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21 sept. 2017 EXEMPLE DE CHECK LIST utilisée par Handisanté13 sur l'hôpital de Salon-de-Provence : Accueil d'un patient avec handicap :.
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Liste des documents justificatifs devant être produits par les
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SITUATION
DE TRAVAILSSSSS
DDDD Gestion administrative des relations avec le personnelPÔLE 2
Votremission
2.1Gestion administrative
courante du personnel 2.1.3 4Performance
attendueComplexités
Comparaison de tarifs
de transportRéservation à l"étranger
Aléa
AucunRésultats attendus
Les réservations, les dossiers
préparatoires et les contrôles des déplacements sont réalisés Compétence rattachée : préparer et contrôler des déplacementsMission 1
AideDOC. ? ? Courriel reçu de Mme Streiff
DOC. ? ? Calendrier ???N
Objet :
Cc :Date :
De : our la plani? a d"identi?TÂCHES À EFFECTUER :
- calculer le coût total du déplacement ; - établir l"état de remboursement des frais en double exemplaire ; - rechercher les horaires de train Le Creusot-Paris et calculer le coût ; - calculer le coût d"un déplacement en voiture ; - rechercher des informations sur les moyens de transport ; - transmettre la fiche de remboursement des frais et les pièces justificatives au service comptable ; - préparer le plan de route : de la gare à l"hôtel et de l"hôtel au salon ; - effectuer les différentes réservations (transport, hôtel) ; - choisir un hôtel proche du salon ; - rechercher des informations sur les hébergements ; - éditer le formulaire " Note de frais » disponible sur notre intranet ; - rédiger le compte rendu du déplacement ; - rédiger et remettre les ordres de mission ; - faire valider le formulaire " Note de frais » par le supérieur hiérarchique direct ; - établir et remettre le dossier " Déplacement » ; - rassembler les pièces justificatives ; - vérifier les réservations (transport et hébergement).Pôle 2
Avant de planifier le déplacement, identifiez les différentes contraintes dont vous devez tenir compte
(document 1, annexe A).À partir des notes de Mme Streiff, réalisez une liste des tâches pour organiser le déplacement à Paris
(documents 1 et 2, annexe B). ANNEXE A ? Identification des contraintes liées à un déplacementANNEXE B ? Check-list
Service : Date :
Liste des tâches : Organisation d"un déplacement N° Tâches à réaliser Date prévue ObservationsAvant le départ
E?di?éri?
Au retour du déplacement
justi? ?justi?4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel
DOC. ? ? Informations données par Mme Streiff
DOC. ? ? Horaires de TGV
Mission 2
Voici les informations nécessaires pour l"organisation du déplac ement au salon international de la communication visuelle Viscom Paris. Lieu : Parc des Expositions de VillepinteDépart
: mardi 25/09, le matin (arrivée au plus tard à 10 h au salon)Retour
: jeudi 27/09, à 20 h au plus tardTransport
: Train TGV 2 e classe, billets échangeables et remboursables gratuitement. Vous préciserez comment se rendre de la gare de Lyon à la gare du N ord pour rejoindre le salon. Consultez le site suivant : http://www.transilien.com/web/site/accueil/guide-du-voyageur/ informations-touristiques/parc-expositions-villepinteHébergement
: prévoir un hôtel 2* ou 3* proche du salon avec 3 chambres simples et petits-déjeuners. Le budget maximum est de 160 ? par nu it par personne, petit-déjeuner compris. Vous préparerez un itinéraire pour se rendre de l"hôtel au parc des expositions en consultant un site de géolocalisation comme mappy.fr. Bon courage !Pôle 2
Renseignez l"état des frais prévisionnels du déplacement au salon (documents 3 à 5, annexe C).
DOC. ? ? Réservation des hôtels
ũMONTANT
ANNEXE C ? État de frais du déplacement au salon Viscom ParisEn fonction de votre
choix, recherchez les coordonnées complètes de l"hôtel. MONTANT PRÉVISIONNEL DES FRAIS DE DÉPLACEMENTMontantMODE DE TRANSPORT :
AllerDépartArrivée
Date Lieu Heure Date Lieu Heure
RetourDépartArrivée
Date Lieu Heure Date Lieu Heure
TOTAL TRANSPORT POUR UN NOMBRE DE PERSONNES
Hébergement
Nom de l"hôtel retenu :
LocalisationTéléphone
TOTAL HÉBERGEMENT POUR UN NOMBRE DE PERSONNESMONTANT TOTAL DU DÉPLACEMENT
EnEnffoonctctioonndeevvoototree
4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel
DOC. ? ? Courriel de Mme Streiff
AideMission 3
Objet :
Cc :Date :
De : DOC. ? ? Notes de Mme Streiff pour la réalisation du formulaireVous sauvegarderez les
ordres de missions sous : " ordre de mission. nom de la personne concernée.doc »Pôle 2
Actualisez les formulaires " 04_ordre_de_mission.docx » (document 6).Préparez les ordres de mission à remettre aux personnes concernées par le déplacement (document 6).
Créez le dossier " 04_deplacement_salon_Viscom_Paris.docx » (document 7).DOC. ? ? Article sur le voyage d"affaire
ũMONTANT
ANNEXE D ? Éléments du carnet de voyage à compléterCarnet de voyage
de M. Gortva4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel
Identifiez l"ensemble des documents composant le carnet de voyage de M. Gortva (document 8, annexe D).
Synthèse
Préparation et suivi
des déplacements du personnel 4 Calculer les coûts liés à un déplacement2 Préparer les documents administratifs liés à un déplacement3ũũes?:
Planifier un déplacement1
Les dépenses supplémentaires encourues
pour les repas Il faut collecter les informations nécessaires au déplacement : - la date du déplacement ; - le lieu du déplacement ; - la durée du déplacement ; - la durée du séjour ;Une liste de contrôle permet de
recenser l"ensemble des tâchesà effectuer et de s"assurer de
leur réalisation.Les visites chez les clients
ou les fournisseursLes participations à des réunions
professionnelles, des congrès, des séminairesLES FRAIS
DE DÉPLACEMENT
PRENNENT
EN CHARGE
U r e lMise à jour
Réserver au
Régina hôtel
Pôle 2
Entraînement
Préparation et suivi
des déplacements du personnel 1 ANNEXE ? Formalités administratives pour se rendre à Hong KongENTRAÎNEMENT 1
Organiser un voyage professionnel à l"étrangerÀ l"aide d"Internet, effectuez les préréservations nécessaires pour ce déplacement (document).
Préparez un mémo afin de rendre compte de votre travail à M. Gortva (composition sur feuille).
Présentez les différentes formalités administratives à accomplir pour se rendre en Chine (consultation site, annexe).
DOC. ? Instructions de Mme Streiff
ançais béné? e o?ciales (a? scienti?Objet :
Cc :Date :
De : ec wi?Le site de l"ambassade de Chine est le suivant :
http://www.amb-chine.fr/fra/zgzfg/zgsg/Vous pouvez également consulter :
http://www.visa-chine.fr/informations-sur-l- examen-medical-pour-se-rendre-en-chine-16.html4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel
Entraînement
Préparation et suivi
des déplacements du personnel 2ENTRAÎNEMENT 2
Gérer les frais de dép
lacementPréparez la note de frais correspondant au voyage en Chine de M. Gortva (documents 1 et 2, annexe).
DOC. ? ? Justificatifs des frais du voyage à Hong KongDOC. ? ? Barème kilométrique
ũMONTANT
ANNEXE ? Formulaire de note de frais
Nom?: ũ énom?: ũ onction?:
ũũement?: ũũ Lieu?:
ũũement?:
TransportCarburantHôtelRestaurationDivers
Nature Mnt en Nature Mnt en Nature Mnt en Nature Mnt en Nature Mnt en TotalTotalTotalTotalTotal
TOTALFrais kilométriques
DateLieukm
e du salarié?:ũũchique?:
ũũomptabilité?:
Location voiture 7 CV
ESCOTA
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Shell Victoria Road
555 Victoria Road
+852 2551 9346Le 26/04 Plein ............ 398.756 HKD
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Hong Kong
3 nuits
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Hong Kong, Chine
☎ 852-23132323 L 0 HKDquotesdbs_dbs13.pdfusesText_19[PDF] comment organiser un salon pdf
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