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La Carte d"Achat,Les grands principes

Sandrine Bailly

SBi Conseil

Qu"est-ce qu"une Carte d"Achat ?▪La Carte d"Achat est une carte de paiement interbancaire, mais c"est surtout un outil

de gestion et d"optimisation du processus de traitement des achats▪C"est un outil simple à mettre en oeuvre qui permet :

d"améliorer les processus internes : • de commande, • de mandatement, • de contrôle et suivi des budgets et marchés, • de réduire les coûts de gestion, • de diminuer les délais de règlement des fournisseurs, • de maîtriser les dépenses récurrentes. EI Q

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[(Les fournitures, le mobilier de bureau, l"informatique d"appoint et les consommables, les services d"imprimerie et de reprographie, les abonnements, l"entretien, les réparations, les fournitures industrielles, les services courants, le travail intérimaire... Aucun achat récurentn"est exclu du périmètre de la Carte d"Achat : ✔Définition du périmètre Article 2 du Décret Carte Achat 2004-1144 du 26 octobre 2004

La Carte Achat, comment ça marche ? ▪La Carte d"Achat est une carte àAutorisation Systématique

Chaque carte est associée à un profil:

Plafond de dépenses en € par Carte

Plafond de dépenses en € par Centre de Délégation Plafond d"achats en € par Fournisseur référencé

Plafond par marché

Montant maximum en € par transaction réalisée

Restriction d"utilisation chez les Fournisseurs :

✔Par SIRET ✔Par SIREN ✔Par MCC (Merchant Category Code)

Les niveaux des données

88

Acheteur

22
66
55

Comment ça marche ?

11

Commande Enregistrement

Traitement

Livraison

Facturation

Encaissement

Réception

Mandatement

Validation

Compensation

Paiement J+4Service Fait

Relevé

d"opération

AUTORISATION

33

44TELE-COLLECTE

77

Fournisseur

Banque

AcheteurVirement

Les économies générées par la Carte Achat : pour l"acheteur▪Traitement de la commande

Les économies générées par la Carte Achat : pour l"acheteur▪Traitement de la facture

Les avantages du programme▪Processus achat :diminution des coûts liés à la commande et à l"approbation,diminution des délais d"approvisionnement, réduction des stocks,consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une facture globale 

relevé d"opérations,meilleure réconciliation et résolution des contestations (workflow de validation)

Politique Achat :meilleure capacité d"analyse des dépenses,rationalisation des fournisseurs grâce à une vision globale,diminution des prix grâce au regroupement des fournisseurs.

Les avantages du programme▪Diminution des coûts de facturationdiminution des coûts de traitement de la facture,meilleure gestion des données de la facture (TVA, montant HT),réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale.

▪L"amélioration des relations fournisseurs :une relation quasi directe avec les utilisateur finaux (Demandeurs)la suppression des relancesle traitement des anomalies remplaçant la gestion des litiges

▪La diminution du traitement papier, grâce :à la commande en ligneà la suppression des photocopies (bons de commandes, bons de livraisons,

factures...)à la dématérialisation possible du processus de Liquidation

Les avantages du programme▪Facilitation de la gestion budgétaire :paramétrage des cartes,visualisation en temps réel des encours, des dépenses,suivi des dépenses par marché

Sécurisation des dépenses :autorisation systématique Les économies générées par la Carte Achat : pour le fournisseur ▪Paiement de la commande

Les avantages du programme▪Réduction des coûts administratifssimplification de la commande (internet),suppression des relances clients,fluidification du traitement des litiges,meilleur rapprochement entre factures et règlements.

▪Amélioration de la trésoreriediminution des délais de paiement.

▪Diminution des coûts de facturationmeilleure gestion des données de la facture,réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale.

▪Autres gainsfidélisation client,développement potentiel de chiffre d"affaire.

Acheteurs : les clés de la réussite▪La Carte Achat est un outil simple à mettre en oeuvreVotre projet est unique

en taille, en simplicité ou en complexité L"impact sur votre organisation est celui que vous choisirez La dimension du projet est à adapter en fonction de vos enjeux

▪L"analyse de votre besoin est une condition préalable :organisation des achat au sein mon entité?périmètre ?process ? (commandes - réception - facturation)

Définir VOS

processus cibles.

Lancer un Pilote rapidement

Migrer progressivement

vers UN processus cible commun.

Former et informer les utilisateurs

Fournisseurs : les clés de la réussite▪La Carte Achat est un outil qui s"adapte à votre activité▪Quel est votre mode de fonctionnement avec l"acheteur ?

Fournisseurs : les clés de la réussite▪Une solution adaptée à votre activité :

Achats de dépannage (proximité) :

•Transactions bancaires classiques -TPE + factures de caisse

Achats ponctuels :

•Peu de factures -Saisie des données détaillées sur la plate-forme technique

Achats récurrents :

•Beaucoup de factures -Interface entre votre système d"informations et la plate-forme technique

Les " textes » qui encadrent la carte achat :Le code des marchés publics - L"ordonnance du 6 juin 2005

Formalisme à adopter pour la publicité et la procédure à mettre en oeuvre pour le marché d"émission de cartes.

Le décret du 26 octobre 2004

Autorise l"exécution des marchés publics par carte achat et en défini les grands principes de fonctionnement. L"instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique Complète le décret et définit les modalités de mise en oeuvre de la carte achat (de la commande jusqu"au paiement)quotesdbs_dbs43.pdfusesText_43

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