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Responsable de la rédactio

n : Pascal Sabourin

10Février 1995

Dans ce numéro :

Le françai

s au bureau (suite)

Pensée

langagière : " Le langagier, c'est comme

un bon vin : si on ne le lit pastout de suite, il tourne au vinaigre!Empressez-vous donc de le boire! »

Nous vous présentons ici la suite de nos observations sur les conventions du français dans le bureau (cf. Le langagier, no 9, janvier 1995).

L'ACCUSÉ DE RÉCEPT

ION

Nous vous

renvoyons d'abord au Langa- gier no 9 qui précisait le format-type de la lettre

en français. L'accusé de réceptionreprend exactement la forme de la lettre(date, vedette, appel, salutation, signa-ture, etc.), mais ses formules d'introduc-tion et de conclusion diffèrent quelquepeu de la lettre.

Formules d'intro

duction Le

but de ce genre de communication estde donner une suite immédiate à unelettre (ex. : confirmer la réception d'unrapport ou d'une commande, demanderdes précisions supplémentaires àl'expéditeur d'une lettre, etc.). L'accuséde réception doit donc être concis et ildoit rappeler les circonstances exactesentourant la communication initiale. Ex. :" Nous accusons réception de votre lettredu 12 février 1995 dans laquelle vousexprimiez votre inquiétude face àl'augmentation des frais de scolarité. »De manière générale, la formuled'introduction contient au moins troiséléments d'information : 1) nous avonsbien reçu votre lettre, 2) datée du...3) portant sur... Le corps de l'accusé deréception doit, lui aussi, être d'une gran-de concision. Ex. : " Nous aimerionsavoir

de plus amples renseignementssur ... ». " Nous regrettons de vousinformer que nous ne pouvons donnersuite à votre demande, tous nos postesétant comblés. »

La formule de con

clusion Moins

élaborée que la formule habituelled'une lettre, celle de l'accusé de récep-tion se caractérise également par saconcision. Ainsi, vous pourriez terminervotre accusé de réception par : " Noussommes heureux de vous compter parminos clients. » " Nous vous remercions del'intérêt que vous avez manifesté enversnotre département. » " Si vous avezbesoin de renseignements additionnels,veuillez communiquer avec... ». Cesformules sont immédiatement suivies dela signature, disposée selon le modèle dela lettre. Si vous désirez rehausser le tonde votre accusé de réception, vous pour-riez combiner l'une des formules ci-hautet une formule de salutation de la lettre.Ex. : " Nous espérons que cette solutionvous conviendra et nous vous prions decroire, Madame, à nos sentiments distin-gués. »

LA CONVOCATION

Il

existe deux types d'avis de convoca-tion : un premier convient à la régie in-terne et se passe des formules habituel-les d'appel et de salutations; l'autre, plusofficiel, reprend en gros le format d'unelettre.

La

convocation simple ne comprend ni lenom, ni l'adresse du destinataire. Ex. :" Aux membres du comité organisateur.Vous êtes conviés à une réunion qui auralieu le 8 mars 1995, à 17 heures préci-ses, dans la salle du Conseil. Vous trou-verez ci-joint l'ordre du jour (le caséchéant). »

La

convocation formelle reprend les pointsde la lettre (date, vedette, appel, saluta-tion, titre et signature) mais son objet estdirect : " Vous êtes priée d'assister à laprochaine réunion du comité... ».La

convocation simple et la lettre-convo-cation peuvent fournir l'ordre du jourdans le corps même du texte. Ex. : " Aucours de cette réunion, nous discuteronsdes points suivants :

1) Campagne de sou

scription

2) Membriété

3) Etc. »

LE PROCÈS-VERBAL

et le COMPTE RENDU Pour

bien saisir la différence entre cesdeux types de rapports, il faut se référerau sens de ces expressions. Le procès-verbal est un " acte dressé par uneautorité compétente et qui constate unfait entraînant des conséquences juridi-ques » et, dans un sens plus large, " unerelation officielle écrite de ce qui a été ditou fait dans une réunion » (Robert). Parailleurs, le compte rendu (notez : sanstrait d'union), est un " exposé, rapport,récit » succinct de ce qui a été entendu,constaté ou vu durant une assemblée. Leprocès-verbal a donc un caractère juri-dique et il doit, en conséquence, contenirobligatoirement, en plus des notations dedate et de présences, le résultat desdiscussions et des décisions (notammentla répartition des voix lors d'un vote). Leprocès-verbal est authentifié et consignéau registre des procès-verbaux. Il est luet adopté au début de chaque assemblée.Pour sa part, le compte rendu a un carac-tère moins officiel et il se contente sou-vent de formules comme : " Les mem-bres présents ont décidé que... » (sansindiquer le partage des voix s'il y a euvote). Le compte rendu est moins régle-menté que le procès-verbal car il n'entraî-ne pas de conséquences juridiques. Àl'Université Laurentienne, les rapportsd'assemblées du Conseil des gouverneurset du Sénat, organismes dont les déci-sions ont l'effet de lois, sont des procès-verbaux, tandis que ceux des réunions dedépartements ou de comités subalternesempruntent généralement le format du

Le langagier

10Février 1995compte

rendu, moins officiel et moinsexigeant au niveau de la présentation.

LE COMMUNIQUÉ

Il

a pour but de transmettre au public, parl'intermédiaire des médias, des renseigne-ments précis sur un sujet donné. Lescommuniqués les plus courts sont sou-vent les plus efficaces et les plus utiles.Le texte ne contient donc que des infor-mations pertinentes. Voici les renseigne-ments qu'on retrouve habituellementdans un communiqué :

1)

La provenance : normalement indi-quée dans l'en-tête; le nom de la villeapparaît aussi au début du texte.

2)

L'avis de publication : coin supérieurdroit; il indique à quel moment le com-muniqué doit être publié (Pour publica-tion immédiate ou Pour publication le2 mars 1995, à 15 heures).

3)

Le titre : court; lettres majuscules nonsoulignées, ou minuscules soulignées;donne l'essence du message à com-muniquer.

4)

Le texte : double interligne; après unpremier paragraphe d'introductiondonnant l'essentiel de la nouvelle,(Ex. : L'Université Laurentienne estheureuse d'annoncer la nominationde...), le texte fournit des renseigne-ments brefs, par ordre décroissantd'importance.

5) Indicatif de fin de message : (-30-) Aucentre de la page, après le texte. 6)

Source : Elle indique le nom, le titre etle numéro de téléphone de la personnequi peut fournir des renseignementssupplémentaires. Ex. : Source (ouRenseignements) : Jeanne Poirier,rédactrice, 600-0000. Il faut éviter lecalque de l'anglais : Personne contact(Contact Person).

LA NUMÉROTATION

Le français des affaires obéit à des règles très précises quant à l'expression des nombres.

Voici les principales conven-

tions.

Écrire les nombres en toutes lettres

1) dans les documents juridiques et les invitations officielles. Ex. : cinq mille dollars (5 000 $), Le dix mars mil neuf cent quatre-vingt-quinze. 2) dans l'expression d'une durée. Ex. : Le voyage a pris une heure et demie. J'ai

étudié

deux ans à l'Université Lauren- tienne. 3) en début de phrase. Ex. : Dix-neuf personnes assisteront à l'assemblée. 4) nombre suivi de plusieurs zéros. Ex. :

Sudbury

compte cent cinquante mille habitants. (Voir

Le langagier no 6 pour le trait d'u-

nion et l'accord des nombres écrits en toutes lettres.) En chiffres arabes 1) les adresses, numéros de rue,d'appartement, etc.; Ex. : 10, rueCedar. 2)

le jour et l'année (sauf dans les docu-ments juridiques). Ex. : Durant lesannées 50, ..., Le 13 mars 1995.

3) l'heure : La réunion aura lieu à15 h 30. 4) les sommes d'argent : 25 $ (notez :espace entre le nombre et le symbolede l'unité monétaire). 5)

les sommes inférieures à un dollars'écrivent avec le nom " cent »(25 cents) ou l'abréviation (25 ¢).

6) les pourcentages : 15 % des répon-dants... (notez : espace entre le nom-bre et le symbole). 7) les numéros d'articles des lois, desjournaux, etc. : La loi 101, Le no 15du Langagier. 8) les poids, mesures, degrés : 120 kg,25 m, 20o C. 9) les nombres décimaux : 0,57 desrépondants...

En chiffres romains :

1)

les numéros de siècle (XXe siècle), destomes (tome II et IV), des pagesd'introduction d'un ouvrage (i, iii, vi),de désignation d'une souveraine,d'une armée, d'une dynastie (boul.Henri VIII, le pape Pie IX), olympiades(les XXIIes Jeux olympiques).

Alignement :

Dan

s une colonne ou un tableau, leschiffres arabes s'alignent verticalement àdroite, tandis que les chiffres romainss'alignent verticalement à gauche.

Ex. : 10I 100
VI

LA MAJUSCULE

C'est

une question que le rédacteur et larédactrice en langue française doiventabsolument maîtriser, car ils risquent defaire un usage abusif des majuscules,comme on le constate en anglais. L'an-glais met la majuscule au début de plu-sieurs catégories de mots, notammentdans les titres d'ouvrages. Par contre, lefrançais obéit à des règles fort différentesqu'il est bon de rappeler ici.

L'accent sur les majuscules?

Nos

anciennes machines à écrire Under-wood ne permettaient pas l'insertion d'unaccent sur une majuscule et nous avionspris l'habitude de ne pas les mettre surces lettres. De nos jour, cependant,l'ordinateur peut placer l'accent sur tou-tes les lettres et dans toutes les langues.On écrira donc : Je me rendrai aux États-Unis...

La majuscule se met, entre autre,

au mot générique s'il est suivi d'unnom commun. Ex. : Le Musée d'artmoderne.

La Ligue nationale dehockey;

aux noms de peuples. Ex. : Les Cana-diens sont tolérants. Notez : pris adjec-tivement, minuscule : Le peuple cana-dien;

aux noms d'astres, d'étoiles, de divini-tés. La Lune. Mars. Le Soleil; aux noms désignant des mouvements,époques, faits. La Renaissance. LaSeconde Guerre mondiale;

aux noms de lieux géographiques. Lelac Ramsey. Le parc Bell. Les monta-gnes Rocheuses. L'océan Pacifique(notez: les termes génériques, lac, ri-vière, océan, ne prennent pas la majus-cule);

aux points cardinaux désignant unerégion. Les provinces de l'Ouest. Desvacances dans le Nord (mais : le nordde l'Ontario; le vent souffle de l'ouest);

aux noms de fêtes : La fête des Mères.Le jour de Pâques;

au premier titre de mots composés.Ex. : Le Vice-recteur Gratien Allaire. LaDirectrice générale.

à la première lettre d'un nom de sociétéou association. L'Association des étu-diants francophones. La Chambre decommerce. La Fédération des clubs demotoneige. Les Caisses populaires;

aux dénominations désignant des orga-nismes. La Société des alcools du Qué-bec. Le Conservatoire de musique;

aux entités administratives (division,service, section). La Faculté de méde-cine. Le Département de français. LeService des communications;

aux titres de civilité ou de fonctions,quand on s'adresse à la personne. Mon-sieur le Maire (mais : le maire Jim Gor-

don). Monsieur le Ministre (mais : leministre du Développement du Nord, leministre Bob Rae). Monsieur le Recteur,Madame la Présidente (mais : le recteur

Ross Paul a affirmé que..., le pape

JeanXXIII, le prince

Andrew, la présidente

du syndicat, Jeanne Poirier);

dans le titre d'oeuvres, d'ouvrages, depériodiques, etc. Ici, l'usage français sedistingue nettement de l'anglais. Leroman anglais : The Boy That Took ToThe Streets prend la majuscule à cha-que mot, tandis qu'en français, seul lemot initial prend la majuscule. Ex. : LeDictionnaire thématique et visuel. Ce-pendant, si ce mot est précédé d'unadjectif, ce dernier prend aussi la majus-cule. Ex. : le Petit Robert. Le Bon Usage.

Le langagier consacrera un de ses prochains numéros aux questionsproposées par ses lectrices et lec-teurs. Nous vous invitons donc à sou-mettre les problèmes pour lesquels

vous souhaiteriez obtenir les éclaircis- sements du Langagier.quotesdbs_dbs35.pdfusesText_40

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