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PROPUESTA PLAN DE DESARROLLO DE UN PROYECTO PARA

IMPLEMENTAR MECANISMO DE CONSULTA DE LECCIONES APRENDIDAS

EN PROYECTOS

JUAN DIEGO ARDILA GÓMEZ, JORGE MARIO QUIJANO MAYA Y JAIME

ALBERTO ARDILA GÓMEZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

ITAGÜÍ (ANT)

2018
IMPLEMENTAR MECANISMO DE CONSULTA DE LECCIONES APRENDIDAS EN JUAN DIEGO ARDILA GÓMEZ, JORGE MARIO QUIJANO MAYA Y JAIME

ALBERTO ARDILA GÓMEZ

Monografía para optar por el título de especialista en gerencia de proyectos

Asesor

RICARDO LEON ISAZA DAVID

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

ITAGÜÍ (ANT)

AÑO 2018

TABLA DE CONTENIDO

1. Titulo ................................................................................................................. 9

2. Problema ........................................................................................................ 10

2.1 Descripción del problema ......................................................................... 10

2.2 Formulación del problema ........................................................................ 11

3. Justificación .................................................................................................... 12

4. Objetivos ......................................................................................................... 13

4.1 Objetivo general ........................................................................................ 13

4.2 Objetivos Específicos................................................................................ 13

4.3 Alcance de la propuesta ........................................................................... 13

5. Marco Teórico ................................................................................................. 15

5.1 Antecedentes ............................................................................................ 15

5.2 Marco Legal .............................................................................................. 19

5.3 Marco Referencial ..................................................................................... 21

6. Diseño Metodológico ...................................................................................... 24

6.1 Tipo de estudio ......................................................................................... 24

6.2 Población .................................................................................................. 24

6.3 La muestra ................................................................................................ 25

6.4 Técnicas de recolección de información ................................................... 25

6.5 HALLAZGOS ............................................................................................ 26

6.5.1 Caracterización de la estructura actual de lecciones aprendidas. ...... 27

6.5.2 Propuesta del Modelo Conceptual del Repositorio ............................ 31

6.5.3 Propuesta Plan de Capacitación ........................................................ 33

6.5.4 Propuesta del plan de entrada en operación y cierre ......................... 35

6.5.5 Actividades de Mitigación de Riesgos ................................................ 36

6.5.6 Metas e Indicadores ........................................................................... 37

6.5.7 Cronograma de actividades ............................................................... 38

6.5.8 Costos y Financiamiento .................................................................... 39

6.5.9 Plan de entrada en Operación y Cierre .............................................. 41

7. Conclusiones .................................................................................................. 43

8. Recomendaciones .......................................................................................... 44

9. BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS ................................................................. 45

10. Anexos ......................................................................................................... 46

10.1 Encuesta................................................................................................ 46

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1. Inventario de Riesgos .............................................................................. 35

Tabla 2. Actividades mitigación de riesgos ............................................................ 36

Tabla 3. Plan del Proyecto e Indicadores .............................................................. 37

Tabla 4. Cronograma de actividades ..................................................................... 39

Tabla 5. Cronograma de costos basado en actividades ........................................ 40

Tabla 6. Relación Beneficio - Costo ....................................................................... 41

LISTADO DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Resultado de la encuesta a las preguntas 1 y 2 .................................... 28 Gráfico 2. Resultado de la encuesta a las preguntas 3 y 4 .................................... 28

Gráfico 3. Resultado de la encuesta a la pregunta 5 ............................................. 29

Gráfico 4. Resultado de la encuesta a las preguntas 6 y 7 .................................... 30 Gráfico 5. Resultado de la encuesta a las preguntas 8 y 9 .................................... 30

Gráfico 6. Resultado de la encuesta a la pregunta 10 ........................................... 31

Gráfico 7. Modelo conceptual ................................................................................ 33

7

RESUMEN

En esta monografía se presenta una propuesta para implementar un mecanismo de lecciones aprendidas en la unidad de proyectos de EPM que puede ser replicada a cualquier proceso con los respectivos ajustes. El desarrollo de la propuesta fue realizado en dos etapas: 1) la elaboración de un modelo conceptual basado en el análisis de los resultados obtenidos de una encuesta realizada a una muestra de la población de la unidad de proyectos de EPM donde se evidencia que no existe un mecanismo unificado y estandarizado que permita documentar las lecciones aprendidas, 2) plan de trabajo para la implementación y puesta en servicio de un repositorio de lecciones aprendidas. PALABRAS CLAVES: Lecciones aprendidas, unidad de proyectos, modelo conceptual, repositorio de lecciones aprendidas.

ABSTRACT

This monograph presents a proposal to implement a mechanism of lessons learned in the EPM project unit that can be replicated to any process with the respective adjustments. The development of the proposal was carried out in two stages: 1) the elaboration of a conceptual model based on the analysis of the results obtained from a survey carried out on a sample of the population of the EPM project unit where it is evident that there is no a unified and standardized mechanism to document the lessons learned, 2) work plan for the implementation and putting into service of a repository of lessons learned. KEYWORDS: Lessons learned, unit of projects, conceptual model, repository of lessons learned. 8

INTRODUCCION

La finalidad de esta monografía es presentar una propuesta de plan de ejecución de un proyecto para construir un mecanismo de gestión de lecciones aprendidas para el desarrollo de proyectos. Por tanto, se basa en antecedentes de autores que han investigado sobre el tema como se puede observar en el capítulo 5 y así también, estas investigaciones previas se usan como marco referencial, adicionalmente se integra el marco legal de EPM para proyectos de desarrollo de infraestructura tecnológica. En el capítulo 6 se hace la caracterización a nivel cualitativo de la metodología utilizada para el almacenamiento de lecciones aprendidas en la oficina de proyectos de EPM (PMO), por medio de una encuesta aplicada a una población objetivo. Como resultado de lo anterior se plasma el modelo conceptual a partir de los hallazgos. La propuesta de implementación y entrada en operación del repositorio, así como la propuesta de capacitación y análisis de riesgos y viabilidad están contemplados en el mismo capítulo. En el capítulo 7 se plantean las conclusiones del trabajo en mención, y por último el capítulo 8 ofrece algunas recomendaciones basadas en el criterio de los autores de esta monografía. 9

1. TITULO

Propuesta de un proyecto para implementar el Mecanismo de Consulta de lecciones

Aprendidas en proyectos.

10

2. PROBLEMA

2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la actualidad la ejecución de proyectos dentro de EPM se lleva a cabo de una manera muy rigurosa siguiendo los procedimientos corporativos y cumpliendo con las normas y reglamentación que la rigen como empresa pública. Sin embargo, por tratarse de una empresa de gran magnitud, existen diferentes grupos de trabajo bajo la dirección de un mismo gerente técnico. En la oficina de proyectos de EPM se realizan grupos primarios, los cuales informan sobre el avance de los proyectos, las dificultades que han tenido y la forma como han logrado superarlas. Se ha identificado a través de estas reuniones que se presentan problemas de gran dimensión y que asombrosamente han ocurrido en otros proyectos en el pasado. Durante estas sesiones se ha observado que hay problemas que son similares en varios proyectos, pero no se tienen almacenados como medio de consulta y oportunidad de aprendizaje de manera organizada, historiales que describan la manera en que estos fueron enfrentados por sus responsables y la manera en que fueron solucionados. En este documento se plantea la propuesta para el desarrollo de un proyecto, en la que se detalla el objetivo general que resuelve el problema, los objetivos específicos que ayudan a crear los indicadores, se plantean los costos y se propone un cronograma de actividades para seguimiento e implementación. 11

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Al consultar al interior de la organización la manera en que se registran las lecciones aprendidas para los proyectos ejecutados o en desarrollo, se identifica que no existe un mecanismo claramente definido que permita registrarlas y ponerlas a disposición de los nuevos proyectos. Se evidencia entonces un gran riesgo de repetir eventos en los proyectos que generen retrasos o sobrecostos y que además se pueden evitar, si se conoce la historia de proyectos anteriores. Surge entonces la siguiente pregunta de investigación: ¿Qué estructura debe tener un sistema de gestión de lecciones aprendidas al interior de la oficina de proyectos en EPM? 12

3. JUSTIFICACIÓN

Partiendo de la problemática descrita, se plantea una propuesta de desarrollo de proyecto, que permita ejecutar las actividades necesarias para crear un mecanismo de gestión de lecciones aprendidas de los proyectos. Permitiendo que sea de fácil acceso por parte de los líderes de proyectos para depositar allí las experiencias positivas y/o negativas de gran valor durante el desarrollo de un proyecto, además dicho repositorio debe permitir a los grupos de interés de la PMO consultar fácilmente la trazabilidad de las lecciones aprendidas, generando conocimiento a través de estas. De esta manera las lecciones aprendidas generan valor, creando conciencia en el ADN de la oficina de proyectos (PMO) de la importancia de administrarlas con criterios técnicos, y posteriormente se puede utilizar para realizar evaluaciones comparativas de cara a otras PMO internas o del sector, generando oportunidades de mejora. 13

4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar una propuesta para el desarrollo de un mecanismo de gestión de lecciones aprendidas de los proyectos corporativos, con el fin de garantizar que el personal de la oficina de proyectos de EPM pueda emplearlo en futuros proyectos buscando la eficiencia en los procesos.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Caracterizar la estructura actual de lecciones aprendidas a través de encuestas o consultas directas. Elaborar un modelo conceptual del mecanismo que se espera crear. Elaborar un bosquejo de plan de capacitación para los usuarios de la plataforma (líderes de proyecto) de la unidad. Elaborar propuesta del plan de entrada en operación y cierre.

4.3 ALCANCE DE LA PROPUESTA

La propuesta busca guiar en el desarrollo de un proyecto de implementación de un mecanismo para la administración de lecciones aprendidas dentro de la oficina de proyectos (PMO) de EPM, pero que puede ser perfectamente replicada a otras

PMO. Este trabajo incluirá:

Cronograma de trabajo

Indicadores para el análisis

Propuesta de análisis de riesgos

Propuesta de costos asociados al desarrollo del proyecto

Propuesta de cierre y entrada en operación.

14 Cabe anotar que, dentro del alcance de esta propuesta de desarrollo del proyecto, no se incluye el desarrollo mismo o la puesta en marcha del mecanismo de lecciones aprendidas. 15

5. MARCO TEÓRICO

5.1 ANTECEDENTES

Para (Rowe Sandra, 2006) las lecciones aprendidas son la información documentada que refleja las experiencias positivas y negativas de un proyecto. Representan el compromiso de la organización con la excelencia en la gestión de proyectos y la oportunidad del gerente del proyecto de aprender de las experiencias reales de otros observándose claramente la relevancia de este tema, la necesidad de darle buen manejo dentro de los proyectos y el valor que agrega cómo beneficio no solo al proyecto como tal sino de los expertos encargados de la ejecución, al ganar aprendizaje sin necesidad de desfallecer al enfrentarse a problemas que otros líderes tuvieron que afrontar en sus proyectos, en ocasiones, sin tiempo de reacción, ya que de lo vivido por otros se puede aprender y estar prevenidos. Adicionalmente se observa en el artículo de (Dini Marco, 2007) la necesidad de crear mecanismos de integración de lecciones aprendidas en los proyectos bien sea por su éxito o por las dificultades, y como este facilita el desarrollo de los nuevos proyectos que las consideran y las integren a la ejecución del mismo. El alcance y uso de la administración de las lecciones aprendidas puede ir más allá de una oficina de proyectos y trascender a nivel regional con la ayuda de los diferentes entes públicos y privados, patrocinadores de las iniciativas de desarrollo 16 quienes desde su rol potencien e inviten a los desarrolladores de proyectos a utilizar y mantener este tipo de iniciativas, dado el potencial positivo que tienen. Por la razón que muchos involucrados en el desarrollo de proyectos no ven la importancia en el uso de las lecciones aprendidas, y más aún, del tiempo requerido para mantenerlas, se debe buscar una metodología de fácil uso, fácil acceso y clara en su usanza, por medio de un repositorio estructurado. Dentro de las recomendaciones a tener en cuenta a la hora de integrar información a un repositorio se debe considerar que dicha información es de carácter cualitativo en su mayoría, lo que no permite fácil trazabilidad de la información. Otro de los hallazgos encontrados por varios autores es que los datos de las lecciones son depositados en diversos sistemas de información, tales como informes generales, actas y memorias, evidenciando la necesidad de organizarlas de manera sistemática. Al interior de la oficina de proyectos (PMO) de EPM, se usa una metodología para

Manual Para El Comisionamiento De

Proyectos De Infraestructura Y Mejora Operacional

en la que muy sutilmente se solicita entregar un documento de lecciones aprendidas dentro del acta de cierre del proyecto. Dicho documento guía los proyectos desde su concepción, pasando por el desarrollo y habilitando el cierre con la entrega en operación, en este documento se hace referencia dentro de la etapa de diseño a los 17 líderes de proyecto, (EPM, 2018) Consultar a las personas designadas para el Comisionamiento por la VPE Gestión de Negocio para interactuar en esta fase, criterios/recomendaciones homologados que ayuden a mejorar la operabilidad y el mantenimiento de los activos, de acuerdo con el conocimiento adquirido, la experiencia y lecciones aprendidas; teniendo siempre claro las guías de diseño y normas de construcción establecidas, así también se recomienda para la etapa de diseño lo siguiente, (EPM, 2018) Socializar los estudios y diseños (incluye ambiental y social) a los diferentes miembros del equipo del proyecto, del cual también hacen parte quienes recibirán el proyecto. El líder de proyecto cita a la socialización y vela por que los posibles aportes no impacten alcance, costo y tiempo. Los aportes deben ser con criterios homologados que ayuden a mejorar la construcción, operabilidad y el mantenimiento de los activos, de acuerdo con el conocimiento adquirido, la experiencia y lecciones aprendidas; teniendo siempre claro las guías de diseño y normas de construcción establecidas. Y por último para la etapa de cierre indica que se debe crear un documento de lecciones aprendidas. Si bien se hace el llamado a contar con las lecciones aprendidas para la etapa de diseño del proyecto, no existe claridad de cómo se consultan, se supone que es de manera oral por medio de los otros líderes, donde seguramente se omitirán temas relevantes o considerados poco importantes pero que pueden ser muy útiles para 18 el nuevo proyecto debido al olvido de la historia entre otros. Para la etapa de cierre, donde se solicita crear el documento, no especifica cómo debe ser el formato que debe contener, donde se debe almacenar, quién lo puede consultar evidenciandoquotesdbs_dbs50.pdfusesText_50