[PDF] MODÈLE DE LETTRE DINVITATION À SOUMISSIONNER

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1

DIRECTION GENERALE DE LA COMMUNICATION

DIRECTION BUREAUX D'INFORMATION

CAHIER DES CHARGES

APPEL D'OFFRES

Procédure Ouverte

Objet du marché : Contrats-cadres support à la réalisation communication

COMM/DG/AWD/2013/232

Le présent cahier des charges fait partie intégrante des documents d'appel à la concurrence préparés pour le marché en objet. Les documents d'appel à la concurrence susmentionnés sont composés: - d'une lettre d'invitation à soumissionner; - des conditions pour soumettre une offre; - d'un cahier des charges et ses annexes. 2

SOMMAIRE

1 OBJET DU MARCHE .......................................................................................... 3

2 PARTICIP .............................. 4

3 PREUVE DU STATUT ......................................................................................... 4

4 GROUPEMENTS ECONOMIQUES .................................................................... 5

5 SOUS-TRAITANCE ............................................................................................. 6

6 CALENDRIER PREVISIONNEL DE L'APPEL D'OFFRES .................................. 6

7 VISITE DES LIEUX [NON APPLICABLE] ............................................................ 6

8 VARIANTES ........................................................................................................ 6

9 GARANTIES FINANCIERES [NON APPLICABLE] ........................................... 6

10 POLITIQUE DE PROMOTION DE L'EGALITÉ DE CHANCES ........................... 7

11 CRITERES D'EXCLUSION ................................................................................. 7

11.1 Evaluation des critères d'exclusion............................................................. 8

12 LOTS ................................................................................................................... 9

12.1 LOT 1 Services de restauration dans le cadre des événements et autres

activités de communication ..................................................................................... 9

12.2 LOT 2 Conception graphique ................................................................... 13

12.3 LOT 3 - Production de matériel de communication .................................. 17

12.4 LOT 4 - Enregistrements et travail éditorial .............................................. 20

12.5 LOT 5 - Événements spéciaux liés aux activités de communications ...... 24

13 ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX .................................................................. 29

14 PRIX .................................................................................................................. 29

3

1 OBJET DU MARCHE

Conformément aux dispositions du Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25

juin 2002 portant Règlement financier applicable au budget général des Communautés

européennes, amendé par le règlement (CE, EURATOM) n° 1995/2006 du Conseil du 13

décembre 2006, et du Règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23

décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du Règlement financier précité amendé

par les règlements (CE, Euratom) no 1261/2005 du 20 juillet 2005, no 1248/2006 du 7 août

2006, n° 478/2007 du 23 avril 2007 le Parlement européen a décidé de lancer le présent appel

d'offres en vue de conclure un ou plusieurs contrat(s)-cadre avec des contractants externes activités de communication et d'information don au Luxembourg.

Le marché a une durée totale de 4 ans. L'exécution du marché ne commencera qu'à partir du

moment où le contrat-cadre sera signé. Tout renouvellement contractuel sera effectué

conformément aux conditions fixées dans le contrat.

Le marché est divisé en 5 lots. Les soumissionnaires sont autorisés à soumettre une offre pour

un ou plusieurs lots. Les lots sont indépendants et pourront être attribués à des

soumissionnaires distincts. Le Parlement européen se réserve le droit de n'attribuer qu'un seul

lot ou qu'une partie du nombre total prévu. Le marché à une valeur totale maximale de 540.000 Euros. La valeur maximale par lot est indiquée ci-dessous

Lot 1 Services de restauration dans le cadre des événements et autres activités de

communication : 100.000 Euros

Lot 2 Conception graphique : 80.000 Euros

Lot 3 Production de matériel de communication : 100.000 Euros Lot 4 Enregistrements et travail éditorial: 80.000 Euros Lot 5 Evénements spéciaux liés aux activités de communications : 180.000 Euros Le soumissionnaire remettra un prix distinct pour chacun des lots auquel il soumet l'offre.

Informations générales

Le Parlement européen (PE) est la seule Institution de l'Union européenne dont les membres

sont directement élus au suffrage universel. Avec ses compétences législatives, budgétaires et

de contrôle, le PE agit dans des domaines qui concernent directement les citoyens. Afin de renforcer la visibilité du PE et de rendre les politiques et les actions de l'Union

européenne plus proches des citoyens, le PE a établi une politique d'information et de

communication visant à fournir des informations impartiales et précises sur le rôle et les activités du PE au grand public, aux médias et aux leaders d'opinion, tenant compte de la nature politique et des compétences accrues de l'institution au titre du traité de Lisbonne. A

moyen terme, un large éventail d'activités de communication ciblées seront menées pour

sensibiliser aux prochaines élections européennes qui sont prévues en 2014. 4

Face à la diversité des activités du PE, la direction générale de la Communication (DG

COMM) veille au niveau central à la bonne circulation des informations auprès du citoyen, des médias et des leaders d'opinions. Au niveau national, les Bureaux d'Information du PE sont cla stratégie d'information et de communication du PE dans les 27 Etats Membres de l'Union Européenne (UE), dans leurs régions, dans leurs villes et

localités. Ils ne représentent pas l'institution mais assurent la transmission des informations

législative et institutionnelle de façon neutre et objective tout en encourageant le débat

politique entre les membres élus du PE et leurs électeurs pour ainsi augmenter les

connaissances des citoyens sur l'institution et donc rehausser le profil du PE. Des informations sur le rôle et les compétences du PE sont disponibles sur www.europarl.europa.eu. Les contractants prospectifs sont également invités de consulter le site internet du Bureau d'Information (BI) au Luxembourg (www.europarl.lu) afin de s'informer plus en détails sur les actions concrètes de communication et d'information du BI du Parlement européen au Luxembourg. -présent sont : renforcer les connaissances et la compréhension du Parlement et de ses activités assurer la visibilité des événements organisés par le Parlement européen au

Luxembourg de manière à ce qu'ils se démarquent des autres événements grand public, à

travers des outils de communication distinctifs, innovants et créatifs maximiser le nombre de participants aux manifestations organisées par le BI du

Parlement européen au Luxembourg.

Les objectifs spécifiques du marché et une liste indicative des missions à accomplir sont indiqués, par lot, aux points 12.1 à 12.5 de ce cahier des charges. 2 toutes les personnes physiques, morales et entités publiques relevant du domaine d'application des traités et à toutes les personnes physiques, morales et entités publiques

ayant conclu avec les Communautés un accord particulier dans le domaine des marchés

publics, dans les conditions prévues par cet accord.

Afin de déterminer l'éligibilité des soumissionnaires, ceux-ci devront indiquer dans leur offre

l'Etat dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés. Ils en présenteront, également, les

preuves requises selon leur loi nationale.

3 PREUVE DU STATUT

1. Tout soumissionnaire peut être invité par le Parlement européen à justifier de son

autorisation à produire l'objet visé par le marché selon le droit national. Pour ce faire, il

présentera les pièces justificatives pertinentes. A titre d'exemple, le Parlement européen pourrait accepter l'inscription au registre du commerce ou de la profession; la déclaration sous serment ou un certificat d'appartenance à une organisation spécifique; l'inscription au registre TVA. Si aucun de ces documents n'apporte la preuve requise pour justifier et 5 évaluer l'existence d'une telle autorisation, le Parlement européen pourra accepter d'autres documents officiels équivalents fournis par le soumissionnaire.

2. En cas de groupement économique, la justification de l'autorisation à produire l'objet visé

par le marché sera demandée à chacun des membres.

4 GROUPEMENTS ECONOMIQUES

Les groupements d'opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner. Le Parlement

européen se réserve le droit d'exiger que le groupement retenu revête une forme juridique

déterminée si celle-ci est nécessaire pour la bonne exécution du marché. Cette exigence

pourra être communiquée par le Parlement européen à tout moment de la procédure de

passation du marché mais, dans tous les cas, avant la signature du contrat.

Les soumissionnaires membres du groupement économique préciseront de façon détaillée les

dispositions contractuelles ou accords existants entre eux. Le groupement d'opérateurs économiques justifiera de sa forme juridique dans l'offre. Cette forme juridique pourra comprendre une des formes suivantes: - une entité sans personnalité juridique, mais qui offre au Parlement européen membre concerné, cela pourrait être par exemple, un consortium ou une association momentanée); - la signature, sorte de "procuration» ou document équivalent qui entérinera une forme de coopération. Le document produit doit prouver le statut réel du groupement. Le Parlement européen pourra accepter d'autres formes juridiques non-prévues ci-dessus à condition que celles-ci assurent la responsabilité solidaire des parties et soient compatibles

avec l'exécution du contrat. Toutefois, le Parlement européen se référera expressément dans le

contrat à signer avec le groupement d'opérateurs à l'existence de cette responsabilité solidaire.

Par ailleurs, il se réserve le droit d'exiger contractuellement la nomination d'un mandataire

commun pouvant représenter les membres et ayant, entre autres, la faculté d'émettre des

factures au nom des autres membres.

Les offres émanant de groupements d'opérateurs économiques doivent préciser le rôle, les

effectuée par les opérateurs économiques unis qui assument également leur responsabilité

solidaire pour la soumission.

(éligibilité), ainsi que les preuves relatives au respect des critères d'exclusion et de sélection

seront fournies par chaque membre du groupement. En ce qui concerne les critères de

sélection, le Parlement européen peut faire valoir les capacités des autres membres du

groupement afin de déterminer si le soumissionnaire disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché. Dans ce cas, la production d'un engagement de ces membres précisant

qu'ils mettent à la disposition des autres les moyens nécessaires à l'exécution du contrat, sera

requise. 6

5 SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est autorisée.

L'offre doit détailler, dans la mesure du possible, la part du marché que le soumissionnaire

entend sous-traiter et l'identité des sous-traitants. Pendant la procédure de passation du

marché ou l'exécution du contrat, le Parlement européen se réserve le droit d'exiger des

soumissionnaires des informations sur les capacités financières, économiques, techniques et

professionnelles du/des sous-traitant proposé/s. De même, le Parlement européen pourra

réclamer les preuves nécessaires pour déterminer si les sous-traitants satisfont aux critères

d'exclusion requis. Les soumissionnaires sont informés que les sous-traitants proposés ne

peuvent pas être dans une des situations décrites dans les articles 106, 107 et 109 du

Règlement financier donnant lieu à l'exclusion à la participation d'un marché des

Communautés européennes.

Le Parlement européen a le droit de rejeter tout sous-traitant ne satisfaisant pas les critères

d'exclusion (voir point 11) et de sélection (voir critères de sélection spécifiques à chaque lot).

Par ailleurs, le Parlement européen devra être informé par le contractant de tout recours

ultérieur à la sous-traitance non prévu dans l'offre. L'ordonnateur compétent se réserve le

droit d'accepter ou pas le sous-traitant proposé. Pour ce faire, il pourra réclamer les preuves

nécessaires pour déterminer si le/s sous-traitant/s satisfont aux critères requis. L'autorisation

du Parlement européen sera toujours accordée par écrit. L'attribution du marché au soumissionnaire qui propose un sous-traitant dans son offre équivaut à donner l'accord pour la sous-traitance.

6 CALENDRIER PREVISIONNEL DE L'APPEL D'OFFRES

Date limite de réception des questions: 31/07/2013 à 17h00 Date limite d'envoi des réponses: 02/08/2013 à 13h00 Date et heure limite de transmission des offres : 09/08/2013 à 13h00 Date et heure d'ouverture des offres: 16/08/2013 à 09h00 Date probable d'attribution du marché: Début décembre 2013

7 VISITE DES LIEUX [NON APPLICABLE]

Non applicable

8 VARIANTES

Les variantes ne sont pas autorisées.

9 GARANTIES FINANCIERES [NON APPLICABLE]

Non applicable

7

10 POLITIQUE DE PROMOTION DE L'EGALITÉ DE CHANCES

Le soumissionnaire, s'il devient attributaire, dans l'exécution du marché

une politique de promotion de l'égalité et de la diversité en assurant l'application pleine et

entière des principes de non-discrimination et d'égalité énoncés dans les Traités

communautaires. Plus précisément, l'attributaire du marché s'engage à créer, maintenir et

promouvoir un environnement de travail ouvert et inclusif, respectueux de la dignité humaine et des principes d'égalité de chances, articulé autour de trois axes prioritaires: - égalité des femmes et des hommes; - emploi et intégration des personnes handicapées; - élimination de tout obstacle au recrutement et toute discrimination potentielle fondés sur le sexe, la race ou l'origine ethnique, la religion ou les convictions, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

11 CRITERES D'EXCLUSION

Article 106 du Règlement financier

1. Sont exclus de la participation aux procédures de passation de marchés les

soumissionnaires:

a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de

règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier; d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter; e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption,

participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant

atteinte aux intérêts financiers des Communautés; f) paragraphe 1. législations nationales. 8

Article 107 du Règlement financier

2. Sont exclus de l'attribution d'un marché, les soumissionnaires qui, à l'occasion de la

procédure de passation de ce marché: a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts; b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas fourni ces renseignements; visés au paragraphe 1, points a) à f) ci-dessus.

11.1 Evaluation des critères d'exclusion

1 Le soumissionnaire à qui le marché sera attribué, fournira, dans un délai de 15 jours

calendrier à compter de la date de notification de l'attribution provisoire du marché et avant la signature du contrat, les preuves suivantes:

un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré

récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l'article 93, paragraphe 1, points a), b) ou e), du règlement financier;

un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné comme preuve

que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l'article 93, paragraphe 1, point d), du règlement financier. Lorsque les documents ou certificats indiqués ci-dessus ne sont pas délivrés par le pays concerné, et pour les autres cas d'exclusion visés à l'article 93 du règlement financier, ils peuvent être remplacés par une déclaration sous serment ou, à défaut,

solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un

notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance; - une attestation sur l'honneur, dûment datée et signée, dans laquelle il déclare qu'il ne se trouve pas dans une des situations visées aux articles 93 et 94 du Règlement financier. Le modèle de déclaration sur l'honneur requis est joint au présent cahier des charges (annexe A).

2 Le soumissionnaire à qui le marché sera attribué est exonéré de l'obligation de

produire les preuves documentaires indiquées au paragraphe 1 si de telles preuves ont

déjà été présentées aux fins d'une autre procédure de passation de marché du

Parlement européen et pour autant que les documents en question n'aient pas été délivrés plus d'un an auparavant et qu'ils soient toujours valables. En pareil cas, le

soumissionnaire atteste sur l'honneur que les documents justificatifs ont déjà été

fournis lors d'une procédure de passation de marchés antérieure qu'il précisera et

qu'aucun changement n'est intervenu dans sa situation. 9

12 LOTS

12.1 LOT 1 Services de restauration dans le cadre des événements et autres

activités de communication

12.1.1 Description, objectif et montant estimé du marché

Objectifs

Le Bureau d'information du Parlement européen au Luxembourg dans son activité d'information et de communication, organise des événements ouverts au public sur l'ensemble du territoire national luxembourgeois tels que des Forum, des tables-rondes, des séminaires, des conférences de presse, des concerts etc.... Selon les circonstances, l'organisation d'un service de restauration doit être prévue.

Le Parlement accorde une attention toute particulière à l'utilisation de produits issus de

l'agriculture biologique. De plus, le Parlement est intéressé par la fourniture de plats issus de

régions dans lesquelles les différentes manifestations sont organisées.

Type de projets

Dans le cadre de ces activités, le Bureau d'information au Luxembourg organise des manifestations sur l'ensemble du territoire national pour lesquels des prestations de restauration devront être fournies selon les indications du Bureau.

Missions

La liste suivante de missions qui seront confiées au contractant est indicative et non exhaustive: Organisation et prestation des formules suivantes : un petit déjeuner/pause-café avec mignardises, un cocktail avec light snack, un lunch ou d'un diner sous forme de buffet une réception de haut niveau. Le prestataire devra disposer de la capacité d'organiser et de prester simultanément plusieurs prestations dans la même journée dans des endroits différents. L'offre du service doit comprendre tous les prix de la prestation, y compris :

1. Alimentation, selon la formule :

un petit déjeuner/pause-café, incluant au minimum : café, thé, lait, sucre, toasts, viennoiseries, eau plate et pétillante, jus de fruits. Prix maximum : 8Euros/personne. un cocktail avec light snack, incluant au minimum : canapés salés/sucrés, pains surprise, eau plate et pétillante, jus de fruits, une boisson alcoolisée. Prix maximum :

12 Euros/personne.

un lunch ou d'un diner sous forme de buffet, incluant au minimum : 10 pièces par

personne salées/sucrée, pain, eau plate et pétillante, jus de fruits, une boisson

alcoolisée. Prix maximum : 20 Euros/personne. une réception de haut niveau, incluant au minimum : entrée, plat (2 choix : végétarien et non-végétarien), assortiment de desserts, assortiment de fromages, eau 10 naturelle et pétillante, jus de fruits, vins (blanc, rouge,), crémant luxembourgeois.

Prix maximum : 50 Euros/personne.

2. Service et matériel, dont :

personnel tables de buffet et de support (d'appui) selon le cas, chaises, couverts verres nappes vaisselle de bonne qualité, four compositions florales, aménagement pour le service à table (si nécessaire). etc....

Le cas échéant, le prestataire pourra être amené à proposer des lieux de prestations potentiels

à la demande du Bureau d'information.

Simulation

Le fournisseur sera tenu de fournir une simulation telle que demandée dans l'annexe D.

Lieu de réalisation

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