[PDF] FORMATION WORD 2010 doc_Word_2010_stagiaires.docx. 4 / 28. Ph.

View - Download FORMATION WORD 2010

Previous PDF

Next PDF

FORMATION WORD 2010

MS Word 2010

Fonctions avancées

doc _Word_2010_stagiaires .docx

1 / 28

Ph. HAVET

Contenu

Mise en forme de la barre d"état Propriétés d"un document et utilisation de ces propriétés Insertions automatiques : QuickParts Thèmes appliqués au document Publipostage

Création de lettres de publipostage Création d"étiquettes Mise en forme des champs de publipostage

Formulaire

Création Propriétés des zones Protection du document

Modifier un style de paragraphe

doc_Word_2010_stagiaires.docx

2 / 28

Ph. HAVET

METTRE EN FORME LA BARRE D"ETAT . Cliquer droit sur la barre d"état. Choisir les options à afficher dans la barre d"état. Pour obtenir les informations contenues dans une des options, cliquer sur celle-ci dans la barre d"état.

Cliquer ici sur la zone de statistiques

fait afficher la boîte de Statistiques suivante : doc_Word_2010_stagiaires.docx

3 / 28

Ph. HAVET

PROPRIETES D"UN DOCUMENT Afficher les propriétés Onglet

FICHIER

Informations

Dans le volet de droite, sélectionner "

Afficher toutes les propriétés

Certaines propriétés sont modifiables telles que : Titre Commentaires Catégories Objet Société Responsable Auteur Les propriétés sont enregistrées avec le document.

Utiliser les propriétés

On insère les propriétés sous forme de champs dans le document.

Onglet INSERTION

QuickPart

dans le groupe Texte

Propriété du document

Choisir dans la liste

doc_Word_2010_stagiaires.docx

4 / 28

Ph. HAVET

INSERTIONS AUTOMATIQUES : Quick Parts

Cette fonction permet de placer dans la galerie de Word du texte des images... pour les insérer rapidement dans un document.

Stocker dans la galerie Mettre le texte / l"image en forme dans le document. Inclure éventuellement le saut de para-

graphe.

Onglet

INSERTION

QuickPart Enregistrer la sélection dans la galerie de compo-sants QuickParts... Nommer l"objet Sélectionner le type dans une galerie Ex. Pied de page

Catégorie : Général permet l"accès direct dans la liste Ou Créer une catégorie ( Ex : Politesse; Signature; logo...)

Description : saisir une description si besoin Enregistrer dans : Choisir le modèle dans lequel l"objet doit être enregistré. Il ne sera dispo-nible que dans les documents basés sur ce modèle Options : choisir l"option voulue

Utiliser une insertion automatique Positionner le point d"insertion Onglet

INSERTION

QuickPart

Choisir l"objet à insérer

Clic droit sur l"objet

Choisir le lieu d"insertion Modifier les propriétés Organiser et supprimer Ajouter à la barre "Accès rapide" : Donne un accès direct aux objets courants

Gérer les insertions automatiques INSERTION

QuikParts

Organisateur de blocs de construction...

Lors de la fermeture accepter l"enregistrement du modèle associé pour enregistrer les blocs de constructions correspondants.

doc_Word_2010_stagiaires.docx

5 / 28

Ph. HAVET

THEMES

Les thèmes permettent de donner un ensemble de caractéristiques visuelles au document.

Accès aux thèmes :

MISE EN PAGE

groupe

Thèmes

Le thème par défaut est "Office" A chaque thème sont associés Un ensemble de couleurs: Textes / Arrière-plan / liens hypertextes ... Deux polices : police de titre / police de corps de texte Des effets de traits et remplissages Modifier un thème Changer les couleurs du thème

Cliquer sur " Couleur du thème "

Chaque palette donne les couleurs de

Texte / titre / fond / lien hypertexte

Choisir "Nouvelles couleurs de thème..."

Enregistrer sa palette :

Ex : Lycée Balzac --- pour correspondre aux couleurs de l"établissement

Changer les polices du thème

Cliquer sur " Polices du thème "

Sélectionner les polices de titre et de

corps de texte Enregistrer en donnant un nom. " Changer les effets du thème

Les effets s"appliquent sur les gra-

phiques SmartArt

Il n"est pas possible de modifier les

effets. doc_Word_2010_stagiaires.docx

6 / 28

Ph. HAVET

Le publipostage - en Anglais " mailing » - permet de fusionner deux ensembles d"informations : - une lettre-type - un fichier de données

Le publipostage peut s"appliquer à des réalisations variées telles que la production de fiches sur des matériels, un catalogue, la confection de lots d"enveloppes ou

d"étiquettes, des formulaires pré-remplis, un lot de messages électroniques etc.

Le publipostage est très souvent utilisé pour réaliser des ensembles de documents dont seule une partie change (par exemple les adresses) mais dont la forme reste figée

d"un document individuel à l"autre. Les éléments d'un publipostage

Pour réaliser un publipostage, il faut disposer de deux éléments qui vont être mis en relation :

1. Le document de fusion ou lettre type. Il contient le texte courant du document et les zones de "champs" qui seront remplacées par les données individuelles con-

tenues dans la base.

2. Le document contenant les données. Les données peuvent provenir d"un classeur Excel, d"une base de données ou du carnet d"adresses Outlook

Ces données seront intégrées dans le document maître lors de la fusion.

Le document de fusion

Le document de base comporte des éléments de texte et de graphisme communs à toutes les versions du document fusionné.

Il s"agit d"un document de traitement de textes qui comporte des emplacements réservés appelés champs de fusion afin d"y insérer les données voulues, récupérées

dans la source des données au moment de la fusion proprement dite.

La source des données

La source des données est le fichier où sont réunies les informations variables à insérer dans le document de fusion. Par exemple les "nom", "prénom" et "adresses" des

destinataires. Diverses sources de donnée peuvent être utilisées : fichiers texte (.csv) ou un tableau de données dans Word feuille Excel (.xls ou .xlsx) tables de base de données Acces liste de contacts Outlook tables de bases de données externes.

La manière d"accéder à ce type de tables ne sera pas expliquée dans le présent document. Vous pouvez dans ce cas importer les don-

nées dans Excel.

La connexion aux données

Pour fusionner les informations dans le document de base, il faut relier le document à la source de données ou à un fichier de données.

Si vous utilisez une liste existante, vérifiez qu"elle contient les informations que vous voulez utiliser, y compris toutes les colonnes et les lignes. Vous pouvez effectuer des

changements pendant le publipostage, mais vous ne pouvez pas ouvrir votre source de données séparément pendant le publipostage. Le processus de publipostage

est plus facile si votre source de données est prête avant que vous vous y connectiez.

Conseil : placer si possible le fichier de données et le document maître dans le même répertoire.

doc_Word_2010_stagiaires.docx

7 / 28

Ph. HAVET

La lettre-type

Nous commençons par réaliser la lettre-type, que nous enregistrons. Elle comprend les emplacements de champs qui seront remplacés lors de la fusion.

Tenir compte dans la présentation du document des informations qui seront insérées et de leur volume.

La copie ci-contre donne les emplacements des futurs champs par le texte en couleur qui sera remplacé dans le document type. doc_Word_2010_stagiaires.docx

8 / 28

Ph. HAVET

La source des données

Nous disposons d"une feuille Excel qui contient les informations nécessaires à la réalisation du publipostage. Cette feuille va désormais constituer notre " base de don-

nées » Il convient de vérifier impérativement que :

les colonnes possèdent une ligne d"en-tête. Cet en-tête indiquera le nom du champ à insérer dans le document type.

la table ne comporte pas de ligne vide. Réaliser éventuellement un tri sur un champ (ex. Nom) Les lignes vides seront renvoyées en début de table et facilement

repérées et supprimées.

Rq : les codes postaux ou numéros de téléphone peuvent poser problème dans une feuille de données Excel. La saisie des chiffres est interprétée comme un nombre par

le tableur. Les zéros en début de Code postal disparaissent alors. Il convient de forcer les nombres dans le format correspondant pour éviter ce problème.

Excel possède un format spécial de cellule en " Code postal ", "Nu- méro de téléphone" ...

Dans Excel

Sélectionner les cellules concernées.

Clic droit sur les cellules sélectionnées

Format de cellule...

Onglet Nombre

Catégorie :

Spécial

Type :

Code postal

Le format Spécial comprend également :

· Numéro de sécurité sociale

· Numéro de téléphone

Trier si besoin la base dans Excel avant de démarrer le publipostage.

Les filtrages auront lieu lors de l"opération de publipostage pour sélectionner les données concernées.

doc_Word_2010_stagiaires.docx

9 / 28

Ph. HAVET

Fusion

Ouvrir le document de fusion dans Word.

Pour démarrer le publipostage, utiliser l"assistant de Word qui vous mènera au bout par étapes.

Onglet

PUBIPOSTAGE

Démarrer la fusion et le publipostage

Assistant Fusion et publipostage pas à pas...

Il est possible de travailler sans l"assistant. Dans ce cas, les commandes du bandeau PUBLIPOSTAGE sont placées dans l"ordre d"exécution des taches. Le volet de publipostage s"ouvre à droite du document

On sélectionne ici

0

000 Lettres

Cliquer sur " Etape suivante " en bas pour continuer.

Choisir

0

0 0 0 Utiliser le document actuel

Puis

Étape suivante

"Sélection des destinataires" doc_Word_2010_stagiaires.docx

10 / 28

Ph. HAVET

0000 Utilisation d"une liste existante

Puis en dessous

Parcourir...

Pour sélectionner le fichier Excel contenant les données. La fenêtre suivante vous permet de sélectionner la feuille dans le classeur

Vérifier que la case

"La première ligne de données contient les en-tête de colonnes" soit cochée Dans cette étape il est possible de limiter la sélection de destinataires. Pour filtrer simplement, utiliser les filtres sur les champs par la flèche présente dans le nom du champ

Trier...

Filtrer...

Permet de réaliser des filtres composés (voir plus bas)

Rechercher les doublons...

Pour éviter les doublons dans la liste

Rechercher un destinataire...

Pour le décocher de la liste par ex.

doc_Word_2010_stagiaires.docx

11 / 28

Ph. HAVET

Dans l"exemple ci-contre, je filtre sur le champ "civilité" en ne sélection- nant que les hommes ( civilité = M. ) Il est possible de croiser plusieurs filtres simples. La logique veut alors que l"on fasse ici un filtre1 ET un filtre2... Ex:

Civilité = M. ET Ville= Brest

On obtient la liste des hommes domiciliés à Brest

L"utilisation de la commande

Filtrer... Permet de juxtaposer des filtres avec des connecteurs logiques ET et OU

Etape suivante : Ecriture de votre lettre ...

doc_Word_2010_stagiaires.docx

12 / 28

Ph. HAVET

Écriture de la lettre et / ou modification de celle-ci. "Bloc d"adresse..."

Insère les données d"adresse complète en un seul bloc. Il est possible de paramétrer l"ordre des

champs. "Autres éléments..." Pour choisir un champ de la base à insérer à la position du curseur dans le document.

Ou ... Sélectionner le champ à insérer par la com-mande du bandeau Insérer un champ de fusion

Cliquer sur la flèche pour ouvrir la liste des champs disponibles

Etape suivante : Aperçu de votre lettre

doc_Word_2010_stagiaires.docx

13 / 28

Ph. HAVET

Dans cette étape il est possible de visualiser les documents qui seront produits après la fusion. On peut ici encore modifier la liste des destinataires ou en exclure individuellement. On trouve également ces commandes dans le bandeau dans le groupe "Aperçu des résultats"

Etape suivante : Fin de la fusion...

Deux options disponibles ici :

Imprimer ...

Lance directement l"impression des documents fusionnés

Modifier les lettres individuelles ...

Crée un nouveau document Word contenant tous les documents fusionnés.

Remarque : Une lettre fusionnée avec une base de 900 personnes génère donc un document Word de

900 pages.

Ce document pourra être enregistré puis imprimé.

Le document de publipostage reste ouvert "derrière" ce document de résultats. Il est donc facile de reve-

nir dans les opérations de publipostage en cas d"erreur. doc_Word_2010_stagiaires.docx

14 / 28

Ph. HAVET

Tout au long du processus de création, il est possible d"utiliser les commandes du bandeau de l"onglet PUBLIPOSTAGE

Utiliser des règles Il est d"usage courant de varier les formes de textes en respectant la grammaire.

Par exemple, en début de courrier on écrira "Cher..." lorsque la personne est un homme et "Chère...." Lorsque la personne est une femme.

On va ici par exemple utiliser une règle apposée sur le champ civilité. Positionner le curseur dans le document et choisir

Règles dans le groupe "Champ d"écriture et d"insertion" de l"onglet PUBLIPOSTAGE On choisit l"option "

Si...alors...sinon

SI

Champ =

Civilité

Est égal à

M. Attention : taper exactement le contenu comme dans la base (majuscules...)

Alors Insérer le texte :

Cher

Sinon le texte :

Chère

Il est ici possible d"écrire un bloc de texte complet dans "Insérer le texte suivant" Ex : Nous avons le plaisir de vous annoncer votre succès au test ..... en cas de réussite testé sur le champ "resultat" dans la base. doc_Word_2010_stagiaires.docx

15 / 28

Ph. HAVET

Création d'étiquettes

Étape 1 : Création du document principal Ouvrez un nouveau document afin de créer une nouvelle étiquette, ou ouvrez un document existant que vous avez utilisé précédemment pour fusionner des étiquettes.

Onglet

PUBLIPOSTAGE

Démarrer la fusion et le publipostage Assistant Fusion et Publipostage pas à pas...

Sélection du type de document Sélectionner

0 Étiquettes

Suivant en bas du volet "Fusion et Publipostage"

Sélection du document de base

0 Modifier la disposition du document

pour créer une nouvelle feuille d"étiquettes ou

0 Utiliser un document existant

Pour ouvrir un document de fusion existant à utiliser comme document principal.

Options d"étiquettes...

pour choisir le modèle d"étiquette Il faut connaître ici la référence des étiquettes indiquées sur l"emballage doc_Word_2010_stagiaires.docx

16 / 28

Ph. HAVET

Choisir le type d"imprimante utilisée.

Description

Choisir le fournisseur d"étiquettes

Si on ne trouve pas ici le fournisseur ou la référence des

étiquettes, sélectionner

" Rechercher des mises à jour sur Office.com " pour mettre à jour la base de références d"étiquettes sur votre machine. Sélectionner la référence d"étiquette.

Pour créer un format, choisir le bouton

Nouvelle étiquette...

Le bouton

Détails... Permet de vérifier les données de la planche d"étiquettes avec celle dont on dispose réellement. Le tableau de positionnement des étiquettes apparaît sur la feuille document

Si le tableau ne s"affiche pas :

Onglet OUTILS DE TABLEAU qui apparait si on est dans le tableau Onglet Disposition Groupe Tableau (à gauche) Cliquer sur "Afficher le quadrillage" La structure de tableau s"affiche sous forme de traits bleus. Si la structure ne s"affiche pas correctement, zoomer sur la page.

Cliquez sur Suivante :

Sélection des destinataires

doc_Word_2010_stagiaires.docx

17 / 28

Ph. HAVET

Étape 2 : Sélection de la source de données La source de données contient les informations qui peuvent varier sur chaque étiquette. Vous pouvez ouvrir une source de données existante.

Vous pouvez utiliser une source de données d"une feuille Excel ou Microsoft Access, ou encore utiliser un carnet d"adresses personnel ou un fichier texte ASCII ou tout autre

fichier délimité (type fichier .csv)

Cette étape est identique à celle utilisée pour le publipostage d"une lettre. 0000 Utilisation d"une liste existante

Puis en dessous

Parcourir...

Pour sélectionner le fichier Excel contenant les données. On commence par préparer la première étiquette :

Insérer les champs de fusion dans la première étiquette et mettre en forme cette étiquette.

On peut insérer du texte, une image... qui seront recopiés dans toutes les étiquettes.

Procéder comme pour l"insertion des champs de fusion dans un document. Dans le document, la mention

"Enregistrement suivant apparaît dans chaque étiquette.

Dans le volet Publipostage

Cliquer sur

Mise à jour de toutes les étiquettes

Les étiquettes intègrent maintenant les champs tels qu"indiqué dans la première étiquette.

Les étapes suivantes sont identiques à celles du publipostage de document. doc_Word_2010_stagiaires.docx

18 / 28

Ph. HAVET

MISE EN FORME DE CHAMPS DE PUBLIPOSTAGE

Informations pour

· Microsoft Word 2002 · Microsoft Office Word 2003 · Microsoft Office Word 2007 · Microsoft Word 2010

Le format des champs

Les valeurs numériques, les dates, numéros de téléphones peuvent être insérés incorrectement quand on utilise une base de données MS Access ou MS Excel comme

source pour un document MS Word.

Il est alors nécessaire de remettre en forme les champs car le résultat ne correspond pas aux données contenues dans la base : Par exemple les dates qui s"affichent au format MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA ou les valeurs numériques incorrectement formatées.

Par défaut, Word utilise la connexion OLE DB pour la fusion, et donc les dates sont gérées en anglais. Vous devrez dans ce cas modifier manuellement tous les champs qui posent problème. Ci-dessous quelques exemples de mise en forme à appliquer en fonction des types de données. Format Décimal:

MERGEFIELD leChamp \# "#,00"

Affiche un champ nombre avec 2 décimales

MERGEFIELD leChamp \# "### ### ###,##"

Affiche un champ nombre avec 3 blocs de valeurs séparées par le séparateur de milliers (espace)

Format Date:

MERGEFIELD laDate \@ "dd/MM/yyyy"

Affiche un champ date au format 15/05/2010

MERGEFIELD laDate \@ "dd dddd MMMM yyyy"

Affiche un champ date au format

Le samedi 15 mai 2010

Format Monétaire:

MERGEFIELD Montant \# "# ###,00 €"

Affiche un champ au format nombre monétaire avec séparateur des milliers, deux décimales et le signe Euro

Format numéro de Téléphone:

MERGEFIELD \# "00" "00" "00" "00" "00"

Astuce : La mise en forme est identique à celle utilisée dans Excel par exemple. Pour tester, entrer une valeur dans la cellule puis, clic droit sur la cellule Format de cellule onglet Nombre choix " Personnalisé » Ceci permet de visualiser les diverses options appliquées au nombre entré. doc_Word_2010_stagiaires.docx

19 / 28

Ph. HAVET

1ère méthode pour modifier un champ

Dans le document Word, faire un clic droit sur un des champs afin d"afficher le menu con- textuel.

Sélectionnez "Basculer les codes de champs"

Le résultat est remplacé par les propriétés du champ. {MERGEFIELD valeur \# "#,00" \* MERGEFORMAT} ou {MERGEFIELD date \@ "dd/MM/yyyy" \* MERGEFORMAT} Vous pouvez modifier le format directement dans le champ.

Un exemple pour modifier le format Date :

quotesdbs_dbs35.pdfusesText_40

[PDF] modèle coupon réponse invitation word

[PDF] redaction indignation

[PDF] lettre d'absence scolaire

[PDF] exemple d'indignation dans le monde

[PDF] demande d'autorisation d'absence pour un élève

[PDF] ecrire un algorithme permettant de calculer la factorielle d'un nombre entier

[PDF] un algorithme qui calcule les n premiers nombres parfaits

[PDF] algorithme factorielle récursive

[PDF] ecrire un algorithme qui permet de calculer la surface d un carré

[PDF] ecrire un algorithme qui permet de calculer la surface d'un triangle

[PDF] ecrire un programme qui permet de calculer la surface d'un cercle

[PDF] ecrire un algorithme qui calcule la surface d'un cercle

[PDF] convertir algorithme en langage c

[PDF] programme ti 82 plus

[PDF] venga terminale