Manuel des procédures Administratives financières et comptables

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I Avant propos .......................................................................................................................5

II PRESENSATION DE GRUEEDH.......................................................................................7

II.1 Label GRUEEDH .........................................................................................................7

II.2 Devise ...........................................................................................................................7

II.3 Objectif global ..............................................................................................................7

II.4 Moyens & Stratégies Opérationnelles ............................................................................8

II.5 Instances de décision .....................................................................................................8

II.6 Organe d'exécution........................................................................................................8

II.7 Dispositif de vérification ...............................................................................................8

II.8 Organigramme de GRUEEDH ......................................................................................9

III ORGANISATION DE GRUEEDH ................................................................................10

III.1 Rôle des organes .........................................................................................................10

III.1.1 ..........................................................................10 III.1.2 ...............................................................10

III.1.3 Comité de Contrôle et de Vérification ..................................................................11

III.1.4 ..................................................................................11

III.1.5 Attributions du conseil de coordination Interdépartemental et territorial ...............11

III.1.6 Les départements techniques : ..............................................................................12

III.2 .......................................................................13

III.2.1 Les activités subventionnées ................................................................................13

III.2.2 Les activités génératrices de revenus ....................................................................13

III.3 Suivi et Evaluation ......................................................................................................14

III.3.1 Les bases du système de suivi-évaluation .............................................................14

III.3.2 Les champs de suivi-évaluation ............................................................................14

III.3.3 Responsabilité du suivi-évaluation .......................................................................14

III.3.4 ...................................15

III.3.5 Méthodes de suivi ................................................................................................15

III.3.6 Les rapports .........................................................................................................15

III.3.7 Evaluation ............................................................................................................16

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IV Relation avec les partenaires ...........................................................................................16

IV.1 Relation avec les bénéficiaires.....................................................................................16

IV.2 Relations avec les partenaires financiers et techniques ................................................16

IV.3 ......................................................................16

V GESTION ADMINISTRATIVE ........................................................................................17

V.1 Gestion du personnel ...................................................................................................17

V.1.1 Cadre institutionnel ..............................................................................................17

V.1.2 Recrutement .........................................................................................................17

V.1.3 Droit et devoirs du personnel ...............................................................................18

V.1.4 Les catégories professionnelles ............................................................................18

V.1.5 Promotion ............................................................................................................19

V.1.6 Absence ...............................................................................................................19

V.1.7 Congé ..................................................................................................................20

V.1.8 Rupture du contrat de travail ................................................................................20

V.1.9 Salaire ..................................................................................................................21

V.1.10 MISSION ............................................................................................................22

V.1.11 Evaluation du personnel .......................................................................................23

V.2 GESTION DES ACHATS ..........................................................................................23

V.2.1 Généralités ..........................................................................................................23

V.2.2 Autres achats : .....................................................................................................24

V.2.3 ........................................................................24

V.2.4 Suivi des commandes. ..........................................................................................25

V.2.5 .................................................................................25

V.2.6 Réception des factures .........................................................................................26

V.2.7 ..........................................26

V.3 GESTION DU COURRIER ........................................................................................27

V.3.1 Courrier de départ ................................................................................................27

V.3.2 ..................................................................................................28

V.4 SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET VEHICULES .................................................28 Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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V.4.1 ..................................28

V.4.2 Gestion du matériel et mobilier de bureau ............................................................29

V.4.3 ................................................................................................32

VI GESTION FINANCIERE .........................................................................................................33

VI.1 GESTION BUDGETAIRE ................................................................................................33

VI.1.2 Document budgétaire ..........................................................................................36

VI.2 GESTION DE TRESORERIE ............................................................................................36

VI.2.1 Gestion des comptes bancaires ............................................................................36

VI.2.2 Gestion de la caisse ..............................................................................................37

VI.2.3 Règlement des factures........................................................................................38

VI.2.4 Par chèque ...........................................................................................................38

VI.2.5 Avance de fonds...................................................................................................39

VII GESTION COMPTABLE ....................................................................................................40

VII.1 LES PRINCIPES ET MEHODES COMPTABLES .................................................................40

VII.2 METHODES COMPTABLES ...........................................................................................40

VII.2.1 Composantes : .....................................................................................................40

VII.3 ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................41

VII.3.1 OBLIGATIONS COMPTABLES .................................................................................41

VII.3.2 PROCEDURES ET PRINCIPALES ETAPES DES TRAITEMENTS COMPTABLES .............43

VII.3.3 Schéma de comptabilisation ................................................................................45

VII.4 PLAN COMPTABLE GENERAL .......................................................................................49

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I Avant propos

Le Manuel des Procédures de l fixe les procédures Administratives, Financières et

Comptables de GRUEEDHtravail qui :

¾ Décrire les tâches et opérations à réaliser au niveau des postes de travail pour que leurs

titulaires exercent correctement les activités et tâches qui leur sont confiées ; ¾ Formaliser les modes opératoires à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux personnel

¾ Traduire en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail

Le manuel des procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on

peut citer : ¾ C : par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous; ¾ C: il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes ; ¾ C: il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la et de la totalité des composantes élémentaires de son

système d'information. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de

contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de

l'organigramme de GRUEEDH ¾ C: il aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et de des procédures de contrôle interne et des documents de gestion. L'application

des instructions du Secrétariat Gnl (SG) et le respect, pour chaque opérateur, de sa

responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus

aisés aussi bien pour les organismes de contrôle interne qu'externe ; ¾ Cun référentiel d'information : il permet aux différents responsables de la structure d'analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer. Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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Les objectifs du manuel sont :

¾ Sensibiliser sur la ;

¾ Fournir une standardisation des procédures des opérations quotidiennes ; ¾ Aider dans la formalisation de son fonctionnement ; ¾ Clarifier les rôles et responsabilités de son personnel ; ¾ Fournir un guide pour les postes de travail ; ¾ Décrire et fournir des outils de gestion ;

¾ Former les utilisateurs.

Tout le personnel de GRUEEDH selon les attributions de chacun doit être formé sur les contenus de ce manuel Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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II PRESENSATION DE GRUEEDH

L'Organisation Communautaire de Base

pGRUEEDH) est apolitique créée sur de quelques

personnes mobilisées et engagées pour que les objectifs du processus du Développement Humain

Durable soient atteints et que les enfants soient protégés. er GRUEEDH a pris corps après une réflexion approfondie et une concertation élargie entre ces personnes portant sur deux axes essentiels :

¾ Une situation humaines, et

ce au regard et l'analyse des paramètres et considérations socioéconomiques, politiques et environnementales qui caractérisent le monde contemporain. ¾ Une situation extrême de pauvreté dans laquelle vivent les membres des communautés

défavorisées surtout après le séisme du 12 Janvier 2010 en HAITI, la délinquance

juvénile des zones rurales et urbaines de carrefour, les enfants sans protection.

Après analyse et réflexions approfondies sur les faits qui marquent et façonnement le devenir de

la population Haïtienne tout entière, ils ont pris la résolution de contribuer à la réduction de la

pauvreté et à l'amélioration conséquente des conditions de vie des populations par le biais d'une

approche participative.

II.1 Label GRUEEDH

pour le développement durable pour tous

II.2 Devise

Recherche Action Développement

II.3 Objectif global

Promouvoir le bien-

enfants en particulier. En les assistant entre autres dans les domaines de la protection et du développement de la petite enfance, de la santé-

GRUEEDH vise à :

¾ Appuyer le développement du monde rural, périurbain et urbain ; ¾ Contribuer à la mise en des politiques nationales de développement rural et urbain ; ¾ Elaborer et gérer des projets au profit des couches vulnérables ; ¾ Capitaliser et vulgariser les expériences de développement durable ;

¾ Assurer une vigilance particulière sur les questions de droit et de la protection des enfants

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¾ Appuyer toutes les actions des institutions nationales allant dans le sens de la lutte contre la pauvreté et la protection des enfants aux fins du développement durable ; ¾ Renforcer les capacités des acteurs, groupements des femmes et autres groupes cibles pour leur plus grande efficacité dans la mise en et la gestion des initiatives de développement à la base.

II.4 Moyens & Stratégies Opérationnelles

La stratégie de GRUEEDH est orientée sur le renforcement des capacités techniques, matérielles,

financières, organisationnelles des couches vulnérables pauvres et la protection des enfants dans

les communautés à la base par : ¾ Appui à la consolidation de la gestion des programmes de développement ; ¾ Participation nationale et internationale aux dialogues sur les politiques et programmes ;

¾ vulnérables ;

¾ Approche holistique des problèmes du développement ; ¾ La formation des ressources humaines dans tous les compartiments du développement humain durable ;

¾ L'élaboration des stratégies de valorisation des ressources disponibles à travers des

projets intégrate ¾ Le développement des activités socio-économiques génératrices de revenus ; ¾ La création des projets démonstratifs et des centres de formation ou fermes écoles

¾ L'édition et la publication des données sur le cadre de vie et sur les questions touchant au

bien-

II.5 Instances de décision

II.6 Organe d'exécution

Le conseil de coordination

II.7 Dispositif de vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification

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II.8 Organigramme de GRUEEDH

ASSEMBLEE GNL

Conseil de Coordination

interdépartemental et territorial (CCIT)

Département chargé

de la protection des enfants et des familles (DPEF)

Conseil d'Administration

Administration et

Finance

Département

chargé du livelihoods (DL)

Département chargé de

recherche, Education et de la formation (DREF)

Comite de contrôle et

de vérification

Développement

agricole et innovation technologiques (DAIT) Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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III ORGANISATION DE GRUEEDH

III.1 Rôle des organes

a) b) c) Le comité de contrôle et vérification d) e) Le conseil de coordination,

III.1.1

Assemblée Générale Attributions

composée de tous les membres de GRUEEDH régulièrement inscrits sur le registre. - membres; - Adopter les Statuts et le Règlement Intérieur de GRUEEDH; - Administration et du Comite de contrôle et de vérification; - Fixer le taux de cotisation annuelle; - Déterminer la politique générale et les objectifs prioritaires de GRUEEDH ; - respect de

III.1.2

est chargé de : - des biens de - Nommer le coordonnateur organisation. Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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(Cette personne doit être expérimentée en développement et en gestion de projet. En cas de non

compétences requises, il peut procéder à un recrutement externe.) - Porientations ; - P - A - Défendre et protéger les intérêts de GRUEEDH; - Représenter GRUEEDH devant les instances politiques et administratives de notre pays et les organisations internationaux. A cet effet, il peut donner mandat à un ou plusieurs de ses membres. Il peut en cas de besoin mettre en place des commissions des groupes de travail spécialisés chargés III.1.3 Comité de Contrôle et de Vérification

III.1.4 et finance

Chargé de : Coordonner la gestion administrative, financière et technique de GRUEEDH.

L intérimaire. Ledit arrêté précise le champ d'action de l'intérimaire. III.1.5 Attributions du conseil de coordination Interdépartemental et territorial Le Conseil de coordination cisions du Conseil dAdministration. - Le conseil - des suggestions relatives à la - Le conseil prend toute décision nécessaire et conforme aux intérêts de

- Il peut être sollicitée à tout moment par le Président en matière de relations extérieures ;

- Il et modalités de recrutement du personnel du conseil; - Il coordonne les activités interdépartementales sur le territoire Nationale. Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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III.1.6 Les départements techniques :

Pour une plus grande efficacité, il est crée des Départements spécifiques et techniques au sein du

conseil de coordination. Ils sont consultés et donnent leur avis technique sur les différents projets

ou activités de GRUEEDH. Ils proposent des projets d'envergure dans leur domaine de

compétence tout en élaborant des rapports circonstanciés selon une périodicité définie

III.1.6.1 Département de la protection des enfants et des familles.

La mission essentielle de ce département est de favoriser chez les haïtiens l'éco-réflexe et le sens

de la protection des enfants et des familles défavorisés. Il propose des projets pertinents de

protection et ou de renforcement dans des quartiers pauvres et plus généralement au profit des

femmes vulnérables. Il travaille à l'implication effective des communautés dans le domaine de

protection des enfants et familles; à travers des projets de réhabilitation, de développement et de

renforcement des capacités des groupes de femmes organisés, des

protection des enfants. En plus le Département assure la promotion des droits de l'homme,

engage des actions visant la protection de la famille et la promotion de l'approche genre. En

somme, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état des familles et

enfants et une synthèse critique réalisée sur les avancées enregistrées dans le domaine de la

protection. Ledit rapport après validation est publié par GRUEEDH ou grâce à un appui des

III.1.6.2 Département chargé : Recherche, Education et la formation (DREF)

de GRUEEDH. Il s'occupe du renforcement des capacités des collectivités et des groupes

organisés. Il assure la coordination d'un spécial report global sur les activités de GRUEEDH

portant sur une année d'exercice.

Du reste, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur les activités de

GRUEEDH. Le Département collecte les informations nécessaires sur la vie des enfants non

scolarisés dans les quartiers défavorisés, afin de les scolariser et les encadrer, à travers un centre

de développement e

recherche des bourses et des demi-bourses dans des écoles privées pour les enfants. Enfin

nnée le département rédige un rapport sanctionne le travail accompli. Ledit rapport après

validation est soumis aux Institutions indiquées, et publié par GRUEEDH ou grâce à l'appui

d'une institution partenaire. III.1.6.3 Département charge : du livelihoods (créatio

Il a en charge le développement économique de la population cible (les jeunes filles sans

revenues, femmes veuves, âgées, toutes autres personnes ayant un revenu inferieur a 75 gourdes

par jour / 2 USD ayant de responsabilité familiale). Il formule des projets intégrés pertinents,

certes, respectueux de développement économique, visant une amélioration des conditions de Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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vies et partant une augmentation du niveau des revenus des personnes cibles ; Il assure la vulgarisation et la formation des personnes cibles dans son domaine de compétence. Du reste, le Département, chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de

projets de livelihood exécutés par GRUEEDH. Ledit rapport après validation est publié par

GRUEEDH ou grâce à un appui des partenaires

III.1.6.4 Département Agricole et Innovation Technologiques. (DAIT)

Il a en charge le développement du monde rural haïtien. Il formule des projets intégrés

pertinents, certes, respectueux de l'environnement, visant une amélioration de la production

nationale et partant une augmentation du niveau des revenus agricoles ; à travers la mise en utant

que peut se faire sur les techniques endogènes d'utilisation des terres et d'exploitation agricole. Il

assure la vulgarisation et la formation des groupes organisés dans son domaine de compétence.

Du reste, le Département, chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l'agriculture

au niveau national et sur les projets d'agriculture durable (agro-pastoraux et sylvicoles) exécutés

par GRUEEDH. Ledit rapport après validation est publié par GRUEEDH ou grâce à un appui des

partenaires de l'Organisation. III.2 L'Organisation GRUEEDH mène deux ordres activités :

III.2.1 Les activités subventionnées

L'Organisation GRUEEDH doit en priorité identifier, concevoir et élaborer des projets et/ou

programmes au profit des groupes cibles. Une fois les projets/programmes élaborés, elle doit à

défaut de les exécuter sur fonds propres, rechercher et trouver de financements pour leur

exécution, leur suivi et évaluation en faveur des groupes cibles que constituent les populations à

la base. III.2.2 Les activités génératrices de revenus

L'Organisation GRUEEDH doit rechercher et mener des activités génératrices de revenus en vue

d'accroître et de diversifier les ressources ; à travers la création de

Micro-entreprises etc. Les revenus générés ne peuvent pas être partagés comme dividendes mais

doivent contribuer à la gestion de l'administration et des activités de l'Organisation Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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III.3 Suivi et Evaluation

La mise en place d'un système de suivi et évaluation est essentielle pour maximiser les résultats

des activités initiées par GRUEEDH et réaliser ses objectifs de façon efficace. Le développement

et la maintenance d'un tel système doivent permettre d'évaluer régulièrement les points faibles

des act

d'améliorer les performances futures. Autrement dit, ce système permet à l'organisation de

corriger à tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans

l'exécution des activités afin de garantir l'atteinte des objectifs de l'Organisation. Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de GRUEEDH. Il fournit les

informations nécessaires au pilotage et à l'exécution des programmes sur la base des données de

la planification, en assurant la transparence. III.3.1 Les bases du système de suivi-évaluation Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs : - Aux manuels de procédures ; - Au plan opérationnel ; - Au plan de travail par Département ; - Aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.

III.3.2 Les champs de suivi-évaluation

Le suivi-évaluation s'opère à trois niveaux : - Performance du management de GRUEEDH, indépendamment de son mandat : Répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel, gestion comptable et financière, gestion administrative, compétence et performance du personnel, relations publiques etc.

- Performance de l'Organisation dans l'exécution des activités inhérentes à son but :

collaboration avec les groupes cibles, identification de micro projets, élaboration des dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi des micro- projets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires, appui technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.

- Impact des activités réalisées par l'Organisation : utilisation des infrastructures

Réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises, ouverture à la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des groupes cibles.

III.3.3 Responsabilité du suivi-évaluation

Le premier niveau relève de la responsabilité du Coordonnateur general. Les 2ème et

3ème niveau relèvent de la responsabilité du Chargé de Suivi et du Chargé de

Programme qui seront appuyés par les responsables du conseil de coordination et des

Départements.

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Les séances d'auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du Coordonnateur général, du Chargé de suivi, du Chargé de Programme, et des Responsables de département -parcours sont préparées par les chargés de suivi et de programme.

III.3.4

La nécessité de coordonner les activités des départements avec let le

souci de transparence imposent que le système de suivi et évaluation soit en même temps un outil

de pilotage et un instrument viable de communication. Des indicateurs quantitatifs préalablement définis permettent de précisions - des critères décaisser) ; - des critères - Des objectifs initialement définis.

Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs qualitatifs avec les

partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une approche plus sensible et nuancée

(relation avec bénéficiaires, qualité du plan microréalisation, fonctionnement des comités de gestion et de suivi etc.).

III.3.5 Méthodes de suivi

A GRUEEDH, on distingue les méthodes suivantes : - commun, de partage de décision, de compte rendu, de planification mensuelle. Toutefois des réunions extraordinaires peuvent être initiées par le conseil de coordination. - utilisée soit pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques. - rogrammation de suivi et de mission et le livre journal de l'ONG etc.

III.3.6 Les rapports

élaborés et

rédigés par les animateurs-formateurs, les chargés de programmes et de suivi. Les rapports de mission sont

élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des missions, les 25% des frais ne sont

remboursés qu'après dépôt du rapport. Manuel des procédures Administratives, financières et comptables SIEGE SOCIAL : 7, Impasse F louis Charles, Carrefour Avenue Christophe Chanel, Carrefour

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III.3.7 Evaluation

Chaque semestre, GRUEEDH organise une auto-évaluation administrative et financière. A la fin de chaque exercice, GRUEEDH commandite un audit externe pour l'appréciation de ses comptes.

Chaque année, une étude d'impact des projets doit être réalisée avec ou sans les partenaires

financiers. Cette évaluation doit permettre de déterminer les changements au niveau : - De l'utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ; - Des compétences des communautés à la suite de la réalisation de microprojets (dans la gestion et l'entretien).

A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités génératrices de

revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants pour tirer des leçons de

l'expérience.

IV Relation avec les partenaires

IV.1 Relation avec les bénéficiaires

L'Organisation GRUEEDH est un outil de développement et d'autopromotion communautaire. Aquotesdbs_dbs43.pdfusesText_43

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Table of Contents

III.3.4 ...................................15

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V.4.1 ..................................28

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Comptables de GRUEEDHtravail qui :

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Les objectifs du manuel sont :

¾ Sensibiliser sur la ;

¾ Former les utilisateurs.

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II PRESENSATION DE GRUEEDH

L'Organisation Communautaire de Base

¾ Une situation humaines, et

II.1 Label GRUEEDH

II.2 Devise

Recherche Action Développement

II.3 Objectif global

Promouvoir le bien-

GRUEEDH vise à :

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II.4 Moyens & Stratégies Opérationnelles

¾ vulnérables ;

II.5 Instances de décision

II.6 Organe d'exécution

Le conseil de coordination

II.7 Dispositif de vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification

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II.8 Organigramme de GRUEEDH

ASSEMBLEE GNL

Conseil de Coordination

Département chargé

Conseil d'Administration

Administration et

Finance

Département

Département chargé de

Comite de contrôle et

Développement

Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962

E-mail : grueedhaiti@yahoo.fr

Site : www.grueedh.org Page 10

III ORGANISATION DE GRUEEDH

III.1 Rôle des organes

III.1.1

Assemblée Générale Attributions

III.1.2

Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962

E-mail : grueedhaiti@yahoo.fr

Site : www.grueedh.org Page 11

III.1.4 et finance

Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962

E-mail : grueedhaiti@yahoo.fr

Site : www.grueedh.org Page 12

III.1.6 Les départements techniques :

Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962