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POLITIQUE DE
DÉNONCIATION
IntroductionÀ qui s'adresse cette Politique ?
Glencore s'engage à créer une culture
dans laquelle notre personnel et les autres parties prenantes, telles que les clients et les fournisseurs, se sentent à l'aise pour signaler leurs préoccupations sans crainte de représailles. Nous nous engageons, par ailleurs, à traiter tout signalement avec sérieux en préservant l'anonymat du lanceur d'alerte.
Connaître les préoccupations nous permet
d'agir pour mettre fin aux comportements répréhensibles et limiter d'éventuels préjudices financiers, de réputation et autres pour l'entreprise.
Cette Politique définit l'approche de Glencore
en matière de protection des lanceurs d'alerte dans le but d'encourager et d'aider les personnes à faire part de leurs préoccupations.
Elle fournit également des détails sur le
processus de signalement, d'escalade, de traitement et/ou d'enquête et de correction des problèmes pouvant bénéficier d'une protection.
Le conseil d'administration de Glencore plc
est chargé de superviser la mise en oeuvre de cette politique et des procédures associées, et reçoit des rapports réguliers concernant les préoccupations signalées et l'enquête sur ces préoccupations. Des rapports réguliers l'informeront de l'efficacité du PEP, de cette Politique et des procédures associées. Cette Politique s'applique à tous les employés actuels et anciens, directeurs et cadres, contractants, partenaires commerciaux (y compris les fournisseurs, les clients et les partenaires de coentreprises et leurs employés), d'un bureau ou d'un site industriel de Glencore directement ou indirectement contrôlé ou exploité par Glencore plc dans le monde entier, ou aux parents, aux personnes
à charge ou aux conjoints de l'une de
ces personnes.
Nous affirmons notre influence dans les
coentreprises que nous ne contrôlons ou n'exploitons pas afin de nous assurer qu'elles agissent dans le respect de nos
Valeurs et notre Code.
GLENCORE POLITIQUE DE DÉNONCIATION
2
En quoi consiste notre engagement ?
Glencore s'engage à :
protéger les lanceurs d'alerte et les autres personnes contre les représailles; protéger l'identité des lanceurs d'alerte et respecter leur confidentialité; donner aux lanceurs d'alerte la possibilité de procéder à des signalements anonymes, et prendre au sérieux les préoccupations protégées et traiter et/ou enquêter sur les préoccupations légitimes de manière diligente et efficace.
Qu'est-ce qu'un lanceur d'alerte ?
Un lanceur d'alerte est une personne signalant
une information dont elle a de bonnes raisons de croire qu'elle constitue une préoccupation légitime. Un lanceur d'alerte peut être ou ne pas être directement concerné par ladite préoccupation. Les lanceurs d'alerte peuvent être des employés actuels ou anciens, des directeurs, des cadres, des contractants, des partenaires commerciaux (y compris des fournisseurs, des clients et des partenaires de coentreprises et leurs employés) d'un bureau ou d'un site industriel de Glencore ou des parents, des personnes à charge ou des conjoints de l'une de ces personnes.
Qu'est-ce qu'une préoccupation légitime ?
Pour être prise en compte en vertu de la
présente Politique, la préoccupation : 1. doit désigner tout acte dont vous soupçonnez raisonnablement qu'il constitue une faute de conduite ou une situation ou des circonstances inappropriées par rapport à une entité du groupe Glencore, par exemple : une forme de corruption; une fraude, un blanchiment d'argent, un vol ou une utilisation inappropriée de biens ou fonds de l'entreprise;
GLENCORE POLITIQUE DE DÉNONCIATION
3 3 • les conflits d'intérêts non déclarés ou mal gérés; • une concurrence déloyale; • les délits d'initiés ou les abus de marché; • le non-respect de sanctions; • les irrégularités financières; • la violation de la confidentialité des données; • la discrimination illégale, le harcèlement sur le lieu de travail ou le harcèlement sexuel; • les pratiques de travail dangereuses ou tout autre problème majeur de sécurité ou de santé; • l'esclavage moderne et la violation des droits de l'homme; • des dommages significatifs à l'environnement; • des représailles à l'encontre d'un lanceur d'alerte à la suite du signalement - annoncé ou effectué - par ce dernier d'une préoccupation légitime; • les pratiques non éthiques ou contrevenant à notre Code de Conduite ainsi qu'à nos politiques et procédures. 2. le lanceur d'alerte doit signaler la préoccupation légitime par l'une des voies suivantes : • tout canal local de signalement au bureau ou au site industriel du lanceur d'alerte; • la personne-ressource pour le lancement d'alerte à votre bureau ou sur votre site; • les canaux de signalement du programme " Exprimer une préoccupation » : (i) plateforme en ligne : disponible sur https://glencore.raisingconcerns.org/, (ii) lignes téléphoniques : numéros disponibles sur https://glencore. raisingconcerns.org/, ou (iii) courriel : codeofconduct@glencore.com. Les personnes-ressources pour le lancement d'alerte sont des personnes désignées par un bureau ou un site industriel pour recevoir des préoccupations légitimes. Il peut s'agir de n'importe laquelle des personnes suivantes : directeur; secrétaire général; membre de la direction - c'est-à- dire un cadre supérieur responsable de la gestion d'un bureau ou d'un site, tel que le chef de la direction, le directeur financier ou le directeur général; responsable des fonctions générales - personne assumant la gestion des fonctions générales au sein des services des ressources humaines, des finances, des affaires générales, de la durabilité, juridique ou de la conformité pour le compte d'un bureau ou d'un site ou au sein de celui-ci; ou toute autre personne listée comme personne- ressource pour le lancement d'alerte pour le bureau ou le site en question.
Une liste de personnes-ressources pour
le lancement d'alerte est publiée sur le site intranet local du bureau ou du site industriel, ou communiquée par d'autres moyens, par exemple par des annonces par courrier électronique.
Les personnes-ressources pour le lancement
d'alerte reçoivent une formation quant à leurs obligations. Dans certaines juridictions, manquer à ses obligations de traitement des signalements est susceptible de sanctions.
Quelles sont les préoccupations qui ne sont
pas protégées ?
Les griefs personnels liés au travail ne sont
pas des préoccupations protégées par cette Politique. Ils sont traités par un mécanisme distinct au sein du bureau ou du site concerné, au regard des accords de branche, de la loi et
GLENCORE POLITIQUE DE DÉNONCIATION
4 4 des autres politiques applicables.
Un grief personnel lié au travail est un grief
concernant l'emploi ou l'ancien emploi d'une personne chez Glencore qui peut avoir des implications personnelles. Celles-ci comprennent : les conflits interpersonnels entre deux ou plusieurs personnes, et les décisions ne contrevenant pas aux lois sur le lieu de travail et relatives à : (i) l'engagement, le transfert ou la promotion d'un individu (ii) les conditions d'engagement d'une personne (iii) toute mesure disciplinaire imposée à un individu (y compris la suspension ou la résiliation du contrat de travail).
Que faut-il indiquer dans son lancement
d'alerte ?
Glencore encourage les lanceurs d'alerte à
donner le plus de détails possible pour garantir un traitement ou une enquête complète et rapide de la préoccupation. D'une manière générale, il est nécessaire d'indiquer qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi ainsi que toute autre information sur la façon dont Glencore peut traiter ou enquêter au mieux sur la préoccupation signalée.
Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas
complètement traiter ou enquêter sur une préoccupation légitime si le lanceur d'alerte : décide de rester anonyme; refuse de dévoiler son identité aux personnes chargées de l'enquête ou du traitement de la préoccupation légitime; ou fournit des informations insuffisamment détaillées pour permettre un traitement ou une enquête sur la préoccupation légitime.Comment Glencore traite-t-elle et/ou en- quête-t-elle sur une préoccupation légitime ? Glencore prend au sérieux les préoccupations légitimes, en se concentrant sur la substance de la préoccupation plutôt que sur le motif. Nous veillons à effectuer et terminer le traite- ment ou l'enquête dans un délai raisonnable. Toutefois, la complexité du cas, les priorités ainsi que d'autres raisons impérieuses peuvent justifier d'une période de traitement ou d'en quête plus longue.
Le traitement ou l'enquête est effectué de
manière impartiale, sans parti pris ni préjugé à l'encontre du lanceur d'alerte ou à l'encontre de toute autre personne impliquée dans les préoc- cupations légitimes ou témoin de celles-ci.
Les mesures spécifiques prises pour traiter ou
enquêter dépendent de la nature de la préoc- cupation. Glencore déterminera la nature de la préoccupation légitime en tenant compte de facteurs tels que : si elle concerne une violation potentielle du droit applicable; la conséquence et/ou l'exposition potentielle pour Glencore; si la faute présumée est en cours ou non, et/ou la nature de tout conseil technique, financier ou juridique qui pourrait être nécessaire pour faciliter le traitement et/ou l'enquête sur la préoccupation légitime.
En fonction de sa nature, la préoccupation
légitime sera soit : traitée ou fera l'objet d'une enquête par le bureau ou le site concerné; ou
GLENCORE POLITIQUE DE DÉNONCIATION
5 5 • traitée et/ou étudiée par le siège de
Glencore en Suisse si elle est de nature
particulièrement grave (dans certains cas, la préoccupation légitime peut également être transmise à des spécialistes externes pour traitement et/ou étude).
Protéger l'identité d'un lanceur d'alerte
Les lanceurs d'alerte peuvent soumettre
des préoccupations légitimes de manière anonyme sans révéler leur identité via le site web du PEP, le téléphone et les plateformes de courrier électronique. Toutefois, l'anonymat complique, voire rend parfois impossible, le traitement ou l'enquête.
Les plateformes web et téléphoniques du PEP
permettent une communication anonyme dans les deux sens, même si un lanceur d'alerte choisit de signaler une préoccupation légitime sans révéler son identité. Si le lanceur d'alerte révèle son identité, la personne qui reçoit la préoccupation légitime : continuera à traiter l'identité du lanceur d'alerte de manière confidentielle, et demandera toujours si le lanceur d'alerte consent à ce que Glencore divulgue son identité aux personnes susceptibles d'être impliquées dans : le traitement et/ou l'examen de la préoccupation légitime; la prise de mesures disciplinaires sur la base des résultats du traitement et/ou de l'enquête, ou la prise d'autres décisions en rapport avec la préoccupation légitime. Le lanceur d'alerte n'est pas obligé de donner son consentement, mais nous l'y encourageons pour faciliter le traitement ou l'enquête et permettre une réaction appropriée.
Les personnes traitant une préoccupation
légitime ou enquêtant sur celle-ci ne partageront aucune information liée au signalement qui puisse permettre d'identifier le lanceur d'alerte sans son consentement, sauf si : le lanceur d'alerte a déjà consenti à divulguer son identité, ou il est nécessaire de transmettre cette information pour le traitement de la préoccupation légitime ou l'enquête sur celle-ci. Dans ce cas, elles prendront toutes les mesures raisonnables pour minimiser le risque d'identification.
Aucune information n'identifiant le lanceur
d'alerte ne sera divulguée aux personnes impliquées dans le traitement de la préoccupation légitime ou l'enquête sur celle-ci.
Toutefois, nous pouvons être amenés à
divulguer, sans le consentement du lanceur d'alerte, son nom, ses coordonnées ainsi que d'autres informations susceptibles de permettre son identification à un organe de réglementation ou à toute autre autorité requise par la loi, à un juriste (pour obtenir un conseil juridique ou une représentation juridique en vertu des lois applicables) ou si la loi l'exige.
Processus de traitement et/ou d'enquête
L'équipe chargée du traitement ou de l'enquêtequotesdbs_dbs43.pdfusesText_43
Politique et procédures de dénonciation des abus1 - The Global Fund