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ITOP - Documentation ENT V2

Version du document 1.10

Date de dernière mise à jour 13/10/2011

Rédaction Concepteurs NetEcole

Validation ITOP

Destinataires

Dernières modifications Mises à jour évolutions 2011 + Procédure de saisie de données via Base Elèves 1

Sommaire

I. Tour d'horizon de la solution ______________________________________________ 4 a) Points-clés _______________________________________________________________________ 4

b) La premiğre solution ENT certifiĠe par l'AFNOR et le Ministğre _____________________________ 4

c) L'interconnedžion de la communautĠ Ġducatiǀe __________________________________________ 5

d) Principe de l'ENT de circonscription ___________________________________________________ 5

e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles ____________________________ 6

f) Infrastructure de déploiement _______________________________________________________ 7 g) Configuration des postes d'accğs _____________________________________________________ 8 i) Aide en ligne _____________________________________________________________________ 10 j) Support technique ________________________________________________________________ 10 k) NetPlanète, le Club des utilisateurs___________________________________________________ 10 l) Approche globale de l'ENT NetEcole __________________________________________________ 11 II. PrĠsentation dĠtaillĠe de l'ENT ___________________________________________ 12

1. Processus de connexion ____________________________________________________ 12

a) Session de traǀail d'un utilisateur ____________________________________________________ 12 b) Identifiants de connexion et mots de passe ____________________________________________ 13 c) Cas d'un utilisateur ayant plusieurs profils _____________________________________________ 13

d) Cas d'un utilisateur appartenant ă plusieurs Ġtablissements ______________________________ 13

2. Circulation générale ________________________________________________________ 14

a) Organisation de l'Ġcran ____________________________________________________________ 14 b) Menu utilisateur adapté au profil ____________________________________________________ 14

c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites ___________________________________ 15

3. Notifications et alertes par mail ______________________________________________ 15

4. Page d'accueil de l'ENT _____________________________________________________ 16

5. Module Communication - Messagerie _________________________________________ 17

a) Messagerie intégrée ______________________________________________________________ 17 b) Capacité de la Messagerie - Vidage de la messagerie ____________________________________ 19 c) RĠception des mails ENT en POP, en dehors de l'ENT ____________________________________ 20 d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe __________________________________ 20 e) Listes de diffusion (ou listes de distribution) ___________________________________________ 23

f) DĠsactiǀation de l'option d'accessibilitĠ dans Outlook ___________________________________ 23

a) La notion de connecteurs sur les applications externes ___________________________________ 25 b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur ? ______________________________________ 26

c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire ? ____________________________ 26

7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources ________________________ 27

a) Administration : déclaration des ressources ____________________________________________ 27

b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources ________________________ 30

c) Utilisation ͗ rĠserǀation d'une ressource ______________________________________________ 32

d) Utilisation ͗ suiǀi d'une ressource par son responsable ___________________________________ 34

8. Vie scolaire : gestion des absences ____________________________________________ 37

a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur) ___________________________ 37 b) Saisie des appels (enseignant) _______________________________________________________ 37

c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant) ______________________________ 38

d) Suivi des absences (élèves et parents) ________________________________________________ 39 e) Etat des absences (directeur) _______________________________________________________ 39 2

9. Vie scolaire : gestion des évaluations __________________________________________ 40

a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur) ___________________________ 40

b) Saisie des évaluations (enseignant) ___________________________________________________ 41 c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur) ____________________________________________ 42

d) Suivi des évaluations (élève, parent) __________________________________________________ 42

10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré) ___________________________________ 43

a) Configuration du référentiel de compétences (directeur) _________________________________ 43

b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents) _____________________________ 43

c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants) ___________________________ 44

11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord _______________________________ 45

d) Le cahier de leĕons, ǀu par l'enseignant _______________________________________________ 46 e) Procédures pas ă pas pour l'enseignant _______________________________________________ 48

f) L'outil ͨ Carnet de bord ͩ de l'enseignant (cahier journal) ________________________________ 53

g) Le cahier de leĕons, ǀu par l'Ġlğǀe ____________________________________________________ 55

h) Le cahier de leçons, vu par le parent __________________________________________________ 55 i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction ____________________________________ 56

j) Le cahier de leĕons, ǀu par l'administrateur ENT ________________________________________ 57

12. Mes activités : Agenda personnel ___________________________________________ 59

13. Mes activités : Groupes de travail coopératif _________________________________ 60

a) Groupes de travail : Généralités _____________________________________________________ 60

b) Groupes de travail ͗ Partage d'informations ____________________________________________ 62 c) Groupes de travail : Partage de documents ____________________________________________ 63 d) Groupes de travail : Forum _________________________________________________________ 63 e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs _____________________________ 63 f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles __________________________________ 64

14. Mes activités : Gestion des tâches __________________________________________ 65

15. Espace personnel de documents ___________________________________________ 66

a) Mes documents : Liens Web ________________________________________________________ 66 b) Mes documents : Images, et Documents ______________________________________________ 66

16. Le module Médiathèque (BCD) _____________________________________________ 67

a) Médiathèque : Agenda ____________________________________________________________ 67 b) Médiathèque : Informations ________________________________________________________ 67 c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers ____________________________________________ 67 d) Médiathèques : Ressources _________________________________________________________ 68

17. Le module Vie de l'Ġcole __________________________________________________ 69

18. Le module Outils ________________________________________________________ 70

19. Connedžion d'un lecteur rĠseau sur un espace de documents _____________________ 71

20. Mon profil : options et informations personnelles _____________________________ 74

III. Fonctions d'administration de l'ENT _______________________________________ 77

2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves _____________________ 78

1. Mise à jour des écoles _____________________________________________________________ 78

Personnel Administratif _________________________________________________________________ 79 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 80 Enseignants __________________________________________________________________________ 80 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 80 Directions ____________________________________________________________________________ 80 Eleves _______________________________________________________________________________ 80 Parents ______________________________________________________________________________ 81 3

2. Mise à jour de la circonscription _____________________________________________________ 81

Personnel Administratif _________________________________________________________________ 81 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 81 Enseignants __________________________________________________________________________ 82 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 82 Directions ____________________________________________________________________________ 82 Eleves _______________________________________________________________________________ 82 Parents ______________________________________________________________________________ 83 Inspecteurs ___________________________________________________________________________ 83

3. Recommandations ________________________________________________________________ 83

3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel __________________________ 84

4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien ________________________________ 86

3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports ________________________ 88

4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau ________________________ 89

5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu __________________________ 90

6. Paramétrage établissement ͗ droits par profil sur l'ENT ___________________________ 92

7. ParamĠtrage des modules de ǀie scolaire intĠgrĠs de l'ENT ________________________ 93

IV. Documentation disponible pour l'administrateur ___________________________ 96 Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil _________________________________ 97 4

I. de la solution

a) Points-clés ƒ Portail web de services scolaires développés spécifiquement pour l ƒ Enpédagogiques et de vie scolaire, à authentification unique ƒ Intégration de certains , via des connecteurs ƒ Respect des recommandations du Ministère (SDET, schéma directeur pour les ENT)

ƒ n

ƒ Déploiement modulaire et évolutif par établissement ƒ Usages et mode opératoire simples, à la portée de tous

ƒ Pas de maintenance ni de serveurs da

ƒ Administration simplifiée, comptes générés à La solution existe en version 1 depuis 2005. La version 2 est déployée depuis 2008. NetEcole sur des technologies serveur de Microsoft éprouvées : Microsoft Office Server Sharepoint 2007 Windows

2008 Server, SQL Server, Active Directory, ISA Server, Microsoft Exchange, garantissant un

socle modulaire, évolutif, performant et sécurisé (cryptage, authentification forte) adapté aux

utilisateurs. b)

NetEcole / NetCollège

Les solutions d AFNOR Certification et jugées conformes aux exigences du référentiel de certification des espaces numériques de travail (Réf. 218-01, version du 29/06/2009) rédigé conjointement avec le

Synthèse des engagements de service :

- ccès à ces services essentiels, sans réauthentification - cilitant son administration (cf. référentiel) - acilitant leur manipulation et conservation - ntinuité des comptes utilisateurs lors de leur parcours scolaire - dispose de mécanismes de sécurité et de sauvegarde 5 c) onnalisé, et des et les autres établissements sont également connectés à la communauté. d)

Dans certains projets, un ENT de circonscription peut être créé, regroupant plusieurs écoles.

Direction

(fonctionnalités et le choix des prescripteurs) 6 Tous les enseignants et enseignants vacataires créés au niveau des écoles sont multi-établissements consulter les informations de la circonscription). En revanche, les comptes appartenant aux autres profils de lécole ne peuvent pas être multi-établissements : personnel administration, direction, personnel non enseignant, élèves et parents. Ils naccèdent donc pas à lENT de circonscription. rattachés au profil Direction. Leur compte multi-établissements leur permet daccéder

à chaque ENT décole.

e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles

Des comptes sont créés ou mis à jour à chaque rentrée scolaire par le support NetEcole à

partir des fichiers fournis : fichiers Excel formatés, ou extractions de Base Elèves.

L sont gérés par NetEcole :

(pour la gestion dautres profils personnalisés, des développements sont en cours)

ͻ Administrateur,

ͻ Direction,

ͻ Elèves,

ͻ Inspecteurs (selon les projets ENT)

ͻ Parents,

ͻ Personnel Administratif,

ͻ Personnel Non Enseignant,

ͻ Professeurs.

Le tableau résume les fonctionnalités accessibles aux profils les plus courants. 7 f) Infrastructure de déploiement cole, ni aucune installation à opérer sur interface Web standard. connexion aux membres de la communauté éducative. . Etant accessibles à tous les utilisateurs membres par une connexion Internet, ils sont consultables indifféremmen, ou même le bureau pour les parents. collectivité et/ou le rectorat NetEcole ( le cas standard), périodes de vacances scolaires. Lorsque la plateforme doit être rendue indisponible pour des raisons de maintenance, 8 g) Configuration des postes aucune configuration matérielle particulièrement recommandée limitations sont cependant connues sur certains navigateurs, sur des fonctionnalités avancées.

Configuration matérielle

ƒ Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible

ƒ 64 Mo de mémoire vive (RAM)

ƒ 50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32)

ƒ Connexion réseau Internet via RTC / ADSL

ƒ Résolution graphique : 1024x768 pixels recommandés au minimum

Systèmes d'exploitation supportés

ƒ Windows 98

ƒ Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent ƒ Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent

ƒ Windows Millennium Edition

ƒ Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent ƒ Windows XP avec le Service Pack le plus récent ƒ Windows Vista avec le Service Pack le plus récent

ƒ Windows 7

ƒ MAC OS (OS X ou supérieur)

ƒ Linux

Navigateurs compatibles

ƒ PC : Microsoft Internet Explorer 7.0 / 8.0 / 9.0, plus service pack le plus récent ƒ Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur ƒ Opera, Google Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus Remarque mode explorateur » sur les espaces de Configuration optimale pour cette fonctionnalité :

Windows XP/SP2 + Internet Explorer 7,

ou Windows Seven avec Internet Explorer 8. Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de ?

ƒ -up

ƒ -ups

ƒ Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X

ƒ Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies

9 h) dans chaque établissement est fourni à chaque établissement dans une configuration initiale qui est fonction des verture. Mais un certain nombre de personnalisations sont a seront exposés dans la dernière partie de ce document. Ainsi, en ce qui concerne les modules mis à disposition dans chaque établissement, ils sont

fonction des choix qui ont été faits en amont par les prescripteurs du projet (équipes

Il est

évolutive) des différentes " options :

ͻ Connecteur de vie scolaire : Pronotes (Index Education), VieScolaire.Net (OMT), EducHorus,

ͻ Connecteurs : GIBII, GIBIC,

ͻ Connecteurs de gestion de ressources :

ͻ Connecteurs de ressources en ligne : lesite.tv, Maths en poche, Encyclopedia Universalis, Petit Robert

ͻ Intégration de solutions de podcasting (

ͻ Autres connecteurs sur demande

(Des listes plus complètes des connecteurs sur des applications externes déjà existant seront spécifiées

dans les chapitres Vie Scolaire et Ressources de ce document) ͻ Module de messagerie intégré (Microsoft Office Outlook intégré) ͻ Modules intégrés de Cahier de textes numérique NetCahier ͻ Module intégré de Gestion de réservation des ressources ͻ Module intégré de Livret de compétences et gestion du B2i ͻ Module intégré de Groupes de travail coopératif ͻ Espace de mutualisation de ressources : Médiathèque / CDI ͻ : Vie de l'établissement (tableau d'affichage, ͻ Outils intégrés de dessin, de retouche photo, de calculatrice

Bandeau personnalisable (fond, texte, couleurs)

Le fonctionnement des espaces

partagés (BCD, tableau

Quels profils peuvent contribuer,

Intégration des outils utilisés par

Outils de vie scolaire

intégrés : Gestion des notes,

Suivi des absences, cahier

Toutes les options peuvent être

renommées, déplacées, désactivées 10 i) Aide en ligne La prise en main du site est facilitée par son ergonomie et principes de circulation standards. : une aide globale, vidéos de démonstration et de prise en main, une aide contextuelle dans certains modules, infos-bulles présentant les particularités de chaque fonctionnalité et détaillant les actions disponibles. j) Support technique

Support de niveau 1 : assuré par les a

Réponses aux questions d ; Gestion des comptes et mots de passe ; Paramétrage des modules -à-vis du support Niveau 2 Support Niveau 2 : réservé aux administrateurs, assuré par les équipes ITOP (ou par un prestataire local désigné par la collectivité, selon le projet ENT) Assistance technique et fonctionnelle sur la solution ; Maintenance corrective Personnalisation avancée ; administration avancée

Contact du support technique ITOP :

support@netecole.fr Tél. 01-76-91-53-13, du lundi au vendredi de 9h à 18h contacter directement le support ITOP : voir procédure locale k) NetPlanète, le Club des utilisateurs netplanète, où sont désormais

publiées régulièrement les mises à jour de la documentation et les réponses aux questions

fréquemment posées au support. Inscription gratuite sur : http://www.netplanete.fr en utilisant le code : NJ2131919&*

Accès à une aide globale

11 l) NetEcole

NetEcole

Espaces personnels

Espaces communs à tous les utilisateurs

Espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail)

Dans ces espaces-ci, le seul

utilisateur autorisé à publier ou consulter est le propriétaire des espaces.

Dans ces espaces, tous les

consulter. Dans la médiathèque les enseignants peuvent publier, alors que dans la la publication est réservée au directeur et au compte administrateur. travail qui définit les règles du jeu réservé, qui peut y publier, qui peut y consulter, et qui peut anger ainsi les règles). 12 II.

module par module, en synthétisant à chaque fois les différentes vues possibles pour les

différents profils.

Lorsque des options de paramétrage existent dans le menu administrateur, elles sont détaillées.

1. Processus de connexion

a)

Ouvrir un navigateur Web,

Selon :

- un nom de domaine spécifique, - ou : https://ent.enteduc.fr

Attention à ne pas oublier le s : https://

qui va accéder à son espace personnel, et les options autorisées par son profil. isent la connexion sous son compte, ou en refermant la fenêtre du navigateur. vers son ENT, quelle adresse utiliser ? son établissement depuis le : accéder, ses identifiants seront demandés. À quoi sert la case à cocher " Ordinateur public » ou " Ordinateur privé » ? ne sécurité qui permet de clore automatiquement la session de travail en cours sur un poste, après uar défaut, cette durée est de 40 minutes Ordinateur public ou partagé » a été choisie, et de plusieurs heures (recommandée aux utilisateurs qui se connectent depuis leur propre poste). 13 -t-il une partie consultable sans authentification ?

Pour linstant, non. la page

uthentification, laquelle pourra éventuellement comporter des informations sur la non- disponibilité du système (en cas de coupure temporaire du service, par exemple). Mais une évolution est en cours de développement pour doter à lavenir chaque école dune partie " vitrine » consultable par des visiteurs non connectés. b) Identifiants de connexion et mots de passe Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des ENT (SDET v2).

La liste des comptes esnt aux

Sle perd,

retrouver le mot de passe modifié : il ne peut en générer un nouveau aléatoirement.

Une procédure permettant à lélève de demander la re-génération automatique de son mot de

passe (et lenvoi sur une boîte mail personnelle) est en cours de développement. c) Un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple, enseignant et parent), se voit attribuer un identifiant de connexion par profil, avec différents mots de passe,

Le bouton vert permet sans fermer le

navigateur courant, pour se connecter avec son second profil. d) utilisateur appartenant à plusieurs établissements Un utilisateur intervenant dans plusieurs établissements peut Cest le cas notamment pour les comptes multi-établissements des ENT de circonscription (inspecteurs accédant aux ENT des écoles, ou enseignants accédant à lENT de circonscription). Une icône spécifique permet alors de autre sans se reconnecter : bord, messagerie...) re 14

2. Circulation générale

a) b) Menu utilisateur adapté au profil Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans ENT et de la issement. également au profil de Menu enseignant type Menu élève type Menu parent type Menu (adapté au profil)

Zone des

contenus

Fonctions

transversales et gestion de la session 15 c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites Mes liens » est accessible en permanence dans la partie gauche de la barre transversale supérieure, sous la zone accéder plus rapidement favoris vers des sites externes Mes documents / Liens Web ».

3. Notifications et alertes par mail

notifications par e-ra quelque chose de nouveau. Cette fonctionnalité est disponible ENT, dans le menu " Actions », option " ». Les modalités de déclenchement sont paramétrables. ses en place , dans son menu

" Mon profil », option " Mes alertes ». Les alertes sont repérées par le nom qui leur a été

en cliquant simplement dessus, il retrouve le formulaire configuré lors de la création. 16 4. . Les profils chage, par défaut direction et administrateurs, outer une information. Les autres profils ne peuvent que consulter les informations, et ne voient apparaître que les informations et documents qui les concernent puisque chaque information saisie peut être ciblée par profil.

Sélection des profils concernés

i

Possibilité de spécifier une date

-delà de laquelle

Possibilité de joindre

des documents (par jour pour une réunion) texte enrichi sont décrites au chapitre 21 de cette section 17

5. Module Communication - Messagerie

a) Messagerie intégrée

Fonctionnalités du module

pour chaque profil

Enseignant

Elève

Parent

Personnel de

direction

Personnel non enseignant

Personnel administrat

if

Administrateur d'établissement

Messagerie

Envoi/Réception de messages

internes à l'établissement X X * sur demande

X X X X

Envoi/Réception de messages

externes à l'établissement X * X X X X Adresse électronique : chacun des membres dpeut disposer login@enteduc.fr (ou, selon le projet ENT : login@agora06.fr, login@entsomme.fr )

Un quota est alloué à chaque boîte : selon les projets ENT et les options choisies par les

collectivités, la capacité des boîtes peut varier.

Le module " Messagerie Office Outlook Web Access.

Il propose l

classique (Microsoft Outlook et se présente ainsi : Lpeut être modifié en cliquant sur Affichage pour masquer (ou non) le volet de lecture qui se présente à droite.

Navigation

Liste des

messages

Panneau de

lecture 18

Une documentation spécifique décrivant plus en détails les fonctionnalités de la messagerie

est disponible auprès du support NetEcole ou sur le site NetPlanète. Options de la messagerie (individuelles, pour chaque utilisateur)

Les options sont accessibles

via le bandeau principal, en haut à droite de sa fenêtre de messagerie. Le bouton Options donne accès à des entrées couramment utilisées comme la gestion des réponses automatiques et les règles de la messagerie (permettant par exemple la redirection vers une boîte externe). Une fois dans les Options, un bouton permet de retourner dans la fenêtre de courrier. 19 b) Capacité de la Messagerie Vidage de la messagerie apparaît, indiquant la capacité de la messa Remarque utile pour comprendre les affichages : 1024 Ko = 1 Mo

Pour vider sa boîte de messagerie, une fois que les messages inutiles ont été supprimés, il

convient de vider le dossier des " Élements supprimés », ainsi que celui du courrier

indésirable. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit sur la boîte à vider.

Pour éviter ce vidage manuel systématique du dossier des éléments supprimés, chaque

chaque déconnexion du logiciel Outlook accessible dans le menu Options /

Paramètresn bas de la page de paramétrage.

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