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Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 1 / 64

Proposition de Manuel de

procédures FRDA

A l"attention des gestionnaires

Décembre 2011

Vos contacts

Taos Gentil

Tél. : 02 62 25 51 72

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 2 / 64

Liste des sigles

- AD2M : Projet d"Appui au Développement du Menabe et Melaky - AFDI : Agriculteur Français et Développement International - ASP : Agence de Services et de paiement - APD : avant projet détaillé (infra) - APS : avant projet sommaire (infra) - BE : bureau d"études - BVPI : Projet Bassins Versants Périmètres Irrigués - COPILO : Comité de Pilotage du CSA - CROA : Comité Régionale d"Octroi des Aides - CSA : Centre de Services Agricoles - CT : Conseiller technique de la DER - D1 : Demande de niveau 1 - D2 : Demande de niveau 2 - DAF : Directeur Administratif et Financier du P-FRDA - DCP : dossier de consultation des prix (infra) - DER : Direction Exécutive Régionale (ou Directeur du FRDA) - FERT : Formation pour l"Epanouissement et le Renouveau de la Terre - FRDA : Fond régional de Développement Agricole - IMF : Institution de Micro Finance - OP base : Organisation Paysanne de base - OPR : Organisation Paysanne Régionale - PS : Prestataire de Service - P-FRDA : projet de mise en place et opérationnalisation du FRDA - PSDR : Projet de Soutien au Développement Rural - PTA : Programme de Travail Annuel - RAF : Responsable administratif et Financier de la DER - RSE : Responsable suivi/évaluation/capitalisation de la DER - SAHA : Sahan"Asa Hampandrosoana ny Ambanivohitra - SC : secrétaire comptable de la DER - SO : socio organisateur /socio-organisationnel - Tdr : Terme de références - TMOS : technicien chargé de l"appui à la maîtrise d"ouvrage et du suivi - TK : Technique

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 3 / 64

CHAPITRE 1 : Règles générales du FRDA ....................................... 5

1. Le FRDA .................................................................................... 5

Objectifs visés ......................................................................................... 5

Les spécificités du dispositif ....................................................................... 5

Le rôle du FRDA ....................................................................................... 5

2. Conditions générales de financement des services par le

FRDA .............................................................................................. 5

Les secteurs ............................................................................................ 5

Les acteurs éligibles ................................................................................. 6

Les services éligibles ................................................................................ 6

Les critères d"éligibilité ............................................................................ 11

La durée des actions financées ................................................................. 12

La participation des bénéficiaires .............................................................. 12

CHAPITRE 2 : Les procédures du FRDA ........................................ 14

3. Itinéraire d"accès au FRDA ...................................................... 14

Les acteurs impliqués .............................................................................. 14

L"itinéraire d"accès au FRDA ..................................................................... 16

4. Guichet OPR ............................................................................ 17

5. Guichet CSA ............................................................................ 25

6. Procédures simplifiées dans le cadre du recours aux

Paysans Formateurs .................................................................... 32

7. Guichet " Autres Acteurs » ..................................................... 34

8. Les infrastructures et équipements collectifs de services ....... 38

9. La recherche appliquée ........................................................... 43

10. ANNEXES ............................................................................ 45

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 4 / 64

Introduction

Cette proposition de guide de procédures FRDA est destinée aux techniciens de la Direction

Exécutive Régional (DER) du Fonds Régional de Développement Agricole (FRDA). Ce

document tient compte du cadrage réalisé par la Coordination Nationale du Fonds de Développement Agricole (CN-FDA) du Ministère de l"Agriculture (MINAGRI). Cette proposition de manuel de procédures FRDA est issue de l"expérience P-FRDA. Nous

l"avons initialement formalisé suite aux deux premières missions ASP (état des lieux et calage

procédures / formation des équipes DER). Ainsi, les propositions faites pour chaque service

sont initialement le fruit d"un travail conjoint FERT, Afdi, ASP, initié en 2009 lors de la mise en

place des FRDA.

La version initiale a ensuite été amendée par FERT en avril 2011, avec notamment des

précisions sur les conditions d"accès au FRDA, les critères d"éligibilité. Il intègre de nouvelles

procédures qui ont été appliquées sur les FRDA pilotes : - Procédures simplifiées du Guichet " CSA » (paysans formateurs) - Ligne budgétaire " infrastructures et équipements » - Guichet " autres acteurs ».

C"est cette seconde version, amendée, que nous proposons ici, suite à la dernière mission ASP

(octobre 2011). Les propositions de procédure sont donc issues des ateliers menés avec les 6

DER des 3 lots : elles prennent donc en compte les réflexions et améliorations envisagées avec

les 3 Organismes d"Appui (FERT, Afdi et Care). Soulignons que l"architecture globale des procédures est commune aux 3 lots et se basant sur

la réalité du fonctionnement du FRDA dans les différentes régions. Pour autant, certains points

peuvent varier légèrement des règles du manuel de procédure selon les spécificités régionales.

A titre d"exemple, la classification des OPR agréées n"est pas systématiquement basée sur les

mêmes critères que ceux énoncés dans ce document et les conséquences sur la gestion des

dossiers OPR pourra varier selon les régions.

Les procédures détaillées par la suite présentent une proposition de gestion du FRDA sur la

base de séquences calées (montage demande, pré-instruction, instruction, validation,

contractualisation, mise en place action et suivi). Certaines adaptations régionales sont

envisageables et à tester par les DER sur la base de leurs contraintes spécifiques.

Ce document pourra être testé sur le terrain avant de le proposer au CN-FDA, et pourrait

préfigurer le manuel de procédures FDA.

Proposition de Manuel de procédures FRDA

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CHAPITRE 1 : REGLES GENERALES DU FRDA

1. Le FRDA

Objectifs visés

Le contexte actuel est marqué par un financement insuffisant du développement agricole,

notamment des besoins des agriculteurs en matière de services, ce qui constitue un frein

important. Ce financement est notamment assuré soit par les budgets publics via le MinAgri,

mais ils sont peu souples d"utilisation, soit par les projets / programmes, mais ceux-ci ont

souvent une durée courte et un champ précis d"intervention (zones géographiques, filières).

Enfin les représentants des producteurs participent encore insuffisamment aux choix concrets qui les concernent.

C"est dans ce contexte que le Ministère de l"Agriculture a prévu la mise en place d"un Fonds de

Développement Agricole (FDA), avec pour vocation de financer le développement rural, qui couvrirait notamment les services agricoles demandés par les producteurs. La mission du FRDA est de contribuer à l"accroissement des revenus des producteurs et d"agir sur les facteurs de production, comme moteurs du développement agricole.

Qu"est-ce qu"un fonds de développement

? C"est tout simplement un instrument financier, qui

reçoit et alloue des financements, sous forme d"une structure qui n"est ni un service de

l"administration classique, ni une structure projet. Dans le cas du FDA il s"agira d"un établissement public (comme le Fonds de Développement Local), sous tutelle technique du

MINAGRI.

Les spécificités du dispositif

✔ Un organe de pilotage : le " CROA »

Dans chaque région le FRDA est piloté par un CROA (comité régional d"octroi et d"allocation).

Il est composé de 14 personnes représentant : la Région (1), la DRDR (1), le Ministère des

Finances (1), la Tranoben"ny Tantsaha (1), les OP (6), le secteur privé (2) et les IMF (2).

Leur rôle est notamment : (i) d"adapter la politique nationale du FDA aux besoins et priorités de

la région (allocation) et (ii) de décider des dossiers à financer (octroi). ✔ La Direction Exécutive Régionale (DER) du FRDA

Le CROA s"appuie sur une Direction Exécutive Régionale (DER), composée de cadres salariés.

La DER assure l"organisation et le secrétariat du CROA, la préparation des sessions

d"allocation des subventions, puis l"exécution des décisions du CROA et la signature des

conventions de financement avec les bénéficiaires.

Elle est constituée d"une équipe de 6 personnes : 1 Directeur, 2 conseillers techniques, 1

responsable suivi/évaluation, 1 Responsable Administratif et Financier et 1 secrétaire.

Le rôle du FRDA

Le FRDA est une structure légère positionnée à l"échelon de la région pour disposer d"un outil

financier de proximité. Il subventionne les secteurs de l"agriculture, de l"élevage et de la pêche.

2. Conditions générales de financement des services par le FRDA

Le financement par le FRDA est accessible aux agriculteurs et acteurs du développement rural qui répondent à des critères précis.

Les secteurs

Le FRDA a pour vocation première de financer les services aux agriculteurs. Cela recouvre les

3 secteurs : Agriculture, Elevage et Pêche.

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 6 / 64Les acteurs éligibles

9 types d"acteurs pourront s"adresser au FRDA :

· les producteurs individuels, ainsi que les groupements, formels ou informels, · les Unions de groupements, les coopératives, leurs unions et leurs fédérations, · la Tranoben"ny Tantsaha (TT) et ses démembrements,

· les interprofessions et les plateformes,

· Les Institutions financières engagées dans l"agriculture,

· Les centres de recherche agricole

· Les centres de services agricoles (CSA)

· Les centres de formation à vocation agricole

· Les prestataires de services (PS).

Les services éligibles

Différents services sont susceptibles de bénéficier de financement en fonction des demandes exprimées par les producteurs : · Les services d"information, de conseil et de formation pratique, dans les domaines technique, économique, juridique, de gestion ou encore commerciale ;

· La recherche appliquée pour l"amélioration des productions et des produits (études,

expérimentations ou mobilisation d"expertise), aussi bien en amont qu"en aval de la production ; · Le renforcement de capacités des organisations professionnelles (organisations de base mais aussi unions et fédérations), des centres de services agricoles (CSA), des centres de formation et des prestataires de services ; · L"amélioration de l"accès aux facteurs de production et aux marchés (non pas par un financement direct mais via des partenariats et synergies à définir avec les IMF) ; · Certains équipements collectifs, ou des infrastructures et équipements de stockage et commercialisation. /{! htw LaC Les tableaux suivants présentent par type les services éligibles au financement du FRDA, ainsi que les conditions exigées :

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 7 / 64

Infrastructures d"appui à la production

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Aménagements hydro agricoles (réhabilitation canaux, petit barrage, bâche, petits ouvrages, puits,

drainage...)

· Unité de conditionnement

· Couloir de vaccination

· Stockage (magasin, GCV...) ...

Conditions exigées par le FRDA

Petites infrastructures collectives privées sur terrain collectif ou public certifié Rapide à mettre en place (Etude + travaux < 6 mois) Peu coûteuses (Travaux < 15 millions d"ariary1) A fort impact potentiel (nbre bénéficiaires, économie) Formation en socio orga obligatoire et en technique agricole recommandée si l"OP n"est pas accompagnée

Bénéficiaires : OPR ou OP formelles

Matériels et Equipements collectifs

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Matériels d"irrigation (motopompe, petit forage...) · Transformation / traitement (décortiquerie, provenderie, miellerie, distillerie, pulvérisateur ...)

Conditions exigées par le FRDA

Pour les seuls équipements collectifs (OP formelle)

Matériel à vulgariser prioritairement

En lien avec le crédit possible, à mettre en place progressivement Etude de faisabilité et de rentabilité obligatoire (finançable par FRDA)

Fourchette de crédit maximum (<10.000.000 AR)

A associer obligatoirement à une formation socio orga si l"OP n"est pas accompagnée, sauf pour le

matériel non motorisé

Le matériel individuel est éligible au FRDA mais traité exclusivement par les IMF partenaires

Matériels et Equipements individuels

Décision du CROA

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Matériels motorisé (motoculteur, motopompe, décortiqueur...) · Matériel non motorisé (charrette, charrue, herse, pulvérisateur ...)

Conditions exigées par le FRDA

1 Les demandes en infrastructures supérieures à 15 millions d"Ar sont traitées par le PSDR. Elles sont

envoyées à la DER/FRDA qui transmettra. Le PSDR instruira la demande et c"est le CROA régional qui

prendra la décision. Pour les communes enclavées, le plafond est relevé à 25 millions d"ariary.

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 8 / 64

Lien avec le crédit obligatoire, dossiers traités par l"IMF

Matériel à vulgariser prioritairement

Subvention = 50% jusqu"à 250.000 AR ou 500.000 AR (motorisé)

Prêt pour paysans

A associer à une campagne de communication + formation agents

Services d"appui à la production

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Conseil, information, formation, visite d"échange · Formation et installation des jeunes agriculteurs

· Conseil à l"Exploitation Familiale

· Intrants (Mécanisme pérenne d"approvisionnement, production de semences, appro groupé, subvention de semences pré base aux GPS...)

Conditions exigées par le FRDA

Toute Formation doit être associée à un suivi de l"application obligatoire + formateur spécialisé

Intrants : appui aux coopératives, OP + diffusion des innovations (nouvelle variété....)

Parcelle de démonstration : seulement pour les OP faitières avec superficie max 0.25 ha et la parcelle

témoin constitue l"apport du demandeur

Structuration des filières

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Information, formation, atelier filière

· Opérations tests

· Etudes de marché

· Contrôle de qualité, certification

· Appui à la contractualisation, recherche de partenaires

· Organisation de la commercialisation, marketing, publicité, participation aux foires agricoles

Conditions exigées par le FRDA

Répondre à une dynamique, une activité en cours OP/acheteur

Recherche appliquée

Types (exemples, liste non exhaustive)

Proposition de Manuel de procédures FRDA

ASP / Afdi / Care / FERT 9 / 64

· Recherches agronomiques via structure nationale (Fofifa, Centres techniques...) · Etude (ex : recensement, environnement, filière....)

Conditions exigées par le FRDA

A la demande d"une OP / OPR / Plateforme / TTR

A la demande et sur décision du CROA

Structuration et renforcement des OP

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Structuration / développement des services

· Représentation / pilotage sectoriel/

· Dynamique associative (AG....)

· Formation

Conditions exigées par le FRDA

OP formelle ou informelle

1 AG / an / OP pour les OPR

OPR doivent mettre à jour leur fond de dossier chaque année (critères OPR)

Soutien au développement de systèmes de

crédit agricole adapté

Types (exemples, liste non exhaustive)

· Etudes de marché (implantation, nx produits....)

· Formation

· Extension (études....)

· Info/com/sensibilisation

Conditions exigées par le FRDA

Cofinancement

Renforcement de capacités

Types (exemples, liste non exhaustive)

· CSA :

o Les renforcements des compétences du Copilo, des assemblées paysannes et des équipes exécutives, le renforcement organisationnel des CSA, les réunions d"échange d"expériences entre élus et équipes techniques des CSA, le conseil externe pour accompagner les demandes de réflexion des CSA o Les équipements de l"équipe technique (moto, ordinateur, mobilier...) · Centres de formation : le renforcement de compétences des enseignants, le développement

d"activités pédagogiques, la diffusion de supports pédagogiques, l"appui à l"installation des jeunes

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