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El documento de archivo

Un estudio

Pedro López Gómez

Olga Gallego Domínguez

A Coruña, 2007

Universidade da Coruña

Servizo de publicacións

El documento de archivo. Un estudio

Pedro López Gómez; Olga Gallego Domínguez

A Coruña. 2007.

Universidade da Coruña, Servizo de Publicacións

Monografías, nº 126

Nº de páxinas: 292

17 x 24 cm.

Índice, páxinas: 5-7

Bibliografía, páxinas: 261-289

ISBN: 978-84-9749-252-2

Depósito legal: C 2958-2007

Materia: 002: Documentación en xeral. 02. Bibliotecomanía

Edición

Universidade da Coruña, Servizo de Publicacións http://www.udc.es/publicaciones

© Os autores

© Universidade da Coruña

Segundo as normas da colección de Monografías, a presente publicac ión foi revisada e avaliada positivamente por dous expertos non pertencentes a UDC.

Distribución

Galicia: CONSORCIO EDITORIAL GALEGO.

Estrada da Estación 70-A, 36818, A Portela. Redondela (Pontevedra). Tel. 986 405 051. Fax: 986 404 935. Correo electrónico: pedimentos@coeg al.com España: BREOGÁN. C/ Lanuza, 11. 28022, Madrid. Tel. 91-725 90 72. Fax: 91- 713 06 31.

Correo electrónico: webmaster@breogan.org.

Web: http://www.breogan.org

Deseño de cuberta: Julia Núñez Calo

Imprime: Imprenta Mundo

Reservados todos os dereitos. Nin a totalidade nin parte deste libro pod e reproducirse ou transmitirse por ningún procedemento electrónico ou mecánico, incluíndo fotocopia, gravación magn ética ou calquera almacenamento de información e sistema de re- cuperación, sen o permiso previo e por escrito das persoas titulares do copyright. INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1ª. Parte: EL DOCUMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Capítulo 1.

EL DOCUMENTO. CONCEPTO, ACEPCIONES, CLASIFICACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.1. Etimología y definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . 13

1.2. Clasificación del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . 16

1.3. Acepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Capítulo 2.

DOCUMENTO HISTÓRICO, DOCUMENTO JURÍDICO, DOCUMENTO DIPLOMÁTICO . . . . . . . . . . . . . 19

2.1. El documento histórico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . 19

2.2. El documento jurídico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . 20

2.3. El documento diplomático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . 21

Capítulo 3.

3.1. Concepto y definición de documento público y documento púb

lico administrativo . . . . . 25

3.2. Documentación e información administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.3. Elementos del documento administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3.4. Funciones del documento administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3.5. Características de los documentos administrativos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3.6. Requisitos legales del documento administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Capítulo 4.

ISTRATIVOS. . . 35

4.1. Según la categoría jurídica de la persona o institución

generadora . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4.2. Según la triple división de poderes del Estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.3. Según los actos administrativos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . 38

4.4. Clasificación de los documentos de la función administrativa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

4.5. Según los efectos jurídicos que producen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

4.6. Según la adecuación del medio de lenguaje a la escala del hom

bre . . . . . . . . . . . . . . . 57

4.7. Según la estructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . 58

4.8. Por la pluralidad de manifestaciones de voluntad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

4.9. Según su acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . 59

4.10. Recapitulación: Clasificación según los diversos puntos d

e vista. . . . . . . . . . . . . . . . . 59 _5

ÍNDICEÍNDICE

2ª Parte. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . 61

Capítulo 1.

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. DIFERENCIA CON EL DOCUMENTO ADMIN

ISTRATIVO. . 63

1.1. Definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

1.2. Diferencia entre documento administrativo y documento de archivo . . . . . . . . . . . . . . . 68

1.3. Elementos exclusivos del documento de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

1.4. Fines del documento de archivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . 71

1º) Testimonio o prueba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . 72

2º) Información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Capítulo 2.

CARACTERES O ATRIBUTOS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2.1. Caracteres o atributos del documento tradicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2.1.1. Los seis universales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . 75

2.1.2. Atributos externos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . 78

2.1.3. Atributos internos o intrínsecos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . 93

2.2. Clasificación de los atributos para la documentación contempo

ránea . . . . . . . . . . . . . 104

2.3. El documento electrónico y sus atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Capítulo 3.

LOS VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 111

3.1. Definición y características del valor documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

3.1.1. El valor primario, inmediato o administrativo, y evidencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

3.1.2. El valor secundario, mediato o histórico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

3.2. Concepto de valoración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 121

3.3. Criterios de valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 122

Capítulo 4.

GÉNESIS DOCUMENTAL, FONDO, ARCHIVO, CICLO VITAL, TRATAMIENTO Y GESTIÓN DEL DOCUMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

4.1. La génesis documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 129

4.2. Archivo y fondo documental: los principios archivísticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

4.3. El ciclo vital de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . 134

4.4. Archivos administrativos, archivos históricos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

4.5. Archivos administrativos y registros públicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

4.6. El tratamiento y la gestión documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

8

Capítulo 5.

LAS UNIDADES DOCUMENTALES: DOCUMENTOS SIMPLES Y DOCUMENTOS COMPUESTOS. . . . 143

5.1. Del documento simple al macrodocumento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

5.2. Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

5.3. Los documentos simples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . 147

5.4. Los documentos compuestos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . 150

Capítulo 6.

EL EXPEDIENTE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

6.1. Definición del expediente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . 155

6.2. El acto administrativo y el procedimiento administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

6.3. Historia del expediente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 160

6.4. Fases del procedimiento administrativo común y trámites prece

ptivos. . . . . . . . . . . . . 166

6.5. Clasificación de los expedientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . 173

6.6. Caracteres del expediente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . 176

6.6.1. Caracteres externos, formato o apariencia material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

6.6.2. Estructura interna del expediente. Su organización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

6.7. Clasificación de los documentos que integran el expediente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

_6

Capítulo 7

LOS REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

7.1. Concepto y definición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . 187

7.2. Los registros en la Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . 189

7.3. Denominación, fines y funciones de los registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

7.4. Clases de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . 197

1) Registros administrativos o copiadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

197

2) Registros jurídico-administrativos o Registros-acta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

7.5. Composición de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . 201

Capítulo 8.

ALGUNOS EJEMPLOS DE EXPEDIENTES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . 203

8.1. Las Consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . 203

8.2. Los expedientes de concesión de hábito de caballero de las Ó

rdenes Militares. . . . . . . 204

8.3. Los Expedientes personales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . 205

8.4. Las Hojas de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

8.5. La historia clínica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . 207

8.6. Las Cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

8.7. Los procesos judiciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 214

8.7.1. Los procesos judiciales y su tramitación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

8.7.2. Tipologías jurídicas y sus clasificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

8.7.3. Causas penales y pleitos civiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . 219

8.8. Los Apeos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Capítulo 9.

ALGUNOS EJEMPLOS DE REGISTROS: REGISTROS ADMINISTRATIVOS O COPIADORES . . . . . . . 225

9.1. Registros-Cedularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . 225

9.2. Registros generales de entrada y salida de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

9.2.1. Evolución legislativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 227

9.2.2. Registro telemático de las comunicaciones de los particulares.

. . . . . . . . . . . . . . . . 229

1) El registro telemático de entrada. Normativa y características

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

2) Registro telemático de las notificaciones administrativas. El reg

istro de salida. . . . . . . 230

9.2.3. La práctica del registro electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

232

9.3. Registros archivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 232

Capítulo 10.

ALGUNOS EJEMPLOS DE REGISTROS: REGISTROS JURÍDICO-ADMINISTRATIVOS. . . . . . . . . . . 239

10.1. Registro Civil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . 239

10.1.1. Antecedentes e historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . 239

10.1.2. Fines y funciones: los libros y certificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

10.2. Registros Notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . 246

10.2.1. Aparición histórica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . 246

10.2.2. Funciones y dependencia orgánica de los notarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

10.2.3. El protocolo notarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . 249

10.2.4. Los Archivos de protocolos notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

10.3. Registro de la Propiedad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . 252

10.3.1. Antecedentes históricos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . 253quotesdbs_dbs50.pdfusesText_50