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Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018
Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 1 Créer un formulaire PDF interactif et exporter les données collectées sur Excel Janet de la société Wondershare ma proposé de tester lun de leurs logiciels : Wondershare PDFelement. Celui-ci permet déditer et convertir des fichiers au format PDF. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de ce logiciel. Dans la première partie, nous verrons comment créer un PDF interactif avec un bouton de soumission par e-mail et, dans la seconde partie, comment exporter les données collectées vers Excel.Pour cette démonstration, je vais me servir du document que javais utilisé lors du tutoriel sur
la création de formulaires avec Word (sans champ de formulaire avec simplement la date miseà jour et la suppression des 3 dernières lignes du formulaire) que jai enregistré au format PDF.
Vous retrouverez ce fichier article. Je procède ainsi pour aller plus vite, mais vous pouvez tout à fait créer entièrement votre formulaire sur PDFelement. Lavantage de ce logiciel est quil va vous permettre de rendre votre formulaire interactif, même au format PDF. En effet, en créant votre formulaire sur Word, une fois la protection du formulaire activée et lenregistrement au format PDF effectué, les champs de saisie nepouvaient plus être complétés. Dommage pour un formulaire à remplir ͧͨͩͪ La seule solution
était donc denregistrer au format Word et risquer denvoyer le fichier à quelquun nayant pas la même version que vous. Commencez par télécharger PDFelement (en essai gratuit pour vous faire une idée ou après lavoir acheté si vous êtes déjà convaincu) et installez-le. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 2 Création dun formulaire PDF interactif avec bouton denvoi par e-mail Pour ouvrir le bulletin dinscription au format PDF, faites un clic droit sur le fichier > Ouvrir avec Wondershare PDFelement ou lancez le logiciel et, sur lécran daccueil, choisissez le bouton Modifier PDF et sélectionnez le bulletin dinscription : Dans longlet Formulaire, cliquez sur Modification de champs de formulaire .Création dun bouton radio pour la Civilité
Sélectionnez le contrôle Bouton de radio (je ne sélectionne pas le contrôle Case à
cocher , car cela nempêcherait pas lutilisateur den sélectionner plus dune). Créez-en 3 et Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 3 placez-les devant chaque civilité. Faites un double-clic ou un clic droit sur le premier bouton radio > Propriétés.Dans la fenêtre qui apparaît, à longlet Général, indiquez le Nom de ce contrôle qui, pour que
les 3 boutons radio forment un groupe (une seule de ces 3 cases sera cochée), devra être lemême pour les 3. Je le nomme Civilité. Ce même nom sera le titre apparaissant en en-tête dans
le fichier Excel lors de lextraction.Je coche la case à cocher Requis afin dindiquer son caractère obligatoire et empêcher lenvoi
du formulaire si linformation nest pas indiquée. Si lapparence du contrôle ne vous convient pas, vous pouvez la modifier dans longlet correspondant. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 4 Dans longlet Options, vous pouvez modifier la forme du bouton et, dans Choix du bouton de radio, vous allez indiquer le choix qui sera fait si on coche ce bouton-ci. Autrement dit, étant donné que le premier bouton radio est pour Monsieur, je vais inscrire Monsieur sachant que cest ce nom qui apparaîtra dans lextraction des données Excel également. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 5 Enfin, si vous souhaitez effectuer une action, vous pouvez en ajouter dans le dernier onglet. Cliquez sur Fermer une fois que vous avez terminé et faites de même pour le bouton Madame et Mademoiselle. Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner les 3 boutons dun coup enmaintenant la touche Ctrl enfoncée, mais le nom devra être modifié individuellement sur chaque
contrôle même sil est identique. Création dun champ de texte pour les Prénoms, le Nom, lAdresse les Numéros de téléphone, lE-mail et les Dates de naissanceSélectionnez le contrôle Champ de texte et placez-le après le Prénom. Accédez à la
fenêtre Propriétés de la même manière que précédemment, appelez ce contrôle Prénom et
rendez cette information obligatoire. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 6 Dans longlet Apparence, je vous conseille dajouter une bordure, car si vous laissez sur Transparence, lutilisateur ne saura que cest un champ à remplir que lorsquil clique dessus. Pour une meilleure harmonisation du document, modifiez la police de texte selon celle avec laquelle vous aviez créé le formulaire (dans cet exemple, Cambria) ou alors avec une police de style écriture pour bien différencier les réponses.Cliquez sur Fermer et, si nécessaire, agrandissez ou réduisez le champ grâce aux poignées.
Puis, faites un Ctrl + C et Ctrl + V sur ce dernier contrôle pour le dupliquer et utilisez cette copie pour le Nom (noubliez pas de modifier son Nom dans les Propriétés).Refaites la même opération pour lAdresse à laquelle, dans les Propriétés, à longlet Options,
vous cocherez la case Multiligne si vous avez prévu un espace assez grand pour que ladresse soit saisie sur plusieurs lignes.Faites la même manipulation que précédemment pour les Numéros de téléphone, lE-mail et les
autres Prénoms en dupliquant le contrôle du Prénom ou du Nom. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 7Pour les Dates de naissance, dupliquez également un des contrôles précédents et, dans les
Propriétés, à longlet Format, choisissez la catégorie Date, puis Personnaliser et indiquez dd/mm/yyyy dans le champ en dessous avant de cliquer sur Fermer. Dupliquez ce contrôle sur les parties des 3 autres enfants. Création dune ComboBox pour la Profession et la Classe Sélectionnez le contrôle ComboBox et placez-le après la Profession. Dans cet exemple, je nutilise pas le contrôle Liste déroulante qui permet de pouvoir sélectionner plusieurséléments à la fois dans la liste en maintenant la touche Maj, car ce champ ne sy prête pas.
Modifiez les propriétés comme précédemment (Nom, Requis, Bordure et Police) et, dans
longlet Options, vous allez créer votre liste. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 8 Dans le champ Élément, indiquez un des choix possibles et la valeur qui sera exportée dans Exporter la valeur, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Dans cet exemple, je vais simplifier encréant simplement les choix Cadre et Employé avant de cocher Autoriser lutilisateur à insérer
un texte personnalisé, ce qui lui permettra de saisir lui-même un autre choix non disponible dans la liste. Jajoute également loption Sélectionnez votre profession avec la valeur (vide) pour quil ny ait pas Cadre ou Employé comme valeur par défaut. Cliquez sur Fermer. Faites de même pour le champ Classe où vous indiquerez les classes CP, CE1, CE2, CM1 et CM2 que vous dupliquerez pour quil apparaisse sur les parties des 3 autres enfants. Pour cette liste aussi vous pouvez dupliquer la liste de la Profession pour simplement changer son Nom, supprimer les choix indiqués et ajouter les nouveaux. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 9 Création dun bouton de soumission pour envoyer le formulaire par e-mail Sélectionnez le contrôle Bouton poussoir et placez-le à la fin du formulaire. Donnez-lui un Nom et changez son apparence si nécessaire. Dans longlet Options, indiquez un Nom dÉtiquette (Envoyer par exemple) ou choisissez une Icône sur votre ordinateur (faites lun ou lautre ou alors sélectionnez une autre Mise en page sinon le texte superposera votre icône).Enfin, dans longlet Actions, gardez le déclencheur Souris relâchée et sélectionnez laction
Soumettre un formulaire et cliquez sur Ajouter : une nouvelle fenêtre saffiche. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 10 Choisissez le format PDF, et, dans la partie Méthode de soumission, choisissez soumettre à Adresse courriel et indiquez dans le champ URL ladresse e-mail qui doit recevoir les réponses.Cliquez sur Ok.
Pour terminer, jajoute une seconde action : Ouvrir un lien web. Je saisis lURL qui est une page de remerciements. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 11 Avant denregistrer votre formulaire, vous pouvez le tester en sortant du mode dédition en cliquant sur Arrêter lédition du formulaire . Remplissez le formulaire comme sil vous était destiné et, si vos champs sont trop petits pour la police que vous avez choisie, un apparaîtra. En repassant en mode édition, vous pourrez ajuster le champ jusquà faire disparaître le +. Une fois votre test terminé, cliquez, dans longlet Formulaire, sur Effacer et enregistrez votre formulaire en cliquant sur licône de disquette en haut à gauche (ce quiécrasera votre formulaire précédent qui était sans champs de saisie). Vos destinataires nauront
plus quà remplir le formulaire avant de vous le renvoyer. Ils pourront remplir ce formulaire avec le logiciel gratuit PDF-XChange Viewer par exemple (ils nont pas lobligation de posséder PDFelement). Exportation des données collectées vers ExcelUne fois les réponses à votre formulaire reçues, vous allez pouvoir extraire toutes les données
grâce à PDFelement. Pour ce faire, ouvrez-le et, sur lécran daccueil, cliquez sur Traitement par lots. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 12Cliquez sur Extraire des données, puis sur le + au centre et sélectionnez les PDF des
formulaires remplis. Vous pouvez également les glisser de votre ordinateur vers cette fenêtre. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Commencer. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 13 Une fenêtre vous demande quel nom vous souhaitez donner à votre exportation au format CSV.Renseignez-le et cliquez sur Enregistrer.
Attendez que le traitement soit réalisé jusquà ce quil vous soit possible de cliquer sur
Terminer : le fichier Excel souvrira automatiquement. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018Article écrit par Lydia Provin du site
Votre Assistante : https://www.votreassistante.net 14 Telles quelles, vos données ne seront pas exploitables, mais il vous suffira simplement deconvertir les données. Pour ce faire, faites un Ctrl + A (qui vous sélectionnera toutes les lignes
utilisées de la colonne A) et, dans longlet Données, cliquez sur Convertir . Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Délimité et cliquez sur Suivant. Décochez Tabulation et cochez Virgule (puisque cest ce signe de ponctuation qui est utilisé par les fichiers CSV pour séparer les données), puis cliquez sur Suivant. Votre Assistante : https://www.votreassistante.net - le 06/03/2018