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Quel est le rôle d’un secrétaire général ?

Il peut occuper le poste de Directeur Général, mais aussi celui de PDG (Président Directeur Général). Déjà informé de la marche de l’entreprise, proche du personnel et des chefs de service, l’ancien secrétaire général devient alors l’une des pièces maîtresses d’un conseil d’administration ou d’une direction.

Quel est le rôle d'une secrétaire administrative ?

Une secrétaire administrative ou comptable employée dans une grande entreprise peut par exemple, au fur et à mesure qu'elle acquiert des compétences dans le secteur de la comptabilité, de la finance et du contrôle, passer à des rôles de coordination et de programmation comme celui de responsable du secrétariat administratif.

Comment devenir secrétaire général d’entreprise ?

Droit (des sociétés, du travail, commercial et des affaires) GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) Le métier de secrétaire général d’entreprise est accessible aux titulaires d’un bac+5 en économie, finance, droit et gestion, contrôle de gestion ou encore audit complété par une longue expérience professionnelle (10 à 15 ans).

Quel est le rôle d'une secrétaire commerciale ?

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LaFeuilledeRoute

d u secrétair e général d'un e administratio n d u travail

Programm

e foca l sur l e dialogu e social, l a législatio n d u travail e t l'administratio n d u travail

IFP/DIALOGUE

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Lécuyer

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Travail

Genève

La Feuille de Route

du secrétaire général d'une administration du travail

Edité par Normand Lécuyer

Centre Régional Africain d'Administration du Travail

CRADAT

Programme focal sur le dialogue social,

la législation du travail et l'administration du travail

IFP/DIALOGUE

BIT Copyright © Organisation internationale du Travail 2004

Les publications du Bureau international du Travail jouissent de la protection du droit d'auteur en vertu du protocole

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être reproduits sans autorisation, à la condition que leur source soit dûment mentionnée. Toute demande d'autorisation

de reproduction ou de traduction devra être adressée au Bureau des publications (Droits et licences), Bureau

international du Travail, CH-1211 Genève 22, Suisse. Ces demandes seront toujours les bienvenues. La Feuille de Route du secrétaire général d'une administration du travail

Première édition 2004

ISBN 92-2-215786-9

Les désignations utilisées dans les publications du BIT, qui sont conformes à la pratique des Nations Unies, et la

présentation des données qui y figurent n'impliquent de la part du Bureau international du Travail aucune prise de

position quant au statut juridique de tel ou tel pays, zone ou territoire, ou de ses autorités, ni quant au tracé de ses

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Les publications du Bureau international du Travail peuvent être obtenues dans les principales librairies ou auprès des

bureaux locaux du BIT. On peut aussi se les procurer directement à l'adresse suivante: Publications du BIT, Bureau

international du Travail, CH-1211 Genève 22, Suisse. Des catalogues et listes des nouvelles publications peuvent être

obtenus gratuitement à la même adresse. Projet graphique : Section de conception et production de matériel multimédia, Centre international de formation de l'Organisation internationale du Travail, Turin, Italie Imprimé en Italie par le Centre international de formation de l'OIT

Table des matières

Partie I : Cadre général de l"administration du travail...............................3

1.1 Genèse.............................................................................................................3

1.1.1 Réponse aux besoins nationaux................................................................3

1.1.2 Un cadre international, l"OIT....................................................................4

1.1.3 Une approche systémique pour la mise en oeuvre.................................6

1.2 Contenu et signification ...............................................................................6

1.2.1 Définitions...................................................................................................6

1.2.2 La mission des administrations du travail...............................................7

1.2.3 Les spécificités des administrations du travail........................................7

1.3 " Management ».............................................................................................8

1.3.1 Philosophie de gestion...............................................................................8

1.3.2 Un partage de responsabilités entre le politique et l"administratif....10

Partie II : Description du poste de secrétaire général..............................13

2.1 Rôle................................................................................................................13

2.2 Tâches...........................................................................................................14

2.2.1 Raison d"être..............................................................................................14

2.2.2 Description des tâches.............................................................................14

2.2.3 Cadre du mandat.......................................................................................16

2.2.4 Préoccupations, difficultés et problèmes..............................................16

2.2.5 Liberté d"action.........................................................................................16

2.2.6 Portée et impact........................................................................................17

2.3 Description de tâches personnelles et missions spéciales.....................17

2.4 Processus de gestion comme moyen d"action ........................................17

2.5 Balises personnelles et organisationnelles ...............................................18

2.5.1 Les quatre aptitudes qui font les meilleurs chefs.................................18

2.5.2 Les quatre caractéristiques qui font les meilleures organisations......19

2.5.3 Les dix lois générales de la gestion du temps.......................................19

2.5.4 Les erreurs à éviter par le manager........................................................20

2.5.5 Les compétences clé du manager...........................................................21

2.5.6 Autres repères personnels.......................................................................22

iii

Table des matières

Partie III : Planifier..........................................................................................23

3.1 Définition.....................................................................................................23

3.2 Description...................................................................................................23

3.2.1 Les stratégies .............................................................................................23

3.2.2 La mise en place des programmes d"action..........................................24

3.2.3 La mise en oeuvre des activités ...............................................................24

3.3 La lettre de mission du gouvernement.....................................................25

3.4 Le processus de consultation.....................................................................25

3.5 Dossiers prioritaires....................................................................................26

3.5.1 Programme de réduction de la pauvreté (DSRP)................................26

3.5.2 Économie informelle ...............................................................................26

3.5.3 Autres.........................................................................................................26

3.6 Regroupements régionaux.........................................................................26

3.7 Des outils......................................................................................................27

A) L"élaboration, la mise en oeuvre et l"évaluation de politiques nationales du travail, de l"emploi et de la formation professionnelle.....27 Schéma 1 : Elaboration d"une politique nationale du travail, de l"emploi et de la formation professionnelle..........................................28 B) La planification stratégique et le plan annuel.............................................29 Schéma2:Lamatrice de Schéma de Planification de projet (SPP).......31

Schéma3:Leplan d"opération....................................................................32

C) Retour sur le processus de planification.....................................................32

Partie IV : Organiser.......................................................................................33

4.1 Définition.....................................................................................................33

4.2 Description...................................................................................................33

4.3 L"organisation générale du ministère........................................................34

4.4 Structure du ministère ................................................................................36

4.5 Ressources humaines..................................................................................37

4.6 Ressources financières................................................................................39

4.7 Listes des Organismes et personnes associés

mais externes au ministère.........................................................................39

4.8 Des outils......................................................................................................39

A) Analyser et optimiser les processus.............................................................39

B) La déontologie : propositions d"actions......................................................42

C) La qualité - l"engagement sur le service......................................................43

D) Retour sur la modernisation de l"administration publique.......................47 iv

Table des matières

Partie V : Diriger............................................................................................49

5.1 Définition.....................................................................................................49

5.2 Description...................................................................................................49

5.3 Des outils......................................................................................................50

A) Impulser...........................................................................................................50

B) La gestion prévisionnelle des ressources humaines..................................51 C) La gestion des ressources matérielles et financières.................................56

D) La contractualisation......................................................................................56

E) La communication externe et interne.........................................................59

F) Autres...............................................................................................................61

G) Retour sur la Direction, Aide mémoire......................................................62

Partie VI : Évaluer...........................................................................................63

6.1 Définition.....................................................................................................63

6.2 Description...................................................................................................63

6.3 Les politiques (impacts)..............................................................................64

6.4 Les stratégies................................................................................................64

6.5 L"organisation..............................................................................................64

6.6 Les activités et les résultats........................................................................64

6.7 Les ressources..............................................................................................65

6.8 L"information et les communications......................................................65

6.9 Des outils......................................................................................................65

A) La gestion........................................................................................................65

Schéma 4 : Fiche de construction d"un indicateur....................................68 Schéma 5 : Les indicateurs du contrôle de gestion...................................69

B) Les collaborateurs..........................................................................................70

C) L"organisation : l"auto évaluation sur la base du CAF..............................73 Schéma 6 : Cadre d"auto évaluation des fonctions

publiques (C.A.F.)..........................................................................................77

Liste des critères et sous-critères du cadre d"auto évaluation

des fonctions publiques.................................................................................78

Grilles d"évaluation........................................................................................81

D) Le rapport annuel...........................................................................................82

E) Retour sur l"évaluation ..................................................................................82

v

Table des matières

Annexes

Annexe1: C150Conventionsurl"administrationdutravail,1978.................83

Annexe3: Missiond"unministère......................................................................95

Annexe4: Lemanagementcommesystème.....................................................97 Annexe5: Lesatoutsd"uneadministrationdutravail......................................99 Annexe6: LeProcessusdeGestion(SchémadeA.Mckenzie)....................105

Annexe7: Déontologie .....................................................................................107

Annexe8: Extraitd"unelettredemission(Sénégal2000)..............................109 Annexe9: Secrétariatpermanentd"organismedeconsultation....................111 Annexe 10 : Avant-projet de document de stratégie de réduction Annexe 11 : Guide pour l"élaboration, la mise en oeuvre et l"élaboration d"une politique nationale du travail, de l"emploi et de la Annexe12: Planstratégique2001-2003,MinistèreduTravail........................207 Annexe13: Retoursurleprocessusdeplanification........................................209

Annexe14: L"organisation..................................................................................213

Annexe 15 : Organigramme - Structure tenant compte des 6 principes Annexe16: Retoursurlamodernisationdel"administrationpublique..........217

Annexe17: Rapportannuel.................................................................................221

Annexe18: Leprogrammedetravailannueldusecrétariatgénéral...............223 Annexe19: Lesrèglespourunebonnegestiondesréunions..........................225 Annexe 20 : Les éléments constituant les termes de référence Annexe21: Outilderésolutiondesproblèmes.................................................229 Annexe22: Négocier-Facteursderéussite .....................................................231

Annexe23: Retoursurladirection.....................................................................233

Annexe24: L"objetdel"évaluation.....................................................................235

Annexe25: Retoursurl"évaluation-Quecherche-t-on?...............................237

Annexe26: Glossaire...........................................................................................241

Annexe27: AdressesInternetutiles...................................................................251

vi

Table des matières

Introduction

Rétrospective

Parmi les hypothèses avancées sur les causes de la faiblesse de nombreuses administrations du travail en Afrique francophone, on relève le peu d"attention portée au rôle et aux compétences en management des personnes qui occupent des postes d"encadrement supérieur tels les secrétaires généraux (ou poste équivalent) dans les ministères responsables des domaines de l"administration du travail.

Une série de séminaires organisés pour cette clientèle par le BIT en collaboration avec le

les besoins en formation de ces cadres, d"y répondre en partie et de constituer une documentation spécialisée utile à la poursuite de leurs activités.

Objet du présent document

Il s"agit d"un document de travail pour les secrétaires généraux deministères chargés des domaines de l'administration du travail, recueil présenté sous la forme d"une

Feuille de Route où ils ou elles retrouveront à titre indicatif, les principaux éléments de

leur fonction et des instruments utiles pour l"exercer. Cet outil spécifique peut aussi bien

servir d"introduction à la fonction au secrétaire général nouvellement nommé que d"aide

mémoire à celui ou celle qui occupe cette fonction depuis un certain temps. Le texte disponible dans un classeur, devrait permettre à l"utilisateur d"y joindre tous documents pouvant améliorer sa pratique de gestionnaire.

Objectifs de la Feuille de Route

La démarche entreprise à travers la série de séminaires et l"élaboration de la présente

Feuille de Route du secrétaire général dans les ministères chargés de l"administration du

travail vise à renforcer les capacités des cadres chargés d"animer ces ministères.

En tant qu"animateur principal d"un ministère, le secrétaire général doit jouer unrôle de

gestionnaire. Tout le monde sait que la gestion s"apparente à la navigation en ce qu"elle est une technique de déplacement d"une situation insatisfaisante A à une situation meilleure B. Comme le capitaine d"un navire, le secrétaire général doit suivre une démarche, un processus, un itinéraire en se servant de principes et d"instruments de navigation. Le

Ce document sera pour le secrétaire général, une référence, une boussole, une boîte à

outils pour l"assister dans son voyage à destination de la bonne gouvernance. 1

Introduction

Mise en garde

gestion à la mode mais un " guide » pratique ou aide mémoire spécifique pour les secrétaires générauxde ministères chargés des domaines de l'administration du travail en Afrique francophone. Au cours des activités de formation qui ont permis de valider le présent guide, un certain

d"action déjà utilisés dans leurs ministères et repris ici, ont été présentés sans référence

aux sources ou aux auteurs. Nous nous en excusons auprès des personnes concernées.

Remerciements

Nous désirons particulièrement remercier les secrétaires généraux des ministères chargés

de l"administration du travail dans les pays d"Afrique francophone qui ont participé au

cours des dernières années, à des consultations et à des séminaires de réflexion organisés

sur ce sujet. Le contenu du présent document a donc été " validé » par ses utilisateurs et

plusieurs éléments ont été introduits à leur demande.

activités qui ont permis la réalisation et la validation de cette Feuille de Route, a aussi par

son directeur M. Pierre Zanou, son directeur des études et son conseiller technique apporté une inestimable contribution à sa réalisation. Il faut signaler de plus, le concours de M. Emmanuel Guidibi (Expert - conseil en management) à la conduite des séminaires et au contenu du présent document. Enfin, le Programme focal sur le dialogue social, la législation du travail et et en a assumé les coûts de production. Cet outil de travail a été conçu et mis en forme par Normand Lécuyer, spécialiste principal de l"administration du travail (IFP/DIALOGUE). 2

Introduction

Peu importe les missions et les structures d'une

administration du travail Le processus de gestion est toujours le même et Sa fin ultime, des services adaptés aux moyens et aux besoins nationaux.

Partie I :

Cadre général de l'administration du travail

Pour bien cerner le rôle et les fonctions d"un secrétaire général dans une administration du

travail, il est d"abord nécessaire de revenir rapidement sur la genèse des administrations du travail et leurs caractéristiques qui appellent un management spécifique.

1.1 Genèse

1.1.1Réponse aux besoins nationaux

au niveau national : " Leur activité comme filet de sécurité est à l"origine, à la fin du XIXe

siècle, de la mise sur pied des premières actions de l"État dans le domaine du travail 1

Ces besoins ont été cadrés dans des législations et des politiques qui ont nécessité une

et l"application des lois et règlements nationaux relatifs aux problèmes du travail et, d"une façon générale, la mise en oeuvre de la politique sociale, ont rapidement confronté les gouvernements à un certain nombre d"exigences fondamentales de caractère institutionnel et administratif ; ... effort fait par les gouvernements pour apporter à leur administration publique traditionnelle, les ajustements réclamés par les nouvelles fonctions qui découlaient des premiers éléments de la politique sociale 2 Des institutions responsables de ces fonctions (domaines d"activité) i.e. des systèmes d"administration du travail, se sont donc développées graduellement mais à des rythmes différents selon les pays. 3 Cadre général de l'administration du travailPartie I " La discipline est l'arme absolue pour résoudre tous les problèmes de la vie. Sans discipline nous ne pouvons rien faire. Avec un peu de discipline nous pouvons résoudre seulement quelques problèmes. Avec une discipline totale nous pouvons résoudre tous les problèmes. » (M. Scott PECK, M. D.) 1

Les nouvelles administrations du travail des acteurs du développement, sous la direction de Normand Lécuyer (BIT, Genève,

2000), p. 10.

2

Wallin, M., L'administration du travail : D'où vient-elle ? Où va-t-elle ? dans la Revue internationale du Travail (BIT, Genève,

1969), vol. 100, n° 1, pp. 59-60.

Au cours du XXe siècle, chaque pays s"est doté : de la formation professionnelle, des relations professionnelles, autres, et ; d"organisations et de structures pertinentes.

1.1.2Un cadre international, l'OIT

Au cours de la même période : " L"idée de créer une législation internationale du travail

était apparue dès le début du XIXe siècle, suite à une réflexion d"ordre moral et économique sur le coût humain de la révolution industrielle... Les précurseurs de l"OIT travail. Le premier, inspiré de considérations humanitaires, soulignait la nécessité d"améliorer le rude sort des masses laborieuses... Le second argument, de nature politique, mettait l"accent sur la nécessité de consolider la paix sociale dans les pays industrialisés comme moyen de prévenir les troubles sociaux... Le troisième argument

était économique... Il visait à démontrer qu"une réglementation internationale du travail

permettrait aux pays ayant adopté une politique sociale favorable aux travailleurs de ne pas être désavantagés sur le plan du commerce international... Les propositions des Mais compte tenu notamment de nombreux mouvements sociaux, l"idée fit son chemin et:"LaConstitution de l"OIT fut rédigée en 1919 par la Commission de la intégrée à l"article 13 du Traité de Versailles 3 la fin des deux conflits mondiaux du XXe siècle :

La création de l"OIT

Traité (de paix) de Versailles, 1919

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