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AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projet MISE EN PLACE DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS ET D'ÉVALUATION
PROPOSITION DE DEMARCHE PROJET
La réalisation d'un projet nécessite en général la mise en oeuvre d'une organisation globale cohérente avec la gestion des moyens matériels, humains et financiers ainsi qu'avec le recours éventuel à des prestations extérieures. Cette organisation est conditionnée par les ressources et contraintes de l'établissement. En l'occurrence, l'étude d'opportunité d'un tel projet est rendue caduque du fait de la contrainte réglementaire : la mise en place d'entretiens professionnels et d'évaluation s'impose à tous.Cette démarche devrait être l'occasion d'initier des changements de nature à améliorer la
gouvernance de l'établisseme nt, la répartition en interne de ses moyens, et de favoriser l'implication, dans la vie de l'établissement, de chacun des acteurs.Si l'on retient cette hypothèse, un projet peut être construit, lequel, malgré le poids de la
contrainte réglementaire, doit comporter une réflexion de fond sur les enjeux. Un projet se décompose en plusieurs étapes dont chacune est susceptible d'interagi r sur les autres.1°) Réflexion sur les enjeux, les finalités et les objectifs visés
Donner du sens à la mise en place des entretiens professionnels et d'évaluation : Quels sont les enjeux de la mise en place des entretiens ?Des enjeux pour :
Le service public L'Établissement et sa direction Les structures et les chefs de services ainsi que l'encadrement intermédiaireLes agents.
Pour tout développement concernant ce point se référer au tableau du document intituléEnjeux et objectifs.
Préciser les éléments de déontologie : les principes à respecter et les limites dans lesquelles
rester (code moral de l'action). Expliquer ce que le projet n'est pas ; ce qu'il inclut et ce qu'il n'inclut pas.Par exemple :
Définir la règle de confidentialité mise en oeuvre dans le cadre des entretiens : Quelle est la confidentialité des propos tenus dans le cadre de l'entretien ? Ce qui estécrit dans le com
pte rendu n'est pas confidentiel ; ce qui n'est pas écrit n'est pas utilisable... Expliquer l'articulation Entretien professionnel et d'évaluation et Notation : la lecture du décret montre que ses auteurs n'ont pas souhaité associer directement notation et évaluation. Mais l'entretien est sans aucun doute une base solide pour une juste notation.MàJ 30/06/2004 1 / 6
AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projetPréciser les objectifs généraux visés ; les décliner ensuite en objectifs opérationnels et les
partager Objectifs généraux : En quoi la mise en place des entretiens professionnels et d'évaluation va permettre à chacun de s'impliquer dans la vie de l'établissement ? Par exemple, avoir les éléments d'information pour : Accompagner les parcours et les projets professionnels des agents, Améliorer la connaissance des missions de l'établissement, Développer une culture d'établissement, partager le projet et le contrat de l'établissement en cours, contribuer à la préparation du prochain,Aider à gouverner et à prévoir,
Améliorer l'organisation et le fonctionnement,
Mieux fonder les propositions de promotion,
Mieux connaître le potentiel de l'établissement,Objectifs opérationnels : Élaborer l'ensemble des actions et des supports nécessaires à la
conduite des entretiens ET à l'exploitation des données recueilliesPar exemple
Instaurer (ou maintenir ou améliorer) le dialogue social, Clarifier les missions de chaque service ou composante ; leur fixer des objectifs. Clarifier le rôle des chefs de services et des membres de l'encadrement de proximité (et pas seulement dans le cadre de l'évaluation de chacun des agents) ; leur fixer des objectifs. Clarifier les missions, activités, contributions et objectifs de chacun des agents, Créer les conditions de l'écoute réciproque et d'un dialogue constructif, Définir les modalités d'élaboration des documents supports de l'entretien, Recueillir et exploiter les résultats des entretiens et en définir les modalités d'exploitation (par qui, avec quel outil, pour alimenter quelles réflexions...), Pour tout développement concernant ce point se référer au tableau du document intituléEnjeux et objectifs.
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AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projet2°) Définir qui sont les partenaires et leur rôle
Prescripteur : Ministères
Rôle : Suivi et évaluation de l'ensemble du processus au niveau de l'État Direction de l'établissement Président et son équipe Rôle : Porteur politique du sens du projet et de ses orientations (inscription dans le projet de l'établissement), garant de la légitimité des instances créées, des individus, des équipes ou groupes de travail constitués pour conduire ou mettre en oeuvre le projet, garant du suivi et de la dynamique ; participer à la désignation des évaluateurs. La Direction des Ressources Humaines (Secrétaire Général,DRH, Responsable de formation...)
Rôle : Exploiter en terme de GRH les résultats des entretiens : cartographie des missions et des activités, gestion des compétences, expressions des besoins ..., mais aussi être moteur dans la conduite du projet ; participer à la désignation desévaluateurs.
Les instances : CA, CPE, ...
Rôle : Concertation, proposition, arbitrage, validation, suivi, évaluation ; participer à la désignation des évaluateurs. Partenaires sociaux Les représentants des agents Rôle : Consultation, concertation, participation à l'élaboration d'outils supports.... L'encadrement Les Directeurs de composante et de laboratoire, les chefs de services, les responsables administratifs ... Rôle : Porteur et relais du sens, garants et acteurs de la mise en oeuvre opérationnelle ; participer à la désignation desévaluateurs.
Les supérieurs hiérarchiques directs
Rôle : A définir très précisément (délégations, marges de manoeuvre, ...)Les agents Chacun des agents
Rôle : Etre acteur du processus, force de proposition (amélioration de l'organisation, ...)Autres acteurs Les usagers
Rôle : (si enquêtes de satisfaction par exemple)Prestataire extérieur
Rôle : A définir très précisément : Appui, accompagnement Et, pour chacun d'eux, quels sont les enjeux et les aspirations ?MàJ 30/06/2004 3 / 6
AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projet3°) Définir l'organisation générale du projet (les étapes de la conduite du projet)
L'organisation projet qui est définie doit permettre de répondre aux enjeux des différents partenaires. Connaître l'État des lieux : Un pré requis ?Il est essentiel qu'un établissement ait une vision synthétique de son potentiel humain, et pas
seulement en termes de corps ou grades : connaître l'organigramme général et celui de chacun
des services.Les établissements qui n'ont pas initié d'entretiens professionnels individuels visant à décrire
d'une part les besoins des structures (fiches de poste) et d'autre part la réalité de chacun des
agents en termes d'activités et de compétences (fiches d'activité) ainsi que les relations fonctionnelles et hiérarchiques, doivent arbitrer face à l'alternative suivante : - Faut-il associer, dans une même démarche (et donc, au niveau d'un agent, réunir dans le même moment) la partie description et la partie évaluation ? - Faut-il plutôt procéder en deux temps, bien identifiés et séparés ? a) Faisabilité du projet Analyse de l'existant en matière de connaissance du potentiel et d'évaluation des agents N'existe-t-il pas déjà des informations, ou des sources d'informations qu'il convient de prendre en compte et intégrer dans le processus ? Détecter les résistances probables face aux changements à venir ; Identifier les risques encourus (techniques, humains, culturels) ; quels indicateurs pour les mesurer ? Quels moyens humains et financiers sont nécessaires ? Les bénéfices attendus (qualitatifs, quantitatifs) L'exploitation des résultats des entretiens dans l'ensemble des actes et procédures de gestion ; La restitution d'informations globales (non nominatives) ; Prise en compte des bilans des campagnes d'évaluation pour améliorer le pilotage des services, composantes et de l'établissement ; Une meilleure définition des besoins et de l'offre de formation ; Les moyens à mettre en oeuvre (dont dépendra l'ensemble des actions) Quels moyens humains sont mobilisables ? Quel en est le coût ? Quels moyens financiers sont mobilisables ? Quel en est le coût ? (Prévoir notamment un budget formation important) ;Quels sont les impératifs, les contraintes ?
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AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projet b) Recours à des prestations extérieures ?Le cas échéant, communiquer sur les raisons qui amènent à faire appel à un prestataire
extérieur (pas de ressources suffisantes, besoin d'un regard extérieur,....) ; Déduire de ces raisons la nature de la prestation et en évaluer le coût ; Élaborer le Cahier des charges (sans oublier de préciser les droits d'utilisation des documents) ; Contenu et formalisation du contrat ; suivi et régulation. c) Cadrage du projet Les objectifs opérationnels appellent la mise en oeuvre de plans d'actions.Rappel des objectifs opérationnels ;
Quelle méthode de travail et de validation des travaux ?Quelles actions à mener ?
Communication (c'est un fil rouge ; elle est primordiale). Définir un Plan de communication, de telle sorte que chacune des étapes (ou actions) soit traitée ; par ailleurs, chacun des acteurs doit être destinataire des informations qui lui permettent de contribuer au processus. Qui communique sur quoi, à qui et à quel moment ? ... et Comment? Élaboration concertée de documents supports ;Désignation des évaluateurs ;
Formation (s'assurer que le contenu de la formation est bien porteur du sens de ce projet pour l'institution).Quelle(s) articulation(s) entre les actions ?
Quels outils, quelles productions, quelles restitutions ? Quel calendrier global ? Quelles sont les dates clés ?Quel calendrier pour chacune des actions ?
Quels acteurs pour chacune des actions ? Définir le rôle, l'implication et les disponibilités attendues de chacun. d) OrganiserDéfinir l'organigramme du projet ;
Constituer des instances ad hoc, par exemple un Comité de pilotage et une équipe projet ; définir le profil et les compétences requises pour être membres du comité ou del'équipe projet ; définir les attributions de ces équipes (dont la validation des méthodes,
actions et étapes), leurs interlocuteurs, les modes de suivi et d'alerte... L'animation : qui est chef de projet ? Qui anime quoi ? Le chef de projet est un opérationnel qui coordonne l'action de l'ensemble des acteurs ; il gère les priorités le cas échéant en les soumettant au Comité de pilotage. Convient-il de constituer un ou des groupes de travail ? Si oui, quelles compétences et quelle articulation entre Comité de pilotage/Équipe projet/Groupes de travail ? En tout état de cause, il est important de prendre en compte la charge de travail pour tous ceux qui sont impliqués dans cette organisation sous peine de voir le projet s'étioler et ne pas aboutir.MàJ 30/06/2004 5 / 6
AMUE Groupe de Travail : Entretien professionnel et d'évaluation - Une démarche projet e) Mise en place du suivi de chaque campagnePlanifier les différentes étapes du projet : pour cela il existe différentes méthodes (et
outils associés), par exemple le diagramme de GANTT, la méthode MPM,... Définir les indicateurs de suivi pour mesurer l'avancement du projet et de ses réalisations ; Réunir régulièrement les acteurs (configurations variables) pour coordonner et maîtriser l'avancement du projet et respecter le calendrier global ; veiller à la conformité des actions mises en oeuvre par rapport aux objectifs ; Etre attentifs aux risques initialement identifiés - et aux impondérables - pour anticiper, réagir et, le cas échéant, recadrer à temps ; Suivre les indicateurs : suivi des coûts par rapport au budget engagé et actions correctives, respect des délais ,....; Définir (ou redéfinir) l'outil qui convient pour cette démarche.4°) Bilan - Évaluation globale du projet
Par les différents acteurs et par rapport aux objectifs généraux et opérationnels, Quels sont les résultats obtenus ? A-t-on suffisamment valorisé et exploité les informations recueillies, et à quelles occasions ? (Condition essentielle pour pérenniser la démarche sans reconduire une procédure ayant perdu tout son sens).Quels ont été les écueils et les difficultés rencontrés ? Quels ont été les évènements
marquants ? Sont-ils susceptibles d'infléchir la conduite d'autres projets ? L'exploitation des résultats entraîne-t-elle des modifications sur la démarche elle- même, ou sur les supports de l'entretien, ou, le cas échéant sur l'outil ? Évaluation de l'impact du projet en termes de débats ouverts, d'organisation, de délégations, d'efficacité des services, d'adhésion des membres de la communauté au projet global de l'établissement, sur les équipements, l'aménagement des locaux, l'organisation, d'amélioration (ou de complexité accrue) de certaines procédures, par exemple la notation, les promotions, la répartition des moyens ...