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Guide d'utilisation de Microfin 3

Un manuel de planification opérationnelle et de modélisation financière

Shirley A. Lunde

Série " Outil technique » n°2

Septembre 2002

34258Public Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure AuthorizedPublic Disclosure Authorized

2 Guide d'utilisation de Microfin

Guide d'utilisation de Microfin 3 : Un manuel de

planification opérationnelle et de modélisation financière Copyright 1998-2002, CGAP/Banque mondiale, Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres

ISBN 1-888753-30-7

Guide d'utilisation de Microfin

3

Table des matières

Table des matièresTable des matièresTable des matièresTable des matières

Avant-propos 9

Remerciements 13

Introduction 17

À propos du guide 17

Organisation 18

Conventions 19

Version imprimée et version électronique (Word ou Acrobat) 20

À qui s'adresse ce guide ? 21

À propos de la planification de développement 21 À propos de l'étude de cas : Freedonia Enterprise Development Association (FEDA) 22 Chapitre 1 Avant de commencer : Principes d'une bonne approche de la planification 25

Cadre de planification de développement 25

Planification stratégique 28

Planification opérationnelle 28

Modélisation financière 29

Aperçu du cadre de planification de Microfin 30 Recommandations générales sur la planification 35 Prévoir des ressources et un laps de temps adaptés 35 Encourager la participation de tous les acteurs 36 Désigner un responsable de la collecte des données financières 36

Attention aux projections irréalistes 37

Étude de cas : plan stratégique de FEDA 38

Chapitre 2 Vue d'ensemble de Microfin 47

Structure de Microfin (pages et outils) 47

L'interface utilisateur 58

Barre d'outils Microfin 58

Barres d'outils des pages 68

Organigrammes 69

Boutons Liens 71

Assistants 71

Raccourcis clavier 72

Options de recalcul 73

4 Guide d'utilisation de Microfin

Détection automatique des erreurs 73

Sécurité (Feuilles protégées) 74

Saisie des données, avec ou sans NAVIGATEUR 74

Aide sur Microfin 87

Fonction d'aide en ligne 88

Didacticiel 89

Texte d'aide automatique 90

Rapidité de fonctionnement 91

Limites du modèle 91

Support technique et demandes d'améliorations 92

Chapitre 3 Installer Microfin 95

Licence utilisateur 95

Matériel et logiciels recommandés 95

Procédure d'installation 97

Bogue de recalcul sous Excel 97 103

Transférer Microfin à un autre ordinateur 103

Chapitre 4 Créer un modèle Microfin 107

Créer un nouveau modèle à partir du fichier modèle Microfin 107 Personnaliser les paramètres du modèle à l'aide de l'ASSISTANT DE

CONFIGURATION

109

Sauvegarder un nouveau modèle Microfin 118

Ouvrir un modèle Microfin précédemment enregistré 119 Actualiser un modèle développé sous une version antérieure de Microfin 119 Utiliser la page CONFIGURATION MODÈLE pour créer un nouveau modèle 120 Effacer toutes les données du modèle (Optionnel) 125 Choisir une approche pour les projections (consolidée, par agence ou par région) 126 Choisir une méthode pour la projection de l'activité de crédit 132

Saisir les informations institutionnelles 132

Saisir les données d'inflation et d'indexation 134 Saisir les données des états financiers historiques 136

Saisir les informations sur le portefeuille 144

Générer des analyses des ratios historiques 145 Étude de cas : Page CONFIG. MODÈLE DE FEDA 148 Chapitre 5 Définir les produits et services 153

Concevoir des produits de prêt performants 154

Caractéristiques clés de la conception de produits 154

Choisir une méthodologie de crédit 156

Guide d'utilisation de Microfin

5

Table des matières

Utiliser la page PRODUITS pour définir des produits d'épargne et de crédit 157

Entrer le nombre et le nom des produits 161

Revoir le résumé de définition des produits 164

Définir les produits de prêt 165

Définir les produits d'épargne 183

Étude de cas : les produits de crédit et d'épargne de FEDA 188 Chapitre 6 Définir les circuits de distribution pour projeter l'activité 193 Utiliser la page PROGRAMME (AGENCE/RÉGION) pour générer des projections de l'activité de crédit et d'épargne 194 Changer le nombre de pages agence ou région 202 Examiner le résumé des données de la page Programme 204 Générer les projections du portefeuille de crédits 206 Examiner les graphiques de l'activité de crédit 221

Examiner les projections du portefeuille 227

Générer les projections de l'épargne 229

Examiner le résumé de la mobilisation de l'épargne libre 233

Examiner les graphiques d'épargne 234

Exercice optionnel de projection du portefeuille 236 Étude de cas : Circuits de distribution de FEDA 240 Chapitre 7 Planifier les ressources et capacités institutionnelles 245

Développer un plan de ressources global 245

Planifier les charges relatives au personnel, aux autres charges d'exploitation et aux immobilisations 247 Automatiser les projections de charges (Fonction optionnelle avancée) 248 Transposer le plan de ressources dans Microfin 251 Utiliser la page CAP. INST. pour entrer des informations générales sur les ressources et capacités institutionnelles 254 Choisir une méthode d'allocation des charges (modèles par agence et par région) 258 Etablir des principes de provisionnement pour créances douteuses 261

Définir les catégories de personnel 263

Définir des catégories pour les autres charges d'exploitation 266 Définir des catégories pour les immobilisations, les constructions et les autres actifs 267 Définir des catégories de subventions en nature 271 Saisir les ajustements de l'analyse des flux de trésorerie 272 Étude de cas : Ressources et capacités institutionnelles de FEDA 276 Chapitre 8 Projeter les ressources et capacités du programme 281 Utiliser la page PROGRAMME (AGENCE/RÉGION) pour projeter les ressources et capacités du programme 281 Projeter les sources additionnelles de produits 285

Examiner les graphiques de produits 287

6 Guide d'utilisation de Microfin

Examiner les charges financières 288

Générer les dotations aux provisions et provisions pour créances douteuses 290 Définir le nombre d'agences (modèles consolidés et par région uniquement) 294 Projeter les besoins d'effectifs au niveau du programme 295

Examiner les graphiques de personnel 309

Projeter les autres charges d'exploitation liées au programme 311

Examiner les graphiques de charges 316

Projeter les charges de programme liées aux immobilisations 317

Examiner les graphiques d'actifs 323

Étude de cas : Ressources et capacités du programme de FEDA 326 Chapitre 9 Projeter les ressources et capacités administratives 333 Utiliser la page ADMIN. (SIÈGE) pour projeter les ressources et capacités administratives 333 Projeter les besoins en personnel administratif 340 Projeter les autres charges d'exploitation administratives 345 Projeter les charges administratives liées aux immobilisations 350 Projeter les charges liées aux terrains et constructions 355

Projeter les autres actifs administratifs 357

Calculer les impôts 359

Projeter les subventions en nature 360

Étude de cas : Ressources et capacités administratives de FEDA 361 Chapitre 10 Définir une stratégie de financement 367

Classer les sources de financement 367

Utiliser la page SOURCES DE FINANCEMENT pour identifier les financements par endettement et sur fonds propres 369

Identifier les sources de financement 372

Identifier les affectations spécifiques des actifs disponibles initiaux 376 Fixer des niveaux de liquidité obligatoires 377 Établir le coût des ressources au taux du marché 379 Examiner les calculs de charges financières 379 Utiliser la page FLUX DE FINANCEMENT pour projeter les flux de trésorerie 380

Identifier les flux de financement par source 384

Activer les sources de financement par défaut automatiques 387

Définir une stratégie de placement 388

Projeter le produit des placements 390

Analyse des flux de financement et des niveaux de liquidité 391

Examiner les graphiques de financement 400

Étude de cas : Stratégie de financement de FEDA 404

Guide d'utilisation de Microfin

7

Table des matières

Chapitre 11 Analyser les graphiques, les projections et les indicateurs 409 Générer et analyser les graphiques à l'aide des pages GRAPHIQUES et GRAPH.

UTILISATEUR 409

Stocker, imprimer ou copier des graphiques dans un autre logiciel Windows à l'aide de la page Presse-papier graphique (Fonction avancée) 416 Créer des graphiques linéaires personnalisés à l'aide de la page GRAPH.

UTILISATEUR 418

Examiner la page DONNÉES DE SORTIE RÉSUMÉES 419

Examiner la page ÉTATS FINANCIERS 428

Analyser le bilan 429

Analyser le compte de résultat 432

Examiner les projections des flux de trésorerie 435 Analyser les indicateurs et les ratios de performance 437 Examinez les graphiques d'efficacité et de rentabilité 448 Examiner les comptes de résultat et analyses par agence ou par région sur la page P

ROGRAMME (AGENCE/RÉGION) 452

Examiner les analyses relatives à l'ensemble de l'institution sur la page A

DMIN. (SIÈGE) 454

Chapitre 12 La modélisation financière comme outil de gestion 459 Utiliser la page EXPORTATION pour exporter ou importer des données dans un classeur Microfin 459 Utiliser la page SCÉNARIOS (Gestionnaire de scénarios) pour réaliser une analyse de sensibilité 470 Utiliser la page ANALYSE DES ÉCARTS pour analyser les écarts de performance mensuels ou trimestriels 476 Intégrer Microfin au processus de planification annuel 483 Chapitre 13 Fonctions optionnelles avancées de modélisation 485 Utiliser la page UTILISATEUR pour ajouter des fonctions ou compléter des calculs 485 Utiliser la page NOMBRE DE DOSSIERS pour optimiser la méthodologie de définition du nombre de dossiers 487 Utiliser les pages COÛT CLIENT et CALENDRIER DE REMBOURSEMENT pour générer des taux d'intérêt effectifs et analyser le coût pour les clients 493 Calculer les taux d'intérêt effectifs à l'aide de la page COÛT CLIENT 493 Générer des calendriers de remboursement et des tableaux de flux de trésorerie

à l'aide de la page C

ALENDRIER DE REMBOURSEMENT 500

Utiliser la page FIDÉLISATION pour évaluer les taux de fidélisation de la clientèle 501

8 Guide d'utilisation de Microfin

Utiliser la page AUTRES PROGRAMMES pour analyser les implications financières des autres programmes 503

Définir une langue utilisateur 504

Utiliser la page TRADUCTIONS pour définir une langue utilisateur 505

Télécharger ou importer une langue 506

Annexe 1 Cadre de planification de développement 509

Cadre de planification stratégique 510

Cadre de planification opérationnelle 521

Annexe 2 Données requises pour compléter Microfin 523

Page CONFIGURATION DU MODÈLE 523

Page PRODUITS 524

Page PROGRAMME (AGENCE/RÉGION) 525

Page CAP. INST. 526

Page ADMIN. (SIÈGE) 527

Pages SOURCES FIN. et FLUX FIN. 527

Page DONNÉES DE SORTIE RÉS. 528

Page AUTRES PROGRAMMES (Optionnel) 528

Page COÛT CLIENT (Optionnel) 529

Page FIDÉLISATION (Optionnel) 529

Page NOMBRE DE DOSSIERS (Optionnel) 529

Données requises et méthodologie pour l'estimation des données clients 530 Annexe 3 Bibliographie sélective sur la planification de développement 531

Analyse environnementale 531

Clients et marchés 531

Évaluation institutionnelle 531

Finances et financement 532

Gestion financière 532

Marketing et circuits de distribution 532

Mise en oeuvre du processus de planification 533

Mission et objectifs 533

Planification stratégique 533

Produits et services 534

Ressources et capacités institutionnelles 534

Index 535

Guide d'utilisation de Microfin

9

Avant-propos

Avant-propos

Au cours des 20 dernières années, le secteur de la microfinance s'est développé pour permettre l'accès des populations pauvres aux services financiers formels, dans toutes les régions du monde. Les institutions de microfinance servent un nombre toujours croissant de clients pauvres, mais la demande en services financiers dépasse de loin leur capacité. Pour répondre à cette demande, la plupart des institutions de microfinance envisagent d'étendre la portée de leurs services. Mais une croissance rapide met à l'épreuve les systèmes d'une institution et modifie sa dynamique financière. Sans outils efficaces de planification et de projection, les institutions de microfinance peuvent s'en trouver très fragilisées, comme l'expérience l'a déjà montré. De nombreuses institutions de microfinance ont des plans de développement. Mais ceux-ci sont parfois de piètre qualité technique. Ils sont souvent trop ambitieux, car les projections sous-jacentes ne sont pas suffisamment détaillées pour révéler les obstacles que l'institution aura à surmonter pour étendre ses activités. Et lorsqu'ils sont préparés par des professionnels extérieurs à l'institution, comme c'est souvent le cas lorsqu'ils sont établis à la demande de bailleurs de fonds potentiels, ils restent

généralement sur une étagère une fois le financement reçu, au lieu d'être utilisés

comme des outils de gestion courants. Même très bons, ces plans et projections financières ne constituent pas des prédictions infaillibles de l'avenir - dans le meilleur des cas, les hypothèses auront toujours à être ajustées en fonction des évolutions. Mais même si les bons plans de développement ne sont pas des boules de cristal, leur préparation, impliquant la participation du personnel à tous les niveaux, peut aider l'institution de trois manières : Cette préparation fera ressortir des questions stratégiques et opérationnelles clés sur lesquelles les parties prenantes devront parvenir à un consensus. Si la planification financière et opérationnelle est bien faite, le processus révèlera souvent aux participants des aspects importants de la dynamique de leur activité, dont ils n'avaient pas conscience auparavant. Le plan qui résulte de ce travail peut servir de guide pour la réalisation des objectifs de l'institution, un peu comme on s'aide d'une carte routière. Il y aura toujours des déviations par rapport au chemin tracé initialement. Mais avec une bonne carte en main, régulièrement mise à jour, la direction saura quand l'institution dévie de son chemin et quelle direction elle doit prendre pour revenir sur la bonne voie.

10 Guide d'utilisation de Microfin

En 1997 et 1998, le Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP) a commandé et publié la version initiale de ce guide pour aider les institutions de microfinance à mettre au point leur propre plan de développement, comprenant un plan stratégique, un plan opérationnel et, plus particulièrement, des projections financières. Cette première version, intitulée Plan de développement et projections financières pour les institutions de microfinance - Guide pratique, comprenait un modèle financier conçu sous Excel (Microfin) permettant aux institutions de préparer des projections financières sophistiquées sur cinq ans. Le CGAP a financé le développement de ce modèle et du site web associé, microfin.com. Le modèle Microfin, le guide et le site web ont été développés sous l'excellente direction de Charles (Chuck) Waterfield et de Tony Sheldon. Microfin a également bénéficié des contributions techniques et financières importantes apportées par Women's World Banking, ainsi que des tests effectués sur le terrain par ses institutions affiliées. En 1999, le CGAP a commandé une évaluation technique complète du guide et du modèle Microfin. Cette évaluation comportait notamment une étude menée auprès des utilisateurs, destinée connaître l'avis des IMF sur ces deux outils. Sur la base des résultats de cette étude, le CGAP a ensuite fait apporter des révisions au guide, au modèle Microfin, au site microfin.com, ainsi qu'à un module de formation associé. Outre le financement et la coordination de cette initiative, le CGAP a consacré un temps considérable à la conception, à la révision, à l'expérimentation et à la publication du nouveau guide et de la version 3.0 de Microfin. Cette nouvelle version du guide, intitulée Guide d'utilisation de Microfin, un manuel de planification opérationnelle et de modélisation financière, traite plus directement de l'utilisation du modèle et est structurée comme un manuel d'utilisation de logiciel. Elle explique les concepts de planification et de modélisation et détaille les procédures permettant de mettre au point des projections opérationnelles et financières à l'aide de Microfin. Elle guide le lecteur à travers chaque étape, feuille par feuille et section par section. Le guide fournit aussi un cadre global et des directives générales sur la planification de développement, couvrant à la fois la planification stratégique et la planification opérationnelle. Il comprend également une brève discussion sur l'utilisation des projections et du plan de développement en tant qu'outils de gestion courants. Lorsque le CGAP a testé le nouveau guide et le modèle, il s'est rendu compte que les nouveaux utilisateurs pouvaient se poser des questions et avoir besoin d'une assistance technique. Vous trouverez donc des informations complémentaires, notamment sur les options d'assistance technique et les questions les plus fréquemment posées à propos de Microfin, sur le site web du CGAP (http://www.cgap.org ), et sur le site de Microfin (http://www.microfin.com). (Les IMF récentes souhaiteront peut-être utiliser dans un premier temps un modèle moins complexe, puis se servir de Microfin lorsqu'elles auront acquis davantage d'expérience et ressentiront le besoin d'un modèle plus puissant.)

Guide d'utilisation de Microfin

11

Avant-propos

De même, l'expérience et l'évolution du secteur de la microfinance lui-même feront apparaître des possibilités d'amélioration pour les versions futures de ces outils. Nous serons toujours heureux de connaître les remarques des personnes qui ont mis ces outils en pratique. Merci d'envoyer vos commentaires ou suggestions par courrier

électronique à cgap@worldbank.org

, ou de nous contacter par l'intermédiaire des bureaux du CGAP. Notre adresse postale est la suivante :

CGAP, Room Q4-400

c/o The World Bank

1818 H Street NW

Washington, DC 20433 USA

Téléphone: +1.202.473.9594 / Fax: +1.202.522.3744 Le Guide d'utilisation de Microfin 3 et le modèle Microfin font partie de la série des outils techniques du CGAP, destinée à offrir des outils pratiques utiles aux institutions de microfinance. Le CGAP se met au service des IMF, des bailleurs de fonds et du secteur de la microfinance dans son ensemble en fournissant assistance technique et conseils stratégiques, en assurant le développement et la diffusion de guides techniques, en proposant des formations et en réalisant des études de terrain sur les pratiques innovantes. Le CGAP comprend également un petit volet de subvention qui est utilisé pour financer ces activités ainsi que les investissements stratégiques dans des IMF. Pour toute information sur les activités du CGAP, consultez le site de l'organisation à l'adresse suivante : http://www.cgap.org

Elizabeth Littlefield

Juin 2001

Directrice

Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres

Guide d'utilisation de Microfin

13

Remerciements

Remerciements

La réalisation de ce manuel a été financée par le Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP). Le modèle de projections financières qui l'accompagne, Microfin, a été cofinancé par Women's World Banking (WWB) et le CGAP. WWB est une organisation leader d'appui à la microfinance, qui soutient 45 institutions affiliées dans le monde. L'organisation a eu l'intuition précoce des avantages potentiels de Microfin et a testé le modèle de manière proactive au sein de ses institutions. Les contributions de WWB au modèle et l'étendue de ses expérimentations ont conduit à d'importants changements au sein de son propre réseau d'institutions et ont finalement profité au secteur dans son ensemble. Jennifer Isern du CGAP a assuré la coordination du projet Microfin et a travaillé en étroite collaboration avec tous les partenaires afin d'évaluer et d'améliorer Microfin et le manuel. Depuis 1996, date à laquelle a commencé le travail sur les premières versions du modèle et du guide, elle a été la personne clé au CGAP qui a conçu et guidé le développement de cet outil.

Le modèle Microfin et le cadre de planification de développement ont été développés

par Chuck Waterfield et Tony Sheldon. Tous deux ont apporté des contributions essentielles à la version actuelle du guide, sur la base de leur publication initiale. Leur approche " entrepreneuriale » du développement et de la promotion de Microfin a été unanimement saluée par le secteur de la microfinance. Depuis le début, ils ont assuré des modules de formation et des présentations de grande qualité pour WWB, le CGAP et de nombreux autres participants. Leur capacité à transmettre des concepts difficiles à un public enthousiaste a contribué à améliorer encore davantage l'accueil du modèle et à encourager son utilisation. Kim Craig a réalisé une évaluation approfondie et rigoureuse des systèmes et un test d'utilisation de Microfin en utilisant des normes professionnelles applicables aux logiciels. Son évaluation et son assistance technique ont permis d'apporter des

révisions significatives au modèle final, améliorant ainsi sa conception générale, ses

performances et sa facilité d'utilisation. Shirley Lunde a rédigé cette nouvelle version du guide, en s'appliquant à traduire des concepts complexes en étapes guidées, accompagnant l'utilisateur à travers l'ensemble des processus de modélisation. L'auteur était l'un des deux consultants engagés par le CGAP pour réaliser une évaluation indépendante de la version originale du guide et du modèle. Pour rédiger cette nouvelle version, elle s'est appuyée sur la connaissance qu'elle avait de l'utilisation de Microfin par les institutions de microfinance, ainsi que sur sa propre expérience en matière de développement de logiciel et de comptabilité/finance. Outre la rédaction de ce guide, Shirley Lunde a également supervisé sa conception et sa publication, en privilégiant un nouveau format, plus simple à mettre à jour et facilement accessible sous forme

électronique.

14 Guide d'utilisation de Microfin

Sheryl Henry a dirigé la publication du guide. Tiphaine Crenn, responsable des publications du CGAP, et Nathalie D'Ambrosio-Vitale ont consacré beaucoup de temps à la révision, à la publication et à l'encadrement de la traduction du guide et du modèle. David Ferrand a réalisé l'évaluation indépendante de la version originale du guide et du logiciel aux côtés de Shirley Lunde. Tom Goering de World Relief a apporté des améliorations significatives à la fonction importation/exportation de

Microfin.

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