et gestion mono et multi projets. Gestion des ressources et

suivi non automatisés et sans workflow (validation), gestion de risques et des résultats.

· Microsoft Project Pro : Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se connecter à MS

Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard

· Microsoft Project Server : Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources (RBS, suivi du

travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow

(validations), d'une gestion documentaire centralisée (risques et résultats). Peut être intégré avec

SharePoint Portal Server (entre autres)

1.2 Utilité de Ms Project

MS Project est utile car il est un :

Outil de planification des tâches pour déterminer le paramètre délai. Le logiciel effectuera automatiquement le calcul des dates et des délais pour chacune des tâches du projet au fur et à mesure que les informations sont saisies. . Le logiciel affiche la quantité de travail et le calendrier de travail pour chaque ressource en tenant compte des différents horaires et périodes chômées.

Outil de calcul des coûts-délais

contraintes du projet. 7 Outil de pilotage du projet. À partir de la planification initiale du projet, le logiciel

durées, des délais et des coûts ainsi que de simuler des solutions atténuant ou corrigeant

ces écarts. Outil de coordination entre les différents acteurs. La planification du projet sur le logiciel permet de préciser qui fait quoi, quand. Outil de communication. Le logiciel permettra de représenter rapidement différentes informations sur le projet (charge des ressources, avancement du projet, etc.) et de les transmette aux personnes intéressées.

1.3 Structure du logiciel

Microsoft Projet est une application de base de données Access comprenant : des tables et les champs des boîtes de dialogue (Formulaires) des filtres (Requêtes) des affichages des rapports (États) ensembles: le projet les tâches les ressources les affectations

Les différents affichages et rapports seront disponibles en fonction de ces quatre possibilités

ou sous-ensembles.

1.4 Principales fonctionnalités du logiciel

1.4.1 Planification et pilotage des projets

Micro-à-

permet la création de tâches et de jalons, leur hiérarchisation, et de définir des liens entre les

tâches. Une estimation de la durée et de la charge (ou travail) nécessaire à la réalisation de

chaque tâche peut ensuite être réalisée.

Des modèles peuvent être créés afin de proposer des plans types aux utilisateurs (par exemple,

si les projets nécessitent de suivre une méthodologie ou un processus précis). Microsoft Project propose différentes représentations graphiques du projet : diagramme de

Gantt, réseau des tâches...

8

Les possibilités de pilotage des projets sont nombreuses : définition de la planification initiale

-à-de référence du plan de projet), saisie de · via la mise à jour de la durée réelle et de la durée restante ;

· via la mise à jour du travail réel (réalisé) et du travail restant (reste à faire).

1.4.2 Gestion des ressources

-à-dire la création de ffectation des ressources définies. Il est possible de créer différents types de ressources :

· Ressources " travail »

mais aussi des machines-outils par exemple ; · Ressources " matérielles », correspondant à des matériaux (ressources consommables avec des unités) : béton (m3), câble (km)... · Ressources " coût » (apparue depuis la version 2007 de Microsoft Project), pour pouvoir associer aux tâches du projet des postes de dépense : frais de déplacement, achat

Les ressources, en particulier celles de type travail, peuvent être typées comme génériques :

elles correspondent alors à des profils de compétences.

Chaque ressource peut être ensuite affectée aux tâches du projet. Lorsque les ressources ont

charge des ressources

des ressources, peut être utilisée pour résoudre les problèmes de sur utilisation des ressources

détectés, en réorganisation les tâches du projet.

1.4.3 Gestion des coûts

Chaque ressource peut avoir un coût : taux journalier pour une ressource de type travail, coût unitaire pour une ressourc

réalisées sur les tâches du projet et de coûts fixes pouvant être définis pour chaque tâche,

Microsoft Project calcule le coût du projet. Pour les individus, il est également possible de gérer les heures supplémentaires.

Depuis la version 2007, des ressources budgétaires permettent par ailleurs de définir le budget

initial du projet, qui peut être comparé au coût du projet calculé.

1.4.4 Analyse et communication des informations du projet

de nombreux rapports. 9

Microsoft Excel ou Microsoft

Visio pour analyser le travail et les coûts du projet en fonction de (tâches, ressources, affectation, temps), via des tableaux, graphiques et diagrammes croisés dynamiques. Microsoft Project permet de communiquer les informations des projets : copie du diagramme

de Gantt, impression et surtout, depuis la version 2010, possibilité de créer une frise

chronologique exportable vers Microsoft PowerPoint ou dans un message électronique.

1.5 Environnement Ms Project

Fenêtre de travail

Barre de menus

s] ou [Outils/Personnaliser/ 1

Barre de saisie

Zone de travail du projet

Cadre de la fenêtre

(Bande de défilement) [Affichage/Plus

1 Légende utilisée : Le texte entre parenthèse de la forme suivante [Aaaa/Bbbb/Cccc] représente les commandes à effectuer

10

1.5outils Standard et Mise en forme

Les deux sont celles, par défaut, de Ms Project. Elles seront largement utilisées au cours de la planification du projet sur le logiciel. Voyons les icônes qui concernent plus spécifiquement Ms Project.

1. Lie deux ou plusieurs tâches sélectionnées

avec une relation de type Fin à début dans l'ordre selon lequel ces tâches ont été sélectionnées.

2. Supprime les interdépendances existant entre

les tâches sélectionnées.

3. Fractionne une tâche. Crée une interruption

dans le travail effectué sur une tâche, de sorte qu'il commence à une date, s'arrête, puis reprenne à une autre date.

4. Affiche la boîte de dialogue Informations sur

la tâche, Informations sur la ressource ou nous trouvons.

5. Insère ou modifie une remarque sur la tâche,

la ressource ou l'affectation sélectionnée disponible également dans la boîte de dialogue correspondante.

6. Affiche la boîte de dialogue Affecter les

ressources aux tâches sélectionnées.

7. Regroupe les données du projet en fonction de

critères spécifiques. 8. niveau le grossissement de l'affichage actif.

9. Zoom arrière permettant de diminuer d'un

niveau le grossissement de l'affichage actif.

10. Affiche la barre du diagramme de Gantt de la

tâche sélectionnée.

11. Copie une image des informations

sélectionnées pour vous permettre de la coller dans une autre application ou de l'enregistrer sous la forme d'un fichier GIF.

12. Active le Compagnon Office permettant

13. Hausse une tâche à un niveau hiérarchique

supérieur.

14. Abaisse une tâche à un niveau hiérarchique

inférieur.

15. Développe une tâche récapitulative pour faire

apparaître ses tâches subordonnées.

16. Réduit une tâche récapitulative pour masquer

ses tâches subordonnées.

17. Affiche les tâches subordonnées selon le

niveau hiérarchique choisi.

18. Applique le filtre que vous avez spécifié. Les

filtres affichent ou mettent en évidence des informations spécifiques sur les tâches ou les ressources.

19. Active ou désactive le filtre automatique.

Utilisez le filtre automatique pour sélectionner rapidement les lignes à faire apparaître sur un affichage.

20. Assistant Diagramme de Gantt. Démarre

l'Assistant Diagramme de Gantt, qui peut vous aider à mettre en forme rapidement un diagramme de Gantt.

6 1 1 1 2 1 3 4 5 7 8 9 10 11 12

18 19 20

11 1.5

Project.

[Souris/Menu contextuel] s Normalement, toutes les commandes sont disponibles à partir de la barre de menu, ce qui eule . Cependant, il existe certaines 12

1.5.3 Boîtes de dialogue

Il existe plusieurs boîtes de dialogue permettant de saisir des informations sur le projet.

Certaines sont accessibles dans

Fiche tâche, Fiche

ressource ou Fiche nom de ressource. Ceux-ci sont accessibles dans [Affichage/Plus Les boîtes de dialogue suivantes sont particulièrement utilisées : a. Informations sur la tâche, la ressource el nous nous trouvons nous pouvons accéder aux boîtes de dialogue Informations sur la tâche, Informations sur la ressource ou Informations sur l'affectation de trois façons : 1.

2. Dans le menu Projet

3. s Standard

13 b. Affecter les ressources

1.5.4 Les affichages

Il existe huit (08) affichages prédéfinis dans Ms Project. Il est possible de définir ses propres

affichages ou de modifier les affichages existants dans ou en utilisant la dernière icône. 14 [Affichage/Barre affichages] Calendrier (calendrier mensuel, Graphe ressources

Diagramme de Gantt (Tâches, liens,

Tableau des ressources

Gantt suivi

Utilisation des ressources

Réseau PERT (interdépendances

entre les tâches et chemin critique)

Utilisation des tâches

Affichage Diagramme de Gantt

durée des tâches correspondantes. Nous pouvons saisir les informations sur le projet directement dans les cellules des tables (zone de travail) ou utiliser la barre de saisie qui correspond à la barre de formule dans

Microsoft Excel. Celle-

durée (heu directement dans les cellules.

Barre de saisie active

Il est possible de fractionner horizontalement la zone de travail afin de visionner deux

an. La commande Fractionner ou Supprimer le fractionnement se trouve dans le menu Fenêtre. De plus, certains affichages sont une combinaison de deux affichages comme Répartition des ressources. e Gantt dans la partie du haut et le Graphe ressources dans la partie du bas.

Fenêtre/Fractionner puis, cliquez dans

Graphe ressources.

15

Diagramme de Gantt

Sélectionnez

la tâche

Bande bleue indique

Utilisez la

barre de défilement pour visualiser les différentes ressources de la tâche

Graphe ressources

à la tâche sélectionnée dans l

du haut.

1.5.5 Les tables

Dans les différents affichages disponibles, il existe plusieurs tables prédéterminées dans Ms Project. Les tables comprennent un ensemble de champs (colonnes) dans lesquels nous pouvons consulter ou saisir les informations sur le projet. Il existe un ensemble de tables spécifiques pour chaque Affichage. Pour sélectionner une nouvelle table : [Affichage/ Table :] personnaliser les tables existantes dans [Affichage/ Table : Plus

Table : Entrée

contraintes des tâches, le type de tâche, la répartition de la charge de travail, etc. Les

différentes icônes pouvant apparaître sont illustrés en annexe ou dans [Aide intuitive/À

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