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Préparation et suivi des déplacements du personnel

Organiser un déplacement professionnel

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SITUATION

DE TRAVAILSSSSS

DDDD Gestion administrative des relations avec le personnel

PÔLE 2

Votremission

2.1

Gestion administrative

courante du personnel 2.1.3 4

Performance

attendue

Complexités

Comparaison de tarifs

de transport

Réservation à l"étranger

Aléa

Aucun

Résultats attendus

Les réservations, les dossiers

préparatoires et les contrôles des déplacements sont réalisés Compétence rattachée : préparer et contrôler des déplacements

Mission 1

Aide

DOC. ? ? Courriel reçu de Mme Streiff

DOC. ? ? Calendrier ???N

Objet :

Cc :Date :

De : our la plani? a d"identi?

TÂCHES À EFFECTUER :

- calculer le coût total du déplacement ; - établir l"état de remboursement des frais en double exemplaire ; - rechercher les horaires de train Le Creusot-Paris et calculer le coût ; - calculer le coût d"un déplacement en voiture ; - rechercher des informations sur les moyens de transport ; - transmettre la fiche de remboursement des frais et les pièces justificatives au service comptable ; - préparer le plan de route : de la gare à l"hôtel et de l"hôtel au salon ; - effectuer les différentes réservations (transport, hôtel) ; - choisir un hôtel proche du salon ; - rechercher des informations sur les hébergements ; - éditer le formulaire " Note de frais » disponible sur notre intranet ; - rédiger le compte rendu du déplacement ; - rédiger et remettre les ordres de mission ; - faire valider le formulaire " Note de frais » par le supérieur hiérarchique direct ; - établir et remettre le dossier " Déplacement » ; - rassembler les pièces justificatives ; - vérifier les réservations (transport et hébergement).

Pôle 2

Avant de planifier le déplacement, identifiez les différentes contraintes dont vous devez tenir compte

(document 1, annexe A).

À partir des notes de Mme Streiff, réalisez une liste des tâches pour organiser le déplacement à Paris

(documents 1 et 2, annexe B). ANNEXE A ? Identification des contraintes liées à un déplacement

ANNEXE B ? Check-list

Service : Date :

Liste des tâches : Organisation d"un déplacement N° Tâches à réaliser Date prévue Observations

Avant le départ

E?di?

éri?

Au retour du déplacement

justi? ?justi?

4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel

DOC. ? ? Informations données par Mme Streiff

DOC. ? ? Horaires de TGV

Mission 2

Voici les informations nécessaires pour l"organisation du déplac ement au salon international de la communication visuelle Viscom Paris. Lieu : Parc des Expositions de Villepinte

Départ

: mardi 25/09, le matin (arrivée au plus tard à 10 h au salon)

Retour

: jeudi 27/09, à 20 h au plus tard

Transport

: Train TGV 2 e classe, billets échangeables et remboursables gratuitement. Vous préciserez comment se rendre de la gare de Lyon à la gare du N ord pour rejoindre le salon. Consultez le site suivant :

Hébergement

: prévoir un hôtel 2* ou 3* proche du salon avec 3 chambres simples et petits-déjeuners. Le budget maximum est de 160 ? par nu it par personne, petit-déjeuner compris. Vous préparerez un itinéraire pour se rendre de l"hôtel au parc des expositions en consultant un site de géolocalisation comme mappy.fr. Bon courage !

Pôle 2

Renseignez l"état des frais prévisionnels du déplacement au salon (documents 3 à 5, annexe C).

DOC. ? ? Réservation des hôtels

ũMONTANT

ANNEXE C ? État de frais du déplacement au salon Viscom Paris

En fonction de votre

choix, recherchez les coordonnées complètes de l"hôtel. MONTANT PRÉVISIONNEL DES FRAIS DE DÉPLACEMENTMontant

MODE DE TRANSPORT :

AllerDépartArrivée

Date Lieu Heure Date Lieu Heure

RetourDépartArrivée

Date Lieu Heure Date Lieu Heure

TOTAL TRANSPORT POUR UN NOMBRE DE PERSONNES

Hébergement

Nom de l"hôtel retenu :

LocalisationTéléphone

TOTAL HÉBERGEMENT POUR UN NOMBRE DE PERSONNES

MONTANT TOTAL DU DÉPLACEMENT

EnEnffoonctctioonndeevvoototree

4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel

DOC. ? ? Courriel de Mme Streiff

Aide

Mission 3

Objet :

Cc :Date :

De : DOC. ? ? Notes de Mme Streiff pour la réalisation du formulaire

Vous sauvegarderez les

ordres de missions sous : " ordre de mission. nom de la personne concernée.doc »

Pôle 2

Actualisez les formulaires " 04_ordre_de_mission.docx » (document 6).

Préparez les ordres de mission à remettre aux personnes concernées par le déplacement (document 6).

Créez le dossier " 04_deplacement_salon_Viscom_Paris.docx » (document 7).

DOC. ? ? Article sur le voyage d"affaire

ũMONTANT

ANNEXE D ? Éléments du carnet de voyage à compléter

Carnet de voyage

de M. Gortva

4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel

Identifiez l"ensemble des documents composant le carnet de voyage de M. Gortva (document 8, annexe D).

Synthèse

Préparation et suivi

des déplacements du personnel 4 Calculer les coûts liés à un déplacement2 Préparer les documents administratifs liés à un déplacement3

ũũes?:

Planifier un déplacement1

Les dépenses supplémentaires encourues

pour les repas Il faut collecter les informations nécessaires au déplacement : - la date du déplacement ; - le lieu du déplacement ; - la durée du déplacement ; - la durée du séjour ;

Une liste de contrôle permet de

recenser l"ensemble des tâches

à effectuer et de s"assurer de

leur réalisation.

Les visites chez les clients

ou les fournisseurs

Les participations à des réunions

professionnelles, des congrès, des séminaires

LES FRAIS

DE DÉPLACEMENT

PRENNENT

EN CHARGE

U r e l

Mise à jour

Réserver au

Régina hôtel

Pôle 2

Entraînement

Préparation et suivi

des déplacements du personnel 1 ANNEXE ? Formalités administratives pour se rendre à Hong Kong

ENTRAÎNEMENT 1

Organiser un voyage professionnel à l"étranger

À l"aide d"Internet, effectuez les préréservations nécessaires pour ce déplacement (document).

Préparez un mémo afin de rendre compte de votre travail à M. Gortva (composition sur feuille).

Présentez les différentes formalités administratives à accomplir pour se rendre en Chine (consultation site, annexe).

DOC. ? Instructions de Mme Streiff

ançais béné? e o?ciales (a? scienti?

Objet :

Cc :Date :

De : ec wi?

Le site de l"ambassade de Chine est le suivant :

http://www.amb-chine.fr/fra/zgzfg/zgsg/

Vous pouvez également consulter :

4 / Préparation et suivi des déplacements du personnel

Entraînement

Préparation et suivi

des déplacements du personnel 2

ENTRAÎNEMENT 2

Gérer les frais de dép

lacement

Préparez la note de frais correspondant au voyage en Chine de M. Gortva (documents 1 et 2, annexe).

DOC. ? ? Justificatifs des frais du voyage à Hong Kong

DOC. ? ? Barème kilométrique

ũMONTANT

ANNEXE ? Formulaire de note de frais

Nom?: ũ énom?: ũ onction?:

ũũement?: ũũ Lieu?:

quotesdbs_dbs4.pdfusesText_7