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Royaume du Maroc

Chef du Gouvernement

Ministère délégué auprès du Chef du Gouvernement Chargé des Affaires Générales et de la Gouvernance

Manuel de Procédures

Administratives, Financières et

Techniques

CAISSE DE COMPENSATION

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 2

PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION

ORGANIGRAMME

PARTIE I : PRESENTATION DU MANUEL

1. OBJECTIFS

2. MISE A JOUR DU MANUEL

PARTIE II : DIVISION ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

1. ORGANIGRAMME RETENU

2. MISSIONS ET OBJETIFS

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE

3.1 SERVICE COMPTABILITE

3.1.1 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET DUIVI DU BUDGET

3.1.2 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET LARRETE DES COMPTES DE

LA CAISSE DE COMPENSATION

3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT

3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE

3.2 SERVICE ADMINISTRATIVE ET RESSOURCES HUMAINES

3.2.1 APPROVISIONNEMENT EN MATERIELS ET FOURNITURES BONS DE

COMMANDE

3.2.2 PRINCIPALES DISPOSITIONS DE PASSATION DES MARCHES PASSES

PAR APPEL DOFFRES OUVERTS

3.2.3 LINVENTAIRE PHYSIYUE DE STOCK ET IMMOBILISATION

3.2.4 LA GESTION DU PARC AUTOMOBILE

3.2.5 PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER

3.3 SERVICE DU CONTROLE INTERNE ET ADMINISTRATIF

3.3.1 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION

TECHNIQUE

3.3.2 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION

ADMINISTRATIVE

3.3.3 LA MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURE

3.3.4 SUIVRE LES STATISTIQUES

3.3.5 PREPARER LES RAPPORTS MENSUELS DE COMPENSATION

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 3

PARTIE III : DIVISION TECHNIQUE

1. ORGANIGRAMME RETENU

2. MISSIONS ET OBJETIFS

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION TECHNIQUE

3.1 PROCEDURE SERVICE SUCRE ET PETROLE

3.1.1 FILIERE SUCRIERE

3.1.2 PRODUITS PETROLIERS

3.2 PROCEDURE SERVICE DU GAZ BUTANE

3.2.1 MISE A LA CONSOMMATION DU GAZ BUTANE

3.2.2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT DU GAZ BUTANE

3.2.3 PROCEDURE DE RESTITUTION DES MONTANTS DU GAZ BUTANE

3.2.4 PROCEDURE LA MARGE SPECIALE POUR LE FINANCEMENT DES

STOCKS DE SECURITE

3.2.5 LA REGULARISATION DES IMPORTATIONS DU GAZ BUTANE

3.2.6 PROCEDURE DES SURESTARIES

3.3 PROCEDURE SERVICE PAIEMENTS - PRECOMPTES

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 4

PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION

Les missions de la Caisse de Compensation, telles que fixées par son Dahir de création de 1941 et redéfinies par le Dahir n° 1-74-403 du 19 septembre 1977, consistent essentiellement en la stabilisation des prix. La Caisse de Compensation se charge essentiellement du règlement des subventions au profit des opérateurs, surtout au titre des produits pétroliers liquides et gazeux et du sucre. La subvention est déterminée par la différence entre le coût de revient de chaque produit et le prix de vente qui est fixé par les pouvoirs publics. Larticle 3 du Dahir de 1977 a fidžĠ la composition du Conseil dAdministration de la Caisse de compensation et ont le Président M. le Chef du Gouvernement. Le Conseil peut faire appel, à titre consultatif, à toute personne dont la participation est jugée utile, et dispose de tous les pouvoirs nécessaires à la bonne marche de la Caisse de Compensation notamment : subventions accordées ainsi que les prélèvements appliqués ;

™ Détermine les montants des subventions ;

™ Arrête le budget et les comptes et décide de laffectation des rĠsultats ; ™ Elabore le statut du personnel et le fait approuver dans les conditions prévus par la législation applicable au personnel des établissements publics. En juin 2013, un ComitĠ dAudit a été créé auprès du Conseil dAdministration de la Caisse de Compensation, en vue de : o Apprécier le dispositif de contrôle interne ; o Apprécier le fonctionnement, lorganisation, les procĠdures et les programmes de travail de la fonction du contrôle interne ; o Suivre et apprécier le contrôle des dossiers de compensation et émettre des recommandations au Conseil à propos de ce contrôle ; Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 5 o Examiner toute proposition Ġmanant dun membre du Conseil ou dune partie prenante concernant le contrôle des dossiers de compensation, ou tout autre domaine de gestion de la Caisse de Compensation ; o Apprécier les principes et méthodes comptables ; et notamment ceux relevés dans les rapports des auditeurs internes et externes ; o Donner son avis sur le choix des auditeurs comptables et financiers externes ; o Donner son avis sur les termes de référence des audits comptables et financiers et tout autre audit décidé par le Conseil ou par le Comité ; o Superviser le dĠroulement des missions daudit ; o Réceptionner, analyser et commenter les rapports daudit et ǀalide les travaux effectués ; o Examiner les plans daction et les rapports daudit ; o Suivre lapplication par la Caisse de Compensation des recommandations

émises ;

o Participer (le Comité ou certains de ses membres) aux réunions de la Caisse de Compensation tenues avec les auditeurs externes ; o Donner son avis et émettre des recommandations sur toutes les opérations se rapportant à la Caisse de Compensation et ses activités.

LA COMPENSATION EN INDICE :

¾ En 1980, les pouvoirs publics ont engagé une politique de libéralisation progressive des prix qui a touché un certain nombre de produits tels le lait, le beurre, les engrais, le conditionnement des huiles, le gasoil de pêche, le carburĠacteur et les huiles alimentaires. Il sen est suiǀi une limitation de

¾ En 1995, un systğme dindedžation a ĠtĠ mis en place dans le cadre de la

libéralisation du commerce extérieur, destiné à refléter les fluctuations des cours internationaux sur le marché national. ¾ En 2002, une révision de la structure des prix des produits pétroliers a permis de supprimer 10 postes de subvention et de ramener le coefficient Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 6 ¾ En 2009, le dit coefficient a ĠtĠ supprimĠ. La mġme annĠe a connu ledžtension du système de compensation au fuel spĠcial ONEE aǀec lintroduction dune ligne spéciale dans la structure des prix. ¾ Durant la période de 2000 à 2013, exception faite de 2010 et 2011, les prix des produits pétroliers liquides ont connu plusieurs variations à la hausse et de légères baisses. ¾ En septembre 2013, un systğme dindedžation limitĠe et partielle des pridž de certains produits pétroliers a été instauré. Le fuel ONEE est exclu de lindedžation partielle, lEtat continue ă le prendre en charge comme le gaz butane.

¾ En janǀier 2014, le gouǀernement a dĠcidĠ lindedžation totale des pridž de

Pour ce dernier produit, un calendrier a été fixé en vue de réduire graduellement sa subvention unitaire en la ramenant de 2,15 DH/l le 16 janvier 2014, à 0,80 DH/l à partir du 16 octobre 2014. Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 7

ORGANIGRAMME DE LA CAISSE DE COMPENSATION

DIRECTION

DIVISION ADMINISTRATIVE ET

FIANANCIER

SERVICE CONTROLE INTERNE ET

ADMINISTRATIF

SERVICE INFORMATIQUE ET

MAINTENANCE

SERVICE COMPTABILITE

SERVICE ADMINISTRATIF ET

RESSOURCE HUMAINE

DIVISION TECHNIQUE

SERVICE SUCRE ET PETROLE

SERVICE GAZ BUTANE

SERVICE PAIEMENTS-

PRECOMPTES

BUREAU DORDRE

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 8

PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURE

Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et technique de la Caisse de Compensation. Il est un instrument o Décrire les tâches et opérations à réaliser au niveau de chaque intervenant en dressant les activités et tâches qui leur sont confiées; o Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et technique ; o Décrire l'organisation administrative, financière, budgétaire et technique de la Caisse de Compensation ; o Traduire en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de traǀail ou dactiǀitĠ donnĠ. o Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer et définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit de la subvention ; En effet, ce manuel des procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on peut citer : o Cest un référentiel de communication: par sa conception, il permet à chaque intervenant d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités et suivants selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous ; o Cest un rĠfĠrentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes ; o Cest un rĠfĠrentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion de la Caisse de Compensation de la totalité des composantes de son système. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme de la Caisse de Compensation; Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 9 l'existant et de l'évaluation des procédures de contrôle interne ; o Cest un rĠfĠrentiel dΖinformation ͗ il permet aux différents responsables d'analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations. Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 10 Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 11

1. ORGANIGRAMME RETENU DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

2. MISSIONS ET OBJECTIFS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

La division administrative et financière a pour mission :

9 La gestion des affaires administratives ;

9 La gestion des ressources humaines ;

9 La tenue des opérations comptables de la Caisse de Compensation ;

9 Le contrôle administratif et interne ;

9 La superǀision du systğme dinformation ;

DIVISION

ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

SERVICE DE

MAINTENANCE DE

MATERIEL ET

PROGRAMME

INFORMATIQUE

SERVICE CONTROLE

INTERNE ET

ADMINISTRATIF

SERVICE

COMPTABILITE

SERVICE

ADMINISTRATIF ET

RESSOURCES

HUMAINES

BUREAU D'ORDRE

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 12

9 Assurer le fonctionnement du bureau dordre ;

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION

ADMINISTRATIVE

3.1 PROCEDURES RELATIVES AU SERVICE COMPTABILITE

Le service comptable est chargé :

De la tenue et du suivi du Budget ;

De la tenue et larrġtĠ des comptes ;

De lĠtablissement des paiements et engagement des dĠpenses.

Du suivi de la situation de trésorerie.

3.1.1 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET LE SUIVI DU BUDGET

Cette procédure a pour objet de définir le traitement comptable des ordonnances de paiement relatives aux dépenses. Le service comptable vérifie que les crédits sont disponibles avant tout engagement dune dĠpense de fonctionnement en Ġtablissant un Ġtat

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du service administratif et ressources humaines: a) Pour les achats de biens et services

Le fond du dossier qui comporte :

¾ Les lettres de consultation,

¾ Les devis contradictoires,

¾ Le tableau comparatif des devis,

¾ Le bon de commande signé par la Directrice ¾ Le bon de livraison signé par le service administratif ¾ Le bon de réception signé par la directrice

¾ Les factures dachat

b) Pour les frais de déplacement

¾ Lordre de mission

¾ Le mémoire des sommes dues

Contrôles préalables :

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 13

Le service comptable :

¾ Procède à la vérification de la concordance des informations consignées dans les différents documents reçus notamment :

Cohérence des dates.

Enregistrement des deǀis au niǀeau du bureau dordre.

Calculs arithmétiques.

Visa du Directeur sur les pièces achats.

émetteurs ;

¾ Procède à un contrôle arithmétique. c) Pour le règlement de la paie et des charges sociales Le service comptable reçoit du service administratif et ressources humaines: - Un état mensuel global des traitements et indemnités du personnel de la

Caisse de Compensation ;

- Un état mensuel des indemnités des agents ne faisant pas partie du personnel de la Caisse de Compensation ; - Un état mensuel des cotisations patronales (CNOPS et AMO) ; - Les primes semestrielles ; - Les allocations de naissances, le cas échéant ; - Les allocations de scolarisation, le cas échéant ; - Les allocations audž agents ă loccasion dAid El Adha, le cas ĠchĠant ; - Lallocation forfaitaire annuelle pour Achoura, le cas ĠchĠant ; - Un état mensuel de RECORE ; - Un Ġtat mensuel de lIR ; - Un état mensuel de la SNTL ; - Un état trimestriel des cotisations patronales RCAR.

Contrôles préalables :

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 14

Le service comptable :

¾ Procède à la vérification de la concordance des informations consignées dans les différents documents reçus.

¾ Procède à la vérification du calcul arithmétique des éléments constitutifs de la

paie. ¾ Procğde ă la ǀĠrification du calcul de lIR. ¾ Effectue un recoupement entre la paie du mois précédent et celle du mois en cours.

Tâches effectuées :

Après contrôle, le service comptable procède à : ¾ LĠtablissement des chèques ou des lettres de virement pour le paiement des charges susmentionnées. ¾ La saisie des dépenses dans le logiciel comptable oracle. La situation du Budget est arrêtée mensuellement sur la base et des engagements budgétaires et des paiements. Elle est transmise au Ministre de tutelle, au et comptable de la Caisse de Compensation.

3.1.2 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET LARRETE DES COMPTES DE LA

CAISSE DE COMPENSATION

Cette procédure a pour objet de définir le traitement comptable des subventions versées aux sociétés et des prélèvements au profit de la Caisse de Compensation. Le service comptable procède chaque jour au transfert, des données au titre des dépenses de subventions versées (OP) et des prélèvements au profit de la Caisse de Compensation (AR) extraites de la base de données click view, au logiciel comptable OSCAR. Une fois le transfert effectué, le logiciel génère automatiquement un numéro de compte par nature de dossier et par opérateur.

Le service comptable, après vérification que toutes les données ont été intégrées,

effectue une modification manuelle du numéro de compte comptable de lopĠrateur et le remplace par le numéro de compte attribué à chaque opérateur conformément au plan comptable en vigueur. Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 15 Les charges et les dépenses de fonctionnement de la Caisse de Compensation sont quant à elles saisies mensuellement.

Une fois les modifications opĠrĠes, le serǀice Ġdite, sil y a lieu, les Ġtats suiǀants :

- Les journaux auxiliaires, - Le grand livre ; - La balance ; - Les états de synthèse. Le service comptabilité procède à un arrêté trimestriel des comptes comptables.

3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du service paiements et précomptes relevant de la division technique la décision de répartition des dotations du Budget allouées aux produits pĠtroliers, gaz butane, sucre et OCE et procğde ă lĠtablissement des chèques ou lettres de virement conformément aux montants figurant sur cette décision.

Tâches effectuées :

Après contrôle, le service comptable procède à: ¾ LĠtablissement des OP et des bordereaux de transmission. ¾ Transmission des OP munis des fonds des dossiers, des chèques ou lettres de virement à la Direction pour visa. ¾ Les originaux des OP visés munis des fonds de dossiers, des chèques ou lettres de virement, sont transmis au trésorier payeur pour visa. ¾ Paiement des opérateurs et transmission, le cas échéant, des lettres de virement à la Trésorerie Générale. ¾ Paiement des fournisseurs après visa des chèques et les lettres de virement par le trésorier payeur. ¾ Transmission des lettres de virement à la Trésorerie Générale. ¾ Saisie des règlements dans le logiciel comptable oracle. Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 16

3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du secrétariat de direction les chèques pour encaissement et du bureau dordre : Les aǀis de crĠdit (ǀirements des subǀentions de lEtat, intĠrġts crĠditeurs) Les relevés mensuels des comptes de la Caisse de Compensation détaillés comme suit : - Compte n° 40210 relatif aux dotations au titre des subventions du sucre ; - Comptes n° 4170 et 40548 relatifs aux dotations au titre des subventions des produits pétroliers et gaz butane ; - Compte n°12531 relatif aux dotations au titre de la subvention des opĠrations dapproǀisionnement des proǀinces sahariennes (OCE) ; - Compte n°40373 relatif aux prélèvements au profit de la Caisse de Compensation sur les produits contenant du sucre subventionné ; - Compte n°4195 relatif aux opérations de fonctionnement.

Tâches effectuées :

Etablissement des bordereaux de dépôt de chèques remis à lencaissement, Trésorier payeur et une copie à la Division Technique, Etablissement dune situation de trésorerie hebdomadaire et mensuelle, Transmission dune copie de la situation de trĠsorerie mensuelle ǀisĠe par Classement des aǀis de crĠdit (ǀirements des subǀentions de lEtat, Classement des relevés mensuels des comptes de la Caisse de

Compensation,

Comptabilisation quotidienne des chèques émis et des lettres de virement déposés. Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques 17

3.2 DESCRIPTION DES PRINCIPALES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET

RESSOURCES HUMAINES

Le service administratif et ressources humaines est chargé de : Lapproǀisionnement en matĠriels et fournitures (bons de commande ou quotesdbs_dbs16.pdfusesText_22