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EXITOSA de PROYECTOS

'SOLUCIONES EMPRESARIALES

ADMINISTRACI~N EXITOSA DE PROYECTOS

Jack Gido

Universidad de Penn State

James P. Clements

Universidad de Towson

International Thomwn Editores

An Intemational Thomsr O- - - - : Y: rnpany I@P

México Albany Bonn Boston Johannesbur~ . - - 1.:: . \.!~dnd Melbourne Nueva York París San Francisco San Juan, PR Santiago Sá - ' I - - p~i 1: Tokio Toronto Washington

Traducción del libro: Successful Project Management , publicado en inglés por South Western College

Publishing.

O 1999 South Western College Publishing, un ITP Company

ISBN 0-538-881 52-6

Administración exitoso de proyectos

ISBN 968-7529-84-9

Derechos reservados respecto a la edición en español. O 1999 por lnternational Tlioinson Editores, S. A. de C. V. T@P International Thomson Editores, S. A. de C. V. es una empresa de International Tl?omson Publishing. La marca registrada ITP se usa bajo licencia.

México y América Central

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1) 445-62 18

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Madrid, ESPAÑA

Traducción

Julio Coro

Pando

Traductor profesionul

Revisión técnica

Dra. Cristina Gigola Paglialunga

Instituto Tecnológico Autónomo de México

Director editorial y de producción: Miguel Ángel Toledo Castellanos

Editor de desarrollo: Pedro de la Garza Rosales

Editor de producción: René Garay Argueta

Corrector de estilo: Guadalupe Domínguez

Tipografía: Víctor Hugo Armenta

Diseño de portada: Movimiento Gráfico

Lecturas: Mayolo Solano y Rebeca Ruiz

Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del texto de la presente obra bajo cualesquiera formas,

electrónica o mecánica, incluyendo el fotocopiado, el almacenamiento en algún sistema de recuperación de

información, o el grabado, sin el consentimiento previo y por escrito del editor.

Al1 rights reselved. No part ofthis work covered by the copyright hereon muy be reproduced or used in any forn~ or

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storuge and refrieval syslems- without the written permission ofthe publisher.

Impreso en México

Printed in Mexico

Dedicado a Rosernary, Steve, Jeff, Katie y Wendj

por toda la alegría que proporcionar!

A mi querida esposa Bcth

y a mis tres hijos maravillosos, Tyler, Hannah y Maggie

J. P. C.

CONTENIDO BREVE

PARTE

La vida 1

de un proyecto 1

1 Conceptos de la administración de proyectos 2

2 Identificación de necesidades 21

3 ~olucionek propuestas 36

4 El proyecto 2

PARTE 2

Las personas: la clave para

el éxito del proyecto 81

5 El gerente de proyectos 82

6 El equipo de proyectos 109

7 Tipos de organización de proyectos 138

8 Comunicación y documentación del proyecto 158

PARTE 3

Planeación y control del proyecto 185

11 Control del programa 267

12 Consideraciones sobre los recursos 292

13 planeación y desempeño del costo 308

Apéndice A Programas de computación para la

administración de proyectos 334

Apéndice

B Organización de proyectos

organizacionales 361

Apéndice

C Sitios de la red mundial para la

administración de proyectos 362

Apéndice

D Abreviaturas 364

Referencias 365

Respuestas al reforzamiento del aprendizaje 377

Glosario 393

Indice 397

9 Planeación 186

10 Programación 219

vii

CONTENIDO

Prólogo xv

PARTE 1 LA VIDA DE UN PROYECTO 1

1 Conceptos de la administración de proyectos 2

Las superestrellas de la música, en proyectos de caridad 2

El Departamento del Trabajo e Industrias 3

ATRIBUTOS DE UN PROYECTO 4

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 8

PROCESO DE LA ADMINISTRACI~N DEL PROYECTO 11

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 16

Resumen 17 Preguntas 18 Ejercicios con Internet 19 Caso para estudio 19

2 Identificación de necesidades 21

La feria estatal de Minnesota 21 El Banco de Boston 22

IDENTIFICAR NECESIDADES,

PROBLEMAS U OPORTUNIDADES

23

PREPARAR UNA SOLICITUD DE PROPUESTA 24

Contenido i x

SOLICITAR PROPUESTAS 30

Resumen 31 Preguntas 32 Ejercicios con lnternet 32 Caso para estudio 33

3 Soluciones propuestas 36

El Departamento de transportes de Florida 36 Licitación efectiva 37

MERCADOTECNIA PREVIA A LA SDPIPROPUESTA 38

DECISIÓN DE LICITARINO LICITAR 39

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA. 4

1

PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA 43

CONTENIDO DE LA PROPUESTA 44

Sección técnica 45 Sección administrativa 46 Sección de costos 48

CONSIDERACIONES DE FIJACI~N DE PRECIOS 49

PRESENTACI~N DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO 50

EVALUACI~N DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE 5 1

TIPOS DE CONTRATO 54

Contratos de precio fijo 54 Contratos de reembolso del costo 55

CLÁUSULAS DEL CONTRATO 55

Resumen 57 Preguntas 59 Ejercicios con Internet 59 Caso para estudio 60

4 El proyecto 62

La administración de proyectos hace asequible la vivienda 62

Factores críticos del éxito 63

PLANEACIÓN DEL PROYECTO 64

REALIZACI~N DEL PROYECTO 65

CONTROL DEL PROYECTO 67

TERMINACIÓN DEL PROYECTO 70

Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto

71 Retroalimentación

del cliente 74 Cancelación del proyecto 76 Resumen 77 Preguntas 77 Ejercicios con Internet 78 Caso para estudio 79 PARTE 2 LAS PERSONAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROY6CTO 81

5 El gerente de proyectos 82

El auge del gerente de proyectos 82 Una docena de reglas para el gerente de proyectos 83

Contenido

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS 84

Planeación 84 Organización 84 Control 85

HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS 85

Capacidad de liderazgo 85 Capacidad para desarrollar a las personas 89 Habilidades de comunicación 91 Habilidades interpersonales 92 Capacidad para manejar el estrés 93 Habilidades para la solución de problemas 94

Habilidades para administrar el tiempo 95

DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA SER

UN

GERENTE DE PROYECTOS 95

Resumen 104 Preguntas 105 Ejercicios con Internet 105 Caso para estudio 106

6 El equipo de proyectos 109

Creación del equipo y administración del proyecto: Cómo lo estamos haciendo? 109 Creación de compronliso en los equipos de proyectos 110 DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTOS 11 1 Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo 11 1 El equipo efectivo de proyectos 11 5 Barreras a la efectividad del equipo 11 8 Ser un miembro efectivo del equipo 120

Creación del equipo 121

CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS

123
Fuentes de conflicto 123 Manejo del conflicto 125

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 127

Enfoque de nueve pasos para solución de problemas 127

Tormenta de ideas 130

Resumen 133 Preguntas 134 Ejercicios con Internet 135 Caso para estudio 135

7 Tipos de organización de proyectos 138

En busca de la excelencia estructural 138 Administración matricial 138

ORGANIZACIÓN DE TIPO FUNCIONAL 139

b ORGANIZACIÓN DE TIPO DE PROYECTOS 142

ORGANIZACIÓN DE TIPO MATRICIAL 144

VENTAJAS

Y DESVENTAJAS 149

Estructura de organización funcional 149 Estructura de organización de proyectos 149

Estructura de organización matricial 150

Resumen 151 Preguntas 153 Ejercicios con lnternet 154 Caso pura estudio 154

Contenido x i

8 Comunicación y documentación del proyecto 158

i Cómo se dice usted que representa una diferencia? 158 El papel de la comunicación en los negocios globales 159

COMUNICACI~N PERSONAL 160

Comunicación oral 160 Comunicación escrita 16 1

ESCUCHA EFECTIVA 162

REUNIONES 163

Tipos de reuniones del proyecto

163 Reuniones efectivas 167

PRESENTACIONES

17 1

INFORMES 174

Tipos de informes de proyectos 175 Preparación de informes útiles 177 DOCUMENTACION DEL PROYECTO Y CONTROL DE LOS CAMBIOS 178 Resumen 179 Preguntas 181 Ejercicios con lntemet 182 Caso para estudio 182

PARTE 3 PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO 185

9 Planeación 186

Una filosofia de la planeación 186 Mejores planes de proyectos 187

OBJETIVO DEL PROYECTO .188

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) 189

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 192

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES 192

DESARROLLO DE LA RED DEL PLAN 192

Principios de la red 195 Preparación del diagrama de red 200

Ejemplo de un SI: ABC Office Designs 207

PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE

PROYECTOS 2 12

Resumen 214 Preguntas 215 Ejercicios con lnternet 21 7 Caso para estudio 218

10 Programación 219

Un proyecto de clase mundial sobre minería de azufre, petróleo y gas 219

Turgut Ozal 220

DURACI~N ESTIMADA DE CADA ACTIVIDAD 22 1

TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACI~N DEL PROYECTO 224

xii Contenido

CÁLCULOS DEL PROGRAMA 226

Tiempos de inicio

y terminación más tempranos 226 Tiempos de inicio y terminación más tardíos 229 Holgura total 233 Ruta crítica 236 Holgura libre 239

PROGRAMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

DE

INFORMACIÓN 241

Un ejemplo de SI: ABC Office Designs (continuación) 242

PROGRAMAS DE

COMPUTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS 246

Resumen 247 Preguntas 251 Ejercicios con Internet 254 Caso para estudio 255 APÉNDICE: CONSIDERACIONES SOBRE PROBABILIDADES 256 Duración estimada de las actividades 256 La distribución de probabilidad Beta 256 Fundamentos de probabilidad 258 Cálculo de la probabilidad 263 Resumen 266

Preguntas 266

11 Control del Programa 267

Control de las variables del proyecto 267 Control de proyectos con base en la tecnología 268

PROCESO DE CONTROL DEL PROYECTO 269

EFECTOS DEL

DESEMPENO REAL DEL PROGRAMA 272

INCORPORACI~N DE LOS CAMBIOS DEL

PROYECTO AL PROGRAMA 273

ENFOQUES AL CONTROL DEL PROGRAMA 275

CONTROL DEL PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN 279

Un ejemplo de SI: ABC Office Designs (continuación) 281

PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N

DE PROYECTOS 282

Resumen 282 Preguntas 285 Ejercicios con Internet 286 Caso para estudio 286

APÉNDICE: COMPROMISO ENTRE TIEMPO Y COSTO 288

Resumen 291 Preguntas 291

12 Consideraciones sobre los recursos 292

Incorporación de los recursos al programa 292

Uso efectivo de los recursos 293

PLANEACIÓN CON RECURSOS RESTRINGIDOS 294

USO PLANEADO DE LOS RECURSOS 295

NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS 296

J'ROGRAMACIÓN CON RECURSOS RESTRINGIDOS 298

b -u

Contenido

PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE

PROYECTOS 302

Resumen 304 Preguntas 305 Ejercicios con Internet 306 Caso para estudio 306

13 Planeación y desempeño del costo 308

A tiempo y dentro del presupuesto 308 ,j Por qué algunos proyectos exceden u1 presupuesto? 309

ESTIMACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO 3 10

ELABORACI~N DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO 3 1 1

Asignación del costo total presupuestado 312 Desarrollo del costo presupuestado acumulado 3 13

DETERMINACIÓN DEL COSTO REAL 3 15

Costo real 316 Costo comprometido 316 Comparación del costo real con el costo presupuestado 3 17 DETERMINACIÓN DEL VALOR DEL TRABAJO REALIZADO 3 18

ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL COSTO 321

Índice del desempeño del costo 322 Variación del costo 322

COSTO PRONOSTICADO 323

CONTROL DEL COSTO 325

ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVO 326

PROGRAMAS DE

COMPUTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS 327

Resumen 328 Preguntas 330 Ejercicios con lnternet 331 Caso para estudio 332 A Programas de computación para la administración de proyectos 334
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN PARA LA

ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 335

EJEMPLOS DE IMPRESIONES 339

PAQUETES DE PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE USO GENERALIZADO 352 CA-SuperProject 352 Microsoft Project 353 Project Scheduler 353 SureTrak Project Manager 353 Time Line 354 High-End Project Management Software 354

CRITERIOS PARA SELECCIONAR PROGRAMAS DE

COMPUTACIÓN

PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 354

VENTAJAS DE USAR PROGRAMAS DE

COMPUTACIÓN PARA LA

ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 356

CONSIDERACIONES EN RELACIÓN AL USO DE PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 357 Resunlen 358 Preg~lntas 360 Ejercicios con lnternet 360 B Organización de proyectos organizacionales 361 C Sitios de la red mundial para la administración de proyectos 362

D Abreviaturas 364

Referencias 365

Respuestas al reforzamiento del aprendizaje

377

Glosario 393

índice 397

Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la nzontaña. Usted J su grupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos eti el centro, habremos hecho un túnel. Y si no nos encontramos, jhabrenzos hecho dos túneles!

NUESTRO ENFOQUE

La administración de proyectos es algo más que simplemente dividir las asigna- ciones de trabajo entre las personas y confiar, en vano, que lograrán un resultado deseado. De hecho, con'frecuencia los proyectos que pudieron haber sido exitosos fracasan debido a esos enfoques de dar por sentadas las cosas. Las personas nece- sitan de conocimientos sólidos y habilidades reales para trabajar con éxito en un ambiente de proyectos y así lograr sus objetivos.

Administración exitosa de pro-

yectos se escribió para equipar a sus lectores con ambos elementos. ¿Cómo? Ex- plicando conceptos, técnicas y mostrando con numerosos ejemplos cómo se apli- can con habilidad. Aunque el centro de atención principal de la publicación se encuentra en lo práctico -las cosas que se necesita conocer para tener éxito en ambientes de pro- yectos- el libro no pasa por alto el aprendizaje objetivo; simplemente reta a los lectores a pensar en forma crítica en los principios de la administración de proyectos y cómo aplicarlos dentro del contexto del mundo real. Exponemos lec- ciones aprendidas durante años de administrar proyectos, enseñar la materia y escribir ampliarnents sobre el tema. Administración e-nrosa de proyectos se ha escrito para los estudiantes a nivel universitario aún jin graduarse. incluso los pertenecientes a las universidades de xvi Prólogo las comunidades, así como para profesionales en activo y voluntarios. El libro está diseñado para equiparlos con las habilidades necesarias para hacer contribu- ciones efectivas y tener una repercusión inmediata sobre la realización de los proyectos. Por lo tanto, respalda los programas de aprendizaje para toda la vida en las empresas e industrias, que desarrollan y capacitan a los empleados para que tengan éxito en equipos interdisciplinarios y con diversas funciones, enviando a los estudiantes a la fuerza laboral con habilidades que puedan comercializar. Administración exitoso de proyectos ha sido escrito no sólo para los gerentes de proyectos sino para todos los que participan en ellos. Proyectos con geren- tes de proyectos buenos, o incluso magníficos, quizá no tengan éxito, ya que son esenciales los mejores esfuerzos de todos los participantes. Todas las perso- nas, que contribuyen -el equipo del proyecto- tienen que contar con los cono- cimientos y las habilidades para trabajar juntos con efectividad en un ambiente de proyectos. Las personas no se convierten en gerentes de proyectos leyendo libros; para ello primero necesitan ser miembros efectivos de un equipo. Este volumen proporciona las bases que necesitan las personas para ser miembros efec- tivos de equipos de proyectos y de esta forma elevar el potencial de todos, para hacer frente al reto de administrar equipos y proyectos. Nuestro libro está escrito en un estilo fácil de comprender, directo, y contiene un número mínimo de términos técnicos. Los lectores adquieren la terminología de la administración de proyectos gradualmente, según leen el texto. No se utilizan teorías matemáticas o algoritmos complicados para describir las técnicas de progra- mación ni se incluyen, como ejemplos, proyectos técnicos en extremo. Un enfoque así puede crear una barrera al aprendizaje, para aquellas personas que carecen de una comprensión profunda de las matemáticas avanzadas o que no cuenten con antecedentes técnicos. Nuestro libro incluye una amplia gama de ejemplos fáciles de comprender basados en proyectos que se encuentran en situaciones cotidianas. Por ejemplo, las aplicaciones al mundo real incluyen realizar una encuesta de mer- cados, crear un sistema de información y organizar un festival en un pueblo. Con toda intención se han usado matemáticas sencillas. Por separado se proporcionan apéndices para los lectores que quieran una cobertura más profunda de las conside- raciones de las probabilidades y de los compromisos de tiempoxosto. Administración exitoso de proyectos tiene muchas características especiales para mejorar el aprendizaje y crear habilidades. Ilustraciones del mundo real Cada capítulo se inicia con dos ilustraciones del mundo real que preparan el escenario para los temas que se presentarán. Estas ilustraciones no sólo refuerzan los conceptos expuestos, sino también llevan a los lectores a la discusión y estimulan su interés en lo que viene a continuación. *Bosquejos del capítulo Cada capítulo se inicia con un bosquejo de los temas fundamentales que se presentarán. Así se aclaran las expectativas y se permite apreciar de un vistazo el flujo de la información. Ejemplos y aplicaciones A través del libro se encuentran ejemplos y aplica- ciones del mundo real -realizar una encuesta de mercados, crear un sistema de información y organizar un festival en un pueblo- con lo que se asegura que los ejemplos específicos, pertinentes y apremiantes siempre estén a la vista.

Prólogo xvii

Gráficas y figuras En el texto aparecen más de 130 figuras y gráficas para demostrar puntos importantes y herramientas para la administración de proyectos. Preguntas para reforzar el aprendizaje A lo largo del texto aparecen breves preguntas que aseguran que el lector retendrá los conceptos clave y que no pasará por alto los puntos fundamentales. Estas preguntas al margen sobresalen en todo el texto para proporcionar un refuerzo positivo y servir como guías de estudio dentro del libro. Resúmenes de los capítulos Al final de cada capítulo se encontrará un breve resumen del material presentado en el mismo -una exposición final de los con- ceptos medulares. Preguntas y problemas para revisión Cada capítulo tiene un grupo de pre- guntas y problemas que primero sirven de prueba y después aplican los conceptos aprendidos. Ejercicios con Internet Cada capítulo tiene un grupo de ejercicios que piden a los lectores buscar, en ubicaciones con internet, información sobre varios temas de la administración de proyectos. Estos ejercicios invitan a los lectores a inves- tigar en línea, y en forma práctica, aplicaciones de la administración de proyectos en el mundo real. En un apéndice al final del libro se proporcionan direcciones de la red, correspondientes a todas las ubicaciones sobre la administración de pro- yectos que aquí se mencionan. Casos para estudio Los casos para estudio al final de los capítulos proporcionan escenarios de pensamiento crítico para el análisis tanto individual como de grupo. La variedad en el formato de los casos asegura que todos los que están aprendiendo se relacionen con los problemas presentados. Nuestros casos son divertidos e inci- tarán debates interesantes. Al fomentar la discusión de diversos puntos de vista, se proporcionan oportunidades para que los participantes amplíen su for,na de pensar sobre cómo operar con éxito cuando se presenten puntos de vista diferentes en el ambiente de trabajo. Por lo tanto los estudiantes adquieren valiosos conocimientos con relación a lo que es en realidad el trabajo en equipo. Programas de computación para la administración de proyectos En un apén- dice se trata el uso de los programas para la administración de proyectos, utilizando las computadoras personales como una herramienta para la planeación y el con- trol de proyectos. Se estudian las características comunes de los paquetes de progra- mas de computación para la administración de proyectos, junto con los criterios para seleccionar entre ellos. También se incluye una revisión de algunos paquetes de programas ampliamente utilizados y una extensa relación de proveedores que ofrecen programas de computación para la administración de proyectos. Organizaciones de administración de proyectos En otro apéndice se propor- ciona una relación de organizaciones de administración de proyectos en todo el mundo para aquellas personás que quieran establecer contacto con esas compa- ñías en relación al desarrollo profesional, el acceso a periódicos y otras publica- ciones, o sobre oportunidades de carrera. Administración exitosa de proyectos está dividida en tres partes: La parte 1, La vida de un proyecto, abarca los conceptos de administración de proyectos, la identificación de necesidades, las soluciones propuestas y la puesta en práctica del proyecto. xviii Prólogo La parte 2, Las Personas: la clave para el éxito del proyecto, estudia al geren- te del proyecto, el equipo del proyecto, los tipos de organizaciones de proyec- tos y la comunicación y documentación del proyecto. La parte 3, Planeación y control del proyecto, abarca la planeación, progra- mación, control del programa, consideraciones de recursos y planeación del costo y el desempeño.

La parte

1 contiene cuatro capítulos. El capítulo 1, Conceptos de la adminis-

tración de proyectos, abarca la definición de un proyecto y sus atributos, las prin-quotesdbs_dbs22.pdfusesText_28