[PDF] LE RÉFÉRENTEL D’ACTIVITÉS DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE - CDG 35



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LE RÉFÉRENTEL D’ACTIVITÉS DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE - CDG 35

VLOOMJH GHV FROOHŃPLYLPpV Territoriales - 1 avenue de TL]p F6 13600 - 35236 THORI*1e)28HII$5G F(G(;www.cdg35.fr

Service : Conseil et Développement ² 04/08/2014 *ULOOH G·MQMO\VH GH OM UpSMUPLPLRQ GH O·MŃPLYLPp

I( 5e)e5(17(I G·$F7H9H7e6

DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE

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Service : Conseil et développement ² 04/08/2014 2 ANALYSE DES 1001 ACTIVITÉS DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE

Afin d'établir un diagnostic du fonctionnement du service administratif, il convient de passer en revue

l'ensemble de ses activités.

La grille d'analyse ci-après est proposée pour étudier la répartition du travail (indiquer les initiales des

SHUVRQQHV ŃRQŃHUQpHV GMQV OM ŃRORQQH ´4XL IMLP TXRLµ O LPSRUPMQŃH UHOMPLYH GH ŃOMŃXQH GHV PLVVLRQV et les spécificités de l'organisation de votre mairie (compléter la colonne Remarques).

Cette grille s'appuie sur la trame du référentiel de métier de secrétaire de mairie (issu du projet OSCaR, élaboré

en 1993 par le CDG 35 et le CNFPT). En effet, l'ensemble des activités administratives d'une commune rurale y

sont listées et classées par missions. Pour plus de précisions et le détail des tâches composant chaque activité,

il peut être utile de se référer au document intégral publié dans la collection " Territoires ruraux » en 1996.

Après analyse, ce recensement des activités administratives constituera une partie du diagnostic du

fonctionnement du service municipal.

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MISSION 1

GÉRER ADMINISTRATIVEMENT LA POPULATION

DESCRIPTIF - FONCTIONS ACTIVITÉS QUI FAIT

QUOI ? REMARQUES

A ² Gestion

démographiques

1- 3UpSMUHU OHV MŃPHV G·pPMP-

civil

2- 5HŃPLILHU OHV MŃPHV G·pPMP-

civil

3- Tenir à jour le registre

G·pPMP-civil

4- Assurer la publicité des

actes G·pPMP-civil

5- Établir des documents

G·LGHQPLPp

6- Procéder au recensement

militaire

B ² Gestion électorale

1- Tenir à jour la liste

électorale

2- Établir les documents pour

les élections

3- Préparer les élections

C- Assistance dans

administrés dans le cadre de la réglementation générale

1- Établir les documents pour

les administrés

2- Servir de relais avec les

administrations extérieures

D- Secrétariat de la police

municipale

1- Établir les arrêtés de police

2- Gérer le cimetière

Observations générales sur la mission :

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MISSION 2

EXECUTER LE SECRÉTARIAT DES AFFAIRES SCOLAIRES ET PÉRISCOLAIRES

DESCRIPTIF - FONCTIONS ACTIVITÉS QUI FAIT

QUOI ? REMARQUES

A ² Liaison avec les

partenaires de

O·HQVHLJQHPHQP

1- Assurer la coordination

avec les établissements primaires et maternelles

2- Assurer la coordination

avec les établissements secondaires (syndicat du collège)

B ² Gestion des affaires

périscolaires

1- Gérer administrativement

la cantine et la garderie

2- Gérer administrativement

le centre de loisirs, le centre aéré (ou assurer un lien avec

O·MVVRŃLMPLRQ VL MŃPLYLPp

déléguée)

Observations générales sur la mission :

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MISSION 3

GÉRER L'ACTION SOCIALE

DESCRIPTIF - FONCTIONS ACTIVITÉS QUI FAIT

QUOI ? REMARQUES

A ² $SSOLŃMPLRQ GH O·MŃPLRQ

sociale légale

1- Constituer les dossiers

G·MLGH

2- Servir de relais entre les

acteurs sociaux extérieurs et les administrés

B ² FRQPULNXPLRQV j O·MŃPLRQ

facultative

1- Assurer le secrétariat du

CCAS

2- Constituer les dossiers

G·MLGH

3- Attribuer les aides aux

bénéficiaires

Observations générales sur la mission :

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MISSION 4

ASSURER LE LIEN AVEC LES ASSOCIATIONS

DESCRIPTIF - FONCTIONS ACTIVITÉS QUI FAIT

QUOI ? REMARQUES

A ² Participation à

O·MQLPMPLRQ GH OM YLH ORŃMOH

1- *pUHU O·XPLOLVMPLRQ GHV

équipements culturels et

sportifs

2- Gérer les aides aux

associations

3- Servir de relais entre les

différentes associations et les

élus

Observations générales sur la mission :

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MISSION 5

ASSURER LE SECRÉTARIAT DE L'URBANISME, DES AFFAIRES FONCIÈRES ET ÉCONOMIQUES

DESCRIPTIF - FONCTIONS ACTIVITÉS QUI FAIT

QUOI ? REMARQUES

A ² Secrétariat des

GRŃXPHQPV GH O·XUNMQLVPH

1- Contribuer

administrativement à

O·pOMNRUMPLRQ RX j OM

réservation du PLU

2- Contribuer

administrativement à la mise

HQ SOMŃH G·MXPUHV GRŃXPHQPV

G·XUNMQLVPH

3- Contribuer

administrativement à

O·MPpQMJHPHQP IRQŃLHU

B ² Application des

GRŃXPHQPV GH O·XUNMQLVPH

1- Assurer le relais des

demandes de certificats

G·XUNMQLVPH

2- Assurer le relais des

demandes de permis de construire, déclaration de travaux, (clôtures...), des permis de lotir (lotissements non communaux)

3- Participer

administrativement à la création d'un lotissement communal

C- Contribution aux

opérations foncières

1- Préparer les dossiers

d'acquisition, de cession, de location et divers (classement de la voirie, lotissements ...)

2- ePMNOLU O·MŃPH

3- Suivre l'exécution des

opérations foncières

D- FRQPULNXPLRQ j O·MŃPLRQ

économique

1- Participer à la création

d'une zone artisanale ou industrielle

2- Gérer les aides aux

entreprises

3- Servir de relais entre les

partenaires

Observations générales sur la mission :

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MISSION 6

ASSURER LE SUIVI DES ÉQUIPEMENTS

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