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Gestion des réunions dans Outlook 2007

Plusieurs détails entrent dans l'élaboration d'une réunion avec Outlook. Organiser la réunion est

importante, certes, mais les " invités » de la réunion doivent également participer afin que le

processus soit efficace. Voici donc les étapes à suivre pour l'organisation de la réunion et ses

participants.

Organiser et planifier une réunion

Pour débuter, à partir du Calendrier, il faut créer un nouveau rendez-vous (on peut aussi utiliser

une demande de réunion, c'est la même chose). Dans la fenêtre Rendez-vous, inscrivez l'objet de

la réunion, la date et l'heure. Ensuite, cliquez sur l'onglet

Planification.

Afin d'éviter de planifier une réunion le soir ou la fin de semaine, assurez-vous que l'option Afficher

seulement les heures de travail soit cochée dans le bouton Options. 2

Pour inviter des participants, cliquer sur le bouton Ajouter d'autres personnes et choisir l'option À

partir du carnet d'adresses Dans le carnet d'adresses, afficher la Liste d'adresses globale accessible dans le menu Afficher les noms de . Choisir les participants 1 et la ou les ressources 2 (local, projecteur, etc.).

Après avoir cliqué sur OK, Outlook affichera la disponibilité des participants et des ressources. S'il y

a des conflits, comme illustré à l'image suivante, utilisez le bouton Sélection automatique suivante

. La réunion sera déplacée à la prochaine plage où tous les participants et les ressources

seront disponibles. 1 Seuls les participants étant sur le serveur Exchange figurent sur cette liste. 2

Vous n'avez pas le privilège de réserver un local qui ne fait pas parti de votre service ou secteur.

3

Conflit

En utilisant le bouton Sélection automatique suivante, il arrive parfois que la réunion se retrouve

plusieurs jours, voire plusieurs semaines plus tard. Si cela ne vous convient pas, il est possible de

paramétrer la Sélection automatique suivante en passant par le bouton Options et en enlevant des ressources ou des personnes " facultatives ». 4

Une fois la planification de la réunion terminée, cliquez sur le bouton Rendez-vous. Vérifier si les

détails de la réunion sont adéquats. Si désiré, vous pouvez supprimer un participant dans cette

fenêtre. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer la demande de réunion aux participants ainsi

qu'au local à réserver.

Votre réunion aussitôt envoyée, une boîte de dialogue apparaît afin de confirmer la réservation des

ressources (dans ce cas-ci le local CSL 1405).

Astuce

Afin que l'on soit en mesure de vous contacter facilement s'il y a un problème avec la salle de réunion, n'oubliez pas d'inclure dans la note de votre réunion ou réservation de salle, votre nom, ainsi que votre numéro de téléphone Voici où inscrire vos coordonnées :

Adrianne Moss p.3521

5 Note Vous pouvez utiliser la même technique pour réserver un local. Dans ce cas, vous n'invitez pas de participants, mais vous choisissez le local à réserver et vous l'ajoutez comme Ressources.

Répondre à une demande de réunion

Tous les participants recevront un courriel leur demandant de bien vouloir répondre à l'invitation de

la réunion. Il est important de répondre afin que l'administrateur de la réunion connaisse vos

intentions. Par défaut, il est possible pour un participant de proposer une nouvelle heure pour la

réunion. Il est peu souhaitable que les participants aient accès à cette possibilité. Imaginez cinq

participants qui changent l'horaire de la réunion ! Il est possible de désactiver cette option par

défaut : menu Outils Options, cliquez sur le bouton Options du calendrier et décocher la case Permettre aux participants de proposer de nouvelles dates pour les réunions que vous organisez. À la réception du message de convocation de réunion, il est pré férable avant de répondre de cliquer

sur le bouton Calendrier afin de vérifier si la réunion n'entre pas en conflit avec un rendez-vous

déjà prévu dans notre calendrier. Effectivement, entre le moment de réception de la demande de

réunion et votre réponse, vous avez peut-être eu le temps d'inscrire un nouveau rendez-vous dans

votre calendrier. 6

Outlook insère alors provisoirement la réunion dans votre calendrier. S'il n'y a pas de conflit la

réunion sera affichée seule, sinon vous verrez la réunion côte à côte avec un autre rendez-vous.

Lorsque vous avez terminé avec le calendrier, fermez la fenêtre.

Vous serez alors en mesure de répondre à la demande de réunion. Trois choix s'offrent à vous :

Quelle que soit votre réponse, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans notre exemple, la demande de

réunion a été acceptée. Outlook vous propose alors d'envoyer une réponse sans commentaire (préférable).

Cependant, si vous refusez la réunion,

Outlook vous suggérera de modifier la

réponse avant de l'envoyer (pour donner la raison). Il est recommandé de toujours envoyer une réponse aux demandes de réunion.

Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, la réponse est envoyée. La réunion est également inscrite

dans votre calendrier et la demande supprimée automatiquement de votr e boîte de réception. 7

Afin de suivre l'évolution des

réponses de tous les participants, l'administrateur peut ouvrir la réunion qu'il a organisée dans le calendrier en double-cliquant dessus. L'administrateur de la réunion reçoit alors votre réponse par un courriel. La réponse du participant est toujours inscrite devant le sujet de la réunion et sera dans la langue du Logiciel Outlook installé sur le poste de l'administrateur de la réunion.

Dans la fenêtre de la réunion, avec le bouton Rendez-vous enfoncé, Outlook fera un résumé des

réponses obtenues jusqu'à ce moment.

Pour voir plus en détails les réponses de chacun des participants, cliquer sur le bouton Suivi.

8

Le bouton Suivi affiche une liste de tous les participants invités à la réunion ainsi que leurs

réponses. Notez que la mention Néant indique une absence de réponse. Il est possible pour l'administrateur de modifier cette liste manuellement; par exemple, dans le cas où certains participants de la réunion n'utilisent pas Outlook comme outil de courrier électronique.

Modifier une réunion

En tant qu'administrateur de la réunion, lorsque vous faites des changements à cette dernière

(modifier l'heure, le local, etc.), Outlook vous demandera d'envoyer une mise à jour aux participants. Il est assurément recommandé d'en envoyer une. Outlook ouvre alors la fenêtre de la réunion. Vous pouvez préci ser d'autres modifications, si vous le souhaitez, avant d'envoyer la mise à jour avec le bouton Envoyer la mise à jour. 9 Les participants recevront de nouveau un courriel leur demandant d'accepter ou de refuser la mise à jour. Il est encore une fois important pour les participants de ré pondre à cette mise à jour. Les mêmes trois choix s'offrent à eux.

Dans le cas où vous refusez d'assister

à la réunion avec les nouvelles

modifications, celle-ci sera supprimée de votre calendrier et Outlook vous suggérera d'inclure un commentaire pour expliquer votre refus avant d'envoyer la réponse.

Suppression d'une réunion

En tant qu'administrateur, si vous supprimez une réunion, Outlook ouvrira la fenêtre de la réunion

afin de vous permettre d'écrire la raison de l'annulation si vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton

Envoyer l'annulation

pour terminer. Chacun des participants recevra un courriel l'informant de l'annulation de la réunion. Le local réservé sera également libéré. 10 En tant que participant, si vous supprimez une réunion de votre calendrier, Outlook vous propose

d'en avertir l'organisateur. Une fois de plus, il est préférable de le faire. De cette façon, personne ne

vous attendra à la dite réunion ! Finalement, Outlook vous permet de modifier le courriel d'annulation afin d'y inclure un commentaire.

9 septembre 2009

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