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Correspondance

ANGLAIS

Guided"apprentiss

age460-176DEP Secrétariat EN

CORRESPONDANCE EN ANGLAIS

AIDE-MÉMOIRE

TUTEUR

DEVOIRSDATEDʼENVOINOTEOBTENUEREMARQUE

COMMUNICATIONSAVECLETUTEUR

DATEOBJETDELACOMMUNICATIONCOMMENTAIRES

ADMINISTRATION, COMMERCE

ET INFORMATIQUE

Correspondance en anglais

M ODULE

17460-176

G UIDE D

APPRENTISSAGE

Introduction

© SOFADI.3

ÉDITION REVUE ET MISE À JOUR : FÉVRIER 2011

Première parution : avril 2002

PRODUCTION DE L'ÉDITION 2011

Gestion du projet : Nicole Daigneault

Rédaction : Helen Elsworth

Révision pédagogique : Nicole Daigneault

Révision linguistique des données mises à jour : Françoise Labelle

Correction d'épreuves : Johanne Saint-Martin

Édition : Lyse Tanguay et BeauGraf

Page couverture : BeauGraf

PRODUCTION DE L'ÉDITION 2002

Rédaction : Julie Caron et Benoît Rousseau

Collaboration à la rédaction : Helen Elsworth Révision pédagogique : France Daigneault et Daniel Gélineau Révision de contenu : Denise Desrochers et Helen Elsworth Révision linguistique : Stephen Bigham, Lise Dolbec et Helen Elsworth Expérimentation : Manon Croteau et Marie-Thérèse Dubé-Éthier

Édition : François Dubois

Page couverture : BeauGraf

Gestion du projet : France Daigneault

Certains des contenus de ce guide d'apprentissage proviennent des documents

Rédaction en

anglais

Mise à niveau en anglais

et

Rédaction en français

, réalisés par la SOFAD.

Septembre 2014

Correspondance en anglais

I.4© SOFAD

Notes à l'utilisateur :

• Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement

dans le but d'alléger le texte.

• Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des

entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du

hasard. • Le site des apprenants http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html vous donne

accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : webographie,

annexes, corrigé des exercices et, le cas échéant, contenus mis à jour et ressources multi-

médias. © Société de la formation à distance des commissions scolaires du Québec

Tous droits de traduction et d'adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute

reproduction par procédé mécanique ou électronique y compris la microreproduction, est interdite sans

l'autorisation écrite d'un représentant dûment autorisé de la Société de la formation à distance des

commissions scolaires du Québec.

Dépôt légal - 2011

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Bibliothèque et Archives Canada

ISBN : 978-2-89493-408-1

Introduction

© SOFADI.5

TABLE DES MATIÈRES

Introduction

Avant toutes chosesÉ Bienvenue! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.9

Votre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.10

Synthèse du programme d'études professionnelles en secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.10

Présentation du cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.11

Objectif général du cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12

Objectifs particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12

Avez-vous les préalables? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12

Matériel requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.12

Documentation et matériel d'apprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.13

Guide d'apprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.13

Corrigé des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14

Ressources multimédias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14

Résumé des procédures d'un traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.14

Devoirs pour les élèves de la formation à distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15

Marche à suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15

Copie des fichiers sur le disque dur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15

Gestion des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.15

Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16

Dictées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16

Échéancier (à titre suggestif) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.16

Durée du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.17

Démarche d'apprentissage et pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.18

Chapitre 1 - MISE EN PAGE

1.1 Comparaison entre les correspondances française et anglaise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.2

1.1.1 Similitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.4

1.1.2 Différences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.6

1.2 Lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.9

1.2.1 Différentes parties de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.12

1.2.2 Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.18

1.3 Styles de lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.23

1.3.1 Styles d'alignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.23

1.3.2 Style de ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.33

1.3.3 Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.35

Correspondance en anglais

I.6© SOFAD

1.4 Enveloppes et étiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.37

1.4.1 Adressage des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.37

1.4.2 Adressage des étiquettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.43

1.5 Courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.45

Chapitre 2 - TRANSCRIPTION DE LETTRES EN ANGLAIS

2.1 Dictionnaire et grammaire de votre traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.2

2.2 Méthode de travail pour la transcription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.2

2.3 Pièges de prononciation et de signification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3

Chapitre 3 - CLASSIFICATION DE LA CORRESPONDANCE

3.1 Valeur des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2

3.1.1 Valeur administrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2

3.1.2 Valeur financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2

3.1.3 Valeur juridique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2

3.1.4 Valeur historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.2

3.2 Plan de classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3

3.3 Inscription de la cote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.11

Chapitre 4 - RÉDACTION DE TEXTES D'AFFAIRES EN ANGLAIS

4.1 Formulation des idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3

4.1.1 Idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3

4.1.2 Phrases positives et négatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7

4.1.3 Phrases simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.9

4.1.4 Phrases composées, complexes et composées-complexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.10

4.1.5 Longueur des phrases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.14

4.2 Organisation des paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.17

4.2.1 Paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.17

4.2.2 Transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.25

4.3 Style et ton adaptés au message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27

4.3.1 Impression favorable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27

4.3.2 Intérêt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27

4.3.3 Concision et détails suffisants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.27

4.3.4 Courtoisie et bonne volonté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.28

4.3.5 Contexte et destinataire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.31

4.3.6 Formules Ð rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.33

Introduction

© SOFADI.7

4.4 Éléments supplémentaires de rédaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.37

4.4.1 Ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.37

4.4.2 Règles d'espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.42

4.4.3 Majuscules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.43

4.4.4. Abréviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.44

4.4.5 Nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.50

Chapitre 5 - LETTRES D'AFFAIRES POUR PLUSIEURS OCCASIONS

5.1 Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.3

5.1.1 Étapes de rédaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.5

5.1.2 Gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.5

5.1.3 Exemple de planification Ð le plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.6

5.2 Correspondance d'affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.9

5.2.1 Lettres pour toutes les occasions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.10

5.2.2 Lettres avec tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.10

5.2.3 Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.18

5.3 Accusés de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.25

5.3.1 Accusé de réception d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.25

5.3.2 Accusé de réception d'une commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.28

5.3.3 Accusé de réception de marchandises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.34

5.4 Lettres de demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.39

5.4.1 Demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.42

5.4.2 Réponse favorable à une demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.50

5.4.3 Lettres de refus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.56

5.5 Lettres de vente et de relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.79

5.5.1 Lettre de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.79

5.5.2 Lettre de relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.86

5.6 Lettres concernant les réclamations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.93

5.6.1 Réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.93

5.6.2 Réponse à une réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.100

5.7 Lettres relatives à l'emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.110

5.7.1 Demande d'emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.110

5.7.2 Accusé de réception d'une demande d'emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.118

5.8 Lettres d'affaires diverses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.123

5.8.1 Lettre de félicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.123

5.8.2 Lettre de remerciement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.128

Correspondance en anglais

I.8© SOFAD

Chapitre 6 - LETTRES D'AFFAIRES POUR LE SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

6.1 Lettres concernant le crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2

6.1.1 Demande de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2

6.1.2 Demande de renseignements sur la solvabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.5

6.1.3 Approbation de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.10

6.1.4 Refus de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.13

6.2 Lettres de recouvrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.18

6.2.1 Rappel ou relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.18

6.2.2 Mise en demeure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.21

Chapitre 7 - RÉVISION DE TEXTES ANGLAIS

7.1 Trois étapes de révision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.2

7.1.1 Vérification de la mise en page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.2

7.1.2 Vérification de l'orthographe et de la grammaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.3

7.1.3 Révision finale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.4

7.2 Signes de correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.4

Chapitre 8 - ACTIVITÉ SYNTHÈSE

Chapitre 9 - PRÉÉVALUATION

ANNEXE I Liste des verbes irréguliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.1

ANNEXE II Phrases-clés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.6

ANNEXE III Plan de classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.15

ANNEXE IV Tableau synthèse des types de lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.23

ANNEXE V Règles d´espacement pour les signes de ponctuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.26

ANNEXE VI Notions de grammaire couvertes dans

Mise à niveau en anglais

et sites Internet suggérés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.27

Liste des figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.28

Liste des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.30

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.31

Webographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.31

Fiche de rétroaction

Échéancier de travail

Introduction

© SOFADI.9

Afin d'entreprendre convenablement l'apprentissage de ce module, il est très important que vous

lisiez cette première partie du guide. Vous devrez y effectuer quelques petites tâches qui vous

aideront à organiser et à gérer efficacement votre travail!

AVANT TOUTES CHOSES... BIENVENUE!

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